अगर आप नौकरियों के लिए LinkedIn या Indeed जैसे तीसरें-पार्टी ऐप्स के ज़रिए लागू होने के आदी हैं, तो आप अकेले नहीं हैं। रिक्रूटमेंट टेक कंपनी Appcast की एक रिपोर्ट के मुताबिक, 2021 में 67% नौकरी एप्लीकेशन स्मार्टफोन से भेजे गए थे। हालांकि कितने लोग नौकरी पाने के लिए जॉब बोर्ड ऐप्स का इस्तेमाल करते हैं, इस पे कोई ऑफिशियल आंकड़ा नहीं है, लेकिन इनमें से किसी भी वेबसाइट को एक बार स्कैन करना काफी है ये देखने के लिए कि लोग इनका इस्तेमाल रिकॉर्ड संख्या में कर रहे हैं।
अब सवाल उठता है कि क्या लोग अब भी नौकरी एप्लीकेशन ईमेल भेजते हैं? जवाब है हां, और इससे आप आवेदकों की भीड़ में सच में अलग दिख सकते हैं।
अच्छी तरह लिखा गया नौकरी एप्लीकेशन ईमेल एक खास और व्यक्तिगत पहली छाप छोड़ सकता है, जबकि कई जॉब बोर्ड एप्लीकेशन ऐसा नहीं कर पाते।
अगर आप सीखना चाहते हैं कि नौकरी एप्लीकेशन के लिए प्रोफेशनल ईमेल कैसे लिखा जाता है, या ईमेल एटिकेट के मुताबिक नौकरी एप्लीकेशन के सैंपल ढूंढ रहे हैं, तो आप बिल्कुल सही जगह पे हैं।
इस लेख में हम ईमेल के ज़रिए नौकरी के लिए लागू होने की बुनियादी बातें कवर करेंगे, जिसमें टिप्स, उन चीज़ों से बचने की सलाह, और तीन ऐसे सैंपल शामिल हैं जिन्हें आप ऐसे नौकरी एप्लीकेशन के लिए कस्टमाइज़ कर सकते हैं जिससे आपको ज़रूर नोटिस किया जाएगा।
- नौकरी एप्लीकेशन के लिए ईमेल कैसे लिखें और उसमें क्या शामिल करें
- असरदार नौकरी एप्लीकेशन ईमेल लिखने के लिए टिप्स
- आम स्थितियों के लिए नौकरी एप्लीकेशन ईमेल के सैंपल
- आम नौकरी एप्लीकेशन की गलतियां और उनसे कैसे बचें
- Proton के साथ अपने नौकरी एप्लीकेशन अपने मुताबिक बनाएं
नौकरी एप्लीकेशन के लिए ईमेल कैसे लिखें — और उसमें क्या शामिल करें
नौकरी एप्लीकेशन ईमेल में कुछ ज़रूरी चीजें हमेशा लिखनी चाहिए। इनमें से कुछ आम तत्व हैं जो आप रोज़ की कॉरेस्पॉन्डेंस में पहले से जोड़ते हैं, जबकि कुछ खास तौर पे नौकरी एप्लीकेशन ईमेल से जुड़े हैं। इनमें शामिल हैं:
- स्पष्ट और संक्षिप्त विषय पंक्ति।
- दोस्ताना लेकिन प्रोफेशनल ग्रीटिंग.
- एक ओपनिंग लाइन जिसमें वो पोज़िशन बताई गई हो जिसके लिए आप लागू हो रहे हैं, और ये कि आपको वो जॉब लिस्टिंग कैसे या कहां मिली।
- आपके ईमेल संदेश का मुख्य हिस्सा, जिसमें आपकी योग्यताओं की छोटी झलक और करियर से जुड़ी कोई भी संबंधित जानकारी हो।
- अटैचमेंट, जिनमें आपका रिज़्यूमे और कवर लेटर शामिल हैं।
- एक पोर्टफोलियो, खास तौर पे अगर मांगा गया हो।
- एक उचित क्लोज़िंग स्टेटमेंट जिसके हस्ताक्षर में आपकी संपर्क जानकारी शामिल हो।
असरदार नौकरी एप्लीकेशन ईमेल लिखने के लिए टिप्स
एक अच्छा नौकरी एप्लीकेशन ईमेल आपको सच में अलग पहचान दिला सकता है, इसलिए उसमें जो भी जोड़ें, जानबूझकर जोड़ना ज़रूरी है। यहां कुछ बेस्ट प्रैक्टिस दी गई हैं जिन्हें याद रखें:
- अलग-अलग नौकरियों के लिए एक ही एप्लीकेशन भेजने के जाल में न फंसें। इसके बजाय, अपना रिज़्यूमे और कवर लेटर उस खास पोज़िशन के हिसाब से बनाएं जिसके लिए आप लागू हो रहे हैं। अगर हायरिंग मैनेजर आपके ईमेल तक पहुंचने से पहले जेनेरिक ईमेल पढ़ने के आदी हैं, तो ये थोड़ी सी एक्स्ट्रा मेहनत बहुत काम आ सकती है।
- ये सुनिश्चित करें कि अटैचमेंट सही नाम और फॉर्मैट में हों। रिज़्यूमे या कवर लेटर में कई बदलाव करना आम बात है, लेकिन ये ज़रूर देखें कि टाइटल को “Resume Edit Number 12” से बदलकर कुछ ज़्यादा प्रोफेशनल कर लिया गया हो, जैसे “[आपका नाम] – रिज़्यूमे – कंपनी का नाम और पोज़िशन”।
- टाइपो और व्याकरण की गलतियों से बचने के लिए स्पेल चेक इस्तेमाल करें। इनसे वरना अच्छी एप्लीकेशन लापरवाह दिख सकती है और आपका ईमेल अनदेखा भी हो सकता है।
- अपने संदेश को संक्षिप्त और प्रोफेशनल रखें। आपका ईमेल इतना लंबा नहीं होना चाहिए कि उसे पढ़ना मुश्किल लगे, और शुरू से आखिर तक उसका टोन एक जैसा होना चाहिए।
आम स्थितियों के लिए नौकरी एप्लीकेशन ईमेल के सैंपल
यहां कुछ सैंपल दिए गए हैं जिन्हें आप अपने अगले नौकरी एप्लीकेशन ईमेल के लिए इस्तेमाल कर सकते हैं, लेकिन उन्हें पर्सनलाइज़ करना और जिस नौकरी के लिए आप लागू हो रहे हैं उसके मुताबिक ढालना न भूलें।
1. कॉलेज से बस निकले/एंट्री-लेवल नौकरी
विषय पंक्ति: [जॉब टाइटल] के लिए एप्लीकेशन – [आपका नाम]
प्रिय [हायरिंग मैनेजर का नाम],
मेरा नाम [आपका नाम] है और मैं [कंपनी का नाम] में [पोज़िशन] के लिए लागू होने के लिए लिख रहा/रही हूं, जैसा कि आपकी कंपनी के करियर पेज पे विज्ञापित किया गया है। मेरा ग्रेजुएशन हाल ही में [आपकी यूनिवर्सिटी] से [आपकी डिग्री] में हुआ है, और मुझे अपने स्किल्स से आपकी टीम में योगदान देने की बेसब्री से इंतज़ार है।
[कंपनी का नाम] में इंटर्नशिप के दौरान मुझे [सोशल मीडिया, डेटा एनालिसिस वगैरह जैसे प्रोजेक्ट्स] पे काम करने का मौका मिला, और टीम के माहौल में काम करना और अपने [मार्केटिंग या दूसरे फील्ड] के स्किल्स निखारना सीखने को मिला — चीज़ें जिन्हें फुल-टाइम जारी रखने का मन है। मेरा रिज़्यूमे और कवर लेटर समीक्षा के लिए अटैच किए गए हैं।
मेरे एप्लीकेशन पे विचार करने के लिए धन्यवाद। आपकी टीम का हिस्सा बनने के मौके का इंतज़ार रहेगा।
साभार,
[नाम]
[हस्ताक्षर संपर्क जानकारी के साथ]
2. रेफरल के साथ लागू होना
विषय पंक्ति: [नाम] के रेफ़रल से – [टाइटल] के लिए एप्लीकेशन
नमस्ते [हायरिंग मैनेजर का नाम],
मेरा नाम [आपका नाम] है और ये संदेश [कंपनी] में [पोज़िशन] में दिलचस्पी जताने के लिए है। आपकी सहकर्मी, [रेफ़रल का नाम], ने [आपके फील्ड] में दिलचस्पी जताने के बाद लागू होने की सलाह दी।
[आपके फील्ड] में सालों के अनुभव के साथ, मैंने [अपने मौजूदा करियर में संबंधित प्रोजेक्ट्स और टीम का नेतृत्व करने के दूसरे तरीकों की लिस्ट दें] संभाले हैं। अपनी मौजूदा कंपनी में मैंने [दूसरे प्रोजेक्ट] के डेवलपमेंट का नेतृत्व किया, जिससे [सेल्स या कोई दूसरा आंकड़ा] [प्रतिशत] बढ़ा।
मेरा रिज़्यूमे और कवर लेटर आपके रेफ़रेंस के लिए अटैच किए गए हैं। ये चर्चा करने के लिए कि आपकी कंपनी में कैसे वैल्यू जोड़ी जा सकती है, नीचे दिए गए फोन नंबर पे उपलब्ध हूं।
साभार,
[नाम]
[हस्ताक्षर संपर्क जानकारी के साथ]
3. कोल्ड ईमेल इंट्रोडक्शन
विषय पंक्ति: जॉब पूछताछ – [अपने स्किल्स की छोटी जानकारी यहां दें, जैसे, “फ्रीलांस मार्केटिंग कंसल्टेंट”]
प्रिय [हायरिंग मैनेजर का नाम],
मेरा नाम [आपका नाम] है और मैं एक फ्रीलांस मार्केटिंग कंसल्टेंट [या दूसरा टाइटल] हूं। ये संदेश [मार्केटिंग] फील्ड में [संख्या] साल के अनुभव वाले कंसल्टेंट की तरफ से है। मुझे [कंपनी का नाम] से निकलने वाला काम बहुत पसंद आता है, खास तौर पे [कोई हाल की कैंपेन या लॉन्च, या कंपनी से जुड़ी कोई खास बात] के लिहाज़ से।]
आपकी वेबसाइट पे कोई ओपन करियर नहीं दिखा, लेकिन उम्मीद है कि भविष्य में किसी भी मौके के लिए मेरे बारे में सोचा जाएगा। मेरा रिज़्यूमे और पोर्टफोलियो आपकी समीक्षा के लिए अटैच किए गए हैं।
आपके समय के लिए धन्यवाद।
साभार,
[नाम]
[हस्ताक्षर संपर्क जानकारी के साथ]
[पोर्टफोलियो का लिंक]
आम नौकरी एप्लीकेशन की गलतियां — और उनसे कैसे बचें
Proton को बहुत सारे एप्लीकेशन ईमेल मिलते हैं। यहां कुछ सबसे आम गलतियां दी गई हैं जो हमें दिखती हैं, साथ में उनसे बचने के हमारे टिप्स:
- बहुत ज़्यादा इनफॉर्मल होना। याद रखें, आप किसी संभावित भविष्य के एम्प्लॉयर से बात कर रहे हैं। ऐसी भाषा इस्तेमाल करें जो नौकरी के प्रति आपकी इच्छा दिखाए, और इसे हमेशा प्रोफेशनल रखें।
- अलग-अलग एप्लीकेशन के लिए एक ही ईमेल बॉडी इस्तेमाल करना। ये सुनिश्चित करें कि आपका संदेश उस नौकरी के मुताबिक हो जिसके लिए आप लागू हो रहे हैं।
- स्पेसिफिक न होना। पिछले करियर में निभाई गई खास भूमिकाओं के बारे में हमेशा जानकारी शामिल करें।
- नतीजे या उपलब्धियां छोड़ देना। कोई भी ठोस आंकड़ा जो सीधे दिखाए कि कंपनी के लिए कैसे सुधार किया या कोई समस्या हल की, उसका ज़िक्र ज़रूर करें।
- अटैचमेंट भूल जाना। अपना रिज़्यूमे और कवर लेटर जोड़ना न भूलें।
- अटैचमेंट को PDFs के तौर पे फॉर्मैट न करना। ये फॉर्मैट ये सुनिश्चित करता है कि हायरिंग मैनेजर आपका रिज़्यूमे किसी भी डिवाइस पे पढ़ सके।
- गैर-प्रोफेशनल ईमेल पता इस्तेमाल करना। ऐसा ईमेल पता इस्तेमाल करें जो आपकी प्रोफेशनल पहचान दिखाए, या इससे भी बेहतर, एक कस्टम ईमेल डोमेन बनाएं। (या, अगर Proton पे लागू होते हैं, तो proton.me का ईमेल पता एक अच्छा आइडिया हो सकता है)।
- प्रूफरीडिंग न करना। भेजने से पहले अपने ईमेल और अटैचमेंट की स्पेलिंग चेक और प्रूफरीडिंग ज़रूर करें। मदद चाहिए? Proton Scribe आपके ईमेल के टोन, फॉर्मैट और स्पेलिंग में मदद कर सकता है।
- खुद को दोहराना। अपने रिज़्यूमे और कवर लेटर वाली ही भाषा अपने ईमेल में इस्तेमाल करना सुस्त लग सकता है। अपने अटैचमेंट को क्रॉस चेक करें ताकि ये सुनिश्चित हो सके कि आपका ईमेल एक ताज़ा, नए संदेश जैसा लगे जो आपके अटैचमेंट से अलग हो।
Proton के साथ अपने नौकरी एप्लीकेशन अपने मुताबिक बनाएं
नौकरी एप्लीकेशन ईमेल कैसे लिखा जाता है, इसकी बुनियादी बातें अब आपको पता चल गई हैं। अब बस उसे लिखना बाकी है।
अब भी अटके हुए हैं? ऊपर दिए गए हमारे नौकरी एप्लीकेशन ईमेल टेंपलेट्स में से किसी एक से शुरुआत करें, और फिर टोन सेट करने और अपने पहले ड्राफ्ट को बेहतर बनाने में मदद के लिए Proton Mail के प्राइवेसी-फोकस्ड राइटिंग असिस्टेंट Scribe को टैप करें।
Proton की ईमेल रचना जगह में बना Scribe आपके संदेश को सही ऑडियंस के लिए प्रूफरीड और छोटा कर सकता है — और वो भी आपका कोई पर्सनल डाटा शेयर किए बिना।
या, अगर कुछ इटरेशन करने हों, तो Lumo, हमारा पूरी तरह एन्क्रिप्ट किया, प्राइवेसी-फर्स्ट AI असिस्टेंट(नई विंडो) इस्तेमाल किया जा सकता है।
अगर अपनी सपनों की नौकरी के लिए लागू होने के लिए तैयार हैं, तो Proton मदद कर सकता है। फ्री ईमेल खाते के लिए साइनअप करें और अभी देखें कि Proton की प्राइवेसी-फोरवर्ड प्रोडक्ट्स की सूइट आपके प्रोफेशनल करियर में कितने तरीकों से मदद कर सकती है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
हां। जब तक नौकरी एप्लीकेशन में साफ तौर पे न लिखा हो कि कवर लेटर शामिल न करें, हमेशा कवर लेटर शामिल करना चाहिए और उसे अपने ईमेल में PDF के तौर पे अटैच करना चाहिए।
आपका नौकरी एप्लीकेशन ईमेल छोटा और प्रोफेशनल होना चाहिए — दो या तीन छोटे पैराग्राफ से ज़्यादा नहीं। याद रखें, ईमेल सिर्फ इंट्रोडक्शन है। बाकी बातें रिज़्यूमे और कवर लेटर कर देंगे।
हम इसकी सलाह नहीं देंगे। जब ईमेल को खास नौकरी और कंपनी के मुताबिक कस्टमाइज़ किया जाता है, तो आपका संदेश सच में चमकता है। पर्सनल ईमेल असलियत दिखाता है, और ज़्यादातर हायरिंग मैनेजर कॉपी-पेस्ट को तुरंत पहचान लेते हैं।
कंपनी की वेबसाइट या LinkedIn जैसे किसी नेटवर्किंग प्रोफाइल पे हायरिंग मैनेजर का नाम ढूंढने की कोशिश करें। अगर फिर भी न मिले, तो “प्रिय हायरिंग मैनेजर” जैसा सामान्य वाक्यांश इस्तेमाल करें या सीधे कंपनी को संबोधित करें।
PDF सबसे प्रोफेशनल फॉर्मैट है, और अलग-अलग ईमेल सर्वर, डिवाइस और ऑपरेटिंग सिस्टम पे ये खराब होने की सबसे कम संभावना वाला फॉर्मैट है।
हां। एक अच्छा नियम ये है कि विनम्र फॉलो-अप ईमेल भेजने से पहले लगभग एक हफ्ता इंतज़ार करें, जिसमें अपनी दिलचस्पी दोहराई जाए और किसी अपडेट के बारे में पूछा जाए।
