एक बेहतरीन ईमेल लिखना हमेशा मुश्किल नहीं होता, लेकिन शुरू करने से पहले थोड़ी बहुत जानकारी की ज़रूरत ज़रूर होती है।
ऐसा इसलिए है क्योंकि फॉर्मल और इनफॉर्मल ईमेल लिखने का तरीका हर व्यक्ति के लिए बहुत अलग होता है। एक बार सोचिए: अपने बॉस से सैलरी बढ़वाने की मांग वाला ईमेल आप उस तरह नहीं लिखेंगे जिस तरह अपनी सॉफ्टबॉल टीम को बैटिंग प्रैक्टिस के बाद टीम हैप्पी आवर के बारे में ईमेल करते हैं।
सही ऑडियंस के लिए ईमेल कैसे लिखा जाता है, ये जानना ज़रूरी है, और शुरू करने से पहले ये सोचना भी ज़रूरी है कि आप किससे संवाद कर रहे हैं और आप चाहते हैं कि आपका संदेश कैसा लगे।
चाहे आप नौकरी के लिए अप्लाई कर रहे हों, किसी सहकर्मी का फॉलो अप कर रहे हों, कलेक्टिबल प्लेइंग कार्ड्स के पुराने सेट पे सौदेबाज़ी करने की कोशिश कर रहे हों, या अपने बीमा एजेंट से पत्राचार कर रहे हों, ईमेल लिखना जानने से आप जल्दी और असरदार तरीके से संवाद कर सकते हैं और जो चाहिए वो हासिल कर सकते हैं।
लेकिन ईमेल लिखने से पहले आपको बेसिक ईमेल राइटिंग फॉर्मैट समझना होगा, यानी वो सभी अलग-अलग एलिमेंट्स जो एक असरदार ईमेल बनाने में शामिल होते हैं। आखिरकार, आप चाहेंगे कि पाठक आपका संदेश असल में खोले — और, खैर, पढ़े भी।
ये आर्टिकल सही ईमेल लिखने की सभी ज़रूरी बातों को कवर करता है: ध्यान खींचने वाली विषय पंक्ति, एक मज़बूत शुरुआत, संक्षिप्त ईमेल बॉडी, और आत्मविश्वास से भरी लेकिन दोस्ताना साइन-ऑफ — जिन सबका ईमेल एटिकेट नियमों का पालन होता है।
काम को आसान बनाने के लिए हमने आम स्थितियों के लिए कस्टमाइज़ किए जा सकने वाले ईमेल टेम्पलेट भी शामिल किए हैं, ताकि आप शुरुआत कर सकें।
सही ईमेल पते से शुरू करें
ईमेल लिखना शुरू करते वक्त आपका ईमेल पता सबसे ज़रूरी चीज़ों में से एक है। अगर आप फुटबॉलप्रेमी312@hotmail.in जैसे दिखावटी पर्सनल ईमेल पते का इस्तेमाल करने के आदी हैं, तो अब एक नए कस्टम ईमेल डोमेन की ज़रूरत है।
ऐसा इसलिए है क्योंकि आपका ईमेल पता इस बात पे बहुत बड़ा असर डाल सकता है कि लोग आपको कैसे देखते हैं, खासकर अगर आप नौकरी के लिए अप्लाई कर रहे हों या क्लाइंट्स को ऑफिशियल काम के बारे में ईमेल कर रहे हों। चाहे आपका ईमेल फॉर्मल ना हो, प्रोफेशनल लगने वाले ईमेल पते से आया संदेश आपका प्राप्तकर्ता ज़्यादा तवज्जो से देख सकता है। तो स्कूल के ज़माने वाले ईमेल को अलविदा कहें और अपना खुद का कस्टम ईमेल डोमेन लें।
स्पष्ट और प्रभावशाली विषय पंक्ति लिखें
आम ईमेल राइटिंग फॉर्मैट में आपकी विषय पंक्ति ही प्राप्तकर्ता को आपकी और आपके संदेश की पहली छाप देती है। विषय पंक्ति का इतना असर देखते हुए, उसे संक्षिप्त, सीधा, और पाठक को आपका संदेश खोलने की मज़बूत वजह देने वाला होना चाहिए।
विषय लिखते वक्त एक छोटा कॉल टू एक्शन या जवाब की अपेक्षित अवधि शामिल करना फ़ायदेमंद हो सकता है, अगर ज़रूरी हो। सिर्फ “फॉलोअप” लिखने की बजाय कुछ ऐसा लिखें जैसे “मीटिंग फॉलोअप: [तारीख] तक जवाब ज़रूरी।”
विषय पंक्ति लिखते वक्त इन बातों का ध्यान रखें:
- इसे 10 शब्दों से कम रखें।
- अपना टॉपिक साफ बताएं। क्या ये फॉलोअप है? नौकरी से जुड़ी पूछताछ है? किसी सहकर्मी से कोई सवाल है?
- ज़रूरत हो तो कॉल टू एक्शन या जवाब की तारीख जोड़ें।
- स्पष्ट रहें ताकि आपका ईमेल बाकी ईमेल्स के बीच दब ना जाए।
उदाहरण:
- “रिपोर्ट समीक्षा: शुक्रवार तक सुझाव ज़रूरी”
- “फॉलोअप: मंगलवार की मीटिंग के नोट्स”
- “सोम या मंगल को बात करने का अनुरोध”
विनम्र अभिवादन से शुरू करें
ईमेल लिखते वक्त हमेशा अपने ईमेल की शुरुआत विनम्र अभिवादन से करें। अगर आप प्राप्तकर्ता का नाम और पद जानते हैं, तो उनका इस्तेमाल यहीं करें। वरना कोई सामान्य लेकिन प्रोफेशनल शुरुआत इस्तेमाल करें।
उदाहरण:
- “आदरणीय डॉ. शर्मा,”
- “नमस्ते मैगी,”
- “ग्राहक सहायता टीम को,”
- “आदरणीय भर्ती मैनेजर,”
ज़रूरत हो तो अपना परिचय दें
अगर आपका ईमेल प्राप्तकर्ता नहीं जानता कि आप कौन हैं, तो जल्दी से अपना परिचय दें। अपना नाम, अपना पद, और एक छोटा वाक्य शामिल करें जो बताए कि आप कौन हैं और उनसे क्यों संपर्क कर रहे हैं।
अगर आप पहले मिल चुके हैं, तो शायद परिचय देने की ज़रूरत ना हो; लेकिन अगर आपने प्राप्तकर्ता को बस थोड़ी देर देखा है, तो आमतौर पे अपने संदेश की शुरुआत करने से पहले खुद का दोबारा परिचय देना अच्छा माना जाता है।
उदाहरण:
“मेरा नाम स्टेसी विलियम्स है, और मैं टक्सन, एरिज़ोना से एक ग्राफिक डिज़ाइनर हूं। मैं पशु चिकित्सा सहायक की खुली नौकरी के बारे में संपर्क कर रहे हैं।”
ईमेल लिखने का उद्देश्य बताएं
कोई ऐसे ईमेल को पसंद नहीं करता जिसमें मुद्दे तक पहुंचने में बहुत वक्त लगता है। सही ईमेल राइटिंग में पहली कुछ लाइनों में ही पाठक को पता चल जाना चाहिए कि आप उनसे क्यों संपर्क कर रहे हैं।
क्या आप अपने प्राप्तकर्ता को जानते हैं? क्या वो सीनियर, दोस्त, या क्लाइंट है? आपका ईमेल लिखने का तरीका आपके ऑडियंस के हिसाब से बदल सकता है, लेकिन शुरुआत में ही अपना लहजा और उद्देश्य साफ कर देना समझदारी है।
नीचे कुछ उदाहरण दिए गए हैं कि सही ईमेल कैसे लिखा जाता है, जो ईमेल बॉडी की शुरुआत में ही आपका उद्देश्य जल्दी स्पष्ट कर दे:
आम सवाल: “आज मैं मंगलवार की डेडलाइन के बारे में पूछताछ करने के लिए ईमेल कर रहे हैं…”
परिचय: “टीम में हाल ही में शामिल नए सदस्य के रूप में मैं अपना परिचय देना चाहते थे…”
जानकारी देते हुए: “मैं आपको आपके बिज़नेस लोन का अपडेट देने के लिए लिख रहे हैं…”
फॉलो अप: “मैं पिछले हफ्ते की हमारी फोन कॉल पे फॉलो अप करना चाहते थे…”
अनुरोध: “सोच रहे थे कि क्या आप सिफारिश पत्र लिख सकते हैं…”
याद रखें, ईमेल की शुरुआत में आप लहजा कैसे तय करते हैं, वो तय कर सकता है कि आपका प्राप्तकर्ता आपका ईमेल पढ़ता है और समय पे जवाब देता है — या उसे कचरे में डाल देता है।
एक स्पष्ट कॉल टू एक्शन (CTA) शामिल करें
आपके ईमेल प्राप्तकर्ता के पास शायद सैकड़ों ईमेल छांटने को होते हैं, जिनमें आपका भी शामिल है। ईमेल मार्केटिंग फर्म Litmus के हिसाब से, औसत व्यक्ति एक ईमेल पढ़ने पे नौ से 14 सेकेंड(नई विंडो) बिताता है। अपना संदेश पहुंचाने के लिए इतना वक्त बहुत कम है।
अगर आप किसी को कोई खास अनुरोध करने के लिए ईमेल कर रहे हैं, तो पाठक को साफ बताएं कि उन्हें आगे क्या करना है। लंबे, उबाऊ ईमेल लिखने की ज़रूरत नहीं है — जो चाहते हैं उसके बारे में सीधे बात करें (जिसे आपका कॉल टू एक्शन कहते हैं), और अपने CTA तक जितनी जल्दी हो सके पहुंचें। इसके बिना आपका ईमेल बेमक़सद लग सकता है, और पाठक जवाब देना पूरी तरह छोड़ भी सकता है।
उदाहरण:
- “क्या आप इस हफ्ते कॉल के लिए फ्री हैं? मुझे बता दें।”
- “कृपया रिपोर्ट देख लें और शुक्रवार तक कोई भी सुझाव भेजें।”
- “क्या इस प्रोजेक्ट के साथ आगे बढ़ने की मुझे आपकी मंज़ूरी है?”
दोस्ताना समापन के साथ इसे समेटें
आपका समापन आपकी आखिरी छाप है — प्राप्तकर्ता से जवाब पाने का आखिरी मौका। पाठक को उनके वक्त के लिए धन्यवाद दें, उन्हें अपने CTA की याद दिलाएं, और ऐसे साइन-ऑफ के साथ खत्म करें जो आपके ईमेल के लहजे से मेल खाता हो।
आम साइन-ऑफ:
- सादर,
- आपके वक्त के लिए धन्यवाद,
- आपके जवाब का इंतज़ार रहेगा,
- आभार के साथ,
- भवदीय,
प्रोफेशनल ईमेल हस्ताक्षर जोड़ें
एक असरदार हस्ताक्षर पाठक को बताता है कि आप कौन हैं और आपसे संपर्क कैसे करना है। हमेशा इन्हें शामिल करना ना भूलें:
- आपका पहला और आखिरी नाम
- पद का नाम
- कंपनी
- संपर्क जानकारी
भेजने से पहले प्रूफरीड करें
अपने ईमेल में टाइपो आसानी से छूट जाता है — और उन्हें अनदेखा करना और भी आसान है। इसीलिए ईमेल भेजने से पहले प्रूफरीड करना बेहद ज़रूरी है, खासकर प्रोफेशनल माहौल में। अपनी स्पेलिंग, ग्रामर, और जिस व्यक्ति को लिख रहे हैं उनका नाम ज़रूर जांचें। किसी का नाम गलत स्पेल करना जवाब ना मिलने के सबसे तेज़ तरीकों में से एक है।
Proton Scribe का इस्तेमाल करें, आपका पर्सनल राइटिंग असिस्टेंट
Proton Scribe जैसे टूल्स आपको अपने ईमेल का लहजा दोबारा जांचने और देर होने से पहले टाइपो पकड़ने में मदद कर सकते हैं। ये आपको अपने संदेश को फॉर्मैट करने और बिल्कुल सही शब्द ढूंढने में भी मदद कर सकते हैं, ताकि आप बहुत जल्दी सही ईमेल लिखना सीख सकें। Proton Mail का इनबिल्ट असिस्टेंट, Scribe, आपकी इन बातों में मदद कर सकता है:
- स्पष्ट और प्रोफेशनल ईमेल लिखें
- ग्रामर और स्पेलिंग की गलतियां पकड़ें
- पूरे संदेश में अपना लहजा एक जैसा रखें
- ड्राफ्ट तैयार करने और एडिटिंग में वक्त बचाएं
सबसे ज़रूरी बात, Proton Scribe को आपकी निजता को ध्यान में रखकर डिज़ाइन किया गया है। दूसरे राइटिंग असिस्टेंट्स के उलट, Scribe को लोकली चलाया जा सकता है, ताकि आपकी संवेदनशील जानकारी आपके लैपटॉप से कभी बाहर ना जाए।
इस्तेमाल के लिए तैयार 5 ईमेल टेम्पलेट
1. मीटिंग फॉलोअप
विषय: फॉलोअप: मीटिंग की झलक और आगे के कदम
नमस्ते [नाम],
पिछले हफ्ते की टीम मीटिंग में शामिल होने के लिए शुक्रिया। मैंने मीटिंग का एक छोटा सारांश अटैच किया है और सोमवार को प्रोजेक्ट की फाइनल समीक्षा करनी होगी।
कृपया लिस्ट देख लें और मुझे बता दें अगर तब तक जोड़ने लायक कुछ है।
सादर,
[आपका नाम और हस्ताक्षर]
2. जॉब एप्लीकेशन
विषय: [पद] के लिए एप्लीकेशन
आदरणीय [कंपनी का नाम],
मेरा नाम [नाम] है, और मैं [कंपनी] में [पद] की पोज़िशन में अपनी दिलचस्पी जताने के लिए लिख रहे हैं। मैंने अपना रिज़्यूमे और मार्केटिंग पोर्टफोलियो आपकी समीक्षा के लिए अटैच किया है।
कृपया मुझे बता दें अगर कोई और जानकारी चाहिए। मुझे इस अवसर के बारे में और जानने की बेसब्री है।
भवदीय,
[आपका नाम और हस्ताक्षर]
3. सुझाव का अनुरोध
विषय: [तारीख] तक सुझाव चाहिए
नमस्ते [नाम],
मैंने [प्रोजेक्ट का नाम] का ड्राफ्ट अटैच किया है और कुछ सुझाव मिलें तो खुशी होगी। क्या आप अपनी सुविधा के हिसाब से एक नज़र डाल सकते हैं और [तारीख] तक अपने विचार शेयर कर सकते हैं?
धन्यवाद,
[आपका नाम और हस्ताक्षर]
4. मीटिंग शेड्यूल करना
विषय: इस हफ्ते कॉल शेड्यूल करना
नमस्ते [नाम],
क्या आप इस हफ्ते एक कॉल पे [विषय] पे बात करने के लिए उपलब्ध हैं? मैं [तारीखें और समय सम्मिलित करें] उपलब्ध हूं।
मुझे बता दें कि आपके लिए क्या सबसे ठीक रहेगा, वक्त को लेकर मैं फ्लेक्सिबल हूं।
शुक्रिया,
[आपका नाम और हस्ताक्षर]
5. सामान्य परिचय
विषय: [आपका नाम] की ओर से नमस्ते
नमस्ते [नाम],
मेरा नाम [आपका नाम] है, और मैं [कंपनी] में [पद] हूं। [विषय] पे कुछ रिसर्च करते वक्त मुझे आपका ईमेल पता मिला और खुद का परिचय देना चाहते थे।
मुझे इस बारे में और जानने में दिलचस्पी है कि आप [विषय] से जुड़े कैसे। क्या आपसे इस तरह संपर्क करना ठीक रहेगा?
सादर,
[आपका नाम और हस्ताक्षर]
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल: बेहतर ईमेल लिखना
- ईमेल कितना लंबा होना चाहिए?
आपके ईमेल संदेश आमतौर पे छोटे और सीधे मुद्दे पे होने चाहिए। याद रखें, औसत व्यक्ति एक ईमेल पढ़ने पे 15 सेकेंड से कम बिताता है। अगर आपका संदेश बहुत लंबा है, तो हो सकता है वो पढ़ा ही ना जाए। - क्या इमोजी या विस्मयादि बोधक चिह्न इस्तेमाल कर सकते हैं?
अगर लहजा इनफॉर्मल है और आप अपने ऑडियंस को जानते हैं, तो इमोजी और विस्मयादि बोधक चिह्न शायद ठीक हैं। लेकिन प्रोफेशनल ईमेल में इमोटिकॉन और फ़ालतू विस्मयादि बोधक चिह्न छोड़ दें, क्योंकि वो बहुत जल्दबाज़ या लापरवाह पढ़े जा सकते हैं। - प्रोफेशनल ईमेल में क्या नहीं करना चाहिए?
जैसा पहले बताया गया, प्रोफेशनल ईमेल में इमोजी और विस्मयादि बोधक चिह्नों से बचें। स्लैंग और बहुत ज़्यादा इनफॉर्मल अभिवादन और समापन से भी बचना समझदारी है। - ईमेल राइटिंग में बेहतर कैसे बनें?
कहावत है ना: अभ्यास ही सफलता की कुंजी है। लेकिन ईमेल लिखना चुनौतीपूर्ण हो सकता है, खासकर अगर आप नौकरी पाने को लेकर या किसी ज़रूरी चीज़, जैसे सैलरी बढ़वार, मांगने को लेकर बेचैन हैं। Proton Scribe जैसे टूल्स तब दबाव कम कर सकते हैं जब आप अभी ईमेल लिखना सीख रहे हैं — सही ईमेल राइटिंग फॉर्मैट, प्रूफरीडिंग, और और भी बहुत कुछ में मदद करके।
Proton के साथ बेहतर — और ज़्यादा सुरक्षित — ईमेल लिखें
ईमेल लिखना सीखना एक ज़रूरी कौशल है — लेकिन अपना डाटा सुरक्षित रखने का तरीका जानना? वो तो अनिवार्य है।
दुनिया भर में 10 करोड़ से ज़्यादा लोग और बिज़नेस अपने रोज़मर्रा के संवाद और ज़रूरी बिज़नेस पत्राचार के लिए Proton Mail पर भरोसा करते हैं।
परमाणु वैज्ञानिकों ने, जिन्होंने निजता-पहले वाले ईमेल प्लैटफॉर्म की ज़रूरत महसूस की, Proton को बनाया। Proton स्विट्ज़रलैंड में स्थित एक शुरु-से-अंत तक एन्क्रिप्टेड ईमेल प्रदाता है, जो दुनिया के सबसे मज़बूत निजता कानूनों से संरक्षित है।
दूसरे ईमेल प्रदाताओं के उलट, जो आपका डाटा मार्केटिंग कंपनियों को बेचते हैं, Proton Mail का इस्तेमाल करते वक्त आपकी पर्सनल जानकारी तक सिर्फ आपकी ही एक्सेस होती है। हमारी भी नहीं।
और हम हमेशा सुधार के नए तरीके ढूंढते रहते हैं — चाहे वो Scribe जैसे टूल्स के ज़रिए हो, जो आपको बेहतर ईमेल लिखने में मदद करते हैं — या निजता-पहले वाले हमारे प्रोडक्ट्स की सूट से, जैसे Proton Drive (आपकी फ़ाइलें सुरक्षित रखने वाला एन्क्रिप्टेड स्टोरेज) और Proton Calendar (आपकी ज़रूरी शेड्यूल और अपॉइंटमेंट्स की सुरक्षा के लिए)।
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