Dù là liên hệ với đồng nghiệp, áp dụng xin việc hay kết nối giao lưu, cách định dạng email có thể ảnh hưởng lớn đến cách thư được tiếp nhận.

Định dạng email đề cập đến bố cục cấu trúc và cách trình bày của một email, được thiết kế nhằm đảm bảo việc giao tiếp rõ ràng, chuyên nghiệp và dễ đọc. Một bức thư được định dạng tốt tuân thủ phép lịch sự khi gửi email sẽ truyền tải nội dung thư một cách hiệu quả, đồng thời tôn trọng thời gian và sự chú ý của người nhận, khiến nó trở nên thiết yếu cho các tương tác cá nhân, công việc và trang trọng thành công.

Hướng dẫn này đề cập đến các nguyên tắc cơ bản về định dạng email cùng với các mẹo và ví dụ để giúp viết các email rõ ràng và chuyên nghiệp. Người dùng cũng sẽ tìm hiểu cách Proton Mail có thể giúp soạn các thư có cấu trúc tốt một cách dễ dàng hơn.

Hiểu ngữ cảnh email

Trước khi bắt đầu viết, việc xem xét ngữ cảnh của email là rất quan trọng. Cần điều chỉnh giọng điệu và mức độ trang trọng dựa trên mối quan hệ với người nhận. Ví dụ, một bức thư gửi cho đồng nghiệp có thể thân mật hơn so với email chuyên nghiệp gửi cho khách hàng hoặc nhà tuyển dụng tiềm năng.

Ngoài ra, cần xác định xem email là để cung cấp thông tin, đưa ra yêu cầu hay để theo dõi, nhằm giúp định hình nội dung và giọng điệu:

  • Email cung cấp thông tin cần rõ ràng và súc tích, ưu tiên các sự kiện, cập nhật hoặc hướng dẫn bằng các gạch đầu dòng hoặc định dạng có cấu trúc. Email này thường có giọng điệu trung lập và thẳng thắn, chẳng hạn như “Tôi liên hệ để chia sẻ báo cáo doanh số Quý III”.
  • Email yêu cầu nêu rõ những gì cần thiết ngay từ đầu thư, tiếp theo là các chi tiết hoặc lý do. Email này đòi hỏi một giọng điệu lịch sự và thuyết phục để khuyến khích người nhận hành động, chẳng hạn như “Vui lòng xem lại tài liệu đính kèm trước thứ Sáu được không?”
  • Email theo dõi nên bắt đầu bằng cách tham chiếu đến email hoặc cuộc hội thoại ban đầu trước khi nhắc lại mục đích. Email này thường cần sự cân bằng giữa sự kiên trì lịch sự và tính chuyên nghiệp, chẳng hạn như “Tôi muốn theo dõi email trước đó về lịch họp.”

Các thành phần chính của định dạng email

Một email được định dạng tốt bao gồm nhiều yếu tố kết hợp với nhau nhằm đảm bảo tính rõ ràng, chuyên nghiệp và giao tiếp hiệu quả:

Dòng chủ đề

Dòng chủ đề thường là điều đầu tiên người nhận nhìn thấy, vì vậy cần rõ ràng và súc tích, giúp người nhận biết được những gì cần mong đợi. Việc truyền tải mục đích của email và bắt đầu bằng các từ mang tính hành động như “Cập nhật”, “Yêu cầu”, “Nhắc nhở” hoặc “Lời mời” là rất quan trọng để thiết lập kỳ vọng. Ví dụ, thay vì “Về hạn chót”, hãy sử dụng “Nhắc nhở: Hạn nộp bài vào ngày 5 tháng Mười hai”.

Hãy nhắm tới mục tiêu từ 50 ký tự trở xuống để đảm bảo dòng chủ đề hiển thị đầy đủ trong hầu hết các hộp thư đến, đặc biệt là trên các thiết bị di động. Ngoài ra, cần tránh các dòng chủ đề gây hiểu lầm và các từ có thể kích hoạt bộ lọc thư rác hoặc có vẻ thiếu chuyên nghiệp, chẳng hạn như “Miễn phí”, “Khẩn cấp!!!” hoặc lạm dụng dấu chấm than.

Lời chào

Lời chào là lời mở đầu trong email, giúp thiết lập giọng điệu và thể hiện sự tôn trọng đối với người đọc. Việc chọn lời chào phù hợp tùy thuộc vào ngữ cảnh, mức độ trang trọng và mối quan hệ với người nhận:

  • Lời chào trang trọng nên được sử dụng khi viết thư cho người chưa quen biết nhiều, trong môi trường chuyên nghiệp (đề xuất kinh doanh, khiếu nại chính thức, đơn ứng tuyển việc làm, thư xin việc) hoặc khi xưng hô với các đồng nghiệp cấp cao hoặc khách hàng. Ví dụ: “Kính gửi [tên họ]”, “Kính gửi Ông/Bà/Tiến sĩ [họ]”, “Kính gửi [chức danh công việc/bộ phận]” hoặc “Gửi những ai quan tâm” (nếu không rõ người nhận).
  • Lời chào bán trang trọng tạo ra sự cân bằng giữa tính chuyên nghiệp và sự gần gũi, khiến chúng phù hợp cho giao tiếp nội bộ, email kết nối mạng lưới, email công việc thường ngày, đồng nghiệp hoặc người quen. Ví dụ: “Xin chào [tên]”, “Chào [tên]”, “Chào buổi sáng/buổi chiều [tên]” hoặc “Thân gửi cả đội”.
  • Lời chào thân mật tạo ra giọng điệu thân thiện và gần gũi cho các mối quan hệ xã giao hoặc quen thuộc, chẳng hạn như email gửi cho bạn bè hoặc đồng nghiệp thân thiết, các cập nhật của nhóm hoặc dự án trong bối cảnh thân mật, các ghi chú nhanh hoặc thông báo không chính thức. Ví dụ: “Chào bạn”, “Này [tên]”, “Xin chào mọi người” hoặc “Chào tất cả”.

Đoạn mở đầu

Nếu viết thư cho ai đó lần đầu tiên, hãy bắt đầu bằng lời tự giới thiệu nêu rõ danh tính và lý do liên hệ, chẳng hạn như “Tôi tên là John Smith, chuyên viên săn đầu người của Công ty ABC. Tôi chuyên kết nối những nhân tài hàng đầu với các cơ hội thú vị trong ngành công nghệ.” Ngoài ra, nên đề cập đến bất kỳ mối kết nối chung nào, chẳng hạn như “Tôi được Jane Doe giới thiệu, cô ấy đã đánh giá rất cao công việc của bạn.”

Khi theo dõi hoặc tiếp tục một cuộc hội thoại, hãy sử dụng lời mở đầu lịch sự trước khi đi vào nội dung chính, chẳng hạn như “Hy vọng bạn đang có một ngày tuyệt vời. Tôi đang theo dõi cuộc thảo luận trước đây của chúng ta về [sự cố cụ thể].” Đảm bảo ghi nhận mọi tương tác hoặc cập nhật gần đây bằng câu như “Cảm ơn sự đóng góp sâu sắc của bạn trong cuộc họp tuần trước.”

Nếu đang đề cập đến một chủ đề nhạy cảm hoặc đầy thách thức, hãy bắt đầu bằng một lời bày tỏ lịch sự và đồng cảm trước khi giải quyết vấn đề, chẳng hạn như “Tôi tin mọi việc đều đang diễn ra tốt đẹp. Tôi muốn trao đổi về các nhiệm vụ hiện tại của bạn để làm rõ một vài điểm.”

Một email được viết cho nhiều người nhận nên bao gồm phần mở đầu ghi nhận cả nhóm hoặc mục đích chia sẻ chung, chẳng hạn như “Cảm ơn tất cả mọi người vì những nỗ lực trong dự án gần đây. Tôi muốn cung cấp một số cập nhật và thảo luận về các bước tiếp theo.”

Nội dung chính

Bắt đầu phần thân email bằng cách đưa ra ngữ cảnh hoặc thông tin nền có liên quan để giúp người nhận hiểu được mục đích của thư. Ví dụ: “Như đã thảo luận trong cuộc họp trước, chúng tôi đang tiến tới với chiến lược tiếp thị đã cập nhật.”

Để giúp email dễ đọc hơn, hãy chia email thành các đoạn văn ngắn, dễ hiểu, mỗi đoạn tập trung vào một ý duy nhất. Ví dụ, đoạn thứ nhất giới thiệu chủ đề chính, đoạn thứ hai đi sâu vào chi tiết và đoạn thứ ba tóm tắt các điểm chính cần ghi nhớ hoặc các bước tiếp theo.

Sắp xếp thông tin phức tạp hoặc nhiều điểm thành các gạch đầu dòng hoặc danh sách được đánh số, giúp người nhận quét email và hiểu các chi tiết chính nhanh hơn. Các định dạng như in đậm, in nghiêng hoặc gạch chân giúp thu hút sự chú ý vào các chi tiết quan trọng, nhưng tránh lạm dụng chúng để duy trì giọng điệu chuyên nghiệp. Ví dụ:

“Để hoàn tất quy trình, vui lòng:

  1. Xem lại tài liệu đính kèm.
  2. Cung cấp phản hồi trước thứ Sáu, ngày 8 tháng Mười hai.
  3. Xác nhận các bước tiếp theo qua email.”

Đoạn kết thúc

Đoạn kết thúc là cơ hội cuối cùng để củng cố thư, để lại ấn tượng tích cực và khuyến khích phản hồi hoặc hành động. Hãy sử dụng phần này để:

  • Tóm tắt các điểm chính. Ví dụ: “Tóm lại, tôi đang mong muốn nhận được ý kiến của bạn về đề xuất đính kèm để đảm bảo đề xuất đó phù hợp với các mục tiêu của chúng ta.”
  • Xem qua các hành động hoặc việc theo dõi được yêu cầu, chẳng hạn như “Vui lòng cho tôi biết nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm chi tiết trước khi đưa ra quyết định.”
  • Thể hiện sự trân trọng đối với thời gian của người nhận bằng câu như “Tôi rất trân trọng sự chú ý của bạn dành cho vấn đề này.”
  • Kết thúc một cách tích cực. Ví dụ: “Tôi rất mong được nghe quan điểm của bạn về vấn đề này và thảo luận về các bước tiếp theo.”

Lời chào kết thúc

Tương tự như lời chào mở đầu, việc chọn lời chào kết thúc phù hợp tùy thuộc vào mức độ trang trọng, ngữ cảnh của email và mối quan hệ với người nhận:

  • Lời kết trang trọng: “Sincerely,” “Respectfully,” “Yours faithfully,” (cho các bối cảnh rất trang trọng), “Yours sincerely.”
  • Lời kết bán trang trọng: “Best regards,” “Kind regards,” “Warm regards,” “Thank you.”
  • Lời kết thân mật: “Best,” “Cheers,” “Thanks again,” “Take care,” “All the best.”

Chữ ký

Luôn bao gồm họ tên đầy đủ và thông tin liên hệ trong các email chuyên nghiệp để đảm bảo người nhận biết danh tính người gửi, đặc biệt nếu liên hệ lần đầu hoặc tên không dễ nhận biết ngay lập tức. Ví dụ:

“Trân trọng,

John Smith

Giám đốc Tiếp thị, Công ty ABC

john.smith@abccompany.com | (123) 456-7890”

Thêm các mẹo định dạng email

Việc tạo ra một email có giao diện bắt mắt và trau chuốt giúp cải thiện khả năng đọc và đảm bảo thư được xem xét một cách nghiêm túc. Dưới đây là các mẹo bổ sung để định dạng email một cách hiệu quả:

  • Hãy sử dụng các phông chữ tiêu chuẩn, dễ đọc như Arial, Times New Roman hoặc Calibri, cỡ chữ 12 và tránh các phông chữ trang trí có thể làm phân tâm nội dung thư. Proton Mail cung cấp một trình soạn thảo với nhiều tùy chọn, bao gồm phông chữ, màu nền, thư viện biểu tượng cảm xúc, cũng như khả năng thay đổi kích thước hình ảnh và xóa tất cả định dạng khỏi văn bản được sao chép chỉ bằng một cú nhấp chuột.
  • Chèn một dòng trống giữa các đoạn văn để tạo khoảng trắng và tránh giao diện bị rối mắt.
  • Kiểm tra lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp trước khi gửi và sử dụng các tính năng kiểm tra chính tả tích hợp để phát hiện lỗi.
  • Tránh sử dụng ngôn ngữ quá thân mật trong các email trang trọng. Ví dụ, tiếng lóng và các từ viết tắt (như “u” thay vì “you”) thường bị coi là thiếu chuyên nghiệp.
  • Dù việc cung cấp đủ chi tiết để tránh mơ hồ là rất quan trọng, hãy giữ cho email súc tích và đi thẳng vào vấn đề. Tránh các thuật ngữ không cần thiết hoặc các lời giải thích quá dài dòng.
  • Email dài có thể làm người đọc quá tải, vì vậy hãy giữ email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Thay vào đó, hãy tập trung vào một chủ đề cho mỗi email. Nếu cần đưa vào thông tin sâu rộng, hãy cân nhắc đính kèm tài liệu có nội dung chi tiết hoặc sử dụng Proton Drive(cửa sổ mới) để chia sẻ một cách an toàn các liên kết đến tài liệu.
  • Đề cập đến bất kỳ tập tin đính kèm nào trong phần thân của email (ví dụ: “Vui lòng tìm đề xuất dự án được đính kèm để xem xét”) và đảm bảo các tập tin đính kèm có tên rõ ràng và mô tả tốt (ví dụ: “John_Smith_Resume.pdf” thay vì “document.pdf”).

Cải thiện định dạng email với Proton Scribe

Proton Scribe là một trợ lý viết ưu tiên quyền riêng tư được tích hợp vào Proton Mail, được thiết kế để giúp tạo ra các email rõ ràng, chuyên nghiệp và có cấu trúc tốt. Bằng cách cung cấp một gợi ý ngắn gọn, Scribe có thể tạo ra một thư nháp email hoàn chỉnh, giúp vượt qua rào cản ý tưởng và tập trung vào việc truyền đạt những điều quan trọng thay vì cố gắng làm cho email trông thật hoàn hảo.

Scribe cung cấp các tùy chọn để kiểm lỗi email, sửa lỗi ngữ pháp và lỗi chính tả, đồng thời có thể điều chỉnh giọng điệu để trang trọng hoặc thân thiện hơn khi cần thiết. Không giống như một số công cụ AI có thể xâm phạm quyền riêng tư của dữ liệu, Scribe có thể hoạt động cục bộ trên thiết bị, đảm bảo dữ liệu luôn được bảo vệ bằng mã hóa đầu cuối và không được sử dụng để đào tạo các mô hình ngôn ngữ.

Bảo vệ quyền riêng tư với Proton Mail

Với Proton Mail, người dùng không chỉ có Scribe — mà còn có một dịch vụ email bảo mật nhằm đảm bảo các cuộc hội thoại luôn được riêng tư và chỉ người gửi và người nhận mới có thể truy cập được. Người dùng có thể bảo vệ email bằng mật khẩu, đặt ngày hết hạn và hoàn tác email đã gửi để thực hiện các điều chỉnh tiếp theo.

Dễ dàng chuyển dữ liệu sang Proton Mail bằng tính năng Easy Switch giúp truyền an toàn các email, lịch và danh bạ.

Với cam kết đưa quyền riêng tư trở thành nền tảng của internet, Proton Mail chỉ là một phần trong hệ sinh thái đã mã hóa giúp bảo vệ email, mật khẩu, kết nối internet(cửa sổ mới), lưu trữ đám mây(cửa sổ mới), lịch và tài sản kỹ thuật số.