如何撰寫電子郵件：從主旨到簽名（+ 範本）

撰寫一封很棒的電子郵件並不總是那麼困難，但在開始之前確實需要一定程度的訣竅。

這是因為撰寫正式和非正式電子郵件的方式因人而異。試想一下：您寫電子郵件向老闆要求加薪的方式，不會跟您在擊球練習後透過電子郵件通知壘球聯盟關於球隊歡樂時光的方式一樣。

了解如何為合適的受眾撰寫電子郵件很重要，並且在開始之前考慮您的溝通對象，以及您希望您的訊息如何傳達。

無論您是在申請工作、與同事追蹤進度、試圖就一套復古的可收藏撲克牌進行交易談判，還是在與保險代理人通信，知道如何撰寫電子郵件可以協助您快速有效地溝通並獲得您需要的東西。

但在您撰寫電子郵件之前，您需要了解基本的電子郵件寫作格式，也就是構成一封有效電子郵件的所有不同元素。畢竟，您希望讀者實際開啟——並且，嗯，閱讀——您的訊息。

本文涵蓋了如何撰寫適當電子郵件的所有要點：撰寫引人注目的主旨、強而有力的開場白、簡潔的電子郵件內文，以及自信但友善的結尾。

為了讓事情更簡單，我們還包含了適用於常見情況的可自訂電子郵件範本，以協助您開始。

從正確的電子郵件地址開始

您的電子郵件地址是開始撰寫電子郵件時需要考慮的最重要事情之一。如果您習慣使用像 soccerguy312@hotmail.com 這樣俗氣的個人電子郵件地址，是時候使用新的自訂電子郵件網域了。

這是因為您的電子郵件地址會在別人對您的看法上造成巨大的差異，特別是如果您正在申請工作或透過電子郵件與客戶談論公務。即使您的電子郵件不正式，如果它是來自一個聽起來很專業的電子郵件地址，您的收件者也可能會更緊急地看待您的訊息。所以拋棄高中時的電子郵件，取得您自己的自訂電子郵件網域。

撰寫清晰、具權威性的主旨

在典型的電子郵件寫作格式中，您的主旨是收件者對您和您的訊息的第一印象。考慮到您的主旨所擁有的力量，它應該簡潔、直接，並給讀者一個強烈的理由來開啟您的訊息。

在撰寫主旨時，如果需要，包含簡短的行動呼籲或您期望回應的時間可能會有所助益。與其只寫「追蹤」，不如考慮像「會議追蹤：需在 [日期] 前回覆」這樣的內容。

在撰寫主旨時，請記住：

保持在 10 個字以內。
讓您的主題明確。是追蹤嗎？工作諮詢？給同事的問題？
如果需要，新增行動呼籲或回應日期。
要具體，以免您的電子郵件被埋沒在其他郵件中。

範例：

「報告審查：需在週五前提供意見回饋」
「追蹤：週二會議記錄」
「請求週一或週二聊天」

以禮貌的問候開場

在撰寫電子郵件時，您應該始終以禮貌的問候開始您的電子郵件。如果您知道收件者的姓名和職稱，這是使用它的地方。如果不知道，請使用一般但專業的開場白。

範例：

「親愛的 Smith 博士：」
「哈囉 Maggie：」
「致客戶支援團隊：」
「親愛的招聘經理：」

自我介紹（如果需要）

如果您的電子郵件收件者不知道您是誰，請快速自我介紹。包含您的姓名、您的職稱，以及一句簡短的句子解釋您是誰以及為什麼聯絡他們。

如果你們已經見過面，您可能不需要自我介紹；然而，如果您只是與收件者短暫見面，在開始您的訊息之前重新介紹自己通常是好的形式。

範例：

「我叫 Stacey Williams，我是來自亞利桑那州圖森市的平面設計師。我就獸醫助理的職缺與您聯絡。」

說明撰寫電子郵件的目的

沒人喜歡花太長時間才切入重點的電子郵件。適當的電子郵件寫作應該讓讀者在前幾行內知道您為什麼聯絡他們。

您認識您的收件者嗎？他們是上司、朋友還是客戶？您撰寫電子郵件的方式可能會根據您的受眾而有所不同，但在早期確立您的語氣和目的是明智的。

以下是一些關於如何撰寫適當電子郵件的範例，這些電子郵件在內文開頭迅速確立您的目的：

一般問題：「我今天發電子郵件是為了詢問週二的截止日期…」

介紹：「我想自我介紹一下，我是團隊最近的新員工…」

提供資訊：「我寫信是為了給您關於商業貸款的更新…」

追蹤：「我想追蹤上週我們的通話…」

請求：「我想知道您是否可以寫一封推薦信…」

請記住，您在電子郵件開頭設定的語氣可以決定您的收件者是否閱讀您的電子郵件並及時回覆——或者將其移至垃圾桶。

包含明確的行動呼籲 (CTA)

您的電子郵件收件者可能有數百封電子郵件要篩選，包括您的。根據電子郵件行銷公司 Litmus 的說法，一般人花費9 到 14 秒閱讀一封電子郵件(新視窗)。傳達訊息的時間並不多。

如果您發電子郵件給某人提出具體請求，請具體讓您的讀者知道他們接下來需要做什麼。不需要寫一封冗長、乏味的電子郵件——直接說明您想要什麼（也稱為您的行動呼籲），並儘早提出您的 CTA。沒有它，您的電子郵件可能會感覺沒有方向，您的讀者可能會完全放棄回應。

範例：

「您這週有空通電話嗎？讓我知道。」
「請審閱報告並在週五前傳送任何意見回饋。」
「我是否有您的批准來推進這個專案？」

用友善的結尾將其連結起來

您的結尾是您的最後印象——留下標記的最後機會，希望能引起收件者的回應。感謝讀者的時間，提醒他們您的 CTA，並以適合您電子郵件語氣的簽名結尾。

常見簽名：

謹致，
感謝您的時間，
期待您的回覆，
心懷感激，
誠摯地，

新增專業的電子郵件簽名

有效的簽名可以讓讀者知道您是誰以及如何聯絡您。請務必始終包含：

您的名字和姓氏
職稱
公司
聯絡資訊

在點擊傳送前校對

在您的電子郵件中包含錯字很容易——而且更容易忽略它們。這就是為什麼在傳送電子郵件之前校對至關重要，特別是在專業設定中。請務必檢查您的拼字、文法以及您寫信對象的姓名。拼錯別人的名字是得不到您想要回應的最快方法之一。

使用 Proton Scribe，您的個人寫作助理

像 Proton Scribe 這樣的工具可以協助您再次檢查電子郵件的語氣，並在為時已晚之前找出錯字。它甚至可以協助您格式化訊息並找到合適的措辭，讓您可以立即學習如何撰寫適當的電子郵件。Proton Mail 的內建助理 Scribe 可以協助您：

撰寫清晰且專業的電子郵件
找出文法和拼字錯誤
在整個訊息中保持一致的語氣
節省起草和編輯的時間

最重要的是，Proton Scribe 的設計考量了您的隱私。與其他寫作助理不同，Scribe 可以在本機執行，因此您的敏感資訊永遠不會離開您的筆記型電腦。

5 個即用型電子郵件範本

1. 會議追蹤

主旨：追蹤：會議回顧和後續步驟

嗨 [姓名]：

感謝您參加這週的團隊會議。我已附上會議的快速摘要，並需要在週一進行最終專案審查。

請查看清單，如果在該時間之前有任何想要新增的內容，請讓我知道。

謹致，
[您的姓名和簽名]

2. 工作申請

主旨：[職稱] 的申請

親愛的 [公司名稱]：

我叫 [姓名]，我寫信是為了表達我對 [公司] 的 [職稱] 職位的興趣。我已附上我的履歷和行銷作品集供您審閱。

如果您需要任何其他資訊，請讓我知道。我渴望聽到更多關於這個機會的資訊。

誠摯地，
[您的姓名和簽名]

3. 請求意見回饋

主旨：請求在 [日期] 前提供意見回饋

嗨 [姓名]：

我已附上 [專案名稱] 的草稿，並希望能得到一些意見回饋。您能否在方便的時候看一下並在 [日期] 之前分享任何想法？

謝謝，
[您的姓名和簽名]

4. 排程會議

主旨：排程這週的通話

嗨 [姓名]：

您這週有空通話討論 [主題] 嗎？我在 [插入日期和時間] 有空。

讓我知道什麼時間對您最合適，我可以彈性配合。

謝了，
[您的姓名和簽名]

5. 一般介紹

主旨：來自 [您的姓名] 的問候

哈囉 [姓名]：

我叫 [您的姓名]，我是 [公司] 的 [職稱]。我在做一些關於 [主題] 的研究時看到了您的電子郵件地址，想自我介紹一下。

我有興趣進一步瞭解您是如何參與 [主題] 的。這是聯絡您的好方法嗎？

順頌商祺，
[您的姓名和簽名]

常見問題：撰寫更好的電子郵件

電子郵件應該多長？
您的電子郵件訊息通常應該簡短且切中要點。請記住，一般人花不到 15 秒閱讀一封電子郵件。如果您的訊息太長，很可能不會被閱讀。
我可以使用表情符號或驚嘆號嗎？
如果語氣非正式且您認識您的受眾，表情符號和驚嘆號可能是可以的。但對於專業電子郵件，您會想要略過表情符號和不必要的驚嘆號，因為它們可能被解讀為過於急切或隨便。
在專業電子郵件中我應該避免什麼？
如前所述，在專業電子郵件設定中應避免使用表情符號和驚嘆號。明智的做法是也避免使用俚語和過於隨便的問候與結尾。
我該如何精進電子郵件寫作？
俗話說：熟能生巧。但撰寫電子郵件可能具有挑戰性，特別是如果您對獲得工作或要求重要的事情（如加薪）感到緊張。使用像 Proton Scribe 這樣的工具可以透過協助您使用適當的電子郵件寫作格式、校對等，減輕您剛開始學習如何撰寫電子郵件時的壓力。