Baik saat menghubungi rekan kerja, melamar pekerjaan, atau berjejaring, cara memformat email dapat sangat memengaruhi bagaimana pesan diterima.

Format email merujuk pada tata letak terstruktur dan presentasi email, yang dirancang untuk memastikan komunikasi yang jelas, profesional, dan mudah dibaca. Pesan dengan format yang baik yang mengikuti etika email menyampaikan pesannya secara efektif sembari memperhatikan waktu dan perhatian penerima, sehingga sangat penting untuk interaksi pribadi, profesional, dan formal yang sukses.

Panduan ini membahas dasar-dasar format email disertai tips dan contoh untuk membantu menulis email yang jelas dan profesional. Temukan juga bagaimana Proton Mail dapat membantu menulis pesan terstruktur dengan lebih mudah.

Memahami konteks email

Sebelum mulai menulis, penting untuk mempertimbangkan konteks email. Sesuaikan nada dan tingkat formalitas berdasarkan hubungan dengan penerima. Sebagai contoh, pesan kepada rekan kerja bisa lebih kasual daripada email profesional yang dikirim kepada klien atau calon pemberi kerja.

Selain itu, identifikasi apakah email bersifat informatif, berupa permintaan, atau tindak lanjut, untuk membantu menentukan konten dan nada:

  • Email informatif harus jelas dan ringkas, memprioritaskan fakta, pembaruan, atau instruksi dengan poin-poin atau format terstruktur. Email ini cenderung memiliki nada netral dan lugas, seperti “Saya menghubungi untuk membagikan laporan penjualan Q3.”
  • Email permintaan menyatakan dengan jelas hal yang dibutuhkan di awal pesan, diikuti dengan rincian atau alasan. Email ini membutuhkan nada yang sopan dan persuasif untuk mendorong penerima mengambil tindakan, seperti “Dapatkah Anda meninjau dokumen terlampir sebelum hari Jumat?”
  • Email tindak lanjut harus dimulai dengan merujuk pada email atau percakapan awal sebelum menegaskan kembali tujuannya. Email ini sering kali membutuhkan keseimbangan antara ketekunan yang sopan dan profesionalisme, seperti “Saya ingin menindaklanjuti email saya sebelumnya mengenai jadwal rapat.”

Komponen utama format email

Email dengan format yang baik terdiri dari beberapa elemen yang saling melengkapi untuk memastikan kejelasan, profesionalisme, dan komunikasi yang efektif:

Baris subjek

Baris subjek sering kali menjadi hal pertama yang dilihat oleh penerima, sehingga harus jelas dan ringkas, memberikan gambaran kepada penerima tentang apa yang diharapkan. Penting untuk menyampaikan tujuan email dan memulai dengan kata-kata tindakan seperti “Pembaruan,” “Permintaan,” “Pengingat,” atau “Undangan” untuk menetapkan ekspektasi. Misalnya, alih-alih menggunakan “Tentang tenggat waktu,” gunakan “Pengingat: Tenggat waktu pengiriman pada tanggal 5 Des.”

Usahakan menggunakan 50 karakter atau kurang untuk memastikan baris subjek terlihat sepenuhnya di sebagian besar kotak masuk, terutama pada perangkat seluler. Selain itu, hindari baris subjek yang menyesatkan dan kata-kata yang dapat memicu filter spam atau terkesan tidak profesional, seperti “Gratis”, “Penting!!!”, atau penggunaan tanda seru yang berlebihan.

Salam pembuka

Salam pembuka adalah salam awal dalam email, yang menentukan nada dan menunjukkan rasa hormat kepada pembaca. Memilih salam pembuka yang tepat bergantung pada konteks, formalitas, dan hubungan dengan penerima:

  • Salam pembuka formal sebaiknya digunakan saat menulis kepada seseorang yang belum dikenal baik, dalam pengaturan profesional (proposal bisnis, keluhan formal, aplikasi pekerjaan, surat pengantar), atau saat menyapa kolega senior atau klien. Sebagai contoh, “Yth. [nama depan nama belakang],” “Yth. Bapak/Ibu/Dr. [nama belakang],” “Yth. [jabatan pekerjaan/departemen],” atau “Kepada pihak yang berkepentingan” (jika penerima tidak diketahui).
  • Salam pembuka semiformal menyeimbangkan antara profesional dan mudah didekati, membuatnya cocok untuk komunikasi internal, email jejaring, email bisnis rutin, rekan kerja, atau kenalan. Sebagai contoh, “Halo [nama depan],” “Hai [nama depan],” “Selamat pagi/siang [nama depan],” atau “Yth. tim.”
  • Salam pembuka informal menciptakan nada yang ramah dan akrab untuk hubungan kasual atau kekeluargaan, seperti email kepada teman atau rekan kerja dekat, pembaruan tim atau proyek dalam pengaturan santai, catatan singkat, atau pengumuman informal. Sebagai contoh, “Hai,” “Hei [nama depan],” “Halo semuanya,” atau “Hai semua.”

Paragraf pembuka

Jika menulis kepada seseorang untuk pertama kalinya, mulailah dengan perkenalan diri yang mengidentifikasi dengan jelas siapa Anda dan alasan Anda menghubungi, seperti “Nama saya John Smith, dan saya adalah Headhunter untuk Perusahaan ABC. Spesialisasi saya adalah menghubungkan talenta terbaik dengan peluang menarik di industri teknologi.” Selain itu, sebutkan koneksi bersama yang dimiliki, seperti “Saya direkomendasikan kepada Anda oleh Jane Doe, yang sangat memuji pekerjaan Anda.”

Saat menindaklanjuti atau melanjutkan percakapan, gunakan pembuka yang sopan sebelum masuk ke konten utama, seperti “Semoga hari Anda menyenangkan. Saya menindaklanjuti diskusi kita sebelumnya mengenai [isu spesifik].” Pastikan untuk mengakui interaksi atau pembaruan baru-baru ini dengan sesuatu seperti “Terima kasih atas input Anda yang berharga selama rapat minggu lalu.”

Jika membahas topik yang sensitif atau menantang, mulailah dengan pernyataan yang sopan dan penuh empati sebelum membahas masalah tersebut, seperti “Semoga semua berjalan lancar. Saya ingin menghubungi terkait tugas Anda saat ini untuk mengklarifikasi beberapa hal.”

Email yang ditulis untuk beberapa penerima harus menyertakan pembuka yang mengakui grup atau tujuan bersama tersebut, seperti “Terima kasih kepada Anda semua atas upaya Anda pada proyek baru-baru ini. Saya ingin memberikan beberapa pembaruan dan mendiskusikan langkah selanjutnya.”

Konten utama

Mulailah isi email dengan menawarkan konteks atau informasi latar belakang yang relevan untuk membantu penerima memahami tujuan pesan. Sebagai contoh, “Seperti yang telah didiskusikan pada rapat terakhir, kami melanjutkan strategi pemasaran yang diperbarui.”

Agar email lebih mudah dibaca, bagilah menjadi paragraf-paragraf pendek yang mudah dicerna, yang masing-masing berfokus pada satu gagasan. Misalnya, paragraf pertama memperkenalkan topik utama, paragraf kedua membahas rincian, dan paragraf ketiga merangkum poin penting atau langkah selanjutnya.

Atur informasi yang kompleks atau beberapa poin ke dalam poin-poin atau daftar bernomor, yang membantu penerima memindai email dan memahami rincian penting lebih cepat. Pemformatan seperti tebal, miring, atau garis bawah menarik perhatian ke rincian penting, tetapi hindari penggunaan yang berlebihan untuk mempertahankan nada profesional. Sebagai contoh:

“Untuk menyelesaikan prosesnya, silakan:

  1. Tinjau dokumen terlampir.
  2. Berikan masukan Anda paling lambat Jumat, 8 Des.
  3. Konfirmasikan langkah selanjutnya melalui email.”

Paragraf penutup

Paragraf penutup adalah kesempatan terakhir untuk memperkuat pesan, meninggalkan kesan positif, dan mendorong tanggapan atau tindakan. Gunakan bagian ini untuk:

  • Merangkum poin-poin utama Anda. Sebagai contoh, “Singkatnya, saya meminta input Anda pada proposal terlampir untuk memastikan kesesuaiannya dengan tujuan kami.”
  • Meninjau tindakan atau tindak lanjut yang diperlukan, seperti “Silakan beri tahu saya jika ada pertanyaan atau memerlukan rincian tambahan sebelum mengambil keputusan.”
  • Menunjukkan penghargaan atas waktu penerima dengan kalimat seperti “Saya menghargai perhatian Anda terhadap masalah ini.”
  • Mengakhiri dengan catatan positif. Sebagai contoh, “Saya sangat senang mendengar perspektif Anda mengenai hal ini dan mendiskusikan langkah selanjutnya.”

Salam penutup

Sama halnya dengan salam pembuka, memilih salam penutup yang tepat bergantung pada tingkat formalitas, konteks email, dan hubungan dengan penerima:

  • Penutup formal: “Hormat saya,” “Dengan hormat,” “Hormat kami” (untuk konteks yang sangat formal), “Salam takzim.”
  • Penutup semiformal: “Salam hormat,” “Salam hangat,” “Salam takzim,” “Terima kasih.”
  • Penutup informal: “Salam,” “Semangat,” “Terima kasih kembali,” “Hati-hati,” “Semua yang terbaik.”

Tanda tangan

Selalu sertakan nama lengkap dan informasi kontak dalam email profesional untuk memastikan penerima mengetahui siapa Anda, terutama jika menghubungi untuk pertama kalinya atau jika nama tidak langsung dikenali. Sebagai contoh:

“Hormat saya,

John Smith

Manajer Pemasaran, Perusahaan ABC

john.smith@abccompany.com | (123) 456-7890”

Lebih banyak tips format email

Membuat email yang menarik secara visual dan rapi meningkatkan keterbacaan serta memastikan pesan ditanggapi dengan serius. Berikut adalah tips tambahan untuk memformat email secara efektif:

  • Gunakan fon standar yang mudah dibaca seperti Arial, Times New Roman, atau Calibri, gunakan ukuran 12 poin, dan hindari fon dekoratif yang dapat mengalihkan perhatian dari pesan. Proton Mail menawarkan penulis pesan dengan banyak pilihan, termasuk fon, warna latar belakang, perpustakaan emoji, serta kemampuan untuk mengubah ukuran gambar dan membersihkan semua pemformatan dari teks yang disalin dengan sekali klik.
  • Sisipkan baris kosong di antara paragraf untuk menciptakan ruang kosong dan menghindari tampilan yang berantakan.
  • Periksa saltik dan kesalahan tata bahasa sebelum mengirim serta gunakan fitur pemeriksa ejaan bawaan untuk mendeteksi kesalahan.
  • Hindari bahasa yang terlalu kasual dalam email formal. Bahasa gaul dan singkatan (misalnya, “u” alih-alih “you”), sebagai contoh, sering kali dianggap tidak profesional.
  • Meskipun penting untuk memberikan rincian yang cukup guna menghindari ambiguitas, jaga agar email tetap ringkas dan langsung pada intinya. Hindari jargon yang tidak perlu atau penjelasan yang terlalu panjang.
  • Email yang panjang dapat membuat pembaca merasa kewalahan, jadi jaga agar email tetap singkat dan langsung pada intinya. Sebagai gantinya, fokuslah pada satu topik per email. Jika perlu menyertakan informasi yang luas, pertimbangkan untuk melampirkan dokumen dengan konten terperinci atau menggunakan Proton Drive(jendela baru) untuk membagikan tautan ke dokumen Anda secara aman.
  • Sebutkan lampiran apa pun dalam isi email (misalnya, “Terlampir proposal proyek untuk ditinjau”) dan pastikan lampiran memiliki nama yang jelas dan deskriptif (misalnya, “Resume_John_Smith.pdf” alih-alih “dokumen.pdf”).

Tingkatkan pemformatan email dengan Proton Scribe

Proton Scribe adalah asisten penulisan yang mengutamakan privasi yang terintegrasi ke dalam Proton Mail, dirancang untuk membantu menyusun email yang jelas, profesional, dan terstruktur dengan baik. Dengan memberikan perintah singkat, Scribe dapat menghasilkan draf email yang lengkap, membantu mengatasi hambatan menulis dan fokus pada penyampaian hal yang penting alih-alih membuat email terlihat sempurna.

Scribe menawarkan opsi untuk mengoreksi email, memperbaiki kesalahan tata bahasa dan saltik, serta dapat menyesuaikan nada menjadi lebih formal atau ramah sesuai kebutuhan. Berbeda dengan beberapa alat AI yang dapat mengompromikan privasi data, Scribe dapat berjalan secara lokal pada perangkat Anda, memastikan bahwa data tetap terlindungi oleh enkripsi end-to-end dan tidak digunakan untuk melatih model bahasa.

Lindungi privasi Anda dengan Proton Mail

Dengan Proton Mail, Anda tidak hanya mendapatkan Scribe — Anda juga memperoleh layanan email aman yang memastikan percakapan tetap pribadi dan hanya dapat diakses oleh Anda dan penerima. Anda dapat melindungi email dengan kata sandi, menetapkan tanggal kedaluwarsa, dan mengurungkan email terkirim untuk melakukan penyesuaian lebih lanjut.

Sangat mudah untuk memindahkan data ke Proton Mail dengan fitur Easy Switch, yang mentransfer email, kalender, dan kontak dengan aman.

Kami berkomitmen untuk menjadikan privasi sebagai fondasi internet. Proton Mail hanyalah salah satu bagian dari ekosistem terenkripsi yang melindungi email, kata sandi, koneksi internet(jendela baru), penyimpanan cloud(jendela baru), kalender, dan aset digital.