Napsat skvělý e-mail není vždy obtížné, ale vyžaduje to určité know-how, než začnete.

Je to proto, že způsob, jakým byste napsali formální a neformální e-mail, se u každého člověka velmi liší. Přemýšlejte o tom: Nenapsali byste e-mail s žádostí o zvýšení platu svému šéfovi stejným způsobem, jakým byste psali e-mail své softballové lize o týmové šťastné hodince po pálkovacím tréninku.

Je důležité vědět, jak napsat e-mail pro správné publikum, a zvážit, s kým komunikujete a jak chcete, aby vaše zpráva vyzněla, ještě než vůbec začnete.

Ať už se ucházíte o práci, navazujete kontakt s kolegou, snažíte se vyjednat obchod na starou sadu sběratelských hracích karet, nebo si dopisujete se svým pojišťovacím agentem, znalost toho, jak napsat e-mail, vám může pomoci komunikovat a získat to, co potřebujete, rychle a efektivně.

Ale než napíšete svůj e-mail, musíte porozumět základnímu formátu psaní e-mailu, tedy všem různým prvkům, které tvoří efektivní e-mail. Koneckonců chcete, aby čtenář vaši zprávu skutečně otevřel – a, no, přečetl si ji.

Tento článek pokrývá všechny základy toho, jak napsat správný e-mail: napsání pozornost upoutávajícího předmětu, silného úvodu, stručného těla e-mailu a sebevědomého, ale přátelského rozloučení.

Abychom to usnadnili, zahrnuli jsme také přizpůsobitelné e-mailové šablony pro běžné situace, které vám pomohou začít.

Začněte se správnou e-mailovou adresou

Vaše e-mailová adresa je jednou z nejdůležitějších věcí, které je třeba zvážit, když začínáte s psaním e-mailů. Pokud jste zvyklí používat kýčovitou osobní e-mailovou adresu jako fotbalista312@hotmail.com, je čas na novou vlastní e-mailovou doménu.

Je to proto, že vaše e-mailová adresa může znamenat obrovský rozdíl v tom, jak jste vnímáni, zejména pokud se ucházíte o práci nebo e-mailujete klientům o oficiálních obchodních záležitostech. I když váš e-mail není formální, váš příjemce pravděpodobně bude vaši zprávu vnímat s větší naléhavostí, pokud je z profesionálně znějící e-mailové adresy. Takže zahoďte středoškolský e-mail a získejte vlastní e-mailovou doménu.

Napište jasný, rázný předmět

V typickém formátu psaní e-mailu je váš předmět prvním dojmem příjemce o vás a vaší zprávě. Vzhledem k síle, kterou váš předmět má, by měl být stručný, přímý a dát čtenáři silný důvod k otevření vaší zprávy.

Při psaní předmětu může být prospěšné zahrnout krátkou výzvu k akci nebo čas, do kterého očekáváte odpověď, pokud je to nutné. Místo pouhého napsání „Navázání“ zvažte něco jako „Navázání na schůzku: Odpověď nutná do [datum].“

Při psaní předmětu nezapomeňte:

  • Udržujte jej pod 10 slovy.
  • Ujasněte své téma. Je to navázání? Dotaz na práci? Otázka pro kolegu?
  • Přidejte výzvu k akci nebo datum odpovědi, pokud je to nutné.
  • Buďte konkrétní, aby se váš e-mail neztratil mezi ostatními.

Příklady:

  • „Kontrola zprávy: Zpětná vazba nutná do pátku“
  • „Navázání: Poznámky z úterní schůzky“
  • „Žádost o rozhovor Po nebo Út“

Otevřete zdvořilým pozdravem

Při psaní e-mailu byste měli vždy začít svůj e-mail zdvořilým pozdravem. Pokud znáte jméno a titul příjemce, je toto místo, kde jej použít. Pokud ne, použijte obecný, ale profesionální úvod.

Příklady:

  • „Vážený doktore Smithi,“
  • „Ahoj Maggie,“
  • „Týmu zákaznické podpory,“
  • „Vážený náborový manažere,“

Představte se (pokud je to nutné)

Pokud váš příjemce e-mailu neví, kdo jste, rychle se představte. Uveďte své jméno, titul a krátkou větu vysvětlující, kdo jste a proč je kontaktujete.

Pokud jste se již setkali, možná se nebudete muset představovat; pokud jste se však s příjemcem setkali jen krátce, je obecně slušné se znovu představit, než se pustíte do své zprávy.

Příklad:

„Jmenuji se Stacey Williams a jsem grafická designérka z Tucsonu v Arizoně. Ozývám se ohledně volného pracovního místa pro veterinárního asistenta.“

Uveďte účel psaní vašeho e-mailu

Nikdo nemá rád e-mail, kterému trvá příliš dlouho, než se dostane k věci. Správné psaní e-mailu by mělo čtenáři sdělit, proč ho kontaktujete, během prvních několika řádků.

Znáte svého příjemce? Je to nadřízený, přítel nebo klient? Způsob, jakým píšete svůj e-mail, se může měnit v závislosti na vašem publiku, ale je moudré stanovit svůj tón a účel včas.

Níže uvádíme několik příkladů, jak napsat správný e-mail, který rychle stanoví váš účel na začátku těla e-mailu:

Obecná otázka: „Dnes posílám e-mail, abych se zeptal(a) na úterní termín…“

Úvod: „Chtěl(a) jsem se představit jako nedávná nová posila týmu…“

Poskytování informací: „Píšu, abych vám poskytl(a) aktuální informace o vašem podnikatelském úvěru…“

Navázání: „Chtěl(a) jsem navázat na náš telefonát z minulého týdne…“

Žádost: „Říkal(a) jsem si, jestli byste mohl(a) napsat doporučující dopis…“

Pamatujte, že to, jak nastavíte tón na začátku e-mailu, může určit, zda si příjemce váš e-mail přečte a včas odpoví – nebo jej přesune do koše.

Zahrňte jasnou výzvu k akci (CTA)

Váš příjemce e-mailu se pravděpodobně musí probírat stovkami e-mailů, včetně toho vašeho. Podle e-mailové marketingové společnosti Litmus stráví průměrný člověk čtením jednoho e-mailu devět až 14 sekund(nové okno). To není mnoho času na předání vaší zprávy.

Pokud někomu e-mailujete s konkrétní žádostí, dejte čtenáři konkrétně vědět, co má dělat dál. Není nutné psát rozvláčný, únavný e-mail – buďte přímí v tom, co chcete (známé také jako vaše výzva k akci), a dostaňte se ke svému CTA co nejdříve. Bez něj může váš e-mail působit bezcílně a váš čtenář může na odpověď zcela rezignovat.

Příklady:

  • „Máte tento týden čas na hovor? Dejte mi vědět.“
  • „Prosím, projděte si zprávu a pošlete jakoukoli zpětnou vazbu do pátku.“
  • „Mám vaše schválení k pokračování v tomto projektu?“

Spojte to dohromady s přátelským závěrem

Váš závěr je vaším posledním dojmem – poslední šancí zanechat stopu, která snad vyvolá odpověď od vašeho příjemce. Poděkujte čtenáři za jeho čas, připomeňte mu své CTA a zakončite rozloučením, které odpovídá tónu vašeho e-mailu.

Běžná rozloučení:

  • S přáním všeho dobrého,
  • Děkuji za váš čas,
  • Těším se na vaši odpověď,
  • S vděčností,
  • S úctou,

Přidejte profesionální e-mailový podpis

Efektivní podpis sdělí čtenáři, kdo jste a jak vás kontaktovat. Ujistěte se, že vždy obsahuje:

  • Vaše křestní jméno a příjmení
  • Pracovní pozice
  • Společnost
  • Kontaktní údaje

Před odesláním si text zkontrolujte

Je snadné udělat v e-mailu překlep – a ještě snazší je ho přehlédnout. Proto je klíčové si e-mail před odesláním přečíst, zejména v profesionálním prostředí. Zkontrolujte si pravopis, gramatiku a jméno osoby, které píšete. Zkomolení něčího jména je jedním z nejrychlejších způsobů, jak se nedočkat požadované odpovědi.

Používejte Proton Scribe, vašeho osobního asistenta psaní

Nástroje jako Proton Scribe vám pomohou překontrolovat tón e-mailu a odhalit překlepy, než bude pozdě. Pomohou vám dokonce zformátovat zprávu a najít ta správná slova, takže se bleskově naučíte psát správné e-maily. Vestavěný asistent ve službě Proton Mail, Scribe, vám může pomoci:

  • Vytvářet jasné a profesionální e-maily
  • Odhalit gramatické a pravopisné chyby
  • Udržet konzistentní tón v celé zprávě
  • Ušetřit čas při psaní konceptů a úpravách

A co je nejdůležitější, Proton Scribe byl navržen s ohledem na vaše soukromí. Na rozdíl od jiných asistentů psaní lze Scribe spustit lokálně, takže vaše citlivé informace nikdy neopustí váš notebook.

5 připravených e-mailových šablon

1. Navázání na schůzku

Předmět: Shrnutí: Rekapitulace schůzky a další kroky

Dobrý den, [jméno],

Děkuji za účast na týmové schůzce minulý týden. Přikládám rychlé shrnutí schůzky; v pondělí bude potřeba provést finální kontrolu projektu.

Prosím, projděte si seznam a dejte mi vědět, zda chcete do té doby něco doplnit.

S pozdravem,
[Vaše jméno a podpis]

2. Žádosti o zaměstnání

Předmět: Žádost o [pozice]

Vážená společnosti [název společnosti],

Jmenuji se [jméno] a píši Vám, abych vyjádřil svůj zájem o pozici [pozice] ve společnosti [společnost]. Přikládám svůj životopis a marketingové portfolio k posouzení.

Prosím, dejte mi vědět, pokud budete potřebovat další informace. Těším se, že se o této příležitosti dozvím více.

S úctou,
[Vaše jméno a podpis]

3. Žádost o zpětnou vazbu

Předmět: Žádost o zpětnou vazbu do [datum]

Dobrý den, [jméno],

Přikládám koncept [název projektu] a ocenil bych zpětnou vazbu. Mohli byste se na to ve volné chvíli podívat a sdílet své myšlenky do [datum]?

Děkuji,
[Vaše jméno a podpis]

4. Plánování schůzky

Předmět: Plánování hovoru na tento týden

Dobrý den, [jméno],

Máte tento týden čas na krátký hovor, kde bychom probrali [téma]? Jsem k dispozici [vložit data a časy].

Dejte mi vědět, co vám nejlépe vyhovuje, přizpůsobím se.

Díky,
[Vaše jméno a podpis]

5. Obecná představení

Předmět: Pozdrav od [vaše jméno]

Dobrý den, [jméno],

Jmenuji se [vaše jméno] a pracuji jako [pozice] ve společnosti [společnost]. Na vaši e-mailovou adresu jsem narazil při průzkumu [předmět] a chtěl jsem se představit.

Zajímalo by mě více o tom, jak jste se k [předmět] dostal. Je tento způsob kontaktu v pořádku?

S pozdravem,
[Vaše jméno a podpis]

Časté dotazy: Jak psát lepší e-maily

  1. Jak dlouhý by měl e-mail být?
    Vaše e-mailové zprávy by měly být obvykle krátké a věcné. Pamatujte, že průměrný člověk stráví čtením jednoho e-mailu méně než 15 sekund. Pokud je vaše zpráva příliš dlouhá, je pravděpodobné, že si ji nikdo nepřečte.
  2. Mohu používat emoji nebo vykřičníky?
    Pokud je tón neformální a znáte své publikum, emoji a vykřičníky jsou pravděpodobně v pořádku. V profesionálních e-mailech byste však měli emotikony a zbytečné vykřičníky vynechat, protože mohou působit příliš horlivě nebo nedbale.
  3. Čemu bych se měl v profesionálním e-mailu vyhnout?
    Jak již bylo řečeno, v profesionální e-mailové komunikaci byste se měli vyhnout emoji a vykřičníkům. Je také rozumné vyvarovat se slangu a příliš ležérních pozdravů a rozloučení.
  4. Jak se mohu zlepšit v psaní e-mailů?
    Znáte to pořekadlo: Žádný učený z nebe nespadl. Psaní e-mailu však může být náročné, zejména pokud jste nervózní ze získání práce nebo žádosti o něco důležitého, jako je zvýšení platu. Používání nástrojů, jako je Proton Scribe, vám může ulevit od tlaku, když se teprve učíte psát e-maily, protože vám pomůže se správným formátem psaní e-mailů, korekturou a dalšími věcmi.

Pište lepší – a bezpečnější – e-maily s Protonem

Naučit se psát e-mail je důležitá dovednost – ale vědět, jak udržet svá data v bezpečí? To je zásadní.

Více než 100 milionů lidí a firem po celém světě svěřuje svou každodenní komunikaci a důležitou obchodní korespondenci službě Proton Mail.

Proton, vytvořený jadernými vědci, kteří viděli potřebu e-mailové platformy zaměřené na soukromí, je švýcarský poskytovatel koncově šifrovaného e-mailu, který je chráněn jedněmi z nejpřísnějších zákonů na ochranu soukromí na světě.

Na rozdíl od jiných poskytovatelů e-mailu, kteří prodávají vaše data marketingovým společnostem, nemá při používání Proton Mailu k vašim osobním údajům přístup nikdo jiný než vy. Ani my ne.

A neustále hledáme způsoby, jak se zlepšovat – ať už prostřednictvím nástrojů, které vám pomohou psát lepší e-maily, jako je Scribe, nebo pomocí naší sady produktů zaměřených na soukromí, jako je Proton Drive (šifrované úložiště pro uchování vašich souborů v bezpečí) a Proton Calendar (pro ochranu vašich důležitých plánů a schůzek).

Pokud jste připraveni připojit se k budoucnosti soukromí na internetu a vzít si zpět kontrolu nad svými daty, zaregistrujte se ještě dnes k bezplatnému účtu Proton Mail.