훌륭한 이메일을 작성하는 것이 항상 어려운 것은 아니지만, 시작하기 전에 어느 정도의 노하우가 필요합니다.
공식적인 이메일과 비공식적인 이메일을 작성하는 방식은 사람마다 크게 다르기 때문입니다. 생각해 보세요: 상사에게 급여 인상을 요청하는 이메일을 타격 연습 후 팀 회식에 대해 소프트볼 리그에 이메일을 보내는 것과 같은 방식으로 작성하지는 않을 것입니다.
적절한 대상을 위해 이메일을 작성하는 방법을 알고, 시작하기 전에 누구와 소통하고 있는지, 메시지가 어떻게 전달되기를 원하는지 고려하는 것이 중요합니다.
입사 지원을 하든, 동료에게 후속 조치를 취하든, 빈티지 수집용 카드 세트 거래를 협상하든, 보험 대리인과 서신을 주고받든, 이메일을 작성하는 방법을 알면 빠르고 효율적으로 소통하고 필요한 것을 얻는 데 도움이 될 수 있습니다.
하지만 이메일을 작성하기 전에 기본적인 이메일 작성 형식, 즉 효과적인 이메일을 구성하는 데 들어가는 모든 다양한 요소를 이해해야 합니다. 결국 독자가 실제로 메시지를 열어보고, 음, 읽기를 원하니까요.
이 기사에서는 적절한 이메일을 작성하는 방법의 모든 필수 사항인 주의를 끄는 제목, 강력한 도입부, 간결한 이메일 본문, 자신감 있으면서도 친근한 맺음말을 다룹니다.
더 쉽게 하기 위해 시작하는 데 도움이 되는 일반적인 상황에 대한 맞춤형 이메일 템플릿도 포함했습니다.
올바른 이메일 주소로 시작하세요
이메일 주소는 이메일 작성을 시작할 때 고려해야 할 가장 중요한 것 중 하나입니다. soccerguy312@hotmail.com과 같은 유치한 개인 이메일 주소를 사용하는 데 익숙하다면 새로운 사용자 지정 이메일 도메인을 사용할 때입니다.
이메일 주소는 귀하가 인식되는 방식에 큰 차이를 만들 수 있기 때문입니다. 특히 입사 지원을 하거나 공식 업무에 대해 고객에게 이메일을 보낼 때 그렇습니다. 이메일이 공식적이지 않더라도 전문적인 느낌의 이메일 주소에서 온 것이라면 수신인은 귀하의 메시지를 더 긴급하게 볼 가능성이 높습니다. 그러니 고등학교 때 이메일은 버리고 나만의 사용자 지정 이메일 도메인을 받으세요.
명확하고 위엄 있는 제목 작성
일반적인 이메일 작성 형식에서 제목은 수신인이 귀하와 귀하의 메시지에 대해 갖는 첫인상입니다. 제목이 가진 힘을 고려할 때, 간결하고 직접적이어야 하며 독자에게 메시지를 열어볼 강력한 이유를 제공해야 합니다.
제목을 작성할 때 필요한 경우 짧은 행동 촉구(Call to Action)나 응답을 기대하는 시간을 포함하는 것이 유리할 수 있습니다. 단순히 “후속 조치”라고 쓰는 대신 “회의 후속 조치: [날짜]까지 답장 필요”와 같이 고려해 보세요.
제목을 작성할 때 다음을 기억하세요:
- 10단어 미만으로 유지하세요.
- 주제를 명확하게 하세요. 후속 조치인가요? 구직 문의인가요? 동료에게 묻는 질문인가요?
- 필요한 경우 행동 촉구 또는 응답 날짜를 추가하세요.
- 이메일이 다른 이메일들 속에 묻히지 않도록 구체적으로 작성하세요.
예시:
- “보고서 검토: 금요일까지 의견 필요”
- “후속 조치: 화요일 회의록”
- “월요일 또는 화요일 대화 요청”
정중한 인사말로 시작하세요
이메일 작성 시 항상 정중한 인사말로 이메일을 시작해야 합니다. 수신인의 이름과 직책을 알고 있다면 여기에서 사용하세요. 모르는 경우 일반적이지만 전문적인 도입부를 사용하세요.
예시:
- “스미스 박사님께,”
- “안녕하세요 매기 님,”
- “고객 지원 팀 귀중,”
- “채용 담당자님께,”
자신을 소개하세요(필요한 경우)
이메일 수신인이 귀하가 누구인지 모른다면 간단히 자신을 소개하세요. 이름, 직책, 그리고 귀하가 누구이며 왜 연락하는지 설명하는 짧은 문장을 포함하세요.
이미 만난 적이 있다면 자신을 소개할 필요가 없을 수도 있습니다. 그러나 수신인을 잠깐만 만났다면 메시지를 시작하기 전에 다시 소개하는 것이 일반적으로 좋은 예절입니다.
예시:
“제 이름은 스테이시 윌리엄스이고 애리조나주 투산의 그래픽 디자이너입니다. 수의사 보조원 채용 공고와 관련하여 연락드립니다.”
이메일 작성 목적 명시
본론으로 들어가는 데 너무 오래 걸리는 이메일을 좋아하는 사람은 없습니다. 적절한 이메일 작성은 처음 몇 줄 안에 연락하는 이유를 독자에게 알려주어야 합니다.
수신인을 알고 있나요? 상사, 친구 또는 고객인가요? 이메일을 작성하는 방식은 대상에 따라 달라질 수 있지만, 초기에 어조와 목적을 확립하는 것이 현명합니다.
다음은 이메일 본문 시작 부분에서 목적을 빠르게 확립하는 적절한 이메일 작성 방법의 몇 가지 예입니다:
일반적인 질문: “화요일 마감 기한에 대해 문의하기 위해 오늘 이메일을 보냅니다…”
소개: “팀의 최근 신입 사원으로서 제 소개를 하고 싶었습니다…”
정보 제공: “귀하의 비즈니스 대출에 대한 업데이트를 드리기 위해 글을 씁니다…”
후속 조치: “지난주 전화 통화에 대해 후속 조치를 취하고 싶었습니다…”
요청: “추천서를 써주실 수 있는지 궁금했습니다…”
이메일 시작 부분에서 어조를 어떻게 설정하느냐에 따라 수신인이 이메일을 읽고 적시에 답장을 보낼지, 아니면 휴지통으로 옮길지가 결정될 수 있음을 기억하세요.
명확한 행동 촉구(CTA) 포함
이메일 수신인은 귀하의 이메일을 포함하여 수백 통의 이메일을 훑어봐야 할 가능성이 높습니다. 이메일 마케팅 회사 Litmus에 따르면, 일반적인 사람은 이메일 한 통을 읽는 데 9~14초(새 창)를 소비합니다. 메시지를 전달하기에 많은 시간은 아닙니다.
구체적인 요청이 있어 누군가에게 이메일을 보내는 경우, 다음에 무엇을 해야 하는지 구체적으로 독자에게 알려주세요. 장황하고 지루한 이메일을 쓸 필요는 없습니다. 원하는 것(행동 촉구라고도 함)에 대해 직접적으로 말하고 가능한 한 빨리 CTA에 도달하세요. 그렇지 않으면 이메일이 방향성 없게 느껴질 수 있으며 독자는 응답을 아예 하지 않을 수도 있습니다.
예시:
- “이번 주에 통화 가능하신가요? 알려주세요.”
- “보고서를 검토하고 금요일까지 의견을 보내주시기 바랍니다.”
- “이 프로젝트를 진행해도 된다는 승인을 받을 수 있을까요?”
친근한 맺음말로 마무리
맺음말은 마지막 인상이며, 수신인의 응답을 이끌어낼 수 있는 마지막 기회입니다. 시간을 내준 독자에게 감사하고, CTA를 상기시키고, 이메일의 어조에 맞는 서명으로 마무리하세요.
일반적인 서명:
- 감사합니다(Kindly),
- 시간을 내주셔서 감사합니다,
- 답장 기다리겠습니다,
- 감사의 마음을 담아,
- 진심을 담아,
전문적인 이메일 서명 추가
효과적인 서명은 독자에게 귀하가 누구이며 어떻게 연락해야 하는지 알려줍니다. 항상 다음을 포함해야 합니다:
- 성명
- 직책
- 회사
- 연락처 정보
보내기 전에 교정
이메일에 오타를 포함하기 쉽고 간과하기는 더 쉽습니다. 그렇기 때문에 이메일을 보내기 전에, 특히 전문적인 환경에서는 교정하는 것이 중요합니다. 철자, 문법, 작성 중인 사람의 이름을 확인하세요. 누군가의 이름을 잘못 쓰는 것은 원하는 응답을 받지 못하는 가장 빠른 방법 중 하나입니다.
개인 작문 도우미 Proton Scribe 사용
Proton Scribe와 같은 도구는 이메일의 어조를 다시 확인하고 너무 늦기 전에 오타를 잡는 데 도움이 될 수 있습니다. 메시지 형식을 지정하고 딱 맞는 단어를 찾는 데 도움을 줄 수도 있어 적절한 이메일 작성 방법을 금방 배울 수 있습니다. Proton Mail의 내장 도우미 Scribe는 다음을 도울 수 있습니다:
- 명확하고 전문적인 이메일 작성
- 문법 및 철자 오류 포착
- 메시지 전체에서 일관된 어조 유지
- 초안 작성 및 편집 시간 절약
가장 중요한 것은 Proton Scribe가 귀하의 개인정보 보호를 염두에 두고 설계되었다는 것입니다. 다른 작문 도우미와 달리 Scribe는 로컬에서 실행할 수 있으므로 민감한 정보가 노트북을 떠나지 않습니다.
바로 사용할 수 있는 5가지 이메일 템플릿
1. 회의 후속 조치
제목: 후속 조치: 회의 요약 및 다음 단계
안녕하세요 [이름] 님,
지난주 팀 회의에 참석해 주셔서 감사합니다. 회의에 대한 간단한 요약을 첨부했으며 월요일에 최종 프로젝트 검토를 해야 합니다.
목록을 훑어보고 그때까지 추가하고 싶은 내용이 있으면 알려주세요.
감사합니다.
[본인 이름 및 서명]
2. 입사 지원
제목: [직책] 지원
[회사 이름] 귀중,
제 이름은 [이름]이며, [회사]의 [직책] 직위에 대한 관심을 표명하고자 글을 씁니다. 검토하실 수 있도록 이력서와 마케팅 포트폴리오를 첨부했습니다.
추가 정보가 필요하면 알려주십시오. 이 기회에 대해 더 듣고 싶습니다.
진심을 담아,
[본인 이름 및 서명]
3. 의견 요청
제목: [날짜]까지 의견 요청
안녕하세요 [이름] 님,
[프로젝트 이름]의 초안을 첨부했는데 의견을 주시면 감사하겠습니다. 편하실 때 살펴보고 [날짜]까지 생각을 공유해 주시겠습니까?
감사합니다.
[본인 이름 및 서명]
4. 회의 일정 잡기
제목: 이번 주 통화 일정 잡기
안녕하세요 [이름] 님,
이번 주에 통화하여 [주제]에 대해 논의할 시간이 있으신가요? 저는 [날짜 및 시간 삽입]에 가능합니다.
언제가 가장 좋은지 알려주시면 조정하겠습니다.
감사합니다.
[본인 이름 및 서명]
5. 일반적인 소개
제목: [본인 이름]의 인사
안녕하세요 [이름] 님,
제 이름은 [본인 이름]이고 [회사]의 [직책]입니다. [주제]에 대해 조사하던 중 귀하의 이메일 주소를 발견하고 제 소개를 하고 싶었습니다.
귀하가 [주제]에 어떻게 관여하게 되었는지 더 알고 싶습니다. 이렇게 연락드려도 괜찮을까요?
감사합니다.
[본인 이름 및 서명]
FAQ: 더 나은 이메일 작성
- 이메일은 얼마나 길어야 하나요?
이메일 메시지는 일반적으로 짧고 요점을 명확히 해야 합니다. 일반적인 사람은 이메일 한 통을 읽는 데 15초 미만을 소비한다는 점을 기억하세요. 메시지가 너무 길면 읽히지 않을 가능성이 높습니다. - 이모티콘이나 느낌표를 사용할 수 있나요?
어조가 비공식적이고 독자를 알고 있다면 이모티콘과 느낌표는 괜찮을 것입니다. 하지만 전문적인 이메일의 경우 이모티콘과 불필요한 느낌표는 너무 열성적이거나 가벼워 보일 수 있으므로 생략하는 것이 좋습니다. - 전문적인 이메일에서 피해야 할 것은 무엇인가요?
앞서 언급했듯이 전문적인 이메일 설정에서는 이모티콘과 느낌표를 피해야 합니다. 속어와 지나치게 캐주얼한 인사말 및 맺음말도 피하는 것이 현명합니다. - 이메일 작성을 더 잘하려면 어떻게 해야 하나요?
연습하면 완벽해진다는 말이 있습니다. 하지만 이메일 작성은 어려울 수 있습니다. 특히 취업이나 급여 인상과 같은 중요한 요청을 앞두고 긴장될 때는 더욱 그렇습니다. Proton Scribe와 같은 도구를 사용하면 적절한 이메일 작성 형식, 교정 등을 지원하여 이메일 작성 방법을 배울 때 부담을 덜 수 있습니다.
Proton으로 더 나은 — 그리고 더 안전한 — 이메일 작성
이메일 작성 방법을 배우는 것은 중요한 기술입니다. 하지만 데이터를 안전하게 보호하는 방법은요? 그것은 필수입니다.
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마케팅 회사에 데이터를 판매하는 다른 이메일 제공 업체와 달리, Proton Mail을 사용하면 귀하 외에는 아무도 귀하의 개인 정보에 접근할 수 없습니다. 우리조차도요.
그리고 우리는 항상 개선할 방법을 찾고 있습니다. Scribe와 같이 더 나은 이메일을 작성하는 데 도움이 되는 도구를 통해서든, Proton Drive(파일을 안전하게 보관하는 암호화된 저장공간) 및 Proton Calendar(중요한 일정과 약속을 보호)와 같은 개인정보 보호 우선 제품군을 통해서든 말이죠.
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