数据分类可以帮助企业不再将每条信息都视为具有相同的风险。供应商电子邮件、内部流程说明、客户付款记录和管理员恢复码不应在相同的规则下在企业中流转。
敏感数据存储在企业的整个网络中：它会经过 CRM、收件箱、云存储空间、电子表格、HR 系统、支持平台、财务软件和供应商工具。如果没有一个共享的分类体系，团队往往凭直觉行事：如果某样东西看起来可以安全分享，或者可能需要批准，他们就会选择更快、更简单的途径。
这种做法可能一时有效，但无法扩展。清晰的数据分类策略为企业提供一种共同语言，用于决定哪些信息可以公开，哪些应保留在内部，哪些需要更严格的控制，以及哪些只应提供给特定角色。
Proton Pass for Business 如何支持数据分类
什么是数据分类？
数据分类是根据业务数据的敏感程度，以及数据在遭到暴露、更改、丢失或滥用时可能造成的危害程度，为数据添加标签的过程。在实际操作中，这意味着将信息划分为清晰的层级，让人们知道如何存储、分享、保护数据，并最终删除数据。
一个实用的分类体系应融入日常工作。它让员工能够快速了解信息何时可以自由流动、何时需要批准，以及何时应将访问权限限制在小范围内。其目标是在数据被复制、分享、导出或存储到不应存储的地方之前，让更安全的决定变得显而易见。
英国国家网络安全中心关于 资产管理（新窗口）的指南将信息视为需要可见性、所有权和保护的资产。这是构建分类的一个有益视角：在决定谁可以访问敏感数据之前，您需要知道这些数据是什么以及它存储在哪里。
数据分类为何重要
企业尚未识别的信息就无法得到保护。对中小企业 (SMB) 而言尤其如此，它们通常没有资源以同等级别的控制来保护每个系统和每种类型的信息。在决定谁应访问敏感数据、哪些系统需要更强的保护，或者 MFA 和安全分享在何处最为紧迫之前，企业需要知道自己掌握哪些信息，以及哪些数据最为重要。
数据分类是实用的 数据泄露防护 策略的第一步。它将日常业务信息与一旦被暴露、更改、丢失或分享给错误的人就可能造成实际危害的数据区分开来。
当信息分散在 CRM、收件箱、云存储空间、HR 系统、支持工具、财务软件、导出文件和供应商平台中时，这一点尤为有用。分类为员工提供了明确的信号：哪些可以正常处理，哪些需要批准，哪些只应提供给特定角色。
它还有助于合规。英国信息专员办公室 (ICO) 是负责数据保护执法和 英国 GDPR 指南（新窗口） 的机构，该机构要求组织采取适当的技术和组织措施。通过让保护措施与数据的敏感程度相匹配，分类有助于将这一点落到实处。
对于泄露防范，原则很简单：敏感数据的可访问人数不应超过必要的范围。Proton 的企业数据丢失防护指南解释了如何在事件发生前减少不必要的暴露，从而限制事件发生后的损害。
一个简单的数据分类框架
分类框架不必复杂。对中小企业来说，四个层级通常就足够了：
- 公开
- 内部
- 机密
- 受限
公开
公开数据是经批准可供外部使用的信息。例如，您正在阅读的本文的发布版本就是公开数据：它可以被阅读，可以安全地公开分享，并且可以被索引而不会产生重大的安全或隐私风险。
其他示例包括：
- 网站文案
- 新闻稿
- 公开的职位描述
- 经批准的销售材料
- 产品页面
- 公开的公司简介。
公开信息仍然需要准确性和品牌审查，但一旦获得批准，通常就不再需要严格的访问控制。
内部
内部数据仅供员工和经批准的合作方使用，不得对外分发。其暴露可能不会造成严重损害，但可能引起混乱、声誉风险或运营问题。
例如：
- 内部流程文档
- 团队笔记
- 标准操作程序
- 培训材料
- 非敏感的项目计划
- 内部日历
- 通用的供应商联系人列表。
内部数据应保留在经批准的业务系统中。例如，营销活动简报草稿、入职清单或团队规划会议的笔记可能不是高度敏感，但它们仍应保存在公司经批准的工作区中，而不是个人文件夹、私人收件箱或未受管理的下载中。
机密
机密数据是敏感的业务数据或 个人身份信息 (PII)，一旦暴露可能对公司、客户、员工或合作伙伴造成危害。访问权限应仅限于有明确业务需要的经批准角色。
例如：
- 客户记录
- 员工文件
- 合同
- 商业条款
- 财务报告
- 销售管道详细信息
- 包含个人数据的支持工单
- 未发布的商业计划
- 非公开的供应商协议
机密数据应仅限经批准的角色访问。它不应存放在个人云端硬盘、开放的共享文件夹、未受管理的电子表格或无人审查访问权限的收件箱中。如果需要对外分享，企业应使用端到端加密 (E2EE) 的 企业云存储空间，并将分享限制在有明确业务目的的授权收件人范围内。
受限
受限数据是最敏感的类别。如果被暴露、滥用或更改，企业可能面临严重的财务、法律、运营或安全后果。
例如：
- 管理员凭证
- 恢复码
- 身份验证密钥
- 客户付款详细信息
- 高度敏感的 HR 记录
- 法律纠纷文件
- 安全事件报告
- 特权访问日志
- 加密密钥
- 备份访问详细信息
受限数据需要最严格的控制：限制访问、强身份验证和 凭证管理、端到端加密的云存储空间、安全分享，以及可审计性。
| 分类级别 | 敏感程度 | 示例 | 访问级别 | 分享规则 |
| 公开 | 低 | 已发布的文章、网站文案、新闻稿、公开的招聘帖子、经批准的销售材料 | 经批准可供外部使用 | 经审查和批准后可公开分享 |
| 内部 | 适中 | 团队笔记、营销活动简报草稿、入职清单、内部流程文档 | 员工和经批准的合作方 | 保留在经批准的业务系统内 |
| 机密 | 高 | 客户记录、员工文件、合同、财务报告、包含个人数据的支持工单 | 仅限经批准的角色 | 仅与授权收件人分享，且须有明确的业务目的 |
| 受限 | 最高 | 管理员凭证、恢复码、付款详细信息、安全事件报告、特权访问日志 | 指定用户或严格控制的群组 | 不要通过电子邮件、聊天、截图或未受管理的文档分享 |
面向业务团队的数据分类示例
当团队能够在自己的工作中识别分类时，分类就变得更容易。财务团队可能将公开的定价页面视为公开数据，而发票、工资单文件、税务文件和付款记录通常是机密的。银行凭证和付款平台管理员访问权限应设为受限，因为它们可以暴露信息、更改设置或转移资金。
在实践中，这种访问应通过基于角色的权限、强身份验证、定期访问审查以及企业密码管理器来控制，密码管理器可帮助团队管理和控制敏感系统背后的凭证。
HR 数据遵循类似的模式。职位招聘信息可以是公开的，而雇佣合同、薪资信息、病假记录、福利详细信息和候选人数据通常是机密的。敏感调查、HR 管理员凭证和对员工记录的广泛访问权限应设为受限。
这并非历史上的特例：2022 年 ICO 对 Interserve 的罚款（新窗口）总额达 440 万英镑，这是一个严厉的警告：员工数据应作为敏感业务信息进行分类和保护，而不应被当作普通的内部文档对待。
销售、客户成功、营销和 IT 团队也需要明确的边界。包含个人或帐户级别信息的客户记录和支持工单通常是机密的。内部分群工作、营销活动规划和绩效报告可能是内部或机密的，具体取决于它们是否包含客户级别数据、商业敏感信息或非公开的业务策略。
供应商文档应根据其包含的内容进行分类，尤其是当它包含访问详细信息、商业条款或安全信息时。导出的客户数据集、CRM 管理员访问权限、对 Google Ads 或 Meta Business Manager 等广告平台的管理员访问权限、备份凭证、恢复码、特权访问日志和安全工具凭证应设为受限，因为一个被暴露的文件或帐户可能影响的远不止一个人。
分类如何推动访问控制
数据一旦完成分类，访问就不再是通用的权限设置，而成为一项业务决策。问题不再仅仅是某人能否打开一个系统，而是其角色是否使其有理由访问系统内的信息。
支持团队可能需要客户会话，但不需要每个导出的客户文件。财务部门可能需要付款和会计记录，但不需要 HR 调查。承包商可能需要访问一个项目工作区，而不是公司完整的客户文件存档。
对于机密和受限数据，访问必须留下审计轨迹。企业应知道谁访问了什么、访问权限为何存在，以及在角色变更或 离职 后权限是否被立即撤销。
面向 IT 团队的 密码管理器 支持集中管理、安全分享、策略、管理员报告和日志、SCIM 配置以及 SSO 集成。这有助于团队将访问范围限定在解锁敏感系统的凭证上，而不是把密码留在浏览器、电子表格或聊天话题中。
安全分享已分类的数据
分享规则应遵循信息的敏感程度。已发布的资产一经批准即可自由流通，但合同、客户文件、付款记录或恢复码需要更多控制。数据越敏感，应该接收它的人就应该越少，分享方式也应该越谨慎。
这一点对电子邮件尤为重要。许多企业仍然通过附件、截图或复制的文本发送敏感信息，然后失去对这些信息去向的追踪。Proton 关于如何 通过电子邮件安全发送敏感信息 的指南介绍了在必须使用电子邮件时处理敏感信息的更安全方法。
凭证和机密信息需要比普通文档更严格的规则。密码、恢复码、通行密钥 和管理员访问详细信息不应通过电子邮件、聊天、截图或共享文档发送。它们应通过 Proton Pass for Business 这样的 企业密码管理器 存储和分享，以便更安全地控制、审查和撤销访问。
从数据审计开始
在编写数据分类策略之前，先梳理业务数据已经存储在哪些位置。第一次审计不必完美。它只需要显示哪些系统持有敏感信息、谁可以访问它们，以及可能存在哪些不受控制的副本。
从日常位置开始，例如 CRM、HR 平台、财务软件、云存储空间、电子邮件收件箱、共享云端硬盘、支持工具、密码管理器、供应商门户、下载、导出文件和备份。
| 字段 | 记录内容 |
| 位置 | 数据存储的位置 |
| 数据类型 | 客户、员工、财务、凭证或运营数据 |
| 分类级别 | 公开、内部、机密或受限 |
| 所有者 | 负责的个人或团队 |
| 访问权限 | 谁可以查看、编辑、导出或分享它 |
| MFA | 是否已启用多因素身份验证 |
| 供应商分享 | 第三方是否可以访问它 |
| 保留状态 | 保留、审查、删除或匿名化 |
如何创建数据分类策略
数据分类策略应足够简短以便员工使用，同时足够具体以指导实际决策。它应定义分类级别，说明谁负责敏感数据，并将每个级别与访问、存储空间、分享、保留和审查关联起来。
一个简单的策略可以包括：
- 目的和范围：策略涵盖的内容以及适用对象。
- 分类级别：公开、内部、机密和受限，并附有示例。
- 所有权：谁批准敏感数据类别的访问并负责审查。
- 访问规则：谁可以访问每个级别，以及访问权限如何批准或移除。
- 分享规则：每个分类级别批准使用哪些频道。
- 存储空间和保留：每种类型的数据应存储在哪里，以及应保留多长时间。
- 审查频率：多久审查一次策略和访问规则。
- 法律保留流程：在进行中的调查、纠纷或诉讼期间，何时必须暂停删除或保留规则。
策略还应为判断留出空间。并非每个文档都能整齐地归入某个类别。如有疑问，员工应知道该询问谁以及应遵循什么默认做法。对于敏感数据，更安全的默认做法通常是限制访问，直到相应的所有者确认可以放宽。
Proton Pass for Business 如何支持数据分类
数据分类告诉企业哪些信息需要更强的保护。访问控制则将这一决定落实到日常实践中。
凭证是访问层的一部分。如果某个密码可以访问受限数据，例如管理员设置、客户导出数据、财务系统、恢复码或安全日志，那么该凭证需要比低风险内部服务的登录凭证更严格的处理。
像 Proton Pass for Business 这样安全的 企业密码管理器 可帮助团队在实践中应用这些访问决策。凭证可以存储在已加密的保险库中，按团队或职能进行组织，并仅与需要它们的人分享。
管理员还可以通过报告和日志更好地了解凭证访问情况，而策略、SSO 集成和 SCIM 配置可帮助 IT 团队更一致地管理入职和离职流程。
这使得分类更容易在日常工作中执行。财务凭证可以只保留在财务部门。HR 管理员访问权限可以只留给经授权的 HR 负责人。备份恢复码和特权管理员登录凭证可以仅限于负责恢复和安全的人员。
让分类成为日常数据保护的一部分
数据分类不是为了形式上的文书工作。它是一种让 数据泄露防护 在日常工作中更容易遵循的方式。
一旦企业知道了哪些数据最敏感，下一步就是控制谁可以接触到它。密码管理器可以帮助团队控制和监控解锁敏感系统和受限数据的凭证。
使用 企业密码管理器 控制对整个组织中已分类数据的访问。
