At skrive en god e-mail er ikke altid svært, men det kræver en vis mængde knowhow, før du begynder.
Det skyldes, at måden, man ville skrive en formel og uformel e-mail på, varierer meget fra person til person. Tænk over det: Du ville ikke skrive en e-mail, hvor du beder din chef om lønforhøjelse, på samme måde, som du ville e-maile din softball-liga om holdets happy hour efter slagtræning.
Det er vigtigt at vide, hvordan man skriver en e-mail til det rette publikum, og at overveje, hvem du kommunikerer med, og hvordan du ønsker, at din besked skal fremstå, før du overhovedet går i gang.
Uanset om du søger et job, følger op med en kollega, forsøger at forhandle en aftale om et vintage sæt samler-spillekort eller korresponderer med din forsikringsagent, kan det at vide, hvordan man skriver en e-mail, hjælpe dig med at kommunikere og få det, du har brug for, hurtigt og effektivt.
Men før du skriver din e-mail, skal du forstå grundlæggende format for e-mailskrivning, det vil sige alle de forskellige elementer, der indgår i at konstruere en effektiv e-mail. Du vil trods alt gerne have læseren til rent faktisk at åbne — og, tja, læse — din besked.
Denne artikel dækker alle de væsentlige aspekter af, hvordan man skriver en ordentlig e-mail: at skrive en opmærksomhedsskabende emnelinje, en stærk indledning, en kortfattet e-mail-brødtekst og en selvsikker, men venlig afslutning.
For at gøre tingene lettere har vi også inkluderet tilpasselige e-mailskabeloner til almindelige situationer for at hjælpe dig i gang.
Start med den rigtige e-mailadresse
Din e-mailadresse er en af de vigtigste ting at overveje, når du kommer i gang med e-mailskrivning. Hvis du er vant til at bruge en kitchy personlig e-mailadresse som soccerguy312@hotmail.com, er det tid til et nyt brugerdefineret e-mail-domæne.
Det er fordi din e-mailadresse kan gøre en kæmpe forskel i, hvordan du bliver opfattet, især hvis du søger et job eller e-mailer klienter om officiel forretning. Selv hvis din e-mail ikke er formel, er din modtager tilbøjelig til at se din besked med mere hast, hvis den er fra en professionelt lydende e-mailadresse. Så drop high school-e-mailen og få dit eget brugerdefinerede e-mail-domæne.
Skriv en klar, bydende emnelinje
I et typisk format for e-mailskrivning er din emnelinje modtagerens første indtryk af dig og din besked. I betragtning af den magt, din emnelinje har, bør den være kortfattet, direkte og give læseren en stærk grund til at åbne din besked.
Når du skriver et emne, kan det være en fordel at inkludere en kort opfordring til handling eller et tidspunkt, hvor du forventer et svar, hvis nødvendigt. I stedet for bare at skrive “Opfølgning,” så overvej noget som, “Mødeopfølgning: Svar ønskes senest [dato].”
Når du skriver din emnelinje, så husk at:
- Holde den under 10 ord.
- Gøre dit emne klart. Er det en opfølgning? En jobforespørgsel? Et spørgsmål til en kollega?
- Tilføje en opfordring til handling eller svardato, hvis nødvendigt.
- Være specifik, så din e-mail ikke bliver begravet blandt de andre.
Eksempler:
- “Rapportgennemgang: Feedback ønskes senest fredag”
- “Opfølgning: Tirsdags mødenoter”
- “Anmodning om en snak man eller tirs”
Åbn med en høflig hilsen
I e-mailskrivning bør du altid begynde din e-mail med en høflig hilsen. Hvis du kender modtagerens navn og titel, er det her, du skal bruge det. Hvis ikke, så brug en generel men professionel indledning.
Eksempler:
- “Kære dr. Smith,”
- “Hej Maggie,”
- “Til kundesupport-teamet,”
- “Kære ansættelseschef,”
Introducer dig selv (hvis nødvendigt)
Hvis din e-mailmodtager ikke ved, hvem du er, så introducer dig selv hurtigt. Inkluder dit navn, din titel og en kort sætning, der forklarer, hvem du er, og hvorfor du kontakter dem.
Hvis I allerede har mødt hinanden, behøver du måske ikke introducere dig selv; dog, hvis du kun har mødt modtageren kortvarigt, er det generelt god stil at genintroducere dig selv, før du kaster dig ud i din besked.
Eksempel:
“Mit navn er Stacey Williams, og jeg er grafisk designer fra Tucson, AZ. Jeg rækker ud angående jobåbningen for en veterinærassistent.”
Angiv formålet med at skrive din e-mail
Ingen kan lide en e-mail, der tager for lang tid om at komme til sagen. Ordentlig e-mailskrivning bør lade læseren vide, hvorfor du kontakter dem inden for de første par linjer.
Kender du din modtager? Er de en overordnet, ven eller klient? Måden, du skriver din e-mail på, kan ændre sig afhængigt af dit publikum, men det er klogt at etablere din tone og dit formål tidligt.
Nedenfor er nogle eksempler på, hvordan man skriver en ordentlig e-mail, der etablerer dit formål hurtigt i begyndelsen af din e-mail-brødtekst:
Generelt spørgsmål: “Jeg e-mailer i dag for at forespørge om tirsdagens deadline…”
Introduktion: “Jeg ville introducere mig selv som teamets seneste nyansættelse…”
Levering af information: “Jeg skriver for at give dig en opdatering på dit erhvervslån…”
Opfølgning: “Jeg ville følge op på vores telefonopkald fra sidste uge…”
Anmodning: “Jeg tænkte på, om du kunne skrive et anbefalingsbrev…”
Husk, hvordan du sætter tonen i begyndelsen af e-mailen kan afgøre, om din modtager læser din e-mail og svarer rettidigt — eller flytter den til papirkurven.
Inkluder en klar opfordring til handling (CTA)
Din e-mailmodtager har sandsynligvis hundredvis af e-mails at gennemgå, inklusive din. Ifølge e-mailmarketingfirmaet Litmus bruger gennemsnitspersonen et sted mellem ni og 14 sekunder på at læse én e-mail(nyt vindue). Det er ikke meget tid til at få din besked igennem.
Hvis du e-mailer nogen med en specifik anmodning, så lad din læser vide specifikt, hvad de skal gøre næste gang. Det er ikke nødvendigt at skrive en ordrig, kedelig e-mail — vær direkte omkring, hvad du ønsker (også kendt som din opfordring til handling), og kom til din CTA så tidligt som muligt. Uden den kan din e-mail føles retningsløs, og din læser kan undlade at svare helt.
Eksempler:
- “Er du ledig til et opkald i denne uge? Lad mig det vide.”
- “Gennemgå venligst rapporten og send eventuel feedback senest fredag.”
- “Har jeg din godkendelse til at gå videre med dette projekt?”
Bind det sammen med en venlig afslutning
Din afslutning er dit sidste indtryk — den sidste chance for at sætte dit præg, der forhåbentlig vil fremkalde et svar fra din modtager. Tak læseren for deres tid, mind dem om din CTA, og slut med en afskedshilsen, der passer til din e-mails tone.
Almindelige afskedshilsner:
- Venligst,
- Tak for din tid,
- Ser frem til dit svar,
- Med taknemmelighed,
- Med venlig hilsen,
Tilføj en professionel e-mailsignatur
En effektiv signatur lader læseren vide, hvem du er, og hvordan de kontakter dig. Sørg for altid at inkludere:
- Dit for- og efternavn
- Jobtitel
- Virksomhed
- Kontaktoplysninger
Korrekturlæs før du trykker send
Det er nemt at inkludere en slåfejl i din e-mail — og det er endnu nemmere at overse dem. Derfor er det afgørende at læse korrektur, før du sender din e-mail, især i en professionel sammenhæng. Sørg for at tjekke din stavning, grammatik og navnet på den person, du skriver til. At stave nogens navn forkert er en af de hurtigste måder ikke at få det svar, du ønsker.
Brug Proton Scribe, din personlige skriveassistent
Værktøjer som Proton Scribe kan hjælpe dig med at dobbelttjekke din e-mails tone og fange slåfejl, før det er for sent. Det kan endda hjælpe dig med at formatere din besked og finde lige de rigtige ord, så du kan lære, hvordan man skriver en ordentlig e-mail på ingen tid. Proton Mails indbyggede assistent, Scribe, kan hjælpe dig med at:
- Skrive klare og professionelle e-mails
- Fange grammatik- og stavefejl
- Holde din tone konsistent gennem hele din besked
- Spare tid på udarbejdelse og redigering
Vigtigst af alt blev Proton Scribe designet med dit privatliv i tankerne. I modsætning til andre skriveassistenter kan Scribe køres lokalt, så dine følsomme oplysninger aldrig forlader din bærbare computer.
5 klar-til-brug e-mailskabeloner
1. Mødeopfølgning
Emne: Opfølgning: Møderecap og næste skridt
Hej [navn],
Tak for deltagelsen i sidste uges teammøde. Jeg har vedhæftet et hurtigt resumé af mødet og får brug for at have en endelig projektgennemgang på mandag.
Kig venligst listen igennem og lad mig vide, hvis der er noget, du vil tilføje inden da.
Venligst,
[Dit navn og signatur]
2. Jobansøgninger
Emne: Ansøgning til [titel]
Kære [virksomhedsnavn],
Mit navn er [navn], og jeg skriver for at udtrykke min interesse i [titel]-stillingen hos [virksomhed]. Jeg har vedhæftet mit CV og markedsføringsportfolio til din gennemgang.
Lad mig venligst vide, hvis du har brug for yderligere oplysninger. Jeg er ivrig efter at høre mere om denne mulighed.
Med venlig hilsen,
[Dit navn og signatur]
3. Anmodning om feedback
Emne: Feedback ønskes senest [dato]
Hej [navn],
Jeg har vedhæftet et udkast af [projektnavn] og ville sætte pris på noget feedback. Kunne du tage et kig, når det passer dig, og dele eventuelle tanker senest [dato]?
Tak,
[Dit navn og signatur]
4. Planlægning af et møde
Emne: Planlægning af et opkald i denne uge
Hej [navn],
Er du ledig i denne uge til at hoppe på et opkald og diskutere [emne]? Jeg er ledig på [indsæt datoer og tidspunkter].
Lad mig vide, hvad der fungerer bedst for dig, jeg kan være fleksibel.
Tak,
[Dit navn og signatur]
5. Generelle introduktioner
Emne: Hilsner fra [dit navn]
Hej [navn],
Mit navn er [dit navn], og jeg er en [titel] hos [virksomhed]. Jeg faldt over din e-mailadresse, mens jeg lavede noget research om [emne], og ønskede at introducere mig selv.
Jeg er interesseret i at lære mere om, hvordan du blev involveret i [emne]. Er dette en okay måde at kontakte dig på?
Med venlig hilsen,
[Dit navn og signatur]
Ofte stillede spørgsmål: Skrivning af bedre e-mails
- Hvor lang skal en e-mail være?
Dine e-mailbeskeder bør typisk være korte og præcise. Husk, at gennemsnitspersonen bruger mindre end 15 sekunder på at læse én e-mail. Hvis din besked er for lang, er det sandsynligt, at den ikke bliver læst. - Kan jeg bruge emojier eller udråbstegn?
Hvis tonen er uformel, og du kender dit publikum, er emojier og udråbstegn sandsynligvis fine. Men til professionelle e-mails vil du gerne springe humørikoner og unødvendige udråbstegn over, da de kan læses som for ivrige eller afslappede. - Hvad bør jeg undgå i en professionel e-mail?
Som tidligere nævnt bør emojier og udråbstegn undgås i professionelle e-mail-indstillinger. Det er også klogt at undgå slang og alt for afslappede hilsner og afslutninger. - Hvordan kan jeg blive bedre til e-mailskrivning?
Du kender ordsproget: Øvelse gør mester. Men at skrive en e-mail kan være udfordrende, især hvis du er nervøs for at lande et job eller bede om noget vigtigt, som en lønforhøjelse. Brug af værktøjer som Proton Scribe kan hjælpe med at tage presset af, når du lige er ved at lære at skrive en e-mail, ved at hjælpe dig med det rette format for e-mailskrivning, korrekturlæsning og mere.
Skriv bedre — og sikrere — e-mails med Proton
At lære at skrive en e-mail er en vigtig færdighed — men at vide, hvordan man holder sine data sikre og beskyttede? Det er essentielt.
Mere end 100 millioner mennesker og virksomheder rundt om i verden stoler på Proton Mail med deres hverdagskommunikation og vigtige forretningskorrespondance.
Skabt af atomfysikere, der så behovet for en privatlivsførst e-mail-platform, er Proton en schweizisk-baseret mailudbyder med end-to-end kryptering, der er bakket op af nogle af verdens stærkeste love om privatliv.
I modsætning til andre mailudbydere, der sælger dine data til marketingvirksomheder, har ingen adgang til dine personlige oplysninger undtagen dig, når du bruger Proton Mail. Ikke engang os.
Og vi leder altid efter måder at forbedre os på — uanset om det er gennem værktøjer, der kan hjælpe dig med at skrive bedre e-mails, som Scribe — eller med vores pakke af privatlivsførst produkter som Proton Drive (krypteret lagerplads til at holde dine filer sikre og beskyttede), og Proton Calendar (til at beskytte dine vigtige tidsplaner og aftaler).
Hvis du er klar til at slutte dig til fremtiden for internetprivatliv og tage kontrollen over dine data tilbage, så tilmeld dig en gratis Proton Mail-konto i dag.
