Làm việc kết hợp và làm việc từ xa giờ đây phụ thuộc vào nhiều thứ hơn là các ứng dụng trò chuyện và cuộc gọi video. Các nhóm cần phương thức đáng tin cậy để giao tiếp, chia sẻ tệp, quản lý dự án và đưa ra quyết định mà không làm mất ngữ cảnh.
Các công cụ cộng tác nhóm ảo hỗ trợ các phần cốt lõi trong công việc hằng ngày, từ nhắn tin và họp hành đến chia sẻ tệp, theo dõi dự án và chỉnh sửa tài liệu. Không có phần mềm cộng tác đơn lẻ nào đáp ứng được tất cả mọi thứ, và nhiều nhóm dựa vào sự kết hợp phù hợp nhất với cách làm việc của họ.
Các công cụ cộng tác tốt nhất cho nhóm làm việc từ xa theo danh mục
Cuộc họp video
Việc lựa chọn công cụ phù hợp phụ thuộc vào độ tin cậy và cách dữ liệu được xử lý.
Proton Meet
Công cụ họp qua video đã mã hóa đầu cuối để cộng tác riêng tư.
Tốt nhất cho: Các cuộc gọi khách hàng riêng tư, thảo luận chiến lược nội bộ và các nhóm xử lý thông tin nhạy cảm.
- Mã hóa đầu cuối bảo vệ nội dung âm thanh, video và trò chuyện, ngay cả đối với Proton.
- Không theo dõi hoặc thu thập dữ liệu, vì vậy các hội thoại không được sử dụng để huấn luyện mô hình AI.
- Tham gia ngay lập tức từ trình duyệt, khách không cần tài khoản.
- Hỗ trợ tối đa 50 người tham gia trên các gói miễn phí và các cuộc họp lớn hơn trên các gói trả phí.
- Sử dụng Messaging Layer Security (MLS) để bảo vệ các phiên video.
Zoom
Nền tảng họp qua video có hỗ trợ các cuộc họp, hội thảo trên web và sự kiện.
Tốt nhất cho: Tổ chức các cuộc họp lớn bên ngoài, hội thảo trên web và bài thuyết trình.
- Hỗ trợ cuộc gọi video chất lượng cao với giới hạn số lượng người tham gia lớn.
- Bao gồm phòng chia nhỏ, chia sẻ màn hình và ghi hình.
- Được áp dụng rộng rãi, giúp dễ dàng kết nối với những người tham gia bên ngoài.
- Tích hợp với nhiều công cụ doanh nghiệp và năng suất.
Google Meet
Dịch vụ họp qua video tích hợp với Google Workspace.
Tốt nhất cho: Các cuộc họp nhanh dành cho các nhóm đã sử dụng công cụ của Google.
- Chạy trực tiếp trong trình duyệt mà không yêu cầu cài đặt phần mềm.
- Tích hợp với Google Lịch, Gmail và các ứng dụng Workspace khác.
- Các gói đủ điều kiện hỗ trợ chia sẻ màn hình, phụ đề trực tiếp và ghi âm cuộc họp.
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng cho các cuộc gọi nội bộ và bên ngoài.
Nhắn tin nhóm
Các công cụ nhắn tin thay thế email nội bộ và giúp giao tiếp nhanh hơn, ngăn nắp hơn.
Slack
Nền tảng nhắn tin nhóm phục vụ giao tiếp theo thời gian thực và bất đồng bộ.
Tốt nhất cho: Các nhóm hoạt động nhanh và sự cộng tác liên chức năng.
- Sắp xếp các hội thoại thành các kênh cho dự án, nhóm và chủ đề.
- Hỗ trợ công việc bất đồng bộ với các cập nhật trạng thái, chuỗi và thông báo.
- Tích hợp với nhiều công cụ cộng tác và năng suất.
- Kích hoạt các cuộc gọi nhanh và chia sẻ màn hình ngay trong nền tảng.
Microsoft Teams
Nền tảng cộng tác kết hợp nhắn tin, cuộc họp và chia sẻ tệp.
Tốt nhất cho: Các tổ chức sử dụng Microsoft 365 và môi trường doanh nghiệp.
Cung cấp các quyền kiểm soát của quản trị viên và tính năng bảo mật cho việc sử dụng doanh nghiệp.
Kết hợp trò chuyện, họp video và chia sẻ tệp trong một nền tảng.
Tích hợp với các ứng dụng Microsoft 365 như Outlook, Word và SharePoint.
Hỗ trợ các kênh, trò chuyện nhóm và cuộc họp lên lịch.
Missive
Nền tảng hộp thư đến chia sẻ kết hợp email doanh nghiệp, trò chuyện và quản lý nhiệm vụ.
Tốt nhất cho: Hộp thư đến chia sẻ và giao tiếp với khách hàng.
- Tập hợp email, trò chuyện và nhiệm vụ trong một không gian làm việc duy nhất.
- Cho phép các nhóm cộng tác trên email bằng bình luận nội bộ và phân công công việc.
- Hỗ trợ truy cập của khách để làm việc với các khách hàng và đối tác bên ngoài.
- Tích hợp với các công cụ như Slack, Trello và Google Drive.
Quản lý dự án
Các công cụ quản lý dự án giúp các nhóm theo dõi công việc, phân công nhiệm vụ và đảm bảo tiến độ theo hạn chót.
Trello
Quản lý dự án trực quan, đơn giản dựa trên bảng, danh sách và thẻ.
Tốt nhất cho: Các nhóm nhỏ và quy trình làm việc đơn giản.
- Sử dụng hệ thống kiểu Kanban để theo dõi nhiệm vụ một cách trực quan.
- Dễ dàng thiết lập và sử dụng mà cần rất ít thời gian đào tạo.
- Hỗ trợ cộng tác thông qua bình luận, tập tin đính kèm và danh sách kiểm tra.
- Tích hợp với các công cụ như Slack và Google Drive.
monday.com
Nền tảng quản lý công việc với bảng điều khiển linh hoạt và các tính năng tự động hóa.
Tốt nhất cho: Các nhóm cần quy trình làm việc tùy chỉnh và khả năng bao quát trên nhiều dự án.
- Cung cấp các bảng và chế độ xem tùy chỉnh cho các quy trình làm việc khác nhau.
- Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và thông báo.
- Hỗ trợ cộng tác giữa các nhóm và phòng ban.
- Tích hợp với nhiều công cụ doanh nghiệp.
Asana
Nền tảng quản lý nhiệm vụ để lập kế hoạch và phối hợp dự án theo cấu trúc.
Tốt nhất cho: Phối hợp giữa các nhóm và theo dõi dự án phức tạp.
- Sắp xếp nhiệm vụ với mốc thời gian, sự phụ thuộc và các cột mốc.
- Hỗ trợ cộng tác bằng bình luận, cập nhật và quyền sở hữu nhiệm vụ.
- Cung cấp khả năng theo dõi tổng thể giữa các nhóm và dự án.
- Tích hợp với các công cụ như Slack, Google Workspace và Microsoft Teams.
Chia sẻ tệp
Các công cụ chia sẻ tệp cho phép các nhóm lưu trữ, truy cập và chia sẻ tài liệu một cách bảo mật.
Proton Drive
Nền tảng lưu trữ và chia sẻ tệp bảo mật với mã hóa đầu cuối.
Tốt nhất cho: Lưu trữ và chia sẻ các tệp doanh nghiệp nhạy cảm một cách bảo mật.
- Tệp được bảo vệ bằng mã hóa đầu cuối theo mặc định.
- Chia sẻ tài liệu bằng các liên kết bảo mật có quyền kiểm soát truy cập.
- Mã hóa đầu cuối ngăn Proton truy cập nội dung tệp.
- Hoạt động trên nhiều thiết bị với tính năng đồng bộ hóa bảo mật dựa trên đám mây.
- Một phần của hệ sinh thái tập trung vào quyền riêng tư để cộng tác bảo mật.
Dùng thử bộ lưu trữ đám mây cho doanh nghiệp của Proton
Google Drive
Nền tảng lưu trữ đám mây tích hợp sẵn khả năng cộng tác trên khắp Google Workspace.
Tốt nhất cho: Các nhóm đã sử dụng công cụ Google cho công việc hằng ngày.
- Lưu trữ và sắp xếp các tệp trong một không gian làm việc đám mây được chia sẻ.
- Hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực trên Docs, Trang tính và Slides.
- Tích hợp với Gmail, Lịch và các dịch vụ Google khác.
- Giúp việc chia sẻ và quản lý truy cập trở nên đơn giản giữa các nhóm.
Dropbox
Nền tảng lưu trữ đám mây tập trung vào đồng bộ hóa và chia sẻ tệp.
Tốt nhất cho: Đồng bộ hóa tệp đáng tin cậy và chia sẻ tệp bên ngoài.
- Đồng bộ hóa tệp trên nhiều thiết bị với độ tin cậy cao.
- Hỗ trợ chia sẻ thông qua các liên kết và thư mục chia sẻ.
- Giữ lịch sử phiên bản và các tùy chọn khôi phục tệp.
- Tích hợp với nhiều công cụ năng suất.
Tìm hiểu lý do nên cân nhắc giải pháp thay thế cho Dropbox.
Công cụ cộng tác tài liệu
Các công cụ tài liệu hỗ trợ cộng tác ảo, cho phép các nhóm tạo, chỉnh sửa và bình luận theo thời gian thực.
Proton Drive, Proton Docs và Proton Sheets
Trình chỉnh sửa tài liệu đã mã hóa đầu cuối để cộng tác bảo mật.
Tốt nhất cho: Tạo và chia sẻ tài liệu nhạy cảm một cách bảo mật.
- Mã hóa đầu cuối bảo vệ từng phím gõ, ngay cả đối với Proton.
- Hỗ trợ chỉnh sửa theo thời gian thực với con trỏ trực tiếp và các cập nhật.
- Bao gồm bình luận, đề xuất và kiểm soát phiên bản.
- Cho phép chia sẻ bảo mật với những người cộng tác nội bộ và bên ngoài.
- Ngăn không cho nội dung tài liệu bị sử dụng để huấn luyện AI hoặc tạo hồ sơ cá nhân.
Khám phá các gói lưu trữ đám mây cho doanh nghiệp
Notion
Nền tảng Workspace kết hợp tài liệu, ghi chú và quản lý dự án nhẹ nhàng.
Tốt nhất cho: Các nhóm muốn có tài liệu và quy trình làm việc ở một nơi.
- Kết hợp tài liệu, ghi chú và quản lý nhiệm vụ trong một không gian làm việc duy nhất.
- Hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực với bình luận và cập nhật.
- Cung cấp bố cục linh hoạt cho các loại nội dung khác nhau.
- Tích hợp với các công cụ như Slack, GitHub và Google Drive.
Đang tìm cách thay thế Notion? Khám phá giải pháp thay thế Notion tốt nhất.
Google Docs
Trình chỉnh sửa tài liệu trực tuyến có tính năng chia sẻ và cộng tác theo thời gian thực.
Tốt nhất cho: Chỉnh sửa tài liệu đơn giản và cộng tác giữa các nhóm.
- Kích hoạt tính năng chỉnh sửa theo thời gian thực với bình luận và đề xuất.
- Giúp việc chia sẻ dễ dàng hơn với các quyền kiểm soát truy cập dựa trên liên kết.
- Hỗ trợ lịch sử phiên bản và khôi phục tài liệu.
- Tích hợp với các công cụ Google Workspace như Drive và Gmail.
Khám phá giải pháp thay thế Google Docs tốt nhất.
Chia sẻ kiến thức
Các công cụ tài liệu và chia sẻ kiến thức giúp các nhóm lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ thông tin nội bộ.
Proton Drive
Nền tảng lưu trữ và chia sẻ tệp bảo mật cho thông tin nhạy cảm.
Tốt nhất cho: Chia sẻ và lưu trữ tài liệu nội bộ nhạy cảm một cách bảo mật.
- Mã hóa đầu cuối bảo vệ tệp theo mặc định.
- Chia sẻ bảo mật bằng các liên kết và quyền kiểm soát truy cập.
- Được thiết kế để bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp nhạy cảm khỏi truy cập trái phép.
- Ngăn tệp bị truy cập hoặc phân tích bởi nhà cung cấp.
- Hữu ích cho việc lưu trữ tài liệu bảo mật mà không nên bị lộ trong các công cụ kiến thức tiêu chuẩn.
Dùng thử bộ lưu trữ đám mây cho doanh nghiệp tốt nhất
Notion
Nền tảng Workspace thường được sử dụng cho tài liệu và cơ sở kiến thức nội bộ.
Tốt nhất cho: Các nhóm muốn chia sẻ kiến thức và tài liệu linh hoạt ở một nơi.
- Lưu trữ tài liệu, ghi chú và quy trình trong một không gian làm việc có cấu trúc.
- Hỗ trợ cộng tác và cập nhật theo thời gian thực.
- Sắp xếp nội dung bằng cách sử dụng các trang, cơ sở dữ liệu và mẫu.
- Tích hợp với các công cụ như Slack, GitHub và Google Drive.
Confluence
Nền tảng tài liệu được thiết kế cho việc quản lý kiến thức có cấu trúc.
Tốt nhất cho: Các nhóm lớn hơn quản lý tài liệu nội bộ chi tiết.
- Sắp xếp kiến thức công ty thành các trang và không gian có cấu trúc.
- Hỗ trợ phiên bản, phân quyền và nhật ký kiểm toán.
- Tích hợp với các công cụ như Jira và các sản phẩm Atlassian khác.
- Được thiết kế để mở rộng tài liệu trên khắp các nhóm và phòng ban.
Bảng trắng và phần mềm cộng tác trực quan
Miro
Nền tảng bảng trắng cộng tác để động não và lập kế hoạch trực quan.
Tốt nhất cho: Động não, hội thảo và lập kế hoạch trực quan.
- Cung cấp một vùng làm việc vô hạn để phác thảo ý tưởng và quy trình làm việc.
- Bao gồm các mẫu cho các phiên agile, tư duy thiết kế và chiến lược.
- Hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực và bất đồng bộ.
- Tích hợp với các công cụ như Slack, Jira và Google Drive.
FigJam
Công cụ cộng tác trực quan nhẹ nhàng được thiết kế cho việc hình thành ý tưởng nhanh chóng.
Tốt nhất cho: Các nhóm thiết kế và sự cộng tác trực quan nhẹ nhàng.
- Cung cấp giao diện đơn giản để động não và phản hồi nhanh chóng.
- Tích hợp chặt chẽ với quy trình làm việc thiết kế trong Figma.
- Hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực bằng bình luận và cảm xúc.
- Hoạt động tốt cho các nhóm sản phẩm, thiết kế và UX.
Mural
Nền tảng cộng tác trực quan được thiết kế cho các buổi hội thảo có cấu trúc.
Tốt nhất cho: Các buổi hội thảo có cấu trúc và sự cộng tác doanh nghiệp.
- Cung cấp các công cụ điều phối để điều hành các phiên làm việc có hướng dẫn.
- Hỗ trợ các buổi hội thảo từ xa, đào tạo và diễn tập nhóm.
- Sắp xếp nội dung trên các bảng và không gian cộng tác.
- Được thiết kế cho các nhóm lớn hơn và môi trường doanh nghiệp.
Những sai lầm cần tránh khi sử dụng các công cụ cộng tác từ xa
Ngay cả những công cụ cộng tác từ xa tốt nhất cũng có thể gây ra vấn đề nếu không có cấu trúc và thứ tự ưu tiên rõ ràng. Các nhóm thường tập trung quá nhiều vào tính năng mà bỏ qua khả năng sử dụng, bảo mật và thói quen giao tiếp.
Những công cụ khó học có thể không được sử dụng hoặc tạo ra quy trình làm việc không nhất quán giữa các nhóm. Đồng thời, một số nền tảng cộng tác thu thập lượng lớn siêu dữ liệu hoặc nội dung của khách hàng chạy ngầm, điều này có thể gây ra mối lo ngại về quyền riêng tư đối với các công việc nhạy cảm.
Các hướng dẫn giao tiếp rõ ràng, quyền sở hữu công cụ được xác định và tiêu chuẩn quyền riêng tư nghiêm ngặt giúp hoạt động cộng tác từ xa luôn ngăn nắp, bảo mật và dễ quản lý.
Cách chọn công cụ cộng tác từ xa cho nhóm
Việc chọn đúng công cụ phụ thuộc ít hơn vào tính năng và phụ thuộc nhiều hơn vào cách nhóm làm việc.
Phối hợp công cụ với quy trình làm việc
Bắt đầu bằng cách xác định cách nhóm giao tiếp, chia sẻ thông tin và đưa ra quyết định. Chọn các công cụ hỗ trợ các mô hình đó thay vì áp đặt mô hình mới.
Giảm tải tình trạng quá nhiều công cụ
Sử dụng nhiều công cụ là điều bình thường, nhưng quá nhiều công cụ có thể làm chậm tiến độ và gây ra sự nhầm lẫn. Hãy trao cho mỗi công cụ một vai trò rõ ràng trong quy trình làm việc.
Bảo vệ các cuộc hội thoại nhạy cảm
Các công cụ cộng tác từ xa thường xử lý các cuộc thảo luận nội bộ, dữ liệu khách hàng và quyết định chiến lược. Nhiều nền tảng thu thập siêu dữ liệu hoặc sử dụng nội dung khách hàng để cải thiện hệ thống AI.
Kiểm tra khả năng tích hợp và quyền kiểm soát của quản trị viên
Các công cụ nên hoạt động cùng nhau. Quyền kiểm soát của quản trị viên cũng rất quan trọng trong việc quản lý quyền truy cập, phân quyền và bảo mật trên toàn tổ chức.
