Scrierea unui e-mail grozav nu este întotdeauna dificilă, dar necesită o anumită cantitate de cunoștințe înainte de a începe.

Asta pentru că modul în care ați scrie un e-mail formal și unul informal variază foarte mult de la o persoană la alta. Gândiți-vă: Nu ați scrie un e-mail cerându-i șefului o mărire de salariu în același mod în care ați trimite un e-mail ligii de softball despre happy hour-ul echipei după antrenamentul la bătaie.

Este important să știți cum să scrieți un e-mail pentru publicul potrivit și să luați în considerare cu cine comunicați și cum doriți să fie perceput mesajul dvs., înainte chiar de a începe.

Indiferent dacă aplicați pentru un loc de muncă, reveniți la un coleg, încercați să negociați o afacere cu un set vintage de cărți de joc de colecție sau corespondați cu agentul dvs. de asigurări, știind cum să scrieți un e-mail vă poate ajuta să comunicați și să obțineți ceea ce aveți nevoie rapid și eficient.

Dar înainte de a scrie e-mailul, trebuie să înțelegeți formatul de bază al scrierii e-mailului, adică toate elementele diferite care intră în construirea unui e-mail eficient. La urma urmei, doriți ca cititorul să deschidă — și, ei bine, să citească — mesajul dvs.

Acest articol acoperă toate elementele esențiale despre cum să scrieți un e-mail adecvat: scrierea unui subiect care atrage atenția, o deschidere puternică, un corp de e-mail succint și o încheiere încrezătoare, dar prietenoasă.

Pentru a ușura lucrurile, am inclus și șabloane de e-mail personalizabile pentru situații comune, pentru a vă ajuta să începeți.

Începeți cu adresa de e-mail corectă

Adresa dvs. de e-mail este unul dintre cele mai importante lucruri de luat în considerare atunci când începeți să scrieți e-mailuri. Dacă sunteți obișnuit să utilizați o adresă de e-mail personală kitsch, cum ar fi soccerguy312@hotmail.com, este timpul pentru un nou domeniu de e-mail personalizat.

Asta pentru că adresa dvs. de e-mail poate face o diferență uriașă în modul în care sunteți perceput, mai ales dacă aplicați pentru un loc de muncă sau trimiteți e-mailuri clienților despre afaceri oficiale. Chiar dacă e-mailul dvs. nu este formal, destinatarul dvs. va vedea probabil mesajul cu mai multă urgență dacă provine de la o adresă de e-mail care sună profesional. Așa că renunțați la e-mailul de liceu și obțineți propriul domeniu de e-mail personalizat.

Scrieți un subiect clar, impunător

Într-un format tipic de scriere a e-mailului, subiectul dvs. este prima impresie a destinatarului despre dvs. și mesajul dvs. Având în vedere puterea pe care o are subiectul dvs., acesta ar trebui să fie concis, direct și să ofere cititorului un motiv puternic pentru a vă deschide mesajul.

Când scrieți un subiect, poate fi benefic să includeți un scurt îndemn la acțiune sau un moment în care vă așteptați la un răspuns, dacă este necesar. În loc să scrieți doar „Revenire”, luați în considerare ceva de genul: „Revenire întâlnire: Răspuns necesar până la [data]”.

Când scrieți subiectul, nu uitați să:

  • Păstrați-l sub 10 cuvinte.
  • Faceți subiectul clar. Este o revenire? O cerere de angajare? O întrebare pentru un coleg?
  • Adăugați un îndemn la acțiune sau o dată de răspuns, dacă este necesar.
  • Fiți specific, astfel încât e-mailul dvs. să nu fie îngropat printre celelalte.

Exemple:

  • „Revizuire raport: Feedback necesar până vineri”
  • „Revenire: Note întâlnire marți”
  • „Solicitare pentru o discuție luni sau marți”

Deschideți cu un salut politicos

În scrierea e-mailurilor, ar trebui să începeți întotdeauna e-mailul cu un salut politicos. Dacă cunoașteți numele și titlul destinatarului, acesta este locul potrivit pentru a le folosi. Dacă nu, folosiți o deschidere generală, dar profesională.

Exemple:

  • „Stimate Dr. Smith,”
  • „Bună Maggie,”
  • „Către echipa de asistență clienți,”
  • „Stimate manager de angajare,”

Prezentați-vă (dacă este necesar)

Dacă destinatarul e-mailului nu știe cine sunteți, prezentați-vă rapid. Includeți numele, titlul și o scurtă propoziție care explică cine sunteți și de ce îl contactați.

Dacă v-ați întâlnit deja, poate nu este nevoie să vă prezentați; totuși, dacă ați întâlnit destinatarul doar pentru scurt timp, este în general o formă bună să vă reintroduceți înainte de a vă lansa în mesaj.

Exemplu:

„Numele meu este Stacey Williams și sunt designer grafic din Tucson, AZ. Vă contactez cu privire la postul vacant pentru un asistent veterinar.”

Precizați scopul scrierii e-mailului

Nimănui nu-i place un e-mail care durează prea mult pentru a ajunge la subiect. Scrierea corectă a e-mailului ar trebui să-l anunțe pe cititor de ce îl contactați în primele câteva rânduri.

Vă cunoașteți destinatarul? Este un superior, un prieten sau un client? Modul în care scrieți e-mailul se poate schimba în funcție de public, dar este înțelept să vă stabiliți tonul și scopul devreme.

Mai jos sunt câteva exemple despre cum să scrieți un e-mail adecvat care vă stabilește scopul rapid la începutul corpului e-mailului:

Întrebare generală: „Trimit un e-mail astăzi pentru a întreba despre termenul limită de marți…”

Introducere: „Am vrut să mă prezint ca noul angajat recent al echipei…”

Furnizarea informațiilor: „Vă scriu pentru a vă oferi o actualizare cu privire la împrumutul dvs. de afaceri…”

Revenire: „Am vrut să revin la apelul nostru telefonic de săptămâna trecută…”

Solicitare: „Mă întrebam dacă ați putea scrie o scrisoare de recomandare…”

Amintiți-vă, modul în care setați tonul la începutul e-mailului poate determina dacă destinatarul vă citește e-mailul și răspunde în timp util — sau îl mută în coșul de gunoi.

Includeți un îndemn la acțiune clar (CTA)

Destinatarul e-mailului dvs. are probabil sute de e-mailuri de analizat, inclusiv al dvs. Potrivit firmei de marketing prin e-mail Litmus, o persoană obișnuită petrece între nouă și 14 secunde citind un e-mail(fereastră nouă). Nu este mult timp pentru a vă transmite mesajul.

Dacă trimiteți un e-mail cuiva cu o solicitare specifică, informați cititorul în mod specific ce trebuie să facă în continuare. Nu este necesar să scrieți un e-mail prolix și plictisitor — fiți direct cu privire la ceea ce doriți (cunoscut și ca îndemn la acțiune) și ajungeți la CTA cât mai devreme posibil. Fără acesta, e-mailul dvs. poate părea lipsit de direcție, iar cititorul poate renunța cu totul să răspundă.

Exemple:

  • „Sunteți liber pentru un apel săptămâna aceasta? Anunțați-mă.”
  • „Vă rugăm să examinați raportul și să trimiteți orice feedback până vineri.”
  • „Am aprobarea dvs. pentru a merge mai departe cu acest proiect?”

Legați totul cu o încheiere prietenoasă

Încheierea dvs. este ultima impresie — ultima șansă de a vă lăsa amprenta care, sperăm, va provoca un răspuns din partea destinatarului. Mulțumiți cititorului pentru timpul acordat, amintiți-i de CTA-ul dvs. și încheiați cu o semnătură care se potrivește tonului e-mailului dvs.

Semnături comune:

  • Cu drag,
  • Mulțumesc pentru timpul acordat,
  • Aștept cu nerăbdare răspunsul dvs.,
  • Cu recunoștință,
  • Cu sinceritate,

Adăugați o semnătură de e-mail profesională

O semnătură eficientă îi permite cititorului să știe cine sunteți și cum să vă contacteze. Asigurați-vă că includeți întotdeauna:

  • Prenumele și numele de familie
  • Titlul postului
  • Compania
  • Informații de contact

Verificați înainte de a apăsa trimitere

Este ușor să includeți o greșeală de tipar în e-mail — și este și mai ușor să le treceți cu vederea. De aceea, este crucial să corectați înainte de a trimite e-mailul, mai ales într-un cadru profesional. Asigurați-vă că verificați ortografia, gramatica și numele persoanei căreia îi scrieți. Scrierea greșită a numelui cuiva este una dintre cele mai rapide modalități de a nu obține răspunsul pe care îl doriți.

Folosiți Proton Scribe, asistentul dvs. personal de scriere

Instrumente precum Proton Scribe vă pot ajuta să verificați de două ori tonul e-mailului și să detectați greșelile de tipar înainte de a fi prea târziu. Vă poate ajuta chiar să vă formatați mesajul și să găsiți cuvintele potrivite, astfel încât să puteți învăța cum să scrieți un e-mail adecvat în cel mai scurt timp. Asistentul încorporat al Proton Mail, Scribe, vă poate ajuta să:

  • Compuneți e-mailuri clare și profesionale
  • Detectați greșelile de gramatică și ortografie
  • Păstrați-vă tonul consistent pe tot parcursul mesajului
  • Economisiți timp la redactare și editare

Cel mai important, Proton Scribe a fost conceput având în vedere confidențialitatea dvs. Spre deosebire de alți asistenți de scriere, Scribe poate fi rulat local, astfel încât informațiile dvs. sensibile nu părăsesc niciodată laptopul.

5 șabloane de e-mail gata de utilizare

1. Revenire întâlnire

Subiect: Revenire: Recapitulare întâlnire și pașii următori

Bună [nume],

Mulțumesc pentru participarea la întâlnirea echipei de săptămâna trecută. Am atașat un scurt rezumat al întâlnirii și va trebui să avem o revizuire finală a proiectului luni.

Vă rugăm să parcurgeți lista și să mă anunțați dacă există ceva ce doriți să adăugați până atunci.

Cu drag,
[Numele și semnătura dvs.]

2. Cereri de angajare

Subiect: Cerere pentru [titlu]

Stimate [numele companiei],

Numele meu este [nume] și vă scriu pentru a-mi exprima interesul pentru poziția [titlu] la [companie]. Am atașat CV-ul și portofoliul meu de marketing pentru examinarea dvs.

Vă rog să mă anunțați dacă aveți nevoie de informații suplimentare. Sunt nerăbdător să aud mai multe despre această oportunitate.

Cu sinceritate,
[Numele și semnătura dvs.]

3. Solicitare de feedback

Subiect: Feedback solicitat până la [data]

Bună [nume],

Am atașat o ciornă a [numele proiectului] și aș aprecia un feedback. Vă puteți uita când aveți timp și să împărtășiți orice gânduri până la [data]?

Mulțumesc,
[Numele și semnătura dvs.]

4. Programarea unei întâlniri

Subiect: Programarea unui apel pentru această săptămână

Bună [nume],

Sunteți disponibil săptămâna aceasta pentru a intra într-un apel și a discuta despre [subiect]? Sunt disponibil pe [inserați datele și orele].

Anunțați-mă ce funcționează cel mai bine pentru dvs., pot fi flexibil.

Mulțumesc,
[Numele și semnătura dvs.]

5. Introduceri generale

Subiect: Salutări de la [numele dvs.]

Bună [nume],

Numele meu este [numele dvs.] și sunt un [titlu] la [companie]. Am dat peste adresa dvs. de e-mail în timp ce făceam cercetări despre [subiect] și am vrut să mă prezint.

Sunt interesat să aflu mai multe despre cum v-ați implicat în [subiect]. Este aceasta o modalitate bună de a vă contacta?

Salutări cordiale,
[Numele și semnătura dvs.]

Întrebări frecvente: Scrierea unor e-mailuri mai bune

  1. Cât de lung ar trebui să fie un e-mail?
    Mesajele dvs. de e-mail ar trebui să fie de obicei scurte și la obiect. Amintiți-vă, o persoană obișnuită petrece mai puțin de 15 secunde citind un e-mail. Dacă mesajul dvs. este prea lung, este probabil că nu va fi citit.
  2. Pot folosi emoji-uri sau semne de exclamare?
    Dacă tonul este informal și vă cunoașteți publicul, emoji-urile și semnele de exclamare sunt probabil în regulă. Dar pentru e-mailurile profesionale, veți dori să săriți peste emoticoane și semnele de exclamare inutile, deoarece pot fi citite ca fiind prea nerăbdătoare sau informale.
  3. Ce ar trebui să evit într-un e-mail profesional?
    După cum s-a menționat anterior, emoji-urile și semnele de exclamare ar trebui evitate în setările profesionale de e-mail. De asemenea, este înțelept să evitați argoul și saluturile și încheierile excesiv de informale.
  4. Cum pot deveni mai bun la scrierea e-mailurilor?
    Știți zicala: Exercițiul face perfecțiunea. Dar scrierea unui e-mail poate fi o provocare, mai ales dacă aveți emoții legate de obținerea unui loc de muncă sau de a cere ceva important, cum ar fi o mărire de salariu. Folosirea instrumentelor precum Proton Scribe vă poate ajuta să eliminați presiunea atunci când învățați cum să scrieți un e-mail, asistându-vă cu formatul adecvat de scriere a e-mailului, corectare și multe altele.

Scrieți e-mailuri mai bune — și mai sigure — cu Proton

Învățarea modului de a scrie un e-mail este o abilitate importantă — dar să știți cum să vă păstrați datele în siguranță? Asta este esențial.

Peste 100 de milioane de oameni și companii din întreaga lume au încredere în Proton Mail cu comunicările lor de zi cu zi și corespondența de afaceri importantă.

Creat de oameni de știință nucleari care au văzut nevoia unei platforme de e-mail axate pe confidențialitate, Proton este un furnizor de e-mail criptat de la un capăt la altul, cu sediul în Elveția, susținut de unele dintre cele mai puternice legi de confidențialitate din lume.

Spre deosebire de alți furnizori de e-mail care vă vând datele companiilor de marketing, atunci când utilizați Proton Mail, nimeni nu are accesare la informațiile dvs. personale în afară de dvs. Nici măcar noi.

Și căutăm mereu modalități de a ne îmbunătăți — fie că este vorba de instrumente care vă pot ajuta să scrieți e-mailuri mai bune, cum ar fi Scribe — sau cu suita noastră de produse axate pe confidențialitate, cum ar fi Proton Drive (stocare criptată pentru a vă păstra fișierele în siguranță) și Proton Calendar (pentru a vă proteja programele și întâlnirile importante).

Dacă sunteți gata să vă alăturați viitorului confidențialității pe internet și să preluați din nou controlul asupra datelor dvs., înregistrați-vă pentru un cont gratuit Proton Mail astăzi.