素晴らしいメールを書くことは必ずしも難しくありませんが、始める前に一定のノウハウが必要です。
なぜなら、フォーマルなメールとカジュアルなメールの書き方は人によって大きく異なるからです。考えてみてください。上司に昇給を頼むメールと、バッティング練習の後のチームのハッピーアワーについてソフトボールリーグに送るメールを同じように書いたりはしないでしょう。
適切な相手に向けたメールの書き方を知り、書き始める前に、誰とコミュニケーションを取っているのか、メッセージをどのように伝えたいのかを考慮することが重要です。
仕事に応募する場合でも、同僚に連絡する場合でも、ビンテージのトレーディングカードセットの取引交渉をする場合でも、保険代理店とやり取りする場合でも、メールの書き方を知っていれば、迅速かつ効率的にコミュニケーションを取り、必要なものを得ることができます。
しかし、メールを書く前に、基本的なメール作成形式、つまり効果的なメールを構成するすべての要素を理解する必要があります。結局のところ、読者に実際にメッセージを開いて、そして読んでもらいたいのですから。
この記事では、注意を引く件名、強力な書き出し、簡潔なメール本文、自信に満ちたフレンドリーな結びなど、適切なメールの書き方の要点をすべてカバーします。
さらに簡単にするために、一般的な状況に合わせてカスタマイズできるメールテンプレートも用意しました。
適切なメールアドレスから始める
メールアドレスは、メールを書き始める際に考慮すべき最も重要なことの一つです。もしsoccerguy312@hotmail.comのような俗っぽい個人用メールアドレスを使っているなら、新しいカスタムメールドメインにする時です。
なぜなら、メールアドレスは、特に仕事への応募や公式ビジネスでクライアントにメールを送る場合、相手が抱く印象に大きな違いをもたらす可能性があるからです。メールがフォーマルなものでなくても、プロフェッショナルな響きのメールアドレスからのメッセージであれば、受信者はより緊急性を感じて見る可能性が高くなります。ですから、高校時代のメールアドレスは捨てて、独自のカスタムメールドメインを取得しましょう。
クリアで、説得力のある件名を書く
一般的なメール作成形式では、件名は受信者にとってのあなたとメッセージの第一印象となります。件名が持つ力を考えると、簡潔で直接的であり、読者にメッセージを開く強力な理由を与えるものであるべきです。
件名を書くときは、必要に応じて短い行動喚起や返信期限を含めると有益です。単に「フォローアップ」と書くのではなく、「会議のフォローアップ：[日付]までに返信が必要」のようなものを検討してください。
件名を書くときは、以下を忘れないでください。
- 10語以内に収める。
- トピックをクリアにする。フォローアップか？求人の問い合わせか？同僚への質問か？
- 必要に応じて行動喚起や返信日を追加する。
- メールが他のメールに埋もれないように具体的にする。
例：
- 「レポートレビュー：金曜日までにフィードバックが必要」
- 「フォローアップ：火曜日の会議メモ」
- 「月曜または火曜のチャット依頼」
丁寧な挨拶で始める
メール作成では、常に丁寧な挨拶から始めるべきです。受信者の名前と肩書きを知っている場合は、ここで使用します。知らない場合は、一般的ですがプロフェッショナルな書き出しを使用します。
例：
- 「スミス博士へ」
- 「マギーさん、こんにちは」
- 「カスタマーサポートチーム御中」
- 「採用担当マネージャー様」
自己紹介をする（必要な場合）
メールの受信者があなたが誰かわからない場合は、手短に自己紹介をします。名前、肩書き、そして自分が誰で、なぜ連絡しているのかを説明する短い文を含めます。
すでに会ったことがある場合は、自己紹介は必要ないかもしれません。ただし、受信者と少ししか会っていない場合は、メッセージに入る前に改めて自己紹介するのが一般的なマナーです。
例：
「私の名前はステイシー・ウィリアムズです。アリゾナ州ツーソンのグラフィックデザイナーです。獣医アシスタントの求人についてご連絡しました。」
メールを書く目的を述べる
要点にたどり着くのに時間がかかりすぎるメールは誰にも好まれません。適切なメール作成では、最初の数行で連絡した理由を読者に知らせるべきです。
受信者を知っていますか？上司、友人、それともクライアントですか？相手によってメールの書き方は変わるかもしれませんが、トーンと目的を早い段階で確立するのが賢明です。
以下は、メール本文の冒頭ですぐに目的を確立する適切なメールの書き方の例です。
一般的な質問：「今日は火曜日の締め切りについてお問い合わせしたく、メールいたしました…」
紹介：「チームの最近の新入社員として自己紹介したく…」
情報の提供：「ビジネスローンの更新情報をお伝えしたく…」
フォローアップ：「先週のお電話の件でフォローアップしたく…」
依頼：「推薦状を書いていただけないかと思いまして…」
メールの冒頭でどのようにトーンを設定するかによって、受信者がメールを読んでタイムリーに返信するか、それともごみ箱に移動させるかが決まる可能性があることを忘れないでください。
クリアな行動喚起（CTA）を含める
メールの受信者はおそらく、あなたのものを含め、何百通ものメールを選別しなければなりません。メールマーケティング会社Litmusによると、平均的な人は1通のメールを読むのに9〜14秒(新しいウィンドウ)しか費やしていません。メッセージを伝える時間は多くありません。
特定の依頼で誰かにメールを送る場合は、次に何をすべきかを読者に具体的に知らせましょう。言葉数が多く退屈なメールを書く必要はありません。欲しいもの（行動喚起とも呼ばれます）について直接的に伝え、できるだけ早くCTAにたどり着くようにしましょう。それがないと、メールは方向性を失い、読者は返信をまったくしないかもしれません。
例：
- 「今週、お電話でお話しできますか？お知らせください。」
- 「レポートを確認し、金曜日までにフィードバックを送信してください。」
- 「このプロジェクトを進める承認をいただけますか？」
フレンドリーな結びでまとめる
結びは最後の印象であり、受信者からの反応を引き出す最後のチャンスです。時間を割いてくれた読者に感謝し、CTAを思い出させ、メールのトーンに合ったサインオフで締めくくりましょう。
一般的なサインオフ：
- よろしくお願いいたします。
- お時間をいただきありがとうございます。
- お返事をお待ちしております。
- 感謝を込めて
- 敬具
プロフェッショナルなメール署名を追加する
効果的な署名は、あなたが誰で、どのように連絡を取ればよいかを読者に知らせます。必ず以下を含めるようにしてください。
- 姓名
- 役職
- 会社名
- 連絡先情報
送信を押す前に校正する
メールにタイプミスが含まれることはよくありますが、見落とすことはさらによくあります。だからこそ、メールを送信する前に校正することが、特にプロフェッショナルな設定においては極めて重要です。スペル、文法、そして宛名の人物の名前を確認してください。誰かの名前のスペルを間違えることは、望ましい反応を得られない最も手っ取り早い方法の一つです。
あなた専用の作文アシスタント、Proton Scribeを使う
Proton Scribeのようなツールは、手遅れになる前にメールのトーンをダブルチェックし、タイプミスを見つけるのに役立ちます。メッセージのフォーマットを整えたり、適切な言葉を見つけたりするのにも役立つため、適切なメールの書き方をすぐに学ぶことができます。Proton Mailの組み込みアシスタントScribeは、以下のことに役立ちます。
- クリアでプロフェッショナルなメールを作成する
- 文法やスペルの間違いを見つける
- メッセージ全体を通して一貫したトーンを保つ
- 下書きや編集の時間を保存（節約）する
最も重要なのは、Proton Scribeがお客様のプライバシーを念頭に置いて設計されていることです。他の作文アシスタントとは異なり、Scribeはローカルで実行できるため、機密情報がラップトップから出ることはありません。
すぐに使える5つのメールテンプレート
1. 会議のフォローアップ
件名： フォローアップ：会議の要約と次のステップ
[名前]さん、こんにちは。
先週のチーム会議にご出席いただきありがとうございました。会議の簡単な要約を添付しました。月曜日に最終的なプロジェクトレビューを行う必要があります。
リストに目を通し、それまでに追加したいことがあればお知らせください。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前と署名]
2. 仕事への応募
件名： [役職]への応募
[会社名] 御中
私の名前は[名前]です。[会社名]の[役職]のポジションに関心があり、ご連絡いたしました。履歴書とマーケティングポートフォリオを添付しましたので、ご査収ください。
追加情報が必要な場合はお知らせください。この機会について詳しくお伺いできることを楽しみにしております。
敬具
[あなたの名前と署名]
3. フィードバックの依頼
件名： [日付]までにフィードバックをお願いします
[名前]さん、こんにちは。
[プロジェクト名]の下書きを添付しましたので、フィードバックをいただければ幸いです。ご都合の良いときにご確認いただき、[日付]までにご意見を共有していただけますでしょうか？
ありがとうございます。
[あなたの名前と署名]
4. 会議のスケジュール設定
件名： 今週の電話会議のスケジュール設定
[名前]さん、こんにちは。
今週、[トピック]についてお電話でお話しするお時間はありますか？私は[日時を挿入]が空いています。
ご都合の良い日時をお知らせください。調整可能です。
よろしくお願いします。
[あなたの名前と署名]
5. 一般的な紹介
件名： [あなたの名前]からのご挨拶
[名前] 様
私の名前は[あなたの名前]です。[会社名]で[役職]をしています。[件名]について調査していたところ、あなたのメールアドレスを見つけ、自己紹介したいと思いました。
あなたがどのようにして[件名]に関わるようになったのか、もっと詳しく知りたいと思っています。この方法でご連絡してもよろしいでしょうか？
敬具
[あなたの名前と署名]
よくある質問：より良いメールを書くには
- メールの長さはどれくらいにすべきですか？
メールメッセージは通常、短く要点を押さえたものにすべきです。平均的な人が1通のメールを読むのに費やす時間は15秒未満であることを忘れないでください。メッセージが長すぎると、読まれない可能性があります。 - 絵文字や感嘆符（！）は使えますか？
トーンがカジュアルで相手を知っている場合は、絵文字や感嘆符はおそらく問題ありません。しかし、プロフェッショナルなメールでは、顔文字や不要な感嘆符は省くべきです。それらは過度に熱心すぎたり、カジュアルすぎたりすると読まれる可能性があるからです。 - プロフェッショナルなメールで避けるべきことは何ですか？
前述のように、プロフェッショナルなメール設定では、絵文字や感嘆符は避けるべきです。スラングや過度にカジュアルな挨拶や結びも避けるのが賢明です。 - どうすればメールの書き方がうまくなりますか？
「習うより慣れろ」ということわざがあります。しかし、仕事を得ようとしているときや、昇給のような重要なことを頼むときなど、緊張している場合、メールを書くのは難しいかもしれません。Proton Scribeのようなツールを使用すれば、メールの書き方を学んでいる最中でも、適切なメール作成形式や校正などを支援してくれるため、プレッシャーを軽減するのに役立ちます。
Protonでより良く、より安全なメールを書く
メールの書き方を学ぶことは重要なスキルですが、データを安全かつセキュアに保つ方法を知ることはどうでしょうか？それは不可欠です。
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データをマーケティング会社に販売する他のメールプロバイダーとは異なり、Proton Mailを使用する場合、お客様以外は誰もお客様の個人情報にアクセスできません。私たちでさえもです。
そして私たちは常に改善の方法を探しています。それはScribeのようなより良いメールを書くのに役立つツールを通じてであれ、Proton Drive（ファイルを安全かつセキュアに保つための暗号化済みストレージ）やProton Calendar（重要なスケジュールや予定を保護するため）のようなプライバシー第一の製品スイートを通じてであれ。
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