व्यवसायों के लिए डाटा वर्गीकरण: कंपनी की जानकारी को कैसे व्यवस्थित और सुरक्षित रखें

डाटा वर्गीकरण व्यवसायों को हर जानकारी को एक जैसा जोखिम मानना बंद करने में मदद करता है। सप्लायर का ईमेल, इंटरनल प्रोसेस का नोट, ग्राहक का पेमेंट रिकॉर्ड, और एडमिन रिकवर कोड एक जैसे नियमों के तहत व्यवसाय में नहीं घूमने चाहिए।

संवेदनशील डाटा आपके पूरे बिज़नेस नेटवर्क में स्टोर किया जाता है: ये CRMs, इंबॉक्स, क्लाउड स्टोरेज, स्प्रेडशीट, HR सिस्टम, सहायता प्लैटफॉर्म, फाइनेंस सॉफ्टवेयर, और वेंडर टूल्स के बीच घूमता है। इसे वर्गीकृत करने के लिए एक साझा सिस्टम न होने पर, टीमें अक्सर अपने अंदाज़ पे निर्भर रहती हैं: अगर कोई चीज़ शेयर करने लायक सुरक्षित लगती है, या शायद उसे मंज़ूरी की ज़रूरत हो, तो वो क्विक और आसान रास्ता अपना लेती हैं।

ये कुछ समय के लिए काम कर सकता है, लेकिन इसका विस्तार नहीं हो पाता। एक स्पष्ट डाटा वर्गीकरण नीति आपके व्यवसाय को एक साझा भाषा देती है, जिससे तय होता है कि कौन सी जानकारी पब्लिक हो सकती है, कौन सी इंटरनल रहनी चाहिए, किसे ज़्यादा सख़्त कंट्रोल की ज़रूरत है, और कौन सी सिर्फ ख़ास भूमिकाओं के लिए उपलब्ध होनी चाहिए।

डाटा वर्गीकरण क्या है?

डाटा वर्गीकरण क्यों ज़रूरी है

डाटा वर्गीकरण का एक आसान ढांचा

बिज़नेस टीमों के लिए डाटा वर्गीकरण के उदाहरण

वर्गीकरण एक्सेस कंट्रोल को कैसे आगे बढ़ाता है

वर्गीकृत डाटा को सुरक्षित तरीके से शेयर करें

डाटा ऑडिट से शुरू करें

डाटा वर्गीकरण नीति कैसे बनाएं

Proton Pass for Business डाटा वर्गीकरण में कैसे मदद करता है

वर्गीकरण को रोज़मर्रा के डाटा प्रोटेक्शन का हिस्सा बनाएं

डाटा वर्गीकरण क्या है?

डाटा वर्गीकरण वह प्रोसेस है जिसमें बिज़नेस डाटा को उसकी संवेदनशीलता और उससे होने वाले संभावित नुक़सान के आधार पर लेबल किया जाता है, अगर वो एक्सपोज़ हो जाए, बदल दिया जाए, खो जाए, या ग़लत इस्तेमाल हो। असल में, इसका मतलब है जानकारी को स्पष्ट स्तरों में बांटना, ताकि लोगों को पता हो कि उसे कैसे स्टोर करें, शेयर करें, सुरक्षित रखें, और आख़िर में मिटा दें।

एक काम का वर्गीकरण सिस्टम रोज़मर्रा के काम में फिट बैठता है। ये कर्मचारियों को जल्दी समझने का तरीका देता है कि जानकारी कब आज़ादी से घूम सकती है, कब उसे मंज़ूरी की ज़रूरत है, और कब एक्सेस किसी छोटे ग्रुप तक सीमित होना चाहिए। मक़सद ये है कि डाटा को कॉपी करने, शेयर करने, निर्यात करने, या किसी ऐसी जगह स्टोर करने से पहले, जहां वो नहीं होना चाहिए, सुरक्षित फ़ैसला साफ़ तौर पर दिखे।

UK National Cyber Security Centre की asset management(नई विंडो) पर गाइडेंस जानकारी को एक ऐसी असेट मानती है जिसे विज़िबिलिटी, ओनरशिप, और सुरक्षा की ज़रूरत होती है। वर्गीकरण को इस तरह देखना फ़ायदेमंद है: संवेदनशील डाटा तक कौन एक्सेस कर सकता है, ये तय करने से पहले आपको ये जानना ज़रूरी है कि वो डाटा क्या है और वो कहां मौजूद है।

डाटा वर्गीकरण क्यों ज़रूरी है

आप उस चीज़ की सुरक्षा नहीं कर सकते जिसे आपके व्यवसाय ने पहचाना ही नहीं। ये SMBs के लिए ख़ास तौर पर सच है, जिनके पास आमतौर पर हर सिस्टम और हर तरह की जानकारी को एक ही स्तर के कंट्रोल से सुरक्षित रखने के संसाधन नहीं होते। कोई भी व्यवसाय तब तक ये तय नहीं कर सकता कि संवेदनशील डाटा तक कौन एक्सेस करे, किन सिस्टम को मज़बूत सुरक्षा चाहिए, या MFA और सुरक्षित शेयरिंग कहां सबसे ज़रूरी है, जब तक उसे ये न पता हो कि उसके पास कौन सी जानकारी है और कौन सा डाटा सबसे अहम है।

डाटा वर्गीकरण एक प्रैक्टिकल data breach protection स्ट्रैटेजी का पहला कदम है। ये रोज़मर्रा की बिज़नेस जानकारी को उस डाटा से अलग करता है जो एक्सपोज़ होने, बदलने, खो जाने, या ग़लत व्यक्ति के साथ शेयर होने पर असली नुक़सान पहुंचा सकता है।

जब जानकारी CRMs, इंबॉक्स, क्लाउड स्टोरेज, HR सिस्टम, सहायता टूल्स, फाइनेंस सॉफ्टवेयर, निर्यात, और वेंडर प्लैटफॉर्म में फैली होती है, तब ये ख़ास तौर पर काम आता है। वर्गीकरण कर्मचारियों को एक स्पष्ट संकेत देता है: क्या सामान्य तरीके से हैंडल किया जा सकता है, किसे मंज़ूरी चाहिए, और क्या सिर्फ ख़ास भूमिकाओं के लिए उपलब्ध होना चाहिए।

ये कंप्लायंस में भी सहायता करता है। UK के Information Commissioner’s Office (ICO), जो डाटा प्रोटेक्शन एनफोर्समेंट और UK GDPR guidance(नई विंडो) के लिए ज़िम्मेदार प्राधिकरण है, संगठनों से उचित तकनीकी और संगठनात्मक उपाय लागू करें करने की उम्मीद रखता है। सुरक्षा को डाटा की संवेदनशीलता से मिलाकर, वर्गीकरण इसे व्यावहारिक बनाने में मदद करता है।

लीक से बचाव के लिए सिद्धांत आसान है: संवेदनशील डाटा ज़रूरत से ज़्यादा लोगों तक एक्सेसिबल नहीं होना चाहिए। व्यवसायों के लिए Proton की data loss prevention गाइड समझाती है कि किसी घटना से पहले बेवजह का एक्सपोज़र कम करना बाद में नुक़सान को सीमित कैसे कर सकता है।

डाटा वर्गीकरण का एक आसान ढांचा

वर्गीकरण ढांचे को जटिल होने की ज़रूरत नहीं। छोटे और मध्यम व्यवसायों के लिए चार स्तर आमतौर पर काफ़ी होते हैं:

• पब्लिक
• इंटरनल
• कॉन्फ़िडेंशियल
• रेस्ट्रिक्टेड

पब्लिक

पब्लिक डाटा वो जानकारी है जिसे बाहरी इस्तेमाल के लिए मंज़ूरी मिली है। उदाहरण के लिए, आप जो आर्टिकल पढ़ रहे हैं, उसका पब्लिश किया गया वर्ज़न पब्लिक डाटा होगा: इसे पढ़ा जा सकता है, खुलकर शेयर करना सुरक्षित है, और बिना कोई असली सुरक्षा या निजता जोखिम पैदा किए इंडेक्स किया जा सकता है।

दूसरे उदाहरणों में शामिल हैं:

• वेबसाइट कॉपी
• प्रेस रिलीज़
• पब्लिक जॉब डिस्क्रिप्शन
• मंज़ूर सेल्स मटीरियल
• प्रोडक्ट पेज
• पब्लिक कंपनी डिस्क्रिप्शन।

पब्लिक जानकारी को अब भी एक्यूरेसी और ब्रांड रिव्यू की ज़रूरत होती है, लेकिन मंज़ूरी मिलने के बाद उसे आमतौर पर सख़्त एक्सेस कंट्रोल की ज़रूरत नहीं होती।

इंटरनल

इंटरनल डाटा सिर्फ कर्मचारियों और मंज़ूर सहयोगियों के लिए होता है, पब्लिक बांटने के लिए नहीं। इसका एक्सपोज़ होना बड़ा नुक़सान नहीं कर सकता, लेकिन इससे उलझन, रेपुटेशनल जोखिम, या ऑपरेशनल समस्याएं पैदा हो सकती हैं।

उदाहरणों में शामिल हैं:

• इंटरनल प्रोसेस डॉक्यूमेंट्स
• टीम नोट्स
• स्टैंडर्ड ऑपरेटिंग प्रोसीजर
• ट्रेनिंग मटीरियल
• ग़ैर-संवेदनशील प्रोजेक्ट प्लैन
• इंटरनल कैलेंडर
• सामान्य वेंडर कॉन्टैक्ट लिस्ट।

इंटरनल डाटा मंज़ूर बिज़नेस सिस्टम में ही रहना चाहिए। उदाहरण के लिए, ड्राफ्ट कैंपेन ब्रीफ, ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट, या टीम प्लानिंग मीटिंग के नोट्स शायद बहुत संवेदनशील न हों, लेकिन वो फिर भी कंपनी के मंज़ूर वर्कस्पेस में ही रहते हैं, न कि किसी पर्सनल फोल्डर, निजी इंबॉक्स, या बिना मैनेज किए डाउनलोड में।

कॉन्फ़िडेंशियल

कॉन्फ़िडेंशियल डाटा संवेदनशील बिज़नेस या personally identifiable information (PII) है जो एक्सपोज़ होने पर कंपनी, ग्राहकों, कर्मचारियों, या पार्टनर्स को नुक़सान पहुंचा सकता है। एक्सेस सिर्फ मंज़ूर भूमिकाओं तक सीमित होना चाहिए, जिन्हें स्पष्ट बिज़नेस ज़रूरत हो।

उदाहरणों में शामिल हैं:

• ग्राहक रिकॉर्ड
• कर्मचारी फ़ाइलें
• कॉन्ट्रैक्ट
• कमर्शियल टर्म्स
• फाइनेंशियल रिपोर्ट
• सेल्स पाइपलाइन जानकारी
• सहायता टिकट जिनमें पर्सनल डाटा हो
• अनपब्लिश्ड बिज़नेस प्लैन
• ग़ैर-पब्लिक वेंडर एग्रीमेंट

कॉन्फ़िडेंशियल डाटा सिर्फ मंज़ूर भूमिकाओं तक ही एक्सेसिबल होना चाहिए। वो पर्सनल ड्राइव, खुले शेयर्ड फोल्डर, बिना मैनेज की गई स्प्रेडशीट, या ऐसे इंबॉक्स में नहीं रहना चाहिए जहां कोई एक्सेस की समीक्षा नहीं करता। अगर उसे बाहरी तौर पर शेयर करना ज़रूरी हो, तो व्यवसाय को शुरु-से-अंत तक एन्क्रिप्ट (E2EE) business cloud storage इस्तेमाल करना चाहिए और शेयरिंग सिर्फ स्पष्ट बिज़नेस मक़सद वाले अधिकृत प्राप्तकर्ताओं तक सीमित रखनी चाहिए।

रेस्ट्रिक्टेड

रेस्ट्रिक्टेड डाटा सबसे संवेदनशील कैटेगरी है। अगर वो एक्सपोज़ हो जाए, ग़लत इस्तेमाल हो, या बदल दिया जाए, तो व्यवसाय को गंभीर फाइनेंशियल, क़ानूनी, ऑपरेशनल, या सुरक्षा परिणाम झेलने पड़ सकते हैं।

उदाहरणों में शामिल हैं:

• एडमिन प्रमाण
• रिकवर कोड
• सत्यापन सीक्रेट
• ग्राहक पेमेंट जानकारी
• बेहद संवेदनशील HR रिकॉर्ड
• क़ानूनी विवाद फ़ाइलें
• सुरक्षा घटना रिपोर्ट
• प्रिविलेज्ड एक्सेस लॉग
• एन्क्रिप्शन चाबी
• बैकअप एक्सेस जानकारी

रेस्ट्रिक्टेड डाटा को सबसे मज़बूत कंट्रोल चाहिए: सीमित एक्सेस, मज़बूत सत्यापन और credential management, शुरु-से-अंत तक एन्क्रिप्ट क्लाउड स्टोरेज, secure sharing, और ऑडिट की क्षमता।

वर्गीकरण स्तर	संवेदनशीलता	उदाहरण	एक्सेस स्तर	शेयरिंग नियम
पब्लिक	कम	पब्लिश किए गए आर्टिकल, वेबसाइट कॉपी, प्रेस रिलीज़, पब्लिक जॉब पोस्ट, मंज़ूर सेल्स मटीरियल	बाहरी इस्तेमाल के लिए मंज़ूर	समीक्षा और मंज़ूरी के बाद पब्लिक तौर पर शेयर किया जा सकता है
इंटरनल	मध्यम	टीम नोट्स, ड्राफ्ट कैंपेन ब्रीफ, ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट, इंटरनल प्रोसेस डॉक्यूमेंट्स	कर्मचारी और मंज़ूर सहयोगी	मंज़ूर बिज़नेस सिस्टम के अंदर रखें
कॉन्फ़िडेंशियल	ज़्यादा	ग्राहक रिकॉर्ड, कर्मचारी फ़ाइलें, कॉन्ट्रैक्ट, फाइनेंशियल रिपोर्ट, पर्सनल डाटा वाले सहायता टिकट	सिर्फ मंज़ूर भूमिकाएं	सिर्फ अधिकृत प्राप्तकर्ताओं और स्पष्ट बिज़नेस मक़सद के साथ शेयर करें
रेस्ट्रिक्टेड	सर्वोच्च	एडमिन प्रमाण, रिकवर कोड, पेमेंट जानकारी, सुरक्षा घटना रिपोर्ट, प्रिविलेज्ड एक्सेस लॉग	नामित उपयोगकर्ता या सख़्ती से कंट्रोल किए गए ग्रुप	ईमेल, चैट, स्क्रीनशॉट, या बिना मैनेज किए गए डॉक्यूमेंट्स के ज़रिए शेयर न करें

बिज़नेस टीमों के लिए डाटा वर्गीकरण के उदाहरण

जब टीमें इसे अपने काम में पहचान सकती हैं, तब वर्गीकरण आसान हो जाता है। फाइनेंस टीमें पब्लिक प्राइसिंग पेज को पब्लिक मान सकती हैं, जबकि इनवॉइस, पेयरोल फ़ाइलें, टैक्स डॉक्यूमेंट्स, और पेमेंट रिकॉर्ड आमतौर पर कॉन्फ़िडेंशियल होते हैं। बैंकिंग प्रमाण और पेमेंट प्लैटफॉर्म का एडमिन एक्सेस रेस्ट्रिक्टेड होना चाहिए, क्योंकि इनसे जानकारी एक्सपोज़ हो सकती है, सेटिंग बदली जा सकती हैं, या पैसे ट्रांसफर हो सकते हैं।

असल में, उस एक्सेस को role-based permissions, मज़बूत सत्यापन, नियमित एक्सेस समीक्षा, और एक बिज़नेस पासवर्ड मैनेजर के ज़रिए कंट्रोल किया जाना चाहिए, जो टीमों को संवेदनशील सिस्टम के पीछे के प्रमाण संभालने और कंट्रोल करने में मदद करता है।

HR डाटा भी इसी तरह का पैटर्न फॉलो करता है। जॉब पोस्टिंग पब्लिक हो सकती है, जबकि एम्प्लॉयमेंट कॉन्ट्रैक्ट, सैलरी जानकारी, सिकनेस रिकॉर्ड, बेनिफ़िट्स जानकारी, और कैंडिडेट डाटा आमतौर पर कॉन्फ़िडेंशियल होते हैं। संवेदनशील जांच, HR एडमिन प्रमाण, और कर्मचारी रिकॉर्ड तक व्यापक एक्सेस रेस्ट्रिक्टेड होना चाहिए।

ये कोई ऐतिहासिक अपवाद नहीं है: Interserve के ख़िलाफ़ 2022 का ICO जुर्माना(नई विंडो), कुल £4.4 मिलियन, एक साफ़ चेतावनी है कि कर्मचारी डाटा को संवेदनशील बिज़नेस जानकारी की तरह वर्गीकृत और सुरक्षित रखा जाना चाहिए, न कि आम इंटरनल डॉक्यूमेंटेशन समझा जाए।

सेल्स, customer success, मार्केटिंग, और IT टीमों को भी स्पष्ट सीमाओं की ज़रूरत है। जो ग्राहक रिकॉर्ड और सहायता टिकट में पर्सनल या अकाउंट-लेवल जानकारी हो, वो अक्सर कॉन्फ़िडेंशियल होते हैं। इंटरनल सेगमेंटेशन काम, कैंपेन प्लानिंग, और परफ़ॉर्मेंस रिपोर्ट इंटरनल या कॉन्फ़िडेंशियल हो सकते हैं, इस पर निर्भर करता है कि उनमें customer-level डाटा, कमर्शियल संवेदनशीलता, या ग़ैर-पब्लिक बिज़नेस स्ट्रैटेजी है या नहीं।

वेंडर डॉक्यूमेंटेशन को उसकी सामग्री के आधार पर वर्गीकृत किया जाना चाहिए, ख़ास तौर पर अगर उसमें एक्सेस जानकारी, कमर्शियल टर्म्स, या सुरक्षा जानकारी हो। निर्यात किए गए ग्राहक डेटासेट, CRM एडमिन एक्सेस, Google Ads या Meta Business Manager जैसे विज्ञापन प्लैटफॉर्म का एडमिन एक्सेस, बैकअप प्रमाण, रिकवर कोड, प्रिविलेज्ड एक्सेस लॉग, और सुरक्षा टूलिंग प्रमाण रेस्ट्रिक्टेड होने चाहिए, क्योंकि एक एक्सपोज़ हुई फ़ाइल या खाता एक व्यक्ति से कहीं ज़्यादा लोगों को प्रभावित कर सकता है।

वर्गीकरण एक्सेस कंट्रोल को कैसे आगे बढ़ाता है

डाटा वर्गीकृत होने के बाद, एक्सेस सिर्फ एक सामान्य परमिशन सेटिंग नहीं रहता, बल्कि एक बिज़नेस फ़ैसला बन जाता है। सवाल अब सिर्फ ये नहीं है कि कोई व्यक्ति कोई सिस्टम खोल सकता है या नहीं, बल्कि ये भी है कि उसकी भूमिका उसमें मौजूद जानकारी तक एक्सेस को जायज़ ठहराती है या नहीं।

सहायता टीम को ग्राहक बातचीत की ज़रूरत हो सकती है, लेकिन हर निर्यात की गई ग्राहक फ़ाइल की नहीं। फाइनेंस को पेमेंट और अकाउंटिंग रिकॉर्ड चाहिए होंगे, लेकिन HR जांच नहीं। किसी कॉन्ट्रैक्टर को एक प्रोजेक्ट वर्कस्पेस का एक्सेस चाहिए हो सकता है, न कि क्लाइंट फ़ाइलों के कंपनी के पूरे संग्रह का।

कॉन्फ़िडेंशियल और रेस्ट्रिक्टेड डाटा के लिए, एक्सेस को ऑडिट ट्रेल छोड़नी चाहिए। व्यवसाय को पता होना चाहिए कि किसने क्या एक्सेस किया, एक्सेस क्यों मौजूद है, और भूमिका बदलने या offboarding के तुरंत बाद परमिशन वापस लिया गया या नहीं।

IT टीमों के लिए password manager सेंट्रलाइज़्ड मैनेजमेंट, सुरक्षित शेयरिंग, नीतियां, एडमिन रिपोर्टिंग और लॉग, SCIM प्रोविज़निंग, और SSO इंटीग्रेशन की सहायता करता है। इससे टीमों को उन प्रमाणों तक एक्सेस सीमित रखने में मदद मिलती है जो संवेदनशील सिस्टम खोलते हैं, बजाय इसके कि पासवर्ड ब्राउज़र, स्प्रेडशीट, या चैट थ्रेड में छूट जाएं।

वर्गीकृत डाटा को सुरक्षित तरीके से शेयर करना

शेयरिंग नियम जानकारी की संवेदनशीलता के मुताबिक़ होने चाहिए। पब्लिश की गई असेट मंज़ूरी के बाद आज़ादी से घूम सकती है, लेकिन कॉन्ट्रैक्ट, ग्राहक फ़ाइल, पेमेंट रिकॉर्ड, या रिकवर कोड को ज़्यादा कंट्रोल चाहिए। डाटा जितना ज़्यादा संवेदनशील हो, उसे उतने ही कम लोगों तक पहुंचना चाहिए, और शेयरिंग का तरीका उतना ही सोच-समझकर चुना जाना चाहिए।

ये ईमेल के लिए ख़ास तौर पर अहम है। कई व्यवसाय अब भी संवेदनशील जानकारी अटैचमेंट, स्क्रीनशॉट, या कॉपी किए गए टेक्स्ट के ज़रिए भेजें, फिर उस जानकारी का पता खो देते हैं। securely send sensitive information via email कैसे करें, इस पर Proton की गाइड समझाती है कि जब ईमेल ज़रूरी हो, तो संवेदनशील जानकारी को हैंडल करने के सुरक्षित तरीके क्या हैं।

प्रमाण और सीक्रेट को आम डॉक्यूमेंट्स से ज़्यादा सख़्त नियमों की ज़रूरत होती है। पासवर्ड, रिकवर कोड, पासकी, और एडमिन एक्सेस जानकारी ईमेल, चैट, स्क्रीनशॉट, या शेयर्ड डॉक्यूमेंट्स के ज़रिए नहीं भेजें। इन्हें business password manager जैसे Proton Pass for Business के ज़रिए स्टोर और शेयर किया जाना चाहिए, जहां एक्सेस को ज़्यादा सुरक्षित तरीके से कंट्रोल, समीक्षा, और वापस लिया जा सकता है।

डाटा ऑडिट से शुरू करें

डाटा वर्गीकरण नीति लिखने से पहले, मैप करें कि बिज़नेस डाटा पहले से कहां मौजूद है। पहले ऑडिट को परफ़ेक्ट होने की ज़रूरत नहीं। इसे बस ये दिखाएं करने की ज़रूरत है कि किन सिस्टम में संवेदनशील जानकारी है, उन तक कौन एक्सेस कर सकता है, और बिना कंट्रोल वाली कॉपियां कहां हो सकती हैं।

रोज़मर्रा के स्थानों से शुरू करें, जैसे CRMs, HR प्लैटफॉर्म, फाइनेंस सॉफ्टवेयर, क्लाउड स्टोरेज, ईमेल इंबॉक्स, शेयर्ड ड्राइव, सहायता टूल्स, पासवर्ड मैनेजर, वेंडर पोर्टल, डाउनलोड, निर्यात, और बैकअप।

फील्ड	क्या रिकॉर्ड करें
स्थान	डाटा कहां मौजूद है
डाटा का प्रकार	ग्राहक, कर्मचारी, फाइनेंशियल, प्रमाण, या ऑपरेशनल डाटा
वर्गीकरण स्तर	पब्लिक, इंटरनल, कॉन्फ़िडेंशियल, या रेस्ट्रिक्टेड
मालिक	ज़िम्मेदार व्यक्ति या टीम
एक्सेस	कौन इसे देख, बदल, निर्यात, या शेयर कर सकता है
MFA	क्या multi-factor सत्यापन सक्षम है
वेंडर शेयरिंग	क्या थर्ड पार्टी इसे एक्सेस कर सकती है
रिटेंशन स्थिति	रखें, समीक्षा करें, मिटा दें, या एनोनिमाइज़ करें

डाटा वर्गीकरण नीति कैसे बनाएं

डाटा वर्गीकरण नीति कर्मचारियों के इस्तेमाल के लिए इतनी छोटी और असली फ़ैसलों के लिए इतनी स्पष्ट होनी चाहिए कि वो मार्गदर्शन करे। इसमें वर्गीकरण स्तर तय किए जाएं, ये समझाया जाए कि संवेदनशील डाटा का मालिक कौन है, और हर स्तर को एक्सेस, स्टोरेज, शेयरिंग, रिटेंशन, और समीक्षा से कनेक्ट किया जाए।

एक आसान नीति में ये शामिल हो सकता है:

• मक़सद और दायरा: नीति क्या कवर करती है और किस पर लागू होती है।
• वर्गीकरण स्तर: पब्लिक, इंटरनल, कॉन्फ़िडेंशियल, और रेस्ट्रिक्टेड, उदाहरणों के साथ।
• ओनरशिप: कौन संवेदनशील डाटा कैटेगरी के लिए एक्सेस मंज़ूर करता है और समीक्षा हैंडल करता है।
• एक्सेस नियम: कौन हर स्तर तक एक्सेस कर सकता है और एक्सेस को कैसे मंज़ूरी दी जाती है या हटाया जाता है।
• शेयरिंग नियम: हर वर्गीकरण स्तर के लिए कौन से चैनल मंज़ूर हैं।
• स्टोरेज और रिटेंशन: हर तरह का डाटा कहां रहना चाहिए और कितनी देर तक रखा जाना चाहिए।
• समीक्षा अंतराल: नीति और एक्सेस नियमों की समीक्षा कितनी बार होती है।
• लीगल होल्ड प्रोसेस: चालू जांच, विवाद, या मुक़दमे के दौरान डिलीशन या रिटेंशन नियमों को कब ठहरना ज़रूरी होता है।

नीति में विवेक के लिए भी जगह होनी चाहिए। हर डॉक्यूमेंट किसी कैटेगरी में आसानी से फिट नहीं होगा। शक होने पर, कर्मचारियों को पता होना चाहिए कि किससे पूछें और कौन सा डिफॉल्ट फॉलो करें। संवेदनशील डाटा के लिए, ज़्यादा सुरक्षित डिफॉल्ट आमतौर पर ये है कि जब तक सही मालिक कुछ और पुष्टि न कर दे, तब तक एक्सेस रेस्ट्रिक्टेड रखें।

Proton Pass for Business डाटा वर्गीकरण में कैसे मदद करता है

डाटा वर्गीकरण आपके व्यवसाय को बताता है कि किस जानकारी को मज़बूत सुरक्षा चाहिए। एक्सेस कंट्रोल उस फ़ैसले को रोज़मर्रा के अभ्यास में बदल देता है।

प्रमाण उस एक्सेस लेयर का हिस्सा हैं। अगर कोई पासवर्ड रेस्ट्रिक्टेड डाटा तक एक्सेस देता है, जैसे एडमिन सेटिंग, ग्राहक निर्यात, फाइनेंस सिस्टम, रिकवर कोड, या सुरक्षा लॉग, तो उस प्रमाण को किसी कम-जोखिम वाली इंटरनल सर्विस के लॉगइन से ज़्यादा सख़्त हैंडलिंग चाहिए।

Proton Pass for Business जैसा सुरक्षित business password manager टीमों को उन एक्सेस फ़ैसलों को असल में लागू करने में मदद करता है। प्रमाण को एन्क्रिप्ट किया तिजोरी में स्टोर किया जा सकता है, टीम या फ़ंक्शन के हिसाब से व्यवस्थित किया जा सकता है, और सिर्फ उन लोगों के साथ शेयर किया जा सकता है जिन्हें उनकी ज़रूरत है।

एडमिन को रिपोर्टिंग और लॉग के ज़रिए प्रमाण एक्सेस की बेहतर जानकारी भी मिलती है, जबकि नीतियां, SSO इंटीग्रेशन, और SCIM प्रोविज़निंग IT टीमों को ऑनबोर्डिंग और ऑफबोर्डिंग को ज़्यादा बेहतर तरीके से संभालने में मदद करती हैं।

इससे वर्गीकरण को रोज़मर्रा के काम में लागू करना आसान हो जाता है। फाइनेंस प्रमाण फाइनेंस के पास रह सकते हैं। HR एडमिन एक्सेस अधिकृत HR लीड्स के पास रह सकता है। बैकअप रिकवर कोड और प्रिविलेज्ड एडमिन लॉगइन सिर्फ उन लोगों तक सीमित हो सकते हैं जो रिकवरी और सुरक्षा के ज़िम्मेदार हैं।

वर्गीकरण को रोज़मर्रा के डाटा प्रोटेक्शन का हिस्सा बनाएं

डाटा वर्गीकरण बस काग़ज़ी काम नहीं है। ये data breach protection को रोज़मर्रा के काम में फॉलो करना आसान बनाने का एक तरीका है।

जब आपके व्यवसाय को पता चल जाए कि कौन सा डाटा सबसे संवेदनशील है, तो अगला कदम है इस पर कंट्रोल रखना कि वो किस तक पहुंच सकता है। एक पासवर्ड मैनेजर टीमों को उन प्रमाणों को कंट्रोल और मॉनिटर करने में मदद कर सकता है जो संवेदनशील सिस्टम और रेस्ट्रिक्टेड डाटा तक पहुंच खोलते हैं।

business password manager के साथ अपने पूरे संगठन में वर्गीकृत डाटा तक एक्सेस कंट्रोल करें।