Viết một email tuyệt vời không phải lúc nào cũng khó khăn, nhưng đòi hỏi một số bí quyết nhất định trước khi bắt đầu.
Đỏ là bởi vì cách viết email trang trọng và không trang trọng khác nhau rất nhiều tùy thuộc vào mỗi người. Hãy thử nghĩ xem: Không ai viết một email xin sếp tăng lương theo cùng một cách với email gửi cho giải bóng mềm về giờ giải trí của đội sau khi luyện tập đánh bóng.
Điều quan trọng là phải biết cách viết email cho đúng đối tượng, đồng thời cân nhắc xem đang giao tiếp với ai và muốn thư của mình được truyền tải như thế nào trước khi bắt đầu.
Dù đang áp dụng cho một công việc, theo dõi với đồng nghiệp, cố gắng thương lượng một thỏa thuận về bộ bài tây sưu tập cổ điển hay đang trao đổi với đại lý bảo hiểm, việc biết cách viết email có thể giúp giao tiếp và nhận được những gì cần thiết một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Nhưng trước khi viết email, cần hiểu định dạng viết email cơ bản, nghĩa là tất cả các yếu tố khác nhau để tạo nên một email hiệu quả. Sau cùng, ai cũng muốn người nhận thực sự mở — and, thực sự là đọc — thư của mình.
Bài viết này trình bày tất cả các yếu tố cần thiết để viết một email chuẩn chỉnh: viết dòng chủ đề thu hút sự chú ý, lời mở đầu ấn tượng, nội dung email ngắn gọn và lời chào kết thân thiện nhưng tự tin — tất cả đều tuân thủ các quy tắc ứng xử khi viết email.
Để mọi việc dễ dàng hơn, các mẫu email có thể tùy chỉnh cho các tình huống phổ biến cũng được bao gồm để giúp bắt đầu.
Bắt đầu với địa chỉ email phù hợp
Địa chỉ email là một trong những điều quan trọng nhất cần cân nhắc khi bắt đầu viết email. Nếu đã quen sử dụng một địa chỉ email cá nhân kỳ quặc như soccerguy312@hotmail.com, đã đến lúc sở hữu một miền email tùy chỉnh mới.
Đó là bởi vì địa chỉ email có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cách người khác nhìn nhận, đặc biệt là khi đang áp dụng cho một công việc hoặc gửi email cho khách hàng về công việc chính thức. Ngay cả khi email không trang trọng, người nhận vẫn có khả năng xem thư với mức độ khẩn cấp hơn nếu thư đó được gửi từ một địa chỉ email trông chuyên nghiệp. Vì vậy, hãy bỏ email thời trung học và sở hữu miền email tùy chỉnh riêng.
Viết dòng chủ đề rõ ràng, ấn tượng
Trong định dạng viết email điển hình, dòng chủ đề là ấn tượng đầu tiên của người nhận về người gửi và thư. Xét đến sức mạnh của dòng chủ đề, dòng này phải cô đọng, trực tiếp và cho người đọc một lý do thuyết phục để mở thư.
Khi viết chủ đề, việc đưa vào lời kêu gọi hành động ngắn gọn hoặc thời gian mong đợi phản hồi nếu cần sẽ rất có ích. Thay vì chỉ viết “Theo dõi”, hãy cân nhắc câu như “Theo dõi cuộc họp: Cần trả lời trước ngày [date]”.
Khi viết dòng chủ đề, hãy nhớ:
- Giữ dưới 10 từ.
- Làm cho chủ đề rõ ràng. Đó là một thư theo dõi? Một yêu cầu xin việc? Một câu hỏi cho đồng nghiệp?
- Thêm lời kêu gọi hành động hoặc ngày phản hồi nếu cần.
- Nêu cụ thể để email không bị chìm nghỉm giữa những email khác.
Ví dụ:
- “Đánh giá báo cáo: Cần phản hồi trước thứ Sáu”
- “Theo dõi: Ghi chú cuộc họp thứ Ba”
- “Yêu cầu trò chuyện vào thứ Hai hoặc thứ Ba”
Mở đầu bằng lời chào lịch sự
Khi viết email, luôn luôn nên bắt đầu bằng một lời chào lịch sự. Nếu biết tên và danh xưng của người nhận, đây là nơi để sử dụng. Nếu không, hãy sử dụng lời mở đầu chung nhưng chuyên nghiệp.
Ví dụ:
- “Kính gửi Tiến sĩ Smith,”
- “Chào Maggie,”
- “Kính gửi đội ngũ hỗ trợ khách hàng,”
- “Kính gửi quản lý tuyển dụng,”
Giới thiệu bản thân (nếu cần)
Nếu người nhận email không biết người gửi là ai, hãy nhanh chóng giới thiệu bản thân. Bao gồm họ tên, chức danh và một câu ngắn gọn giải thích bản thân là ai và tại sao lại liên hệ.
Nếu đã gặp nhau từ trước, có thể không cần phải giới thiệu; tuy nhiên, nếu chỉ mới gặp người nhận trong thời gian ngắn, thông thường lịch sự nhất là giới thiệu lại bản thân trước khi bắt đầu đi vào thư.
Ví dụ:
“Tôi tên là Stacey Williams, một nhà thiết kế đồ họa đến từ Tucson, AZ. Tôi liên hệ về cơ hội việc làm cho vị trí trợ lý thú y.”
Nêu rõ mục đích viết email
Không ai thích một email mất quá nhiều thời gian để đi vào trọng tâm. Viết email đúng cách nên cho người đọc biết lý do liên hệ trong vòng vài dòng đầu tiên.
Có quen biết người nhận không? Đó là cấp trên, bạn bè hay khách hàng? Cách viết email có thể thay đổi tùy thuộc vào đối tượng nhận, nhưng điều khôn ngoan là thiết lập giọng điệu và mục đích ngay từ đầu.
Dưới đây là một số ví dụ về cách viết một email chuẩn chỉnh giúp thiết lập mục đích nhanh chóng ở phần đầu nội dung email:
Câu hỏi chung: “Tôi gửi email hôm nay để hỏi về thời hạn của thứ Ba…”
Giới thiệu: “Tôi muốn giới thiệu bản thân là nhân viên mới tuyển dụng gần đây của đội ngũ…”
Cung cấp thông tin: “Tôi viết thư này để cập nhật cho bạn về khoản vay kinh doanh…”
Theo dõi: “Tôi muốn theo dõi về cuộc gọi điện thoại của chúng ta từ tuần trước…”
Yêu cầu: “Tôi tự hỏi liệu bạn có thể viết một thư giới thiệu…”
Hãy nhớ rằng, cách thiết lập giọng điệu ở phần đầu email có thể quyết định việc người nhận có đọc email và trả lời kịp thời hay không — hoặc chuyển email đó vào Thùng rác.
Đưa vào lời kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng
Người nhận email có thể phải sàng lọc hàng trăm email, bao gồm cả email này. Theo công ty tiếp thị qua email Litmus, trung bình một người chỉ dành khoảng từ chín đến 14 giây để đọc một email(cửa sổ mới). Đó không phải là nhiều thời gian để truyền tải thư.
Nếu gửi email cho ai đó kèm theo một yêu cầu cụ thể, hãy cho người đọc biết cụ thể họ cần làm gì tiếp theo. Không cần thiết phải viết một email dài dòng, tẻ nhạt — hãy đi thẳng vào những gì mong muốn (còn được gọi là lời kêu gọi hành động) và đi đến CTA càng sớm càng tốt. Nếu không có nó, email có vẻ sẽ không có phương hướng và người đọc có thể bỏ qua hoàn toàn việc phản hồi.
Ví dụ:
- “Tuần này bạn có rảnh để gọi điện không? Hãy cho tôi biết nhé.”
- “Vui lòng xem xét báo cáo và gửi bất kỳ phản hồi nào trước thứ Sáu.”
- “Tôi có sự chấp thuận của bạn để chuyển tiếp dự án này không?”
Liên kết lại bằng một lời kết thân thiện
Lời kết là ấn tượng cuối cùng — cơ hội cuối cùng để tạo đánh dấu nhằm hy vọng nhận được phản hồi từ người nhận. Hãy cảm ơn người đọc vì đã dành thời gian, nhắc họ về CTA và đóng lại bằng lời kết phù hợp với giọng điệu của email.
Các lời kết phổ biến:
- Trân trọng,
- Xin cảm ơn vì đã dành thời gian,
- Rất mong nhận được phản hồi,
- Với lòng biết ơn,
- Trân trọng,
Thêm chữ ký email chuyên nghiệp
Một chữ ký hiệu quả cho người đọc biết người gửi là ai và cách liên hệ. Hãy chắc chắn luôn luôn bao gồm:
- Họ và tên
- Chức danh công việc
- Công ty
- Thông tin liên hệ
Hiệu đính trước khi nhấn gửi
Rất dễ mắc lỗi chính tả trong email — and nó thậm chí còn dễ bỏ qua chúng hơn. Đó là lý do tại sao việc hiệu đính là cực kỳ quan trọng trước khi gửi email, đặc biệt là trong môi trường chuyên nghiệp. Hãy chắc chắn kiểm tra chính tả, ngữ pháp và tên của người nhận thư. Viết sai tên ai đó là một trong những cách nhanh nhất để không nhận được phản hồi mong muốn.
Sử dụng Proton Scribe, trợ lý viết cá nhân
Các công cụ như Proton Scribe có thể giúp kiểm tra kỹ giọng điệu của email và phát hiện lỗi chính tả trước khi quá muộn. Nó thậm chí có thể giúp định dạng thư và tìm từ ngữ phù hợp, để có thể tìm hiểu cách viết một email chuẩn chỉnh ngay lập tức. Trợ lý tích hợp của Proton Mail, Scribe, có thể giúp:
- Soạn các email rõ ràng và chuyên nghiệp
- Phát hiện lỗi ngữ pháp và chính tả
- Giữ giọng điệu nhất quán trong suốt bức thư
- Tiết kiệm thời gian nháp và chỉnh sửa
Quan trọng nhất, Proton Scribe được thiết kế để bảo vệ quyền riêng tư. Không giống như các trợ lý viết khác, Scribe có thể chạy cục bộ, vì vậy thông tin nhạy cảm không bao giờ rời khỏi máy tính xách tay.
5 mẫu email sẵn sàng sử dụng
1. Theo dõi cuộc họp
Chủ đề: Theo dõi: Tóm tắt cuộc họp và các bước tiếp theo
Chào [name],
Cảm ơn vì đã tham dự cuộc họp đội ngũ tuần trước. Thư này có đính kèm bản tóm tắt nhanh về cuộc họp và sẽ cần có buổi đánh giá dự án cuối cùng vào thứ Hai.
Vui lòng xem qua danh sách và cho biết nếu có bất kỳ điều gì muốn thêm vào trước thời điểm đó.
Trân trọng,
[Họ tên và chữ ký]
2. Ứng dụng xin việc
Chủ đề: Ứng dụng cho vị trí [title]
Kính gửi [company name],
Tôi tên là [name], tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm đến vị trí [title] tại [company]. Tôi có đính kèm sơ sơ yếu lý lịch và danh mục tiếp thị của mình để bạn xem xét.
Vui lòng cho biết nếu cần thêm bất kỳ thông tin nào. Rất mong muốn được nghe thêm về cơ hội này.
Trân trọng,
[Họ tên và chữ ký]
3. Yêu cầu phản hồi
Chủ đề: Yêu cầu phản hồi trước ngày [date]
Chào [name],
Thư này đính kèm một thư nháp của [project name] và rất trân trọng nếu nhận được phản hồi. Có thể vui lòng xem qua khi thuận tiện và chia sẻ bất kỳ ý kiến nào trước ngày [date] không?
Xin cảm ơn,
[Họ tên và chữ ký]
4. Lên lịch cuộc họp
Chủ đề: Lên lịch một cuộc gọi trong tuần này
Chào [name],
Có thể dành thời gian trong tuần này để thực hiện một cuộc gọi và thảo luận về [topic] không? Thời gian rảnh là vào [chèn ngày giờ].
Hãy cho biết thời gian nào là phù hợp nhất, lịch trình có thể linh hoạt.
Xin cảm ơn,
[Họ tên và chữ ký]
5. Giới thiệu chung
Chủ đề: Lời chào từ [your name]
Xin chào [name],
Tôi tên là [your name], hiện là [title] tại [company]. Tôi tình cờ biết được địa chỉ email này trong lúc tìm hiểu về [subject] và muốn tự giới thiệu bản thân.
Bản thân rất quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về cách tham gia vào [subject]. Liệu đây có phải là cách phù hợp để liên hệ không?
Trân trọng,
[Họ tên và chữ ký]
FAQ: Viết email tốt hơn
- Một email nên dài bao nhiêu?
Các thư email thường phải ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Hãy nhớ rằng, trung bình một người chỉ dành chưa đầy 15 giây để đọc một email. Nếu thư quá dài, có khả năng thư đó sẽ không được đọc. - Có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc hoặc dấu chấm than không?
Nếu giọng điệu không trang trọng và đã quen biết đối tượng nhận thư, các biểu tượng cảm xúc và dấu chấm than có lẽ không có vấn đề gì. Nhưng đối với các email chuyên nghiệp, nên bỏ qua các biểu tượng cảm xúc và dấu chấm than không cần thiết, vì chúng có thể được đọc là quá vồ vập hoặc bình dân. - Nên tránh những điều gì trong một email chuyên nghiệp?
Như đã nêu trước đó, nên tránh biểu tượng cảm xúc và dấu chấm than trong các cài đặt email chuyên nghiệp. Đồng thời, cũng khôn ngoan nếu tránh sử dụng tiếng lóng cũng như các lời chào và lời kết quá giản dị. - Làm thế nào để viết email tốt hơn?
Như câu nói quen thuộc: Trăm hay không bằng tay quen. Nhưng viết email có thể là một thử thách, đặc biệt là khi lo lắng về việc xin việc hoặc đề xuất một việc quan trọng, chẳng hạn như tăng lương. Sử dụng các công cụ như Proton Scribe có thể giúp giảm bớt áp lực khi mới học cách viết email bằng cách hỗ trợ định dạng viết email chuẩn, soát lỗi và nhiều hơn nữa.
Viết email tốt hơn — và an toàn hơn — với Proton
Học cách viết email là một kỹ năng quan trọng — nhưng biết cách giữ cho dữ liệu an toàn và bảo mật? Đó mới là điều thiết yếu.
Hơn 100 triệu người và doanh nghiệp trên khắp thế giới tin tưởng Proton Mail cho các thông tin liên lạc hàng ngày và thư từ công việc quan trọng của họ.
Được phát triển bởi các nhà khoa học hạt nhân, những người nhận thấy nhu cầu về một nền tảng email ưu tiên quyền riêng tư, Proton là nhà cung cấp email đã mã hóa đầu cuối có trụ sở tại Thụy Sĩ, được hỗ trợ bởi một số luật bảo mật mạnh mẽ nhất thế giới.
Không giống như các nhà cung cấp email khác bán dữ liệu cho các công ty tiếp thị, khi sử dụng Proton Mail, không ai có quyền truy cập vào thông tin cá nhân ngoại trừ chính bạn. Ngay cả chúng tôi cũng không.
Và các phương pháp cải tiến luôn được tìm kiếm — cho dù đó là thông qua các công cụ giúp viết email tốt hơn, như Scribe — hay với bộ sản phẩm ưu tiên quyền riêng tư như Proton Drive (lưu trữ đã mã hóa để giữ cho các tệp an toàn và bảo mật) và Proton Calendar (để bảo vệ lịch trình và các cuộc hẹn quan trọng).
Nếu đã sẵn sàng tham gia vào tương lai của quyền riêng tư internet và giành lại quyền kiểm soát dữ liệu, hãy đăng ký tài khoản Proton Mail miễn phí ngay hôm nay.
