Scrivere una fantastica email non è sempre difficile, ma richiede una certa dose di know-how prima di iniziare.
Questo perché il modo in cui scriveresti un’email formale e informale varia notevolmente da persona a persona. Pensaci: non scriveresti un’email per chiedere un aumento al tuo capo nello stesso modo in cui scriveresti un’email alla tua lega di softball per l’happy hour di squadra dopo l’allenamento di battuta.
È importante sapere come scrivere un’email per il pubblico giusto e considerare con chi stai comunicando e come vuoi che il tuo messaggio venga recepito, prima ancora di iniziare.
Che tu ti stia candidando per un lavoro, facendo follow-up con un collega, cercando di negoziare un affare su un set vintage di carte da gioco collezionabili o corrispondendo con il tuo agente assicurativo, sapere come scrivere un’email può aiutarti a comunicare e ottenere ciò di cui hai bisogno in modo rapido ed efficiente.
Ma prima di scrivere la tua email, devi comprendere il formato di scrittura email di base, ovvero tutti i diversi elementi che concorrono alla costruzione di un’email efficace. Dopotutto, vuoi che il lettore apra effettivamente e, beh, legga il tuo messaggio.
Questo articolo copre tutti gli elementi essenziali su come scrivere un’email corretta: scrivere un oggetto che attiri l’attenzione, un’apertura forte, un corpo dell’email succinto e un saluto finale sicuro ma amichevole.
Per rendere le cose più semplici, abbiamo anche incluso modelli di email personalizzabili per situazioni comuni per aiutarti a iniziare.
Inizia con l’indirizzo email giusto
Il tuo indirizzo email è una delle cose più importanti da considerare quando inizi a scrivere email. Se sei abituato a usare un indirizzo email personale kitsch come soccerguy312@hotmail.com, è tempo di un nuovo dominio email personalizzato.
Questo perché il tuo indirizzo email può fare un’enorme differenza nel modo in cui vieni percepito, specialmente se ti stai candidando per un lavoro o inviando email ai clienti per affari ufficiali. Anche se la tua email non è formale, è probabile che il tuo destinatario visualizzi il tuo messaggio con più urgenza se proviene da un indirizzo email dal suono professionale. Quindi abbandona l’email del liceo e ottieni il tuo dominio email personalizzato.
Scrivi un oggetto chiaro e imperativo
In un tipico formato di scrittura email, il tuo oggetto è la prima impressione che il destinatario ha di te e del tuo messaggio. Considerando il potere che ha il tuo oggetto, dovrebbe essere conciso, diretto e dare al lettore un motivo forte per aprire il tuo messaggio.
Quando scrivi un oggetto, può essere utile includere un breve invito all’azione o un momento in cui ti aspetti una risposta, se necessario. Invece di scrivere semplicemente “Follow-up”, considera qualcosa come “Follow-up riunione: Risposta necessaria entro [data]”.
Quando scrivi il tuo oggetto, ricorda di:
- Mantenerlo sotto le 10 parole.
- Rendere chiaro il tuo argomento. È un follow-up? Una richiesta di lavoro? Una domanda per un collega?
- Aggiungere un invito all’azione o una data di risposta se necessario.
- Essere specifico in modo che la tua email non venga sepolta tra le altre.
Esempi:
- “Revisione report: Feedback necessario entro venerdì”
- “Follow-up: Note riunione di martedì”
- “Richiesta di chiacchierata lun o mar”
Apri con un saluto educato
Nella scrittura di email, dovresti sempre iniziare la tua email con un saluto educato. Se conosci il nome e il titolo del destinatario, questo è il posto giusto per usarlo. In caso contrario, usa un’apertura generale ma professionale.
Esempi:
- “Gentile Dr. Smith,”
- “Ciao Maggie,”
- “Al team di assistenza clienti,”
- “Gentile responsabile delle assunzioni,”
Presentati (se necessario)
Se il destinatario della tua email non sa chi sei, presentati rapidamente. Includi il tuo nome, il tuo titolo e una breve frase che spieghi chi sei e perché lo stai contattando.
Se vi siete già incontrati, potresti non aver bisogno di presentarti; tuttavia, se hai incontrato il destinatario solo brevemente, è generalmente buona norma ripresentarti prima di lanciarti nel tuo messaggio.
Esempio:
“Mi chiamo Stacey Williams e sono una graphic designer di Tucson, AZ. Vi contatto in merito all’apertura lavorativa per un assistente veterinario.”
Dichiara lo scopo per cui scrivi la tua email
A nessuno piace un’email che impiega troppo tempo per arrivare al punto. Una scrittura email corretta dovrebbe far sapere al lettore perché lo stai contattando entro le prime righe.
Conosci il tuo destinatario? È un superiore, un amico o un cliente? Il modo in cui scrivi la tua email può cambiare a seconda del tuo pubblico, ma è saggio stabilire il tuo tono e scopo presto.
Di seguito sono riportati alcuni esempi di come scrivere un’email corretta che stabilisce rapidamente il tuo scopo all’inizio del corpo dell’email:
Domanda generale: “Scrivo questa email oggi per informarmi sulla scadenza di martedì…”
Introduzione: “Volevo presentarmi come recente nuovo assunto del team…”
Fornire informazioni: “Scrivo per darti un aggiornamento sul tuo prestito aziendale…”
Follow-up: “Volevo fare un follow-up sulla nostra telefonata della settimana scorsa…”
Richiesta: “Mi chiedevo se potessi scrivere una lettera di raccomandazione…”
Ricorda, il modo in cui imposti il tono all’inizio dell’email può determinare se il tuo destinatario leggerà o meno la tua email e risponderà in modo tempestivo, o se la sposterà nel cestino.
Includi un chiaro invito all’azione (CTA)
Il destinatario della tua email ha probabilmente centinaia di email da vagliare, inclusa la tua. Secondo l’azienda di email marketing Litmus, la persona media trascorre tra nove e 14 secondi a leggere un’email(nuova finestra). Non è molto tempo per far passare il tuo messaggio.
Se stai inviando un’email a qualcuno con una richiesta specifica, fai sapere al tuo lettore specificamente cosa deve fare dopo. Non è necessario scrivere un’email prolissa e noiosa: sii diretto su ciò che vuoi (noto anche come invito all’azione) e arriva alla tua CTA il prima possibile. Senza di essa, la tua email potrebbe sembrare priva di direzione e il tuo lettore potrebbe rinunciare del tutto a rispondere.
Esempi:
- “Sei libero per una chiamata questa settimana? Fammi sapere.”
- “Esamina gentilmente il report e invia eventuali feedback entro venerdì.”
- “Ho la tua approvazione per procedere con questo progetto?”
Collega tutto con una chiusura amichevole
La tua chiusura è la tua impressione finale, l’ultima possibilità di lasciare il segno che, si spera, susciterà una risposta dal tuo destinatario. Ringrazia il lettore per il suo tempo, ricordagli la tua CTA e chiudi con un saluto finale adatto al tono della tua email.
Saluti finali comuni:
- Cordialmente,
- Grazie per il tuo tempo,
- In attesa di una tua risposta,
- Con gratitudine,
- Sinceramente,
Aggiungi una firma email professionale
Una firma efficace fa sapere al lettore chi sei e come contattarti. Assicurati di includere sempre:
- Il tuo nome e cognome
- Qualifica lavorativa
- Azienda
- Informazioni di contatto
Rileggi prima di premere invia
È facile includere un errore di battitura nella tua email ed è ancora più facile trascurarlo. Ecco perché è fondamentale rileggere prima di inviare la tua email, specialmente in un contesto professionale. Assicurati di controllare l’ortografia, la grammatica e il nome della persona a cui stai scrivendo. Scrivere in modo errato il nome di qualcuno è uno dei modi più rapidi per non ottenere la risposta che desideri.
Usa Proton Scribe, il tuo assistente alla scrittura personale
Strumenti come Proton Scribe possono aiutarti a ricontrollare il tono della tua email e a individuare errori di battitura prima che sia troppo tardi. Può persino aiutarti a formattare il tuo messaggio e a trovare le parole giuste, così puoi imparare a scrivere un’email corretta in pochissimo tempo. L’assistente integrato di Proton Mail, Scribe, può aiutarti a:
- Scrivere email chiare e professionali
- Individuare errori grammaticali e di ortografia
- Mantenere il tuo tono coerente in tutto il messaggio
- Risparmiare tempo nella stesura e modifica
La cosa più importante è che Proton Scribe è stato progettato pensando alla tua privacy. A differenza di altri assistenti alla scrittura, Scribe può essere eseguito localmente, quindi le tue informazioni sensibili non lasciano mai il tuo laptop.
5 modelli di email pronti all’uso
1. Follow-up riunione
Oggetto: Follow-up: Riepilogo riunione e passaggi successivi
Ciao [name],
Grazie per aver partecipato alla riunione del team della settimana scorsa. Ho allegato un rapido riepilogo della riunione e avrò bisogno di avere una revisione finale del progetto lunedì.
Per favore dai un’occhiata all’elenco e fammi sapere se c’è qualcosa che vuoi aggiungere entro quella data.
Cordialmente,
[Tuo nome e firma]
2. Candidature di lavoro
Oggetto: Candidatura per [title]
Gentile [company name],
Mi chiamo [name] e scrivo per esprimere il mio interesse per la posizione di [title] presso [company]. Ho allegato il mio CV e il mio portfolio di marketing per una tua revisione.
Per favore fammi sapere se hai bisogno di ulteriori informazioni. Sono ansioso di saperne di più su questa opportunità.
Sinceramente,
[Tuo nome e firma]
3. Richiesta di feedback
Oggetto: Feedback richiesto entro [date]
Ciao [name],
Ho allegato una bozza di [project name] e apprezzerei un feedback. Potresti darci un’occhiata quando ti è comodo e condividere eventuali pensieri entro [date]?
Grazie,
[Tuo nome e firma]
4. Pianificazione di una riunione
Oggetto: Pianificazione di una chiamata per questa settimana
Ciao [name],
Sei disponibile questa settimana per fare una chiamata e discutere di [topic]? Sono disponibile il [insert dates and times].
Fammi sapere cosa funziona meglio per te, posso essere flessibile.
Grazie,
[Tuo nome e firma]
5. Introduzioni generali
Oggetto: Saluti da [your name]
Ciao [name],
Mi chiamo [your name] e sono un [title] presso [company]. Mi sono imbattuto nel tuo indirizzo email mentre facevo qualche ricerca su [subject] e volevo presentarmi.
Mi interessa saperne di più su come sei stato coinvolto in [subject]. È un buon modo per contattarti?
Cordiali saluti,
[Tuo nome e firma]
FAQ: Scrivere email migliori
- Quanto dovrebbe essere lunga un’email?
I tuoi messaggi email dovrebbero essere in genere brevi e diretti al punto. Ricorda, la persona media trascorre meno di 15 secondi a leggere un’email. Se il tuo messaggio è troppo lungo, è probabile che non venga letto. - Posso usare emoji o punti esclamativi?
Se il tono è informale e conosci il tuo pubblico, emoji e punti esclamativi vanno probabilmente bene. Ma per email professionali, vorrai evitare emoticon e punti esclamativi non necessari, poiché possono essere letti come troppo zelanti o casuali. - Cosa dovrei evitare in un’email professionale?
Come affermato in precedenza, emoji e punti esclamativi dovrebbero essere evitati nelle impostazioni email professionali. È saggio evitare anche lo slang e saluti e chiusure eccessivamente casuali. - Come posso migliorare nella scrittura di email?
Conosci il detto: la pratica rende perfetti. Ma scrivere un’email può essere impegnativo, specialmente se sei nervoso per ottenere un lavoro o chiedere qualcosa di importante, come un aumento. L’uso di strumenti come Proton Scribe può aiutare ad alleviare la pressione quando stai appena imparando a scrivere un’email, assistendoti con il corretto formato di scrittura email, la correzione di bozze e altro ancora.
Scrivi email migliori e più sicure con Proton
Imparare a scrivere un’email è un’abilità importante, ma sapere come mantenere i tuoi dati al sicuro? Quello è essenziale.
Più di 100 milioni di persone e aziende in tutto il mondo si affidano a Proton Mail per le loro comunicazioni quotidiane e per l’importante corrispondenza aziendale.
Creata da scienziati nucleari che hanno visto la necessità di una piattaforma email orientata alla privacy, Proton è un provider di posta crittografato end-to-end con sede in Svizzera, supportato da alcune delle leggi sulla privacy più forti al mondo.
A differenza di altri provider di posta che vendono i tuoi dati a società di marketing, quando utilizzi Proton Mail, nessuno ha accesso alle tue informazioni personali tranne te. Nemmeno noi.
E cerchiamo sempre modi per migliorare, sia attraverso strumenti che possono aiutarti a scrivere email migliori, come Scribe, sia con la nostra suite di prodotti orientati alla privacy come Proton Drive (archiviazione crittografata per mantenere i tuoi file al sicuro) e Proton Calendar (per proteggere i tuoi programmi e appuntamenti importanti).
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