Harika bir e-posta yazmak her zaman zor değildir ancak başlamadan önce belirli bir miktarda bilgi birikimi gerektirir.
Bunun nedeni, resmi ve gayri resmi bir e-postayı yazma şeklinizin kişiden kişiye büyük ölçüde değişmesidir. Bir düşünün: Patronunuza zam istemek için yazdığınız bir e-postayı, beyzbol antrenmanından sonra takımın indirim saati (happy hour) hakkında softbol liginize yazdığınız e-postayla aynı şekilde yazmazsınız.
Doğru kitle için nasıl e-posta yazılacağını bilmek ve başlamadan önce kiminle iletişim kurduğunuzu ve iletinizin nasıl algılanmasını istediğinizi düşünmek önemlidir.
İster bir işe başvuruyor olun, ister bir meslektaşınızla takipte bulunun, ister eski bir koleksiyon oyun kartı seti için pazarlık yapmaya çalışın veya sigorta acentenizle yazışıyor olun; nasıl e-posta yazılacağını bilmek, iletişim kurmanıza ve ihtiyacınız olanı hızlı ve verimli bir şekilde almanıza yardımcı olabilir.
Ancak e-postanızı yazmadan önce temel e-posta yazma formatını, yani etkili bir e-posta oluşturmaya giden tüm farklı unsurları anlamanız gerekir. Sonuçta, okuyucunun iletinizi gerçekten açmasını ve okumasını istersiniz.
Bu makale, uygun bir e-postanın nasıl yazılacağına dair tüm esasları kapsar: dikkat çekici bir konu satırı, güçlü bir açılış, özlü e-posta gövdesi ve kendinden emin ama dostça bir kapanış.
İşleri kolaylaştırmak için, başlamanıza yardımcı olacak yaygın durumlar için özelleştirilebilir e-posta şablonları da ekledik.
Doğru e-posta adresiyle başlayın
E-posta adresiniz, e-posta yazmaya başlarken dikkate alınması gereken en önemli şeylerden biridir. soccerguy312@hotmail.com gibi bayağı bir kişisel e-posta adresi kullanmaya alışkınsanız, yeni bir özel e-posta etki alanı zamanı gelmiş demektir.
Bunun nedeni, e-posta adresinizin nasıl algılandığınız konusunda büyük bir fark yaratabilmesidir, özellikle de bir işe başvuruyorsanız veya resmi işler hakkında müşterilere e-posta gönderiyorsanız. E-postanız resmi olmasa bile, profesyonel görünümlü bir e-posta adresinden geliyorsa alıcınızın iletinizi daha acil görmesi muhtemeldir. Bu yüzden lise e-postasını bırakın ve kendi özel e-posta etki alanınızı alın.
Net, hakim bir konu satırı yazın
Tipik bir e-posta yazma formatında, konu satırınız alıcının sizin ve iletiniz hakkındaki ilk izlenimidir. Konu satırınızın sahip olduğu gücü göz önünde bulundurarak, özlü, doğrudan olmalı ve okuyucuya iletinizi açması için güçlü bir neden vermelidir.
Bir konu yazarken, kısa bir harekete geçirici mesaj veya gerekirse bir yanıt beklediğiniz bir zamanı eklemek faydalı olabilir. Sadece “Takip” yazmak yerine, “Toplantı takibi: [tarih] tarihine kadar yanıt gerekli” gibi bir şey düşünün.
Konu satırınızı yazarken şunları unutmayın:
- 10 kelimenin altında tutun.
- Konunuzu netleştirin. Bu bir takip mi? Bir iş başvurusu mu? Bir meslektaş için soru mu?
- Gerekirse bir harekete geçirici mesaj veya yanıt tarihi ekleyin.
- Spesifik olun, böylece e-postanız diğerlerinin arasına gömülmez.
Örnekler:
- “Rapor incelemesi: Cuma gününe kadar geri bildirim gerekli”
- “Takip: Salı toplantı notları”
- “Pzt veya Salı sohbet talebi”
Kibar bir selamlama ile açın
E-posta yazarken, e-postanıza her zaman kibar bir selamlamayla başlamalısınız. Alıcının adını ve unvanını biliyorsanız, burası kullanacağınız yerdir. Değilse, genel ama profesyonel bir açılış kullanın.
Örnekler:
- “Sayın Dr. Smith,”
- “Merhaba Maggie,”
- “Müşteri desteği ekibine,”
- “Sayın işe alım yöneticisi,”
Kendinizi tanıtın (gerekirse)
E-posta alıcınız kim olduğunuzu bilmiyorsa, kendinizi kısaca tanıtın. Adınızı, unvanınızı ve kim olduğunuzu ve onlarla neden iletişim kurduğunuzu açıklayan kısa bir cümle ekleyin.
Zaten tanıştıysanız kendinizi tanıtmanız gerekmeyebilir; ancak alıcıyla yalnızca kısaca tanıştıysanız, iletinize başlamadan önce kendinizi yeniden tanıtmak genellikle iyi bir formdur.
Örnek:
“Adım Stacey Williams, Tucson, AZ’den bir grafik tasarımcıyım. Veteriner asistanı iş ilanıyla ilgili olarak size ulaşıyorum.”
E-postanızı yazma amacınızı belirtin
Kimse sadede gelmesi çok uzun süren bir e-postayı sevmez. Uygun e-posta yazımı, okuyucunun onlarla neden iletişim kurduğunuzu ilk birkaç satır içinde bilmesini sağlamalıdır.
Alıcınızı tanıyor musunuz? Bir üst, arkadaş veya müşteri mi? E-postanızı yazma şekliniz kitlenize bağlı olarak değişebilir ancak tonunuzu ve amacınızı erkenden belirlemek akıllıcadır.
Aşağıda, e-posta gövdenizin başında amacınızı hızlı bir şekilde belirleyen uygun bir e-postanın nasıl yazılacağına dair bazı örnekler verilmiştir:
Genel soru: “Bugün Salı günkü son tarih hakkında bilgi almak için e-posta gönderiyorum…”
Giriş: “Kendimi ekibin yeni işe alınan elemanı olarak tanıtmak istedim…”
Bilgi sağlama: “Ticari kredinizle ilgili bir güncelleme vermek için yazıyorum…”
Takip: “Geçen haftaki telefon görüşmemizi takip etmek istedim…”
İstek: “Acaba bir tavsiye mektubu yazabilir misiniz diye merak ediyordum…”
Unutmayın, e-postanın başında tonu nasıl ayarladığınız, alıcınızın e-postanızı okuyup okumadığını ve zamanında yanıt verip vermediğini (veya çöp kutusuna taşıyıp taşımadığını) belirleyebilir.
Net bir harekete geçirici mesaj (CTA) ekleyin
E-posta alıcınızın muhtemelen sizinki de dahil olmak üzere incelemesi gereken yüzlerce e-postası vardır. E-posta pazarlama şirketi Litmus’a göre, ortalama bir kişi bir e-postayı okumak için dokuz ila 14 saniye arasında(yeni pencere) zaman harcıyor. Bu, iletinizi iletmek için fazla bir zaman değil.
Belirli bir istekle birine e-posta gönderiyorsanız, okuyucunuza bundan sonra ne yapmaları gerektiğini özellikle bildirin. Uzun, sıkıcı bir e-posta yazmanıza gerek yok; ne istediğiniz konusunda doğrudan olun (harekete geçirici mesajınız olarak da bilinir) ve CTA’nıza mümkün olduğunca erken ulaşın. Onsuz, e-postanız yönsüz hissedilebilir ve okuyucunuz yanıt vermekten tamamen vazgeçebilir.
Örnekler:
- “Bu hafta bir görüşme için müsait misiniz? Bana bildirin.”
- “Lütfen raporu inceleyin ve Cuma gününe kadar geri bildirim gönderin.”
- “Bu projede ilerlemek için onayınıza sahip miyim?”
Dostça bir kapanışla bağlayın
Kapanışınız son izleniminizdir; alıcınızdan bir yanıt almayı umduğunuz izinizi bırakmak için son şans. Okuyucuya zaman ayırdığı için teşekkür edin, CTA’nızı hatırlatın ve e-postanızın tonuna uygun bir kapanışla bitirin.
Yaygın kapanışlar:
- İçtenlikle,
- Zaman ayırdığınız için teşekkürler,
- Cevabınızı bekliyorum,
- Minnetle,
- Saygılarımla,
Profesyonel bir e-posta imzası ekleyin
Etkili bir imza, okuyucunun kim olduğunuzu ve sizinle nasıl iletişim kuracağını bilmesini sağlar. Her zaman şunları eklediğinizden emin olun:
- Adınız ve soyadınız
- İş unvanı
- Şirket
- İletişim bilgileri
Göndere basmadan önce düzeltin
E-postanıza bir yazım hatası eklemek kolaydır ve bunları gözden kaçırmak daha da kolaydır. Bu nedenle, özellikle profesyonel bir ortamda e-postanızı göndermeden önce düzeltmek çok önemlidir. Yazımınızı, dilbilginizi ve yazdığınız kişinin adını kontrol ettiğinizden emin olun. Birinin adını yanlış yazmak, arzu ettiğiniz yanıtı almamanın en hızlı yollarından biridir.
Kişisel yazma asistanınız Proton Scribe’ı kullanın
Proton Scribe gibi araçlar, e-postanızın tonunu iki kez kontrol etmenize ve çok geç olmadan yazım hatalarını yakalamanıza yardımcı olabilir. Hatta iletinizi biçimlendirmenize ve doğru kelimeleri bulmanıza yardımcı olabilir, böylece kısa sürede uygun bir e-postayı nasıl yazacağınızı öğrenebilirsiniz. Proton Mail’in yerleşik asistanı Scribe şunları yapmanıza yardımcı olabilir:
- Net ve profesyonel e-postalar oluşturun
- Dilbilgisi ve yazım hatalarını yakalayın
- İletiniz boyunca tonunuzu tutarlı tutun
- Taslak hazırlama ve düzenleme konusunda zaman kazanın
En önemlisi, Proton Scribe gizliliğiniz göz önünde bulundurularak tasarlanmıştır. Diğer yazma asistanlarının aksine, Scribe yerel olarak çalıştırılabilir, böylece hassas bilgileriniz asla dizüstü bilgisayarınızdan çıkmaz.
Kullanıma hazır 5 e-posta şablonu
1. Toplantı takibi
Konu: Takip: Toplantı özeti ve sonraki adımlar
Merhaba [ad],
Geçen haftaki ekip toplantısına katıldığınız için teşekkürler. Toplantının hızlı bir özetini ekledim ve Pazartesi günü son bir proje incelemesi yapmamız gerekecek.
Lütfen listeye bir göz atın ve o zamana kadar eklemek istediğiniz bir şey olup olmadığını bana bildirin.
İçtenlikle,
[Adınız ve imzanız]
2. İş başvuruları
Konu: [unvan] için başvuru
Sayın [şirket adı],
Adım [ad] ve [şirket] bünyesindeki [unvan] pozisyonuna olan ilgimi ifade etmek için yazıyorum. İncelemeniz için öz geçmişimi ve pazarlama portföyümü ekledim.
Herhangi bir ek bilgiye ihtiyacınız olursa lütfen bana bildirin. Bu fırsat hakkında daha fazlasını duymaya hevesliyim.
Saygılarımla,
[Adınız ve imzanız]
3. Geri bildirim talebi
Konu: [tarih] tarihine kadar geri bildirim talep edildi
Merhaba [ad],
[proje adı]’nın bir taslağını ekledim ve biraz geri bildirim almaktan memnun olurum. Uygun olduğunuzda bir göz atıp [tarih] tarihine kadar düşüncelerinizi paylaşabilir misiniz?
Teşekkür ederim,
[Adınız ve imzanız]
4. Toplantı planlama
Konu: Bu hafta için bir görüşme planlama
Merhaba [ad],
Bu hafta [konu] hakkında bir görüşme yapmak ve tartışmak için uygun musunuz? [tarihleri ve saatleri ekleyin] tarihlerinde uygunum.
Sizin için en uygun olanı bana bildirin, esnek olabilirim.
Teşekkürler,
[Adınız ve imzanız]
5. Genel tanıtımlar
Konu: [adınız]’dan selamlar
Merhaba [ad],
Adım [adınız] ve [şirket]’te [unvan] olarak çalışıyorum. [konu] hakkında biraz araştırma yaparken e-posta adresinize rastladım ve kendimi tanıtmak istedim.
[konu] konusuna nasıl dahil olduğunuz hakkında daha ayrıntılı bilgi almak istiyorum. Bu size ulaşmak için uygun bir yol mu?
Saygılarımla,
[Adınız ve imzanız]
SSS: Daha iyi e-postalar yazmak
- Bir e-posta ne kadar uzun olmalı?
E-posta iletileriniz genellikle kısa ve öz olmalıdır. Unutmayın, ortalama bir kişi bir e-postayı okumak için 15 saniyeden az zaman harcar. İletiniz çok uzunsa, muhtemelen okunmayacaktır. - Emojiler veya ünlem işaretleri kullanabilir miyim?
Ton gayri resmiyse ve kitlenizi tanıyorsanız, emojiler ve ünlem işaretleri muhtemelen sorun olmaz. Ancak profesyonel e-postalar için ifadeleri ve gereksiz ünlem işaretlerini atlamak isteyeceksiniz, çünkü çok istekli veya gündelik olarak okunabilirler. - Profesyonel bir e-postada nelerden kaçınmalıyım?
Daha önce belirtildiği gibi, profesyonel e-posta ayarlarında emojilerden ve ünlem işaretlerinden kaçınılmalıdır. Ayrıca argo ve aşırı gündelik selamlamalardan ve kapanışlardan kaçınmak da akıllıca olacaktır. - E-posta yazmada nasıl daha iyi olabilirim?
Sözü biliyorsunuz: Pratik yapmak mükemmelleştirir. Ancak bir e-posta yazmak, özellikle bir işe girmek veya zam gibi önemli bir şey istemek konusunda gerginseniz zorlayıcı olabilir. Proton Scribe gibi araçları kullanmak, uygun e-posta yazma formatı, düzeltme ve daha fazlası konusunda size yardımcı olarak e-posta yazmayı yeni öğrenirken üzerinizdeki baskıyı hafifletmeye yardımcı olabilir.
Proton ile daha iyi (ve daha güvenli) e-postalar yazın
E-posta yazmayı öğrenmek önemli bir beceridir; peki verilerinizi nasıl güvende ve güvenli tutacağınızı bilmek? Bu çok önemlidir.
Dünya çapında 100 milyondan fazla kişi ve işletme, günlük iletişimleri ve önemli iş yazışmaları için Proton Mail’e güveniyor.
Önce gizlilik ilkesini benimseyen bir e-posta platformuna ihtiyaç olduğunu gören nükleer bilim insanları tarafından oluşturulan Proton, dünyanın en güçlü gizlilik yasalarından bazılarıyla desteklenen İsviçre merkezli, uçtan uca şifrelenmiş bir e-posta hizmeti sağlayıcısıdır.
Verilerinizi pazarlama şirketlerine satan diğer e-posta hizmeti sağlayıcılarının aksine, Proton Mail kullandığınızda kişisel bilgilerinize sizden başka kimse erişemez. Biz bile.
Ve her zaman iyileştirmenin yollarını arıyoruz; ister Scribe gibi daha iyi e-postalar yazmanıza yardımcı olabilecek araçlar aracılığıyla, ister Proton Drive (dosyalarınızı güvende ve güvenli tutmak için şifrelenmiş depolama alanı) ve Proton Calendar (önemli programlarınızı ve randevularınızı korumak için) gibi önce gizlilik ilkesini benimseyen ürün paketimizle.
İnternet gizliliğinin geleceğine katılmaya ve verilerinizin kontrolünü geri almaya hazırsanız, bugün ücretsiz bir Proton Mail hesabı açın.
