无论是联系同事、求职还是拓展人脉，电子邮件的格式都会显著影响消息的接收效果。

电子邮件格式指邮件的结构化版面与呈现方式，旨在确保沟通清晰、专业且易于阅读。遵循电子邮件礼仪、格式良好的消息既能有效传达信息，又能体谅收件人的时间与注意力，对成功的个人、职业及正式交往至关重要。

本指南介绍电子邮件格式的基础知识，并提供提示和示例，帮助您撰写清晰、专业的电子邮件。您还将了解 Proton Mail 如何帮助您更轻松地撰写结构良好的消息。

了解电子邮件的语境

在开始撰写之前，请务必考虑电子邮件的语境。您应根据与收件人的关系调整语气和正式程度。例如，发给同事的消息可以比发给客户或潜在雇主的 专业电子邮件更随意。

此外，您还应确定电子邮件属于告知信息、提出请求还是后续跟进，以便塑造内容和语气：

  • 告知信息类电子邮件应清晰简洁，通过项目符号或结构化格式优先呈现事实、更新或指示。语气通常中性直白，例如“我想与您分享第三季度销售报告”。
  • 提出请求类电子邮件应在消息开头明确说明所需内容，随后附上详细信息或原因。需要礼貌且有说服力的语气，促使收件人采取行动，例如“您能否在周五之前审阅附件文档？”
  • 后续跟进类电子邮件应在重申目的之前先提及最初的电子邮件或会话。通常需要在礼貌坚持与专业性之间取得平衡，例如“我想跟进一下之前关于会议安排的电子邮件”。

电子邮件格式的关键组成部分

一封格式良好的电子邮件由多个元素组成，它们共同作用以确保清晰、专业和有效的沟通：

主题行

主题行通常是收件人首先看到的内容，因此应清晰简洁，让收件人对消息内容有所预期。重要的是传达电子邮件的目的，并以可操作的词语开头，如“更新”、“请求”、“提醒”或“邀请”，以设定预期。例如，与其用“关于截止日期”，不如用“提醒：12 月 5 日提交截止”。

主题行应控制在 50 个字符以内，以确保在大多数收件箱中完整显示，尤其是在移动设备上。此外，应避免误导性主题行以及可能触发 垃圾邮件过滤器或显得不专业的词语，例如“免费”、“紧急！！！”或过多使用感叹号。

称呼

称呼是电子邮件开头的问候语，用于设定语气并表达对读者的尊重。选择合适的称呼取决于语境、正式程度以及与收件人的关系：

  • 正式称呼适用于给您不太熟悉的人写信、职业场合（商业提案、正式投诉、求职申请、求职信）或称呼资深同事或客户时。例如，“Dear [first name last name]”、“Dear Mr./Ms./Dr. [last name]”、“Dear [job title/department]”或“To whom it may concern”（如果收件人未知）。
  • 半正式称呼介于专业与亲切之间，适用于内部沟通、拓展人脉的电子邮件、日常商务邮件、同事或熟人。例如，“Hello [first name]”、“Hi [first name]”、“Good morning/afternoon [first name]”或“Dear team”。
  • 非正式称呼为随意或熟悉的关系营造友好亲切的语气，例如写给朋友或关系密切的同事的邮件、轻松场合的团队或项目更新、简短便条或非正式通知。例如，“Hi there”、“Hey [first name]”、“Hello everyone”或“Hi all”。

开头段落

如果是首次给某人写信，请以自我介绍开头，清楚说明您的身份和联系缘由，例如“我叫张伟，是 ABC 公司的猎头，专门为科技行业的顶尖人才对接绝佳机会”。此外，还应提及共同联系人，例如“李华向我推荐了您，她对您的工作评价很高”。

在跟进或继续会话时，请在进入主要内容之前使用礼貌开场白，例如“希望您今天一切顺利。我想跟进一下我们之前关于[具体问题]的讨论”。务必提及近期的互动或更新，例如“感谢您在上周会议中提出的宝贵意见”。

如果涉及敏感或棘手的话题，请在切入正题之前先使用礼貌且富有同理心的陈述，例如“相信您一切顺利。我想与您沟通一下您目前的任务安排，以澄清几点”。

写给多位收件人的电子邮件应包含肯定团队或共同目的的开场白，例如“感谢大家在近期项目中的努力。我想提供一些更新并讨论下一步安排”。

正文内容

邮件正文的开头应提供相关的背景信息，帮助收件人理解消息的目的。例如，“正如我们上次会议中讨论的那样，我们将推进已更新的营销策略”。

为了让电子邮件更易于阅读，请将其拆分为简短、易读的段落，每段聚焦一个主题。例如，第一段介绍主要话题，第二段深入详细信息，第三段总结要点或后续步骤。

请将复杂信息或多个要点整理为项目符号或编号列表，帮助收件人快速浏览电子邮件并理解关键详细信息。粗体、斜体或下划线等格式可以突出重要细节，但应避免过度使用，以保持专业语气。例如：

“要完成此流程，请：

  1. 审阅附件文档。
  2. 请在 12 月 8 日星期五之前提供反馈。
  3. 通过电子邮件确认后续步骤”。

结尾段落

结尾段落是您最后一次强化消息、留下积极印象并鼓励回复或采取行动的机会。您可以在此部分：

  • 总结要点。例如，“总结一下，我希望您对附件提案提出意见，以确保其符合我们的目标”。
  • 说明所需的行动或跟进事项，例如“在做出决定之前，如果您有任何问题或需要更多详细信息，请告知我”。
  • 感谢收件人抽出时间，例如“感谢您对此事的关注”。
  • 以积极的语气收尾。例如，“期待听到您对此的看法，并讨论后续步骤”。

结尾敬语

与称呼一样，选择合适的结尾敬语取决于正式程度、电子邮件的语境以及与收件人的关系：

  • 正式结尾：“Sincerely”、“Respectfully”、“Yours faithfully”（用于非常正式的场合）、“Yours sincerely”。
  • 半正式结尾：“Best regards”、“Kind regards”、“Warm regards”、“Thank you”。
  • 非正式结尾：“Best”、“Cheers”、“Thanks again”、“Take care”、“All the best”。

签名

在职业电子邮件中请务必包含您的全名和联系信息，以便收件人知道您的身份，尤其是在首次联系或您的姓名不易辨认时。例如：

“此致，

张伟

ABC 公司营销经理

john.smith@abccompany.com | (123) 456-7890”

更多电子邮件格式提示

制作美观精致、视觉上吸引人的电子邮件可以提高可读性，并确保您的消息受到重视。以下是一些有效设置电子邮件格式的提示：

  • 使用 Arial、Times New Roman 或 Calibri 等标准、易读的字体，字号设为 12 磅，避免使用可能分散消息注意力的装饰性字体。Proton Mail 提供的编写器选项丰富，包括字体、背景颜色、表情符号库，还支持调整图片大小以及一键清除复制文本中的所有格式。
  • 在段落之间插入空行以留出空白，避免外观显得杂乱。
  • 发送前检查拼写和语法错误，并使用内置拼写检查功能来发现错误。
  • 避免在正式电子邮件中使用过于随意的语言。例如，俚语和缩写（如用 “u” 代替 “you”）通常被认为不专业。
  • 虽然提供足够详细信息以避免歧义很重要，但请保持电子邮件简洁扼要。避免使用不必要的行话或过长的解释。
  • 冗长的电子邮件会让读者感到负担，因此请保持电子邮件简短扼要。每封邮件只聚焦一个主题。如果需要包含大量信息，可以考虑附加一个内容详细的文档，或使用 Proton Drive（新窗口） 安全分享文档链接。
  • 请在邮件正文中提及附件（例如，“附件中是项目提案，供您审阅”），并确保附件具有清晰、描述性的名称（例如，“John_Smith_Resume.pdf”而非“document.pdf”）。

使用 Proton Scribe 改进电子邮件格式

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