Cách viết email ứng tuyển việc làm (kèm mẫu)

Nếu đã quen nộp đơn ứng tuyển việc làm bằng các ứng dụng bên thứ ba như LinkedIn hoặc Indeed, đây không phải là trường hợp duy nhất. Theo một báo cáo từ công ty công nghệ tuyển dụng Appcast, 67% đơn ứng tuyển việc làm đã được nộp qua điện thoại thông minh vào năm 2021. Mặc dù không có số liệu thống kê chính thức về số lượng người sử dụng các ứng dụng bảng tuyển dụng để tìm việc, nhưng chỉ cần quét nhanh qua bất kỳ trang web nào trong số này là có thể thấy mọi người đang sử dụng chúng với số lượng kỷ lục.

Điều đó đặt ra câu hỏi, liệu có ai vẫn gửi email ứng tuyển việc làm không? Câu trả lời là có, và điều này thực sự có thể giúp nổi bật giữa vô số ứng viên.

Một email ứng tuyển việc làm được viết tốt có thể tạo ra ấn tượng đầu tiên đặc biệt và mang tính cá nhân, trong khi nhiều ứng dụng bảng tuyển dụng thì không.

Nếu đã sẵn sàng tìm hiểu cách viết email chuyên nghiệp cho ứng dụng xin việc, hoặc đang tìm kiếm các mẫu ứng dụng xin việc tuân thủ quy tắc ứng xử qua email, thì đã tìm đến đúng nơi.

Trong bài viết này, các nguyên tắc cơ bản về ứng tuyển việc làm qua email sẽ được trình bày, bao gồm các mẹo, những điều cần tránh và ba mẫu có thể tùy chỉnh để có được một đơn ứng tuyển việc làm chắc chắn sẽ gây chú ý.

• Cách viết email ứng tuyển việc làm và những nội dung cần có
• Mẹo viết email hiệu quả để ứng tuyển việc làm
• Mẫu email ứng tuyển việc làm cho các trường hợp phổ biến
  • 1. Mới tốt nghiệp đại học/công việc khởi đầu
  • 2. Ứng tuyển qua người giới thiệu
  • 3. Giới thiệu qua cold email
• Các sai lầm phổ biến khi ứng tuyển việc làm và cách tránh chúng
• Tùy chỉnh các đơn ứng tuyển việc làm với Proton 

Cách viết email ứng tuyển việc làm — và những nội dung cần có

Có một số điều chính luôn cần viết trong email ứng tuyển việc làm. Một số trong số này là các yếu tố phổ biến thường được thêm vào thư từ hàng ngày, trong khi những yếu tố khác đặc biệt liên quan đến email ứng tuyển việc làm. Chúng bao gồm:

• Dòng chủ đề rõ ràng và súc tích.
• Lời chào thân thiện nhưng chuyên nghiệp.
• Dòng mở đầu đề cập đến vị trí đang ứng tuyển, và cách thức hoặc nơi tìm thấy tin tuyển dụng.
• Phần thân của thư email, chứa bản tóm tắt ngắn gọn về trình độ chuyên môn và bất kỳ chi tiết sự nghiệp liên quan nào. 
• Các tập tin đính kèm, bao gồm sơ yếu lý lịch và thư xin việc.
• Hồ sơ năng lực (portfolio), đặc biệt nếu được yêu cầu.
• Phần kết thúc phù hợp kèm theo chữ ký bao gồm thông tin liên hệ.

Mẹo viết email hiệu quả để ứng tuyển việc làm

Một email ứng tuyển việc làm tốt thực sự có thể giúp nổi bật, vì vậy việc cân nhắc kỹ lưỡng về bất kỳ nội dung nào được thêm vào là chìa khóa thành công. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất cần lưu ý:

1. Đừng rơi vào cái bẫy nộp cùng một đơn ứng tuyển cho nhiều công việc khác nhau. Thay vào đó, hãy tùy chỉnh sơ yếu lý lịch và thư xin việc cho từng vị trí cụ thể đang ứng tuyển. Sự nỗ lực thêm đó có thể mang lại hiệu quả lớn nếu người quản lý tuyển dụng đã quen đọc các email chung chung trước khi xem đến email của bạn.
2. Đảm bảo các tập tin đính kèm được đặt tên và định dạng phù hợp. Việc thực hiện nhiều chỉnh sửa đối với sơ yếu lý lịch hoặc thư xin việc là điều bình thường, nhưng hãy đảm bảo thay đổi tiêu đề từ “Resume Edit Number 12” thành tiêu đề chuyên nghiệp hơn, chẳng hạn như “[Tên của bạn] – Resume – Tên công ty và vị trí.”
3. Sử dụng tính năng kiểm tra chính tả để tránh lỗi đánh máy và lỗi ngữ pháp. Những lỗi này có thể khiến một đơn ứng tuyển vốn mạnh mẽ trở nên cẩu thả và thậm chí khiến email bị ngó lơ.
4. Giữ cho thư ngắn gọn và chuyên nghiệp. Email không nên quá dài đến mức gây ngại đọc, và nên có giọng văn nhất quán từ đầu đến cuối. 

Mẫu email ứng tuyển việc làm cho các trường hợp phổ biến

Dưới đây là một vài mẫu có thể sử dụng cho email ứng tuyển việc làm tiếp theo, nhưng hãy nhớ cá nhân hóa và điều chỉnh chúng cho phù hợp với công việc đang ứng tuyển.

1. Mới tốt nghiệp đại học/công việc khởi đầu

Dòng chủ đề: Đơn ứng tuyển cho vị trí [job title] – [Tên của bạn]

Kính gửi [tên người quản lý tuyển dụng],

Tôi tên là [tên của bạn] và tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí [position] tại [company name], như đã quảng cáo trên trang tuyển dụng của công ty. Tôi vừa tốt nghiệp chuyên ngành [your degree] từ trường [your university], và rất hào hứng được đóng góp kỹ năng cho đội ngũ.

Trong thời gian thực tập tại [company name], tôi đã tham gia vào [các dự án như mạng xã hội, phân tích dữ liệu, v.v.] và học cách làm việc trong môi trường nhóm cũng như trau dồi kỹ năng trong [lĩnh vực marketing hoặc lĩnh vực khác] — những điều tôi rất hào hứng được tiếp tục làm việc toàn thời gian. Tôi đã đính kèm sơ yếu lý lịch và thư xin việc để xem xét.

Cảm ơn đã xem xét đơn ứng tuyển. Tôi rất mong có cơ hội trở thành một phần của đội ngũ.

Trân trọng,

[Tên]

[Chữ ký kèm thông tin liên hệ]

2. Ứng tuyển qua người giới thiệu

Dòng chủ đề: Được giới thiệu bởi [name] – Đơn ứng tuyển cho vị trí [title]

Xin chào [tên người quản lý tuyển dụng],

Tôi tên là [tên của bạn] và tôi liên hệ để bày tỏ mong muốn ứng tuyển vào vị trí [position] tại [company]. Đồng nghiệp của bạn, [referral name], đã khuyên tôi nên ứng tuyển sau khi tôi bày tỏ sự quan tâm đến [lĩnh vực chuyên môn].

Với nhiều năm kinh nghiệm trong [lĩnh vực chuyên môn], tôi đã quản lý [liệt kê các dự án liên quan và các cách khác đã dẫn dắt đội ngũ trong sự nghiệp hiện tại]. Tại công ty hiện tại, tôi đã dẫn dắt việc phát triển [dự án khác] giúp [tăng doanh số hoặc số liệu thống kê khác] thêm [phần trăm].

Tôi đã đính kèm sơ yếu lý lịch và thư xin việc để tham khảo. Tôi sẵn sàng trao đổi qua số điện thoại bên dưới về cách tôi có thể đóng góp giá trị cho công ty.

Trân trọng,

[Tên]

[Chữ ký kèm thông tin liên hệ]

3. Giới thiệu qua cold email

Dòng chủ đề: Yêu cầu thông tin việc làm – [Thêm phần giải thích ngắn gọn về kỹ năng tại đây, ví dụ: “Cố vấn tiếp thị tự do”].

Kính gửi [tên người quản lý tuyển dụng],

Tôi tên là [tên của bạn] và tôi là một cố vấn tiếp thị tự do [hoặc chức danh khác]. Tôi liên hệ với tư cách là một cố vấn có [số] năm kinh nghiệm trong lĩnh vực [tiếp thị]. Tôi rất ngưỡng mộ các sản phẩm của [company name], đặc biệt là [chiến dịch hoặc đợt ra mắt gần đây, hoặc điều gì đó cụ thể của công ty].

Tôi không thấy bất kỳ vị trí tuyển dụng nào trên trang web của công ty, nhưng tôi hy vọng sẽ được xem xét cho bất kỳ cơ hội nào trong tương lai. Tôi đã đính kèm sơ yếu lý lịch và hồ sơ năng lực để xem xét.

Cảm ơn đã dành thời gian.

Trân trọng,

[Tên]
[Chữ ký kèm thông tin liên hệ]
[Liên kết đến hồ sơ năng lực]

Các sai lầm phổ biến khi ứng tuyển việc làm — và cách tránh chúng

Tại Proton, chúng tôi nhận được rất nhiều email ứng tuyển. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến nhất, cùng với các mẹo về cách tránh chúng:

• Quá thân mật. Hãy nhớ rằng, người viết đang trò chuyện với một nhà tuyển dụng tiềm năng trong tương lai. Hãy sử dụng ngôn ngữ thể hiện mong muốn có được công việc và luôn giữ sự chuyên nghiệp. 
• Sử dụng cùng một nội dung email cho nhiều đơn ứng tuyển khác nhau. Đảm bảo thư được tùy chỉnh cho phù hợp với công việc đang ứng tuyển. 
• Không cụ thể. Luôn bao gồm chi tiết về các vai trò cụ thể từng đảm nhận trong các công việc trước đây.
• Bỏ qua kết quả hoặc thành tích. Bất kỳ con số cụ thể nào có thể trực tiếp hiển thị cách cải thiện hoặc giải quyết vấn đề cho công ty là điều nên được đề cập.
• Quên tập tin đính kèm. Đừng quên thêm sơ yếu lý lịch và thư xin việc.
• Không định dạng tập tin đính kèm dưới dạng PDF. Định dạng này đảm bảo rằng người quản lý tuyển dụng có thể đọc sơ yếu lý lịch trên bất kỳ thiết bị nào.
• Sử dụng một địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp. Hãy sử dụng địa chỉ email thể hiện danh tính chuyên nghiệp, hoặc tốt hơn nữa là tạo một miền email tùy chỉnh. (Hoặc, nếu ứng tuyển tại Proton, một địa chỉ email proton.me có thể là một ý tưởng hay).
• Không rà soát lỗi. Đảm bảo kiểm tra chính tả và rà soát lỗi email cũng như các tập tin đính kèm trước khi gửi. Cần hỗ trợ? Proton Scribe có thể giúp điều chỉnh giọng văn, định dạng và chính tả của email. 
• Lặp lại chính mình. Sử dụng cùng một ngôn ngữ trong email giống như trong sơ yếu lý lịch và thư xin việc có thể tạo cảm giác lười biếng. Hãy đối chiếu các tập tin đính kèm để đảm bảo email giống như một thư mới mẻ, khác biệt với các tập tin đính kèm.

Tùy chỉnh các đơn ứng tuyển việc làm với Proton

Các bước cơ bản về cách viết email ứng tuyển việc làm đã được nắm rõ. Bây giờ chỉ cần viết email đó.

Vẫn gặp khó khăn? Hãy bắt đầu bằng cách sử dụng một trong các mẫu email ứng tuyển việc làm ở trên, sau đó chạm vào Scribe, trợ lý viết tập trung vào quyền riêng tư của Proton Mail, để giúp thiết lập giọng văn và cải thiện thư nháp đầu tiên.

Được tích hợp trực tiếp vào trình soạn thảo email của Proton, Scribe có thể rà soát lỗi và rút ngắn thư cho phù hợp với người đọc — tất cả mà không cần chia sẻ bất kỳ dữ liệu cá nhân nào.

Hoặc, nếu muốn thử nghiệm một vài phiên bản khác nhau, có thể sử dụng Lumo, trợ lý AI(cửa sổ mới) ưu tiên quyền riêng tư và đã mã hóa hoàn toàn của chúng tôi.

Nếu đã sẵn sàng ứng tuyển vào công việc mơ ước, Proton có thể giúp đỡ. Hãy đăng ký một tài khoản email miễn phí và trải nghiệm nhiều cách mà bộ sản phẩm ưu tiên quyền riêng tư của Proton có thể hỗ trợ cho sự nghiệp chuyên nghiệp ngay hôm nay.

Câu hỏi thường gặp