Menulis email yang bagus tidak selalu sulit, tetapi memang memerlukan sejumlah pengetahuan dasar sebelum Anda memulainya.
Itu karena cara Anda menulis email formal dan informal sangat bervariasi dari orang ke orang. Coba pikirkan: Anda tidak akan menulis email meminta kenaikan gaji kepada atasan Anda dengan cara yang sama seperti saat Anda mengirim email to liga sofbol Anda tentang kumpul-kumpul santai tim setelah latihan memukul.
Sangat penting untuk mengetahui cara menulis email untuk audiens yang tepat, serta mempertimbangkan dengan siapa Anda berkomunikasi dan bagaimana Anda ingin pesan Anda dipahami, bahkan sebelum Anda mulai.
Baik saat Anda melamar pekerjaan, menindaklanjuti rekan kerja, mencoba menegosiasikan kesepakatan untuk satu set kartu remi koleksi antik, atau sedang berkorespondensi dengan agen asuransi Anda, mengetahui cara menulis email dapat membantu Anda berkomunikasi serta mendapatkan apa yang Anda butuhkan dengan cepat dan efisien.
Namun sebelum menulis email, Anda perlu memahami format penulisan email dasar, yaitu semua elemen berbeda yang membentuk email yang efektif. Setelah itu, Anda tentu ingin pembaca benar-benar membuka — dan, yah, membaca — pesan Anda.
Artikel ini membahas semua hal penting tentang cara menulis email yang tepat: menulis baris subjek yang menarik perhatian, kalimat pembuka yang kuat, isi email yang ringkas, dan penutup yang penuh percaya diri tetapi ramah — semuanya mengikuti aturan etiket email.
Untuk mempermudah, kami juga menyertakan templat email yang dapat disesuaikan untuk situasi umum guna membantu Anda memulai.
Mulailah dengan alamat email yang tepat
Alamat email Anda adalah salah satu hal terpenting yang perlu dipertimbangkan saat memulai penulisan email. Jika Anda terbiasa menggunakan alamat email pribadi yang unik seperti soccerguy312@hotmail.com, inilah saatnya untuk menggunakan domain email khusus yang baru.
Itu karena alamat email Anda dapat membuat perbedaan besar dalam cara Anda dipandang, terutama jika Anda melamar pekerjaan atau mengirim email kepada klien tentang urusan resmi. Meskipun email Anda tidak formal, penerima kemungkinan besar akan melihat pesan Anda dengan lebih mendesak jika email tersebut berasal dari alamat email yang terdengar profesional. Jadi, tinggalkan email masa sekolah Anda dan dapatkan domain email khusus Anda sendiri.
Tulis baris subjek yang jelas dan tegas
Dalam format penulisan email yang umum, baris subjek adalah kesan pertama penerima terhadap Anda dan pesan Anda. Mempertimbangkan kekuatan yang dimiliki baris subjek Anda, baris tersebut harus ringkas, langsung, dan memberikan alasan yang kuat bagi pembaca untuk membuka pesan Anda.
Saat menulis subjek, akan sangat berguna jika menyertakan panggilan tindakan singkat atau waktu di mana Anda mengharapkan tanggapan, jika diperlukan. Alih-alih hanya menulis “Tindak Lanjut,” pertimbangkan sesuatu seperti, “Tindak lanjut rapat: Balasan diperlukan sebelum [tanggal].”
Saat menulis baris subjek Anda, ingatlah to:
- Buat agar kurang dari 10 kata.
- Buat topik Anda jelas. Apakah ini tindak lanjut? Pertanyaan pekerjaan? Pertanyaan untuk rekan kerja?
- Tambahkan panggilan tindakan atau tanggal tanggapan jika diperlukan.
- Bersikaplah spesifik agar email Anda tidak terkubur di antara email lainnya.
Contoh:
- “Tinjauan laporan: Masukan diperlukan sebelum hari Jumat”
- “Tindak lanjut: Catatan rapat hari Selasa”
- “Permintaan untuk mengobrol hari Senin atau Selasa”
Buka dengan salam yang sopan
Dalam penulisan email, Anda harus selalu memulai email dengan salam yang sopan. Jika Anda mengetahui nama dan gelar penerima, di sinilah tempat untuk menggunakannya. Jika tidak, gunakan pembuka yang umum namun profesional.
Contoh:
- “Yth. Dr. Smith,”
- “Halo Maggie,”
- “Kepada tim dukungan pelanggan,”
- “Yth. manajer perekrutan,”
Perkenalkan diri Anda (jika perlu)
Jika penerima email tidak mengetahui siapa Anda, segera perkenalkan diri. Cantumkan nama, jabatan, dan kalimat singkat yang menjelaskan siapa Anda serta alasan Anda menghubungi mereka.
Jika sudah pernah bertemu, Anda mungkin tidak perlu memperkenalkan diri; namun, jika hanya bertemu penerima secara singkat, sebaiknya perkenalkan diri kembali sebelum masuk ke isi pesan.
Contoh:
“Nama saya Stacey Williams, dan saya seorang desainer grafis dari Tucson, AZ. Saya menghubungi Anda terkait lowongan pekerjaan untuk asisten dokter hewan.”
Nyatakan tujuan penulisan email
Tidak ada yang menyukai email yang terlalu lama untuk langsung ke inti masalah. Penulisan email yang benar harus memberi tahu pembaca mengapa Anda menghubungi mereka dalam beberapa baris pertama.
Apakah Anda mengenal penerima? Apakah mereka atasan, teman, atau klien? Cara menulis email mungkin berubah tergantung pada audiens, tetapi sangat bijaksana untuk menetapkan nada dan tujuan sejak awal.
Di bawah ini adalah beberapa contoh cara menulis email yang benar yang menetapkan tujuan dengan cepat di awal bagian utama email:
Pertanyaan umum: “Saya mengirim email hari ini untuk menanyakan tentang tenggat waktu hari Selasa…”
Perkenalan: “Saya ingin memperkenalkan diri sebagai karyawan baru tim…”
Pemberian informasi: “Saya menulis surat ini untuk memberikan pembaruan tentang pinjaman bisnis Anda…”
Tindak lanjut: “Saya ingin menindaklanjuti panggilan telepon kita dari minggu lalu…”
Permintaan: “Saya ingin tahu apakah Anda bisa menulis surat rekomendasi…”
Ingat, bagaimana nada ditetapkan di awal email dapat menentukan apakah penerima akan membaca email dan membalasnya tepat waktu — atau memindahkannya ke tempat sampah.
Sertakan ajakan bertindak (CTA) yang jelas
Penerima email kemungkinan besar memiliki ratusan email untuk disaring, termasuk email Anda. Menurut perusahaan pemasaran email Litmus, rata-rata orang menghabiskan waktu antara sembilan hingga 14 detik untuk membaca satu email(jendela baru). Waktu tersebut tidaklah banyak untuk menyampaikan pesan.
Jika mengirim email kepada seseorang dengan permintaan khusus, beri tahu pembaca secara spesifik apa yang harus dilakukan selanjutnya. Tidak perlu menulis email yang bertele-tele dan membosankan — langsung saja sampaikan apa yang diinginkan (juga dikenal sebagai ajakan bertindak), dan sampaikan CTA sedini mungkin. Tanpanya, email mungkin terasa tanpa arah, dan pembaca mungkin memilih untuk tidak menanggapi sama sekali.
Contoh:
- “Apakah Anda ada waktu luang untuk berbicara di telepon minggu ini? Beri tahu saya.”
- “Harap tinjau laporan ini dan kirim masukan apa pun sebelum hari Jumat.”
- “Apakah saya mendapatkan persetujuan Anda untuk melanjutkan proyek ini?”
Satukan semuanya dengan penutup yang ramah
Penutup adalah kesan terakhir — kesempatan terakhir untuk meninggalkan kesan yang diharapkan dapat memancing respons dari penerima. Sampaikan terima kasih kepada pembaca atas waktu yang mereka berikan, ingatkan tentang CTA, dan tutup dengan salam penutup yang sesuai dengan nada email.
Salam penutup yang umum:
- Salam hangat,
- Terima kasih atas waktu Anda,
- Menantikan respons Anda,
- Dengan rasa terima kasih,
- Hormat saya,
Tambahkan tanda tangan email profesional
Tanda tangan yang efektif memberi tahu pembaca identitas pengirim dan cara menghubungi. Pastikan untuk selalu menyertakan:
- Nama depan dan belakang
- Jabatan
- Perusahaan
- Informasi kontak
Periksa kembali sebelum mengirim
Sangat mudah membuat kesalahan ketik di email — dan bahkan lebih mudah lagi untuk melewatkannya. Itulah mengapa sangat penting untuk memeriksa kembali sebelum mengirim email, terutama dalam lingkungan profesional. Pastikan untuk memeriksa ejaan, tata bahasa, dan nama orang yang dituju. Salah mengeja nama seseorang adalah salah satu cara tercepat untuk tidak mendapatkan respons yang diinginkan.
Gunakan Proton Scribe, asisten penulisan pribadi Anda
Alat seperti Proton Scribe dapat membantu memeriksa kembali nada email dan mendeteksi kesalahan ketik sebelum terlambat. Alat ini bahkan dapat membantu memformat pesan dan menemukan kata-kata yang tepat, sehingga dapat mempelajari cara menulis email yang benar dalam sekejap. Asisten bawaan Proton Mail, Scribe, dapat membantu:
- Menulis email yang jelas dan profesional
- Mendeteksi kesalahan tata bahasa dan ejaan
- Menjaga konsistensi nada di seluruh pesan
- Menghemat waktu untuk membuat draf dan mengedit
Yang terpenting, Proton Scribe dirancang dengan mengutamakan privasi. Berbeda dengan asisten penulisan lainnya, Scribe dapat dijalankan secara lokal, sehingga informasi sensitif tidak akan pernah keluar dari laptop.
5 templat email yang siap digunakan
1. Tindak lanjut rapat
Subjek: Tindak Lanjut: Rekapitulasi rapat dan langkah selanjutnya
Halo [nama],
Terima kasih telah menghadiri rapat tim minggu lalu. Terlampir ringkasan singkat dari rapat tersebut dan peninjauan proyek akhir perlu dilakukan pada hari Senin.
Harap periksa daftar tersebut dan beri tahu jika ada hal yang ingin ditambahkan sebelum waktu tersebut.
Salam hangat,
[Nama dan tanda tangan Anda]
2. Aplikasi pekerjaan
Subjek: Aplikasi untuk [posisi]
Kepada [nama perusahaan],
Nama saya adalah [nama], dan saya menulis pesan ini untuk menyampaikan ketertarikan pada posisi [posisi] di [perusahaan]. Terlampir resume dan portofolio pemasaran saya untuk ditinjau.
Silakan beri tahu jika memerlukan informasi tambahan. Saya sangat berharap dapat mendengar lebih banyak tentang kesempatan ini.
Hormat saya,
[Nama dan tanda tangan Anda]
3. Permintaan masukan
Subjek: Masukan diminta paling lambat [tanggal]
Halo [nama],
Terlampir draf dari [project name] dan masukan akan sangat dihargai. Silakan periksa saat sempat dan bagikan pendapat paling lambat [date]?
Terima kasih,
[Nama dan tanda tangan Anda]
4. Menjadwalkan rapat
Subjek: Menjadwalkan panggilan untuk minggu ini
Halo [nama],
Apakah Anda bersedia melakukan panggilan minggu ini untuk membahas [topik]? Saya bersedia pada [sisipkan tanggal dan waktu].
Beri tahu waktu yang paling sesuai bagi Anda, saya bisa fleksibel.
Terima kasih,
[Nama dan tanda tangan Anda]
5. Perkenalan umum
Subjek: Salam dari [nama Anda]
Halo [nama],
Nama saya adalah [nama Anda], dan saya menjabat sebagai [jabatan] di [perusahaan]. Saya menemukan alamat email Anda saat melakukan riset tentang [subjek] dan ingin memperkenalkan diri.
Saya tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana Anda terlibat dalam [subjek]. Apakah ini cara yang tepat untuk menghubungi Anda?
Salam hormat,
[Nama dan tanda tangan Anda]
Tanya Jawab: Menulis email yang lebih baik
- Seberapa panjang seharusnya sebuah email?
Pesan email biasanya harus singkat dan langsung pada intinya. Ingat, rata-rata orang menghabiskan waktu kurang dari 15 detik untuk membaca satu email. Jika pesan terlalu panjang, kemungkinan besar pesan tersebut tidak akan dibaca. - Bolehkah menggunakan emoji atau tanda seru?
Jika nadanya informal dan sudah mengenal audiens, penggunaan emoji dan tanda seru mungkin tidak masalah. Namun untuk email profesional, sebaiknya lewati emotikon dan tanda seru yang tidak perlu, karena dapat terkesan terlalu bersemangat atau santai. - Apa yang harus dihindari dalam email profesional?
Seperti yang telah dinyatakan sebelumnya, emoji dan tanda seru harus dihindari dalam pengaturan email profesional. Sebaiknya hindari juga bahasa gaul serta sapaan dan penutup yang terlalu santai. - Bagaimana cara agar lebih mahir dalam menulis email?
Ada pepatah mengatakan: Latihan membuat sempurna. Namun, menulis email bisa terasa menantang, terutama jika merasa gugup untuk mendapatkan pekerjaan atau meminta sesuatu yang penting, seperti kenaikan gaji. Menggunakan alat bantu seperti Proton Scribe dapat membantu meringankan beban saat baru mempelajari cara menulis email, dengan membantu dalam format penulisan email yang tepat, pemeriksaan ejaan, dan banyak lagi.
Tulis email yang lebih baik — dan lebih aman — dengan Proton
Mempelajari cara menulis email adalah keterampilan yang penting — tetapi mengetahui cara menjaga data tetap aman dan terlindungi? Itu adalah hal yang esensial.
Lebih dari 100 juta orang dan bisnis di seluruh dunia mempercayakan komunikasi sehari-hari dan korespondensi bisnis penting mereka kepada Proton Mail.
Dibuat oleh ilmuwan nuklir yang melihat kebutuhan akan platform email yang mengutamakan privasi, Proton adalah penyedia layanan email terenkripsi secara end-to-end yang berbasis di Swiss dan didukung oleh beberapa undang-undang privasi terkuat di dunia.
Berbeda dengan penyedia layanan email lainnya yang menjual data Anda ke perusahaan pemasaran, saat menggunakan Proton Mail, tidak ada yang memiliki akses ke informasi pribadi Anda selain Anda sendiri. Bahkan kami pun tidak.
Dan kami selalu mencari cara untuk melakukan peningkatan — baik melalui alat yang dapat membantu menulis email dengan lebih baik, seperti Scribe — atau dengan rangkaian produk yang mengutamakan privasi seperti Proton Drive (penyimpanan terenkripsi untuk menjaga file tetap aman dan terlindungi), dan Proton Calendar (untuk melindungi jadwal dan janji temu penting Anda).
Jika Anda siap bergabung dengan masa depan privasi internet dan mengambil alih kendali atas data Anda, daftar akun Proton Mail gratis hari ini.
