無論是聯絡同事、申請工作還是拓展人脈，您格式化電子郵件的方式都會顯著影響訊息的接收效果。

電子郵件格式是指電子郵件的結構化版面配置與呈現方式，旨在確保溝通清晰、專業且易於閱讀。一則遵循 電子郵件禮儀 的格式化良好訊息，能有效地傳達其內容，同時兼顧收件者的時間與注意力，這對於成功處理個人、專業與正式互動至關重要。

本指南涵蓋電子郵件格式的基礎知識，並提供訣竅與範例，協助您撰寫清晰且專業的電子郵件。您還會發現 Proton Mail 如何協助您更輕鬆地撰寫結構完整的訊息。

了解電子郵件情境

在開始撰寫之前，考量電子郵件的情境非常重要。您應根據與收件者的關係來調整語氣與正式程度。例如，寄給同事的訊息可以比寄給客戶或潛在雇主的 專業電子郵件 更隨意。

此外，您應確認您的電子郵件屬於資訊傳達、請求還是後續跟進，以協助您調整內容與語氣：

  • 資訊傳達型電子郵件應清晰且簡潔，優先使用項目符號或結構化格式來呈現事實、更新或指示。其語氣通常保持中立且直白，例如：「我致信是為了與您分享第三季度的銷售報告。」
  • 請求型電子郵件應在訊息開頭清楚說明您的需求，隨後列出詳細資料或原因。它需要禮貌且具說服力的語氣，以鼓勵收件者採取行動，例如：「能否請您在週五前審閱隨附的文件？」
  • 後續跟進型電子郵件應先提及初始的電子郵件或對話，再重申目的。它通常需要在禮貌的堅持與專業之間取得平衡，例如：「我想針對先前關於會議行程的電子郵件進行後續跟進。」

電子郵件格式的關鍵組件

格式良好的電子郵件由多個元素組成，這些元素共同確保清晰度、專業性與有效溝通：

主旨

主旨通常是收件者看到的第一件事，因此應清晰簡潔，讓收件者了解預期內容。務必傳達電子郵件的目的，並以具備行動導向的詞彙（例如「更新」、「請求」、「提醒」或「邀請」）開頭，以設定期望。例如，請使用「提醒：12 月 5 日提交截止日期」，而非「關於截止日期」。

主旨建議控制在 50 個字元以內，以確保在大多數收件匣中能完整顯示，特別是在行動裝置上。此外，應避免使用誤導性的主旨，以及可能觸發 垃圾郵件篩選器 或看起來不專業的詞彙，例如「免費」、「緊急！！！」或過度使用驚嘆號。

稱謂

稱謂是電子郵件的開場問候，能設定語氣並表現對讀者的尊重。選擇正確的稱謂取決於情境、正式程度以及您與收件者的關係：

  • 正式稱謂應在撰寫信件給不熟悉的人、在專業場合（商業提案、正式投訴、求職申請、求職信）或是稱呼資深同事或客戶時使用。例如：「親愛的 [名 姓]」、「親愛的 [Mr./Ms./Dr. 姓]」、「親愛的 [職稱/部門]」，或是「敬啟者」（若收件者不明）。
  • 半正式稱謂在專業與親切之間取得平衡，適用於內部溝通、人際網絡電子郵件、日常商業電子郵件、同事或熟人。例如：「你好 [名]」、「嗨 [名]」、「早安/午安 [名]」或「親愛的團隊」。
  • 非正式稱謂為休閒或熟悉的關係創造親切友好的語氣，例如寄給朋友或親近同事的電子郵件、休閒場合中的團隊或專案更新、快速備忘錄或非正式公告。例如：「嗨」、「嘿 [名]」、「大家好」或「Hi 各位」。

開場段落

若您是第一次寫信給某人，請先自我介紹，清楚表明您的身份及來信原因，例如：「我叫 John Smith，是 ABC 公司的獵頭。我專門為科技產業建立優秀人才與機會之間的連線。」此外，您應提及任何共同連線，例如：「我是 Jane Doe 介紹我來找您的，她對您的工作讚譽有加。」

在後續跟進或延續對話時，請在進入主要內容前使用客套話作為開場，例如：「希望您今天一切順利。我正在針對我們先前關於 [特定問題] 的討論進行後續跟進。」務必致謝任何近期互動或更新，例如：「感謝您在上週會議中提出的深刻意見。」

若您要處理敏感或具挑戰性的主題，請在進入正題前先以禮貌且具同理心的敘述作為開場，例如：「相信一切進展順利。我想與您溝通關於您目前的指派任務，以釐清一些要點。」

針對多位收件者撰寫的電子郵件，應包含一個能與該群組產生共鳴或承認共同目標的開場白，例如：「感謝大家在近期專案中的努力。我希望能提供一些更新並討論下一步。」

主要內容

電子郵件正文應以提供相關背景或資訊開頭，協助收件者理解訊息的目的。例如：「正如我們上次會議討論的，我們正準備推進已更新的行銷策略。」

為使電子郵件更易於閱讀，請將內容拆分為簡短、易消化的段落，每個段落聚焦於一個概念。例如，第一段介紹主要主題，第二段深入探討詳細資料，第三段總結關鍵要點或下一步。

將複雜的資訊或多個要點整理為項目符號或編號清單，這有助於收件者快速掃描電子郵件並了解關鍵詳細資料。使用粗體、斜體或底線等格式可以吸引對關鍵詳細資料的注意，但請避免過度使用，以維持專業語氣。例如：

「若要完成此流程，請：

  1. 審閱隨附文件。
  2. 在 12 月 8 日週五 前提供您的意見回饋。
  3. 透過電子郵件確認下一步。」

結尾段落

結尾段落是您強化訊息、留下正面印象並鼓勵回覆或採取行動的最後機會。請利用此部分來：

  • 總結您的主要觀點。例如：「總而言之，我正在徵求您對隨附提案的意見，以確保其與我們的目標一致。」
  • 說明所需的行動或後續跟進，例如：「若您在做決定前有任何疑問或需要額外的詳細資料，請讓我知道。」
  • 感謝收件者的時間，例如：「感謝您撥冗關注此事。」
  • 以正面的方式結束。例如：「我很期待聽到您對此事的看法，並討論下一步。」

簽名檔

如同稱謂，選擇正確的簽名檔取決於正式程度、電子郵件的情境以及您與收件者的關係：

  • 正式結尾：「Sincerely」、「Respectfully」、「Yours faithfully」（適用於非常正式的情境）、「Yours sincerely」。
  • 半正式結尾：「Best regards」、「Kind regards」、「Warm regards」、「Thank you」。
  • 非正式結尾：「Best」、「Cheers」、「Thanks again」、「Take care」、「All the best」。

簽名

請務必在專業電子郵件中包含您的全名與聯絡資訊，以確保收件者知道您的身份，特別是若您是第一次聯繫或是對方無法立即識別您的名字時。例如：

「Sincerely，

John Smith

行銷經理，ABC 公司

john.smith@abccompany.com | (123) 456-7890」

更多電子郵件格式訣竅

製作視覺上具吸引力且精練的電子郵件可提高可讀性，並確保您的訊息受到重視。以下為您整理了有效格式化電子郵件的額外訣竅：

  • 請使用標準且易於閱讀的字型，例如 Arial、Times New Roman 或 Calibri，字級設為 12 點，並避免使用可能分散閱讀重點的裝飾性字型。Proton Mail 的撰寫器提供了豐富的選項，包括字型、背景顏色、表情符號庫，以及調整圖片大小和一鍵清除所複製文字所有格式的功能。
  • 在段落之間插入空白行以產生留白，避免外觀雜亂。
  • 傳送前請檢查是否有錯字和語法錯誤，並利用內建的拼字檢查功能來抓出錯誤。
  • 在正式的電子郵件中應避免過於隨意的用語。例如，俚語和縮寫（如用「u」代替「you」）通常被認為是不夠專業的表現。
  • 雖然提供足夠的詳細資料以避免歧義很重要，但請保持電子郵件簡潔扼要。避免不必要的專業術語或過於冗長的解釋。
  • 冗長的電子郵件可能會讓讀者感到負擔，因此請保持電子郵件短小精悍。試著每封電子郵件只專注於一個主題。如果您需要包含大量的資訊，請考慮附上詳細內容的文件，或是使用 Proton Drive(新視窗) 安全地共享文件連結。
  • 請在電子郵件內文中提及任何附件（例如：「隨信附上專案提案書供您審閱」），並確保您的附件檔名清晰且具描述性（例如：「John_Smith_Resume.pdf」而不是「document.pdf」）。

透過 Proton Scribe 改善電子郵件格式

Proton Scribe 是一款以隱私為優先的寫作助理，整合於 Proton Mail 中，旨在協助您撰寫清晰、專業且結構完整的電子郵件。只要提供簡短的提示，Scribe 就能產生完整的電子郵件草稿，協助您克服寫作障礙，將重點放在溝通重要事項上，而不必糾結於讓電子郵件看起來完美無瑕。

Scribe 提供校對電子郵件的選項，可修正語法錯誤和錯字，並能根據需要調整語氣，使其更加正式或親切。與某些可能會入侵資料隱私的人工智慧工具不同，Scribe 可在您的裝置上本地執行，確保您的資料受到端對端加密的保護，且不會用於訓練語言模型。

使用 Proton Mail 保護您的隱私

使用 Proton Mail，您不只是獲得了 Scribe，還能享有一項安全電子郵件服務，確保您的對話保持私密，且僅有您和收件者可以存取。您可以為電子郵件設定密碼保護、設定過期日期，並復原寄出的電子郵件以進行進一步調整。

透過我們的 Easy Switch 功能，可以輕鬆將資料移至 Proton Mail，此功能可安全地轉移您的電子郵件、行事曆和聯絡人。

我們致力於將隱私作為網際網路的基石。Proton Mail 只是保護您電子郵件、 密碼、 網際網路連線(新視窗)、 雲端儲存空間(新視窗)、 行事曆，以及 數位資產之加密生態系統的一部分。