Napisanie świetnego e-maila nie zawsze jest trudne, ale wymaga pewnej dozy wiedzy, zanim zaczniesz.

To dlatego, że sposób pisania formalnego i nieformalnego e-maila różni się znacznie w zależności od osoby. Pomyśl o tym: Nie napisałbyś e-maila z prośbą o podwyżkę do szefa w ten sam sposób, w jaki napisałbyś do swojej ligi softballowej o happy hour po treningu.

Ważne jest, aby wiedzieć, jak napisać e-mail do odpowiednich odbiorców, i zastanowić się, z kim się komunikujesz i jak chcesz, aby Twoja wiadomość została odebrana, zanim w ogóle zaczniesz.

Niezależnie od tego, czy ubiegasz się o pracę, kontaktujesz się ze współpracownikiem, próbujesz wynegocjować ofertę na zabytkowy zestaw kolekcjonerskich kart do gry, czy korespondujesz ze swoim agentem ubezpieczeniowym, wiedza o tym, jak napisać e-mail, może pomóc Ci się komunikować i uzyskać to, czego potrzebujesz, szybko i skutecznie.

Ale zanim napiszesz e-mail, musisz zrozumieć podstawowy format pisania e-maili, czyli wszystkie różne elementy, które składają się na skonstruowanie skutecznego e-maila. W końcu chcesz, aby czytelnik faktycznie otworzył — i cóż, przeczytał — Twoją wiadomość.

Ten artykuł omawia wszystkie podstawy tego, jak napisać poprawny e-mail: pisanie przyciągającego uwagę tematu, mocnego otwarcia, zwięzłej treści e-maila i pewnego, ale przyjaznego pożegnania.

Aby ułatwić sprawę, dołączyliśmy również konfigurowalne szablony e-maili dla typowych sytuacji, które pomogą Ci zacząć.

Zacznij od właściwego adresu e-mail

Twój adres e-mail jest jedną z najważniejszych rzeczy do rozważenia, gdy zaczynasz pisać e-maile. Jeśli jesteś przyzwyczajony do używania kiczowatego osobistego adresu e-mail, takiego jak pilkarz312@hotmail.com, czas na nową niestandardową domenę e-mail.

To dlatego, że Twój adres e-mail może mieć ogromny wpływ na to, jak jesteś postrzegany, zwłaszcza jeśli ubiegasz się o pracę lub wysyłasz e-maile do klientów w sprawach służbowych. Nawet jeśli Twój e-mail nie jest formalny, Twój odbiorca prawdopodobnie potraktuje Twoją wiadomość pilniej, jeśli pochodzi z profesjonalnie brzmiącego adresu e-mail. Więc porzuć szkolny e-mail i zdobądź własną niestandardową domenę e-mail.

Napisz jasny, władczy temat

W typowym formacie pisania e-maili temat jest pierwszym wrażeniem odbiorcy o Tobie i Twojej wiadomości. Biorąc pod uwagę siłę, jaką ma Twój temat, powinien on być zwięzły, bezpośredni i dawać czytelnikowi mocny powód do otwarcia wiadomości.

Podczas pisania tematu korzystne może być zawarcie krótkiego wezwania do działania lub czasu, w którym oczekujesz odpowiedzi, jeśli jest to potrzebne. Zamiast pisać po prostu „Kontynuacja”, rozważ coś w stylu „Kontynuacja spotkania: Odpowiedź potrzebna do [data]”.

Pisząc temat, pamiętaj, aby:

  • Zmieścić się w 10 słowach.
  • Uczynić temat jasnym. Czy to kontynuacja? Zapytanie o pracę? Pytanie do kolegi?
  • Dodać wezwanie do działania lub datę odpowiedzi, jeśli jest to potrzebne.
  • Być konkretnym, aby Twój e-mail nie zginął wśród innych.

Przykłady:

  • „Przegląd raportu: Opinia potrzebna do piątku”
  • „Kontynuacja: Notatki ze spotkania we wtorek”
  • „Prośba o rozmowę w poniedziałek lub wtorek”

Zacznij od uprzejmego powitania

W pisaniu e-maili zawsze powinieneś zaczynać od uprzejmego powitania. Jeśli znasz imię i nazwisko oraz tytuł odbiorcy, to jest miejsce, aby ich użyć. Jeśli nie, użyj ogólnego, ale profesjonalnego otwarcia.

Przykłady:

  • „Szanowny dr. Kowalski,”
  • „Cześć Maggie,”
  • „Do zespołu wsparcia klienta,”
  • „Szanowny menedżerze ds. rekrutacji,”

Przedstaw się (jeśli to konieczne)

Jeśli odbiorca e-maila nie wie, kim jesteś, szybko się przedstaw. Podaj swoje imię i nazwisko, tytuł oraz krótkie zdanie wyjaśniające, kim jesteś i dlaczego się z nim kontaktujesz.

Jeśli już się spotkaliście, być może nie musisz się przedstawiać; jednak jeśli spotkałeś odbiorcę tylko przelotnie, generalnie w dobrym tonie jest ponowne przedstawienie się przed przejściem do wiadomości.

Przykład:

„Nazywam się Stacey Williams i jestem grafikiem z Tucson w Arizonie. Kontaktuję się w sprawie oferty pracy dla asystenta weterynaryjnego”.

Określ cel napisania e-maila

Nikt nie lubi e-maili, w których przejście do sedna zajmuje zbyt dużo czasu. Prawidłowe pisanie e-maili powinno poinformować czytelnika, dlaczego się z nim kontaktujesz, już w pierwszych kilku wierszach.

Czy znasz swojego odbiorcę? Czy jest to przełożony, przyjaciel czy klient? Sposób pisania e-maila może się zmienić w zależności od odbiorców, ale rozsądnie jest ustalić ton i cel na wczesnym etapie.

Poniżej znajduje się kilka przykładów, jak napisać poprawny e-mail, który szybko ustala cel w początkowej części treści:

Pytanie ogólne: „Piszę dzisiaj, aby zapytać o wtorkowy termin…”

Wprowadzenie: „Chciałem się przedstawić jako nowy pracownik zespołu…”

Udzielanie informacji: „Piszę, aby przekazać Ci aktualizację dotyczącą Twojej pożyczki biznesowej…”

Kontynuacja: „Chciałem nawiązać do naszej rozmowy telefonicznej z zeszłego tygodnia…”

Prośba: „Zastanawiałem się, czy mógłbyś napisać list rekomendacyjny…”

Pamiętaj, że to, jak nadasz ton na początku e-maila, może zadecydować o tym, czy odbiorca przeczyta Twój e-mail i odpowie w odpowiednim czasie — czy przeniesie go do kosza.

Dołącz jasne wezwanie do działania (CTA)

Twój odbiorca e-maila prawdopodobnie ma setki wiadomości do przejrzenia, w tym Twoją. Według firmy zajmującej się marketingiem e-mailowym Litmus przeciętna osoba spędza od dziewięciu do 14 sekund na czytaniu jednego e-maila(nowe okno). To niewiele czasu na przekazanie wiadomości.

Jeśli wysyłasz e-mail do kogoś z konkretną prośbą, daj czytelnikowi znać konkretnie, co musi zrobić dalej. Nie trzeba pisać rozwlekłego, nudnego e-maila — bądź bezpośredni w kwestii tego, czego chcesz (znanego również jako wezwanie do działania), i przejdź do swojego CTA tak wcześnie, jak to możliwe. Bez tego Twój e-mail może wydawać się pozbawiony kierunku, a czytelnik może całkowicie zrezygnować z odpowiedzi.

Przykłady:

  • „Czy masz czas na rozmowę w tym tygodniu? Daj mi znać”.
  • „Uprzejmie przejrzyj raport i prześlij wszelkie opinie do piątku”.
  • „Czy mam Twoją zgodę na kontynuowanie tego projektu?”.

Połącz to wszystko przyjaznym zakończeniem

Twoje zakończenie to Twoje ostatnie wrażenie — ostatnia szansa na zaznaczenie swojej obecności, która miejmy nadzieję wywoła odpowiedź u odbiorcy. Podziękuj czytelnikowi za czas, przypomnij mu o swoim CTA i zamknij podpisem pasującym do tonu Twojego e-maila.

Popularne pożegnania:

  • Uprzejmie,
  • Dziękuję za Twój czas,
  • Czekam na Twoją odpowiedź,
  • Z wdzięcznością,
  • Z poważaniem,

Dodaj profesjonalny podpis e-mail

Skuteczny podpis pozwala czytelnikowi dowiedzieć się, kim jesteś i jak się z Tobą skontaktować. Pamiętaj, aby zawsze podawać:

  • Swoje imię i nazwisko
  • Tytuł zawodowy
  • Firmę
  • Dane kontaktowe

Sprawdź przed wysłaniem

Łatwo jest zrobić literówkę w e-mailu — a jeszcze łatwiej ją przeoczyć. Dlatego kluczowe jest sprawdzenie e-maila przed wysłaniem, zwłaszcza w środowisku zawodowym. Pamiętaj, aby sprawdzić pisownię, gramatykę i imię osoby, do której piszesz. Błędne napisanie czyjegoś imienia to jeden z najszybszych sposobów na nieuzyskanie pożądanej odpowiedzi.

Używaj Proton Scribe, Twojego osobistego asystenta pisania

Narzędzia takie jak Proton Scribe mogą pomóc Ci dwukrotnie sprawdzić ton e-maila i wyłapać literówki, zanim będzie za późno. Może nawet pomóc Ci sformatować wiadomość i znaleźć odpowiednie słowa, dzięki czemu w mgnieniu oka nauczysz się pisać poprawne e-maile. Wbudowany asystent Proton Mail, Scribe, może Ci pomóc:

  • Pisać jasne i profesjonalne e-maile
  • Wyłapywać błędy gramatyczne i ortograficzne
  • Utrzymywać spójny ton w całej wiadomości
  • Oszczędzać czas na szkicowaniu i edytowaniu

Co najważniejsze, Proton Scribe został zaprojektowany z myślą o Twojej prywatności. W przeciwieństwie do innych asystentów pisania, Scribe może być uruchamiany lokalnie, więc Twoje wrażliwe informacje nigdy nie opuszczają Twojego laptopa.

5 gotowych do użycia szablonów e-maili

1. Kontynuacja spotkania

Temat: Kontynuacja: Podsumowanie spotkania i kolejne kroki

Cześć [imię],

Dzięki za obecność na zeszłotygodniowym spotkaniu zespołu. Załączyłem szybkie podsumowanie spotkania i muszę mieć ostateczny przegląd projektu w poniedziałek.

Proszę przejrzyj listę i daj mi znać, czy chcesz coś dodać do tego czasu.

Uprzejmie,
[Twoje imię i podpis]

2. Aplikacje o pracę

Temat: Aplikacja na [stanowisko]

Szanowni Państwo [nazwa firmy],

Nazywam się [imię i nazwisko] i piszę, aby wyrazić swoje zainteresowanie stanowiskiem [tytuł] w [firma]. Załączyłem swoje CV i portfolio marketingowe do Państwa wglądu.

Proszę dać mi znać, jeśli potrzebują Państwo dodatkowych informacji. Chętnie dowiem się więcej o tej możliwości.

Z poważaniem,
[Twoje imię i podpis]

3. Prośba o opinię

Temat: Opinia wymagana do [data]

Cześć [imię],

Załączyłem szkic [nazwa projektu] i byłbym wdzięczny za opinię. Czy mógłbyś rzucić okiem w wolnej chwili i podzielić się przemyśleniami do [data]?

Dziękuję,
[Twoje imię i podpis]

4. Planowanie spotkania

Temat: Planowanie rozmowy na ten tydzień

Cześć [imię],

Czy jesteś dostępny w tym tygodniu, aby porozmawiać i omówić [temat]? Jestem dostępny w [wstaw daty i godziny].

Daj mi znać, co Ci najbardziej pasuje, jestem elastyczny.

Dzięki,
[Twoje imię i podpis]

5. Ogólne przedstawienie się

Temat: Pozdrowienia od [Twoje imię i nazwisko]

Cześć [imię],

Nazywam się [Twoje imię i nazwisko] i jestem [tytuł] w [firma]. Natknąłem się na Twój adres e-mail podczas robienia researchu na temat [temat] i chciałem się przedstawić.

Chciałbym dowiedzieć się więcej o tym, jak zaangażowałeś się w [temat]. Czy to dobry sposób na skontaktowanie się z Tobą?

Z poważaniem,
[Twoje imię i podpis]

FAQ: Pisanie lepszych e-maili

  1. Jak długi powinien być e-mail?
    Twoje wiadomości e-mail powinny być zazwyczaj krótkie i na temat. Pamiętaj, że przeciętna osoba spędza mniej niż 15 sekund na czytaniu jednego e-maila. Jeśli Twoja wiadomość jest zbyt długa, prawdopodobnie nie zostanie przeczytana.
  2. Czy mogę używać emoji lub wykrzykników?
    Jeśli ton jest nieformalny i znasz swoich odbiorców, emoji i wykrzykniki są prawdopodobnie w porządku. Ale w profesjonalnych e-mailach będziesz chciał pominąć emotikony i niepotrzebne wykrzykniki, ponieważ mogą zostać odebrane jako zbyt entuzjastyczne lub swobodne.
  3. Czego powinienem unikać w profesjonalnym e-mailu?
    Jak wspomniano wcześniej, emoji i wykrzykników należy unikać w profesjonalnych ustawieniach e-mail. Rozsądnie jest również unikać slangu i zbyt swobodnych powitań i pożegnań.
  4. Jak mogę stać się lepszy w pisaniu e-maili?
    Znasz to powiedzenie: Praktyka czyni mistrza. Ale napisanie e-maila może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli denerwujesz się zdobyciem pracy lub proszeniem o coś ważnego, na przykład o podwyżkę. Korzystanie z narzędzi takich jak Proton Scribe może pomóc zdjąć presję, gdy dopiero uczysz się, jak napisać e-mail, pomagając Ci w odpowiednim formacie pisania e-maili, sprawdzaniu i nie tylko.

Pisz lepsze — i bezpieczniejsze — e-maile z Proton

Nauczenie się, jak napisać e-mail, jest ważną umiejętnością — ale wiedza, jak dbać o bezpieczeństwo swoich danych? To jest kluczowe.

Ponad 100 milionów ludzi i firm na całym świecie ufa Proton Mail w swojej codziennej komunikacji i ważnej korespondencji biznesowej.

Stworzony przez naukowców jądrowych, którzy dostrzegli potrzebę platformy e-mail stawiającej na prywatność, Proton jest szwajcarskim dostawcą poczty e-mail zaszyfrowanej end-to-end, wspieranym przez jedne z najsurowszych przepisów dotyczących prywatności na świecie.

W przeciwieństwie do innych dostawców poczty e-mail, którzy sprzedają Twoje dane firmom marketingowym, gdy korzystasz z Proton Mail, nikt nie ma dostępu do Twoich danych osobowych poza Tobą. Nawet my.

I zawsze szukamy sposobów na ulepszenia — czy to poprzez narzędzia, które pomogą Ci pisać lepsze e-maile, takie jak Scribe — czy też dzięki naszemu pakietowi produktów stawiających na prywatność, takich jak Proton Drive (zaszyfrowana przestrzeń dyskowa, aby Twoje pliki były bezpieczne) i Proton Calendar (aby chronić Twoje ważne harmonogramy i spotkania).

Jeśli jesteś gotowy, aby dołączyć do przyszłości prywatności w internecie i odzyskać kontrolę nad swoimi danymi, zarejestruj się, aby otrzymać bezpłatne konto Proton Mail już dziś.