Escrever um ótimo e-mail nem sempre é difícil, mas requer uma certa quantidade de know-how antes de começar.
Isto porque a forma como escreveria um e-mail formal e informal varia muito de pessoa para pessoa. Pense nisso: Não escreveria um e-mail a pedir um aumento ao seu chefe da mesma forma que enviaria um e-mail à sua liga de softball sobre a happy hour da equipa após o treino de rebatidas.
É importante saber como escrever um e-mail para o público certo, e considerar com quem está a comunicar, e como quer que a sua mensagem seja percebida, antes mesmo de começar.
Quer esteja a candidatar-se a um emprego, a fazer o acompanhamento com um colega, a tentar negociar um acordo sobre um conjunto vintage de cartas de jogar colecionáveis, ou a corresponder-se com o seu agente de seguros, saber como escrever um e-mail pode ajudá-lo a comunicar e a obter o que precisa de forma rápida e eficiente.
Mas antes de escrever o seu e-mail, precisa de compreender o formato básico de escrita de e-mail, ou seja, todos os diferentes elementos que compõem a construção de um e-mail eficaz. Afinal, quer que o leitor abra realmente — e, bem, leia — a sua mensagem.
Este artigo abrange todos os aspetos essenciais de como escrever um e-mail adequado: escrever uma linha de assunto que capte a atenção, uma abertura forte, um corpo de e-mail sucinto e uma despedida confiante mas amigável.
Para tornar as coisas mais fáceis, também incluímos modelos de e-mail personalizáveis para situações comuns para o ajudar a começar.
Comece com o endereço de e-mail certo
O seu endereço de e-mail é uma das coisas mais importantes a considerar ao começar a escrever e-mails. Se está habituado a usar um endereço de e-mail pessoal foleiro como soccerguy312@hotmail.com, está na altura de um novo domínio de e-mail personalizado.
Isto porque o seu endereço de e-mail pode fazer uma enorme diferença na forma como é percebido, especialmente se estiver a candidatar-se a um emprego ou a enviar e-mails a clientes sobre negócios oficiais. Mesmo que o seu e-mail não seja formal, é provável que o seu destinatário veja a sua mensagem com mais urgência se for de um endereço de e-mail com som profissional. Por isso, abandone o e-mail do liceu e obtenha o seu próprio domínio de e-mail personalizado.
Escreva uma linha de assunto clara e imponente
Num formato típico de escrita de e-mail, a sua linha de assunto é a primeira impressão que o destinatário tem de si e da sua mensagem. Considerando o poder que a sua linha de assunto tem, deve ser concisa, direta e dar ao leitor uma forte razão para abrir a sua mensagem.
Ao escrever um assunto, pode ser benéfico incluir um breve apelo à ação ou uma hora em que espera uma resposta, se necessário. Em vez de apenas escrever “Acompanhamento”, considere algo como, “Acompanhamento de reunião: Resposta necessária até [data]”.
Ao escrever a sua linha de assunto, lembre-se de:
- Mantê-la abaixo de 10 palavras.
- Tornar o seu tópico claro. É um acompanhamento? Uma consulta de emprego? Uma pergunta para um colega?
- Adicionar um apelo à ação ou data de resposta, se necessário.
- Ser específico para que o seu e-mail não fique enterrado entre os outros.
Exemplos:
- “Revisão do relatório: Feedback necessário até sexta-feira”
- “Acompanhamento: Notas da reunião de terça-feira”
- “Pedido para uma conversa seg ou ter”
Abra com uma saudação educada
Na escrita de e-mail, deve sempre começar o seu e-mail com uma saudação educada. Se souber o nome e o título do destinatário, este é o lugar para o usar. Se não, use uma abertura geral mas profissional.
Exemplos:
- “Caro Dr. Smith,”
- “Olá Maggie,”
- “À equipa de apoio ao cliente,”
- “Caro gestor de contratação,”
Apresente-se (se necessário)
Se o destinatário do seu e-mail não souber quem você é, apresente-se rapidamente. Inclua o seu nome, o seu cargo e uma frase breve a explicar quem é e porque os está a contactar.
Se já se conheceram, pode não precisar de se apresentar; no entanto, se tiver conhecido o destinatário apenas brevemente, é geralmente boa educação reapresentar-se antes de iniciar a sua mensagem.
Exemplo:
“O meu nome é Stacey Williams, e sou uma designer gráfica de Tucson, AZ. Estou a contactar relativamente à vaga de emprego para assistente veterinário.”
Declare o objetivo de escrever o seu e-mail
Ninguém gosta de um e-mail que demora muito tempo a chegar ao ponto. A escrita adequada de e-mail deve deixar o leitor saber porque o está a contactar nas primeiras linhas.
Conhece o seu destinatário? É um superior, amigo ou cliente? A forma como escreve o seu e-mail pode mudar dependendo do seu público, mas é sensato estabelecer o seu tom e objetivo desde o início.
Abaixo estão alguns exemplos de como escrever um e-mail adequado que estabelece o seu objetivo rapidamente no início do corpo do seu e-mail:
Pergunta geral: “Estou a enviar um e-mail hoje para inquirir sobre o prazo de terça-feira…”
Introdução: “Queria apresentar-me como a recente nova contratação da equipa…”
Fornecer informações: “Estou a escrever para lhe dar uma atualização sobre o seu empréstimo comercial…”
Acompanhamento: “Queria fazer o acompanhamento do nosso telefonema da semana passada…”
Pedido: “Estava a pensar se poderia escrever uma carta de recomendação…”
Lembre-se, a forma como define o tom no início do e-mail pode determinar se o seu destinatário lê ou não o seu e-mail e responde em tempo útil — ou se o move para o lixo.
Inclua um apelo à ação (CTA) claro
O destinatário do seu e-mail provavelmente tem centenas de e-mails para analisar, incluindo o seu. De acordo com a empresa de marketing por e-mail Litmus, a pessoa média passa entre nove e 14 segundos a ler um e-mail(nova janela). Isso não é muito tempo para passar a sua mensagem.
Se está a enviar um e-mail a alguém com um pedido específico, deixe o seu leitor saber especificamente o que precisa de fazer a seguir. Não é necessário escrever um e-mail prolixo e aborrecido — seja direto sobre o que quer (também conhecido como o seu apelo à ação), e chegue ao seu CTA o mais cedo possível. Sem ele, o seu e-mail pode parecer sem direção, e o seu leitor pode prescindir de responder.
Exemplos:
- “Está livre para uma chamada esta semana? Diga-me.”
- “Por favor, reveja o relatório e envie qualquer feedback até sexta-feira.”
- “Tenho a sua aprovação para avançar com este projeto?”
Junte tudo com um encerramento amigável
O seu encerramento é a sua impressão final — a última oportunidade para deixar a sua marca que esperamos que suscite uma resposta do seu destinatário. Agradeça ao leitor pelo seu tempo, lembre-o do seu CTA e feche com uma despedida que se adeqúe ao tom do seu e-mail.
Despedidas comuns:
- Atenciosamente,
- Obrigado pelo seu tempo,
- Aguardo a sua resposta,
- Com gratidão,
- Sinceramente,
Adicione uma assinatura de e-mail profissional
Uma assinatura eficaz deixa o leitor saber quem você é e como contactá-lo. Certifique-se de incluir sempre:
- O seu primeiro e último nome
- Cargo
- Empresa
- Informações de contacto
Reveja antes de clicar em enviar
É fácil incluir uma gralha no seu e-mail — e é ainda mais fácil ignorá-las. É por isso que é crucial rever antes de enviar o seu e-mail, especialmente num ambiente profissional. Certifique-se de verificar a sua ortografia, gramática e o nome da pessoa a quem está a escrever. Escrever mal o nome de alguém é uma das formas mais rápidas de não obter a resposta que deseja.
Utilize o Proton Scribe, o seu assistente de escrita pessoal
Ferramentas como o Proton Scribe podem ajudá-lo a verificar o tom do seu e-mail e a detetar gralhas antes que seja tarde demais. Pode até ajudá-lo a formatar a sua mensagem e a encontrar as palavras certas, para que possa aprender a escrever um e-mail adequado num instante. O assistente integrado do Proton Mail, o Scribe, pode ajudá-lo a:
- Compor e-mails claros e profissionais
- Detetar erros gramaticais e ortográficos
- Manter o seu tom consistente ao longo da sua mensagem
- Poupar tempo a rascunhar e editar
Mais importante, o Proton Scribe foi concebido a pensar na sua privacidade. Ao contrário de outros assistentes de escrita, o Scribe pode ser executado localmente, para que as suas informações sensíveis nunca saiam do seu portátil.
5 modelos de e-mail prontos a usar
1. Acompanhamento de reunião
Assunto: Acompanhamento: Resumo da reunião e próximos passos
Olá [nome],
Obrigado por comparecer à reunião de equipa da semana passada. Anexei um resumo rápido da reunião e precisarei de ter uma revisão final do projeto na segunda-feira.
Por favor, verifique a lista e diga-me se há algo que queira adicionar até lá.
Atenciosamente,
[O seu nome e assinatura]
2. Candidaturas a emprego
Assunto: Candidatura a [título]
Caro(a) [nome da empresa],
O meu nome é [nome], e estou a escrever para expressar o meu interesse na posição de [título] na [empresa]. Anexei o meu currículo e portefólio de marketing para a vossa análise.
Por favor, deixe-me saber se precisa de alguma informação adicional. Estou ansioso por ouvir mais sobre esta oportunidade.
Sinceramente,
[O seu nome e assinatura]
3. Pedido de feedback
Assunto: Feedback solicitado até [data]
Olá [nome],
Anexei um rascunho do [nome do projeto] e apreciaria algum feedback. Poderia dar uma vista de olhos quando lhe for conveniente e partilhar quaisquer ideias até [data]?
Obrigado,
[O seu nome e assinatura]
4. Agendar uma reunião
Assunto: Agendar uma chamada para esta semana
Olá [nome],
Está disponível esta semana para uma chamada e discutir [tópico]? Estou disponível em [inserir datas e horas].
Diga-me o que funciona melhor para si, posso ser flexível.
Obrigado,
[O seu nome e assinatura]
5. Apresentações gerais
Assunto: Saudações de [o seu nome]
Olá [nome],
O meu nome é [o seu nome], e sou [título] na [empresa]. Encontrei o seu endereço de e-mail enquanto fazia alguma pesquisa sobre [assunto] e queria apresentar-me.
Estou interessado em saber mais sobre como se envolveu em [assunto]. É uma boa forma de o contactar?
Com os melhores cumprimentos,
[O seu nome e assinatura]
Perguntas frequentes: Escrever melhores e-mails
- Qual deve ser o comprimento de um e-mail?
As suas mensagens de e-mail devem ser tipicamente curtas e diretas. Lembre-se, a pessoa média passa menos de 15 segundos a ler um e-mail. Se a sua mensagem for demasiado longa, é provável que não seja lida. - Posso usar emojis ou pontos de exclamação?
Se o tom for informal e conhecer o seu público, emojis e pontos de exclamação são provavelmente aceitáveis. Mas para e-mails profissionais, vai querer dispensar emoticons e pontos de exclamação desnecessários, pois podem ser lidos como demasiado ansiosos ou casuais. - O que devo evitar num e-mail profissional?
Como indicado anteriormente, emojis e pontos de exclamação devem ser evitados em ambientes de e-mail profissional. É sensato evitar também calão e saudações e despedidas excessivamente casuais. - Como posso melhorar na escrita de e-mails?
Conhece o ditado: A prática leva à perfeição. Mas escrever um e-mail pode ser desafiante, especialmente se estiver nervoso por conseguir um emprego ou pedir algo importante, como um aumento. Utilizar ferramentas como o Proton Scribe pode ajudar a aliviar a pressão quando está apenas a aprender a escrever um e-mail, ajudando-o com o formato adequado de escrita de e-mail, revisão e muito mais.
Escreva e-mails melhores — e mais seguros — com a Proton
Aprender a escrever um e-mail é uma competência importante — mas saber como manter os seus dados seguros e protegidos? Isso é essencial.
Mais de 100 milhões de pessoas e empresas em todo o mundo confiam no Proton Mail para as suas comunicações diárias e correspondência comercial importante.
Criado por cientistas nucleares que viram a necessidade de uma plataforma de e-mail com prioridade na privacidade, a Proton é um fornecedor de e-mail encriptado de ponto a ponto sediado na Suíça, apoiado por algumas das leis de privacidade mais fortes do mundo.
Ao contrário de outros fornecedores de e-mail que vendem os seus dados a empresas de marketing, quando utiliza o Proton Mail, ninguém tem acesso às suas informações pessoais exceto você. Nem mesmo nós.
E estamos sempre à procura de formas de melhorar — seja através de ferramentas que o podem ajudar a escrever melhores e-mails, como o Scribe — ou com o nosso conjunto de produtos com prioridade na privacidade como o Proton Drive (armazenamento encriptado para manter os seus ficheiros seguros e protegidos), e o Proton Calendar (para proteger os seus horários e compromissos importantes).
Se está pronto para se juntar ao futuro da privacidade na internet e retomar o controlo dos seus dados, registe-se para uma conta Proton Mail gratuita hoje mesmo.
