Написать отличное электронное письмо не всегда сложно, но это требует определенного ноу-хау, прежде чем вы начнете.
Это потому, что то, как вы пишете официальное и неофициальное письмо, сильно варьируется от человека к человеку. Подумайте об этом: вы бы не стали писать письмо с просьбой к боссу о повышении так же, как вы бы писали своей лиге по софтболу о командном «счастливом часе» после тренировки.
Важно знать, как написать электронное письмо для правильной аудитории, и подумать, с кем вы общаетесь и как вы хотите, чтобы ваше сообщение было воспринято, еще до того, как вы начнете.
Подаете ли вы заявление на работу, связываетесь с коллегой, пытаетесь договориться о сделке по набору винтажных коллекционных игральных карт или переписываетесь со своим страховым агентом, знание того, как написать электронное письмо, может помочь вам общаться и получать то, что вам нужно, быстро и эффективно.
Но прежде чем писать письмо, вам нужно понять базовый формат написания электронного письма, то есть все различные элементы, из которых состоит эффективное письмо. В конце концов, вы хотите, чтобы читатель действительно открыл — и, ну, прочитал — ваше сообщение.
Эта статья охватывает все основы того, как написать правильное электронное письмо: написание привлекающей внимание темы, сильного вступления, краткого текста письма и уверенной, но дружелюбной подписи.
Чтобы упростить задачу, мы также включили настраиваемые шаблоны писем для распространенных ситуаций, которые помогут вам начать.
Начните с правильного адреса электронной почты
Ваш адрес электронной почты — одна из самых важных вещей, которую следует учитывать, приступая к написанию писем. Если вы привыкли использовать китчевый личный адрес электронной почты, вроде soccerguy312@hotmail.com, пришло время для нового пользовательского домена адреса электронной почты.
Это потому, что ваш адрес электронной почты может иметь огромное значение для того, как вас воспринимают, особенно если вы подаете заявление на работу или пишете клиентам по официальным вопросам. Даже если ваше письмо не является официальным, ваш получатель, скорее всего, отнесется к вашему сообщению с большей срочностью, если оно пришло с профессионально звучащего адреса электронной почты. Так что избавьтесь от школьной почты и заведите свой собственный пользовательский домен адреса электронной почты.
Напишите четкую, убедительную тему
В типичном формате написания электронного письма ваша тема — это первое впечатление получателя о вас и вашем сообщении. Учитывая силу, которой обладает ваша тема, она должна быть краткой, прямой и давать читателю вескую причину открыть ваше сообщение.
При написании темы может быть полезно включить краткий призыв к действию или время, в течение которого вы ожидаете ответа, если это необходимо. Вместо того чтобы просто писать «Продолжение», рассмотрите что-то вроде «Продолжение встречи: Ответ нужен к [дата]».
При написании темы помните:
- Делайте ее короче 10 слов.
- Сделайте свою тему понятной. Это продолжение? Запрос о работе? Вопрос коллеге?
- Добавьте призыв к действию или дату ответа, если это необходимо.
- Будьте конкретны, чтобы ваше письмо не затерялось среди других.
Примеры:
- «Обзор отчета: Нужна обратная связь до пятницы»
- «Продолжение: Заметки со встречи во вторник»
- «Запрос на беседу в пн или вт»
Начните с вежливого приветствия
При написании письма всегда следует начинать с вежливого приветствия. Если вы знаете имя и должность получателя, здесь самое место их использовать. Если нет, используйте общее, но профессиональное вступление.
Примеры:
- «Уважаемый доктор Смит,»
- «Здравствуйте, Мэгги,»
- «Команде поддержки клиентов,»
- «Уважаемый менеджер по найму,»
Представьтесь (если нужно)
Если получатель вашего письма не знает, кто вы, быстро представьтесь. Укажите свое имя, должность и краткое предложение, объясняющее, кто вы и почему обращаетесь к нему.
Если вы уже встречались, возможно, вам не нужно представляться; однако, если вы встречались с получателем лишь мельком, как правило, считается хорошим тоном представиться еще раз, прежде чем переходить к сути сообщения.
Пример:
«Меня зовут Стейси Уильямс, я графический дизайнер из Тусона, Аризона. Я обращаюсь по поводу вакансии ветеринарного ассистента».
Укажите цель написания письма
Никто не любит письма, в которых слишком долго переходят к сути. Правильное написание письма должно дать читателю понять, почему вы обращаетесь к нему, уже в первых нескольких строках.
Знаете ли вы своего получателя? Является ли он начальником, другом или клиентом? То, как вы пишете письмо, может меняться в зависимости от вашей аудитории, но разумно обозначить тон и цель в самом начале.
Ниже приведены некоторые примеры того, как написать правильное электронное письмо, в котором цель обозначается быстро в начале основного текста:
Общий вопрос: «Я пишу сегодня, чтобы узнать о дедлайне во вторник…»
Представление: «Я хотел представиться как недавний новый сотрудник команды…»
Предоставление информации: «Я пишу, чтобы сообщить вам новости о вашем бизнес-кредите…»
Продолжение: «Я хотел продолжить наш телефонный разговор на прошлой неделе…»
Запрос: «Я хотел спросить, не могли бы вы написать рекомендательное письмо…»
Помните, от того, как вы зададите тон в начале письма, может зависеть, прочитает ли получатель ваше письмо и ответит ли своевременно — или переместит его в корзину.
Включите четкий призыв к действию (CTA)
У получателя вашего письма, скорее всего, сотни писем, которые нужно разобрать, включая ваше. По данным маркетинговой фирмы Litmus, средний человек тратит от 9 до 14 секунд на чтение одного письма(новое окно). Это не так уж много времени, чтобы донести вашу мысль.
Если вы пишете кому-то с конкретной просьбой, дайте читателю знать, что именно ему нужно сделать дальше. Не обязательно писать многословное, утомительное письмо — прямо скажите, чего вы хотите (это также известно как ваш призыв к действию), и переходите к CTA как можно раньше. Без этого ваше письмо может показаться бесцельным, и читатель может вообще отказаться от ответа.
Примеры:
- «Вы свободны для звонка на этой неделе? Дайте мне знать.»
- «Пожалуйста, просмотрите отчет и пришлите любую обратную связь до пятницы.»
- «Есть ли у меня ваше одобрение, чтобы двигаться дальше с этим проектом?»
Завершите дружелюбным заключением
Ваше заключение — это ваше последнее впечатление, последний шанс оставить след, который, как мы надеемся, вызовет ответную реакцию у получателя. Поблагодарите читателя за уделенное время, напомните ему о вашем CTA и закончите подписью, соответствующей тону вашего письма.
Распространенные варианты подписи:
- С уважением,
- Спасибо за ваше время,
- С нетерпением жду вашего ответа,
- С благодарностью,
- Искренне,
Добавьте профессиональную подпись в электронном письме
Эффективная подпись дает читателю знать, кто вы и как с вами связаться. Обязательно всегда включайте:
- Ваше имя и фамилию
- Должность
- Компанию
- Контактную информацию
Проверяйте перед отправкой
В письме легко допустить опечатку — и еще легче ее не заметить. Вот почему крайне важно проверять текст перед отправкой письма, особенно в профессиональной среде. Обязательно проверьте орфографию, грамматику и имя человека, которому вы пишете. Ошибка в имени — один из самых быстрых способов не получить желаемого ответа.
Используйте Proton Scribe, вашего личного помощника по написанию текстов
Такие инструменты, как Proton Scribe, могут помочь вам перепроверить тон вашего письма и выловить опечатки, пока не стало слишком поздно. Он даже может помочь вам отформатировать сообщение и найти правильные слова, чтобы вы могли научиться писать правильные письма в кратчайшие сроки. Встроенный помощник Proton Mail, Scribe, может помочь вам:
- Составлять понятные и профессиональные письма
- Находите грамматические и орфографические ошибки
- Поддерживайте единообразие тона во всем сообщении
- Сохраните время на написании черновиков и редактировании
Самое главное, Proton Scribe был разработан с учетом вашей конфиденциальности. В отличие от других помощников по написанию текстов, Scribe может работать локально, поэтому ваша чувствительная информация никогда не покидает ваш ноутбук.
5 готовых к использованию шаблонов электронных писем
1. Письмо по итогам встречи
Тема: По итогам: краткое содержание встречи и следующие шаги
Здравствуйте, [имя],
Спасибо за участие в командной встрече на прошлой неделе. Во вложении вы найдете краткое резюме встречи, и нам нужно будет провести финальный обзор проекта в понедельник.
Пожалуйста, просмотрите список и дайте знать, если вы хотите что-то добавить к этому времени.
С уважением,
[Ваше имя и подпись]
2. Заявки на работу
Тема: Заявление на должность [название]
Уважаемые сотрудники [название компании],
Меня зовут [имя], и я пишу, чтобы выразить свой интерес к должности [название] в [компания]. Я прикрепил свое резюме и маркетинговое портфолио для ознакомления.
Пожалуйста, дайте знать, если вам нужна дополнительная информация. Буду рад узнать больше об этой возможности.
Искренне ваш,
[Ваше имя и подпись]
3. Запрос обратной связи
Тема: Обратная связь до [дата]
Здравствуйте, [имя],
Я прикрепил черновик [название проекта] и был бы признателен за обратную связь. Не могли бы вы взглянуть в удобное для вас время и поделиться своими мыслями до [дата]?
Спасибо,
[Ваше имя и подпись]
4. Назначение встречи
Тема: Назначение звонка на эту неделю
Здравствуйте, [имя],
Свободны ли вы на этой неделе, чтобы созвониться и обсудить [тема]? Я доступен [вставить даты и время].
Дайте знать, что вам больше подходит, я могу подстроиться.
Спасибо,
[Ваше имя и подпись]
5. Общее знакомство
Тема: Приветствие от [ваше имя]
Здравствуйте, [имя],
Меня зовут [ваше имя], я [должность] в [компания]. Я наткнулся на ваш адрес электронной почты, изучая [тема], и хотел бы представиться.
Мне интересно узнать подробнее о том, как вы занялись [тема]. Удобно ли вам общаться таким способом?
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя и подпись]
Часто задаваемые вопросы: Как писать лучшие электронные письма
- Какой длины должно быть электронное письмо?
Ваши сообщения по электронной почте обычно должны быть краткими и по существу. Помните, что средний человек тратит менее 15 секунд на чтение одного электронного письма. Если ваше сообщение слишком длинное, скорее всего, оно не будет прочитано. - Можно ли использовать эмодзи или восклицательные знаки?
Если тон неформальный и вы знаете свою аудиторию, эмодзи и восклицательные знаки, вероятно, уместны. Но в профессиональных электронных письмах лучше пропустить смайлики и ненужные восклицательные знаки, так как они могут восприниматься как чрезмерная нетерпеливость или фамильярность. - Чего следует избегать в профессиональном электронном письме?
Как уже говорилось ранее, в контексте профессиональных электронных писем следует избегать эмодзи и восклицательных знаков. Также разумно избегать сленга и чрезмерно неформальных приветствий и заключительных фраз. - Как научиться лучше писать электронные письма?
Вы знаете поговорку: повторение — мать учения. Но написание электронного письма может быть сложной задачей, особенно если вы нервничаете по поводу получения работы или просьбы о чем-то важном, например, о повышении зарплаты. Использование таких инструментов, как Proton Scribe, может помочь снять напряжение, когда вы только учитесь писать электронные письма, помогая вам с правильным форматом письма, вычиткой и многим другим.
Пишите лучшие — и более безопасные — электронные письма с Proton
Учиться писать электронные письма — это важный навык, но знать, как сохранить ваши данные в безопасности? Это необходимо.
Более 100 миллионов людей и компаний по всему миру доверяют Proton Mail свои повседневные коммуникации и важную деловую переписку.
Созданный учеными-ядерщиками, которые увидели необходимость в платформе электронной почты, ориентированной на конфиденциальность, Proton — это швейцарский провайдер электронной почты, зашифрованной сквозным методом, который защищен одними из самых строгих законов о конфиденциальности в мире.
В отличие от других провайдеров электронной почты, которые продают ваши данные маркетинговым компаниям, когда вы используете Proton Mail, никто не может получить доступ к вашей личной информации, кроме вас. Даже мы.
И мы всегда ищем способы стать лучше — будь то с помощью инструментов, которые помогут вам писать лучшие электронные письма, таких как Scribe, или с помощью нашего набора продуктов, ориентированных на конфиденциальность, таких как Proton Drive (зашифрованное хранилище для безопасного хранения ваших файлов) и Proton Calendar (для защиты ваших важных расписаний и встреч).
Если вы готовы присоединиться к будущему интернет-конфиденциальности и вернуть контроль над своими данными, зарегистрируйтесь, чтобы получить бесплатный аккаунт Proton Mail уже сегодня.
