การเขียน อีเมล ที่ยอดเยี่ยมไม่ได้เป็นเรื่องยากเสมอไป แต่จำเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจในระดับหนึ่งก่อนที่จะเริ่มลงมือเขียน
เนื่องจากวิธีการเขียนอีเมลที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการจะมีความแตกต่างกันไปในแต่ละบุคคล ลองนึกภาพตามว่า: คงจะไม่เขียนอีเมลเพื่อขอขึ้นเงินเดือนจากหัวหน้างานด้วยรูปแบบเดียวกันกับที่เขียนอีเมลหาทีมซอฟต์บอลเพื่อชวนไปปาร์ตี้สังสรรค์หลังการฝึกซ้อม
สิ่งสำคัญคือต้องรู้วิธี เขียนอีเมล ให้เหมาะสมกับกลุ่มผู้ฟัง และพิจารณาว่าจะสื่อสารกับใคร รวมถึงต้องการให้ข้อความสื่อความหมายออกมาในรูปแบบใดก่อนที่จะเริ่มลงมือเขียนด้วยซ้ำ
ไม่ว่าจะสมัครงาน ติดตามงานกับเพื่อนร่วมงาน พยายามต่อรองราคาไพ่สะสมรุ่นวินเทจ หรือกำลังติดต่อสื่อสารกับตัวแทนประกันภัย การรู้วิธีเขียนอีเมลสามารถช่วยให้สื่อสารและได้รับสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
แต่ก่อนที่จะเขียนอีเมล จำเป็นต้องเข้าใจ รูปแบบการเขียนอีเมล พื้นฐาน ซึ่งประกอบด้วยองค์ประกอบต่างๆ ที่ทำให้เป็นอีเมลที่มีประสิทธิภาพ เพราะต้องการให้ผู้รับเปิดอ่าน — และ อ่าน ข้อความที่ส่งไปจริงๆ
บทความนี้ครอบคลุมข้อมูลสำคัญทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีเขียนอีเมลที่เหมาะสม ได้แก่ การเขียนหัวเรื่องที่ดึงดูดความสนใจ คำขึ้นต้นที่น่าประทับใจ เนื้อหาอีเมลที่กระชับ และคำลงท้ายที่แสดงความมั่นใจแต่เป็นกันเอง ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นไปตาม กฎมารยาทในการเขียนอีเมล
เพื่อความสะดวก ได้จัดทำเทมเพลตอีเมลที่ปรับแต่งได้สำหรับสถานการณ์ทั่วไปเพื่อช่วยให้สามารถเริ่มต้นได้ง่ายยิ่งขึ้น
เริ่มต้นด้วยที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง
ที่อยู่อีเมลเป็นหนึ่งในสิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องพิจารณาเมื่อเริ่มเขียนอีเมล หากเคยชินกับการใช้ที่อยู่อีเมลส่วนตัวที่ไม่เป็นทางการ เช่น soccerguy312@hotmail.com ถึงเวลาแล้วที่จะต้องมีโดเมนอีเมลกำหนดเองแบบใหม่
เนื่องจากที่อยู่อีเมลสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากต่อความน่าเชื่อถือ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากนำไปสมัครงานหรือส่งอีเมลหาลูกค้าเกี่ยวกับธุรกิจที่เป็นทางการ แม้ว่าอีเมลจะไม่เป็นทางการก็ตาม แต่ผู้รับก็มักจะให้ความสำคัญกับข้อความมากกว่าหากส่งมาจากที่อยู่อีเมลที่ดูเป็นมืออาชีพ ดังนั้นควรเลิกใช้อีเมลสมัยมัธยมปลายและ ลงทะเบียนเพื่อใช้งานโดเมนอีเมลกำหนดเอง
เขียนหัวเรื่องที่ชัดเจนและน่าดึงดูด
ในรูปแบบการเขียนอีเมลทั่วไป หัวเรื่องจะเป็นความประทับใจแรกของผู้รับที่มีต่อผู้ส่งและข้อความ เมื่อพิจารณาถึงอิทธิพลของหัวเรื่องแล้ว หัวเรื่องจึงควรมีความกระชับ ตรงประเด็น และเป็นเหตุผลสำคัญที่ทำให้ผู้รับเปิดอ่านข้อความ
เมื่อเขียนหัวเรื่อง จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากระบุข้อความกระตุ้นให้ดำเนินการแบบสั้นๆ หรือระบุเวลาที่ต้องการให้ตอบกลับหากจำเป็น แทนที่จะเขียนแค่ “ติดตามผล” ให้ลองใช้ข้อความเช่น “ติดตามผลการประชุม: โปรดตอบกลับภายใน [วันที่]”
เมื่อเขียนหัวเรื่อง อย่าลืม:
- เขียนให้กระชับไม่เกิน 10 คำ
- กำหนดหัวข้อให้ชัดเจน เช่น เป็นการติดตามผลหรือไม่? สอบถามข้อมูลงาน? หรือสอบถามเพื่อนร่วมงาน?
- ระบุข้อความกระตุ้นให้ดำเนินการหรือกำหนดวันที่ตอบกลับหากจำเป็น
- ระบุรายละเอียดให้เฉพาะเจาะจงเพื่อไม่ให้อีเมลสูญหายไปท่ามกลางอีเมลอื่นๆ
ตัวอย่าง:
- “การตรวจสอบรายงาน: ต้องการข้อเสนอแนะภายในวันศุกร์”
- “ติดตามผล: บันทึกการประชุมวันอังคาร”
- “ขอติดต่อพูดคุยในวันจันทร์หรือวันอังคาร”
ขึ้นต้นด้วยคำทักทายที่สุภาพ
ในการเขียนอีเมล ควรเริ่มต้นด้วยคำทักทายที่สุภาพเสมอ หากทราบชื่อและตำแหน่งของผู้รับ ควรระบุรายละเอียดดังกล่าวลงไป แต่หากไม่ทราบ สามารถใช้คำขึ้นต้นที่เป็นทางการแต่มีความเป็นมืออาชีพได้
ตัวอย่าง:
- “เรียน ดร. สมิธ”
- “สวัสดีคุณแม็กกี้”
- “เรียน ทีมฝ่ายสนับสนุนลูกค้า”
- “เรียน ผู้จัดการฝ่ายสรรหาว่าจ้าง”
แนะนำตนเอง (หากจำเป็น)
หากผู้รับอีเมลไม่ทราบว่าผู้ส่งเป็นใคร ให้แนะนำตนเองสั้นๆ โดยระบุชื่อ ตำแหน่ง และประโยคอธิบายข้อมูลตนเองสั้นๆ และเหตุผลในการติดต่อผู้รับ
หากเคยพบกันแล้ว อาจไม่จำเป็นต้องแนะนำตนเอง อย่างไรก็ตาม หากเคยพบกับผู้รับเพียงช่วงเวลาสั้นๆ การแนะนำตนเองอีกครั้งก่อนจะเริ่มเนื้อหาข้อความถือเป็นเรื่องที่เหมาะสม
ตัวอย่าง:
“ชื่อสเตซีย์ วิลเลียมส์ เป็นนักออกแบบกราฟิกจากเมืองทูซอน รัฐแอริโซนา โดยติดต่อมาเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างสำหรับผู้ช่วยสัตวแพทย์”
ระบุวัตถุประสงค์ในการเขียนอีเมล
ไม่มีใครชอบอีเมลที่ใช้เวลานานเกินไปกว่าจะเข้าสู่ประเด็นสำคัญ การเขียนอีเมลที่เหมาะสมควรแจ้งให้ผู้อ่านทราบถึงเหตุผลในการติดต่อภายในสองสามบรรทัดแรก
รู้จักผู้รับหรือไม่? ผู้รับเป็นหัวหน้า เพื่อน หรือลูกค้า? วิธีการเขียนอีเมลอาจเปลี่ยนแปลงไปตามกลุ่มผู้ฟัง แต่อย่างไรก็ตาม ควรตระหนักถึงการใช้น้ำเสียงและระบุวัตถุประสงค์ให้ชัดเจนตั้งแต่แรกเริ่ม
ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีการเขียนอีเมลที่เหมาะสมเพื่อแจ้งวัตถุประสงค์ได้อย่างรวดเร็วในตอนต้นของเนื้อหาอีเมล:
คำถามทั่วไป: “ส่งอีเมลมาในวันนี้เพื่อสอบถามเกี่ยวกับกำหนดส่งงานวันอังคาร…”
การแนะนำตัว: “ขอแนะนำตนเองในฐานะพนักงานใหม่ที่เพิ่งเข้าร่วมทีม…”
การแจ้งข้อมูลข่าวสาร: “ส่งอีเมลมาเพื่อแจ้งอัปเดตเกี่ยวกับสินเชื่อเพื่อธุรกิจ…”
การติดตามผล: “ขอติดตามผลจากการพูดคุยทางโทรศัพท์เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว…”
การร้องขอ: “ขอสอบถามว่าจะสามารถเขียนจดหมายรับรองประวัติให้ได้หรือไม่…”
โปรดจำไว้ว่า การกำหนดน้ำเสียงในตอนต้นของอีเมลสามารถตัดสินได้ว่าผู้รับจะเปิดอ่านอีเมลและตอบกลับตามเวลาที่กำหนดหรือไม่ — หรือเลือกที่จะย้ายไปยังถังขยะแทน
ระบุข้อความกระตุ้นให้ดำเนินการ (CTA) ที่ชัดเจน
ผู้รับอีเมลอาจมีอีเมลหลายร้อยฉบับที่ต้องจัดการ รวมถึงอีเมลด้วย จากข้อมูลของบริษัทการตลาดทางอีเมล Litmus ระบุว่า โดยเฉลี่ยแล้วคนทั่วไปจะใช้เวลาประมาณ เก้าถึง 14 วินาทีในการอ่านอีเมลหนึ่งฉบับ(หน้าต่างใหม่) ซึ่งถือเป็นเวลาที่ไม่มากนักในการสื่อสารข้อความให้เข้าใจ
หากส่งอีเมลถึงใครสักคนที่มีคำขอเฉพาะเจาะจง ให้แจ้งแก่ผู้อ่านให้ทราบอย่างเจาะจงว่าต้องดำเนินการอย่างไรในขั้นตอนต่อไป ไม่จำเป็นต้องเขียนอีเมลที่ใช้คำฟุ่มเฟือยหรือน่าเบื่อหน่าย — ให้ระบุสิ่งที่ต้องการโดยตรง (หรือที่เรียกว่าข้อความกระตุ้นให้ดำเนินการ) และเข้าสู่ CTA ให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ หากไม่มีสิ่งนี้ อีเมลก็อาจจะดูไม่มีทิศทาง และผู้อ่านก็อาจจะเลือกที่จะไม่ตอบกลับเลยก็เป็นได้
ตัวอย่าง:
- “สะดวกสำหรับการพูดคุยทางโทรศัพท์ในสัปดาห์นี้หรือไม่? โปรดแจ้งให้ทราบ”
- “โปรดตรวจสอบรายงานและส่งข้อเสนอแนะกลับมาภายในวันศุกร์”
- “ได้รับการอนุมัติเพื่อดำเนินการโครงการนี้ต่อไปหรือไม่?”
ลงท้ายด้วยคำลงท้ายที่เป็นกันเอง
คำลงท้ายเป็นความประทับใจสุดท้าย — และเป็นโอกาสสุดท้ายในการสร้างการจดจำซึ่งจะช่วยกระตุ้นให้ผู้รับตอบกลับมาได้ ขอขอบคุณผู้อ่านสําหรับเวลา แจ้งเตือนข้อความ CTA และลงท้ายด้วยคำลงท้ายที่เหมาะสมกับน้ำเสียงของอีเมล
คำลงท้ายทั่วไป:
- ด้วยความเคารพ
- ขอขอบคุณสำหรับเวลา
- หวังว่าจะได้รับการตอบกลับ
- ด้วยความซาบซึ้ง
- ขอแสดงความนับถือ
เพิ่มลายเซ็นอีเมลที่เป็นมืออาชีพ
ลายเซ็นที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ผู้อ่านทราบข้อมูลว่าเป็นใครและช่องทางการติดต่อ โดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุข้อมูลต่อไปนี้เสมอ:
- ชื่อและนามสกุลจริง
- ตำแหน่งงาน
- บริษัท
- ข้อมูลการติดต่อ
ตรวจสอบความถูกต้องก่อนกดส่ง
การพิมพ์ผิดในอีเมลสามารถเกิดขึ้นได้ง่าย — และยังมองข้ามได้ง่ายกว่า ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องตรวจสอบความถูกต้องก่อนที่จะส่งอีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในการติดต่อสื่อสารแบบมืออาชีพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบการสะกดคำ ไวยากรณ์ และชื่อของบุคคลที่เขียนอีเมลหา การสะกดชื่อใครบางคนผิดถือเป็นหนึ่งในวิธีที่เร็วที่สุดที่จะไม่ได้รับการตอบกลับตามที่ต้องการ
ใช้ Proton Scribe ผู้ช่วยเขียนส่วนตัว
เครื่องมือต่างๆ เช่น Proton Scribe สามารถช่วยตรวจสอบน้ำเสียงของอีเมลอีกครั้งและช่วยแก้ไขคำผิดก่อนที่จะสายเกินไป อีกทั้งยังช่วยจัดรูปแบบข้อความและค้นหาคำที่เหมาะสมที่สุด เพื่อให้สามารถเรียนรู้วิธีเขียนอีเมลที่เหมาะสมได้ในเวลาอันรวดเร็ว ผู้ช่วยการเขียนในตัวของ Proton Mail อย่าง Scribe สามารถช่วยได้ในด้านต่างๆ ดังนี้:
- เขียนอีเมลที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพ
- แก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และการสะกดคำ
- รักษาการใช้น้ำเสียงให้สอดคล้องกันตลอดทั้งข้อความ
- ประหยัดเวลาในการร่างและแก้ไขข้อความ
ที่สำคัญที่สุด Proton Scribe ได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงความเป็นส่วนตัวเป็นหลัก แตกต่างจากผู้ช่วยการเขียนอื่นๆ ตรงที่ Scribe สามารถทำงานได้ในระดับเครื่อง ดังนั้นข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจะไม่มีวันหลุดออกจากแล็ปท็อป
5 เทมเพลตอีเมลที่พร้อมใช้งาน
1. การติดตามผลการประชุม
หัวเรื่อง: ติดตามผล: สรุปการประชุมและขั้นตอนต่อไป
สวัสดีคุณ [ชื่อ],
ขอขอบคุณสําหรับการเข้าร่วมการประชุมทีมในสัปดาห์ที่แล้ว ได้แนบสรุปการประชุมแบบสั้นๆ มาด้วย และจำเป็นต้องตรวจสอบโครงการขั้นสุดท้ายในวันจันทร์
โปรดตรวจสอบรายการและแจ้งให้ทราบหากมีสิ่งใดที่ต้องการเพิ่มเติมภายในวันเวลาดังกล่าว
ขอแสดงความนับถือ,
[ชื่อและลายเซ็นของคุณ]
2. การสมัครงาน
หัวเรื่อง: การสมัครงานในตำแหน่ง [ตำแหน่ง]
เรียน [ชื่อบริษัท],
ชื่อ [ชื่อ] ส่งจดหมายนี้มาเพื่อแสดงความสนใจในตำแหน่ง [ตำแหน่ง] ที่บริษัท [ชื่อบริษัท] ได้แนบเรซูเม่และพอร์ตโฟลิโอการตลาดมาเพื่อรับการพิจารณา
โปรดแจ้งให้ทราบหากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ และหวังว่าจะได้รับการติดต่อเกี่ยวกับโอกาสในการทำงานครั้งนี้
ขอแสดงความนับถือ,
[ชื่อและลายเซ็นของคุณ]
3. การขอรับข้อเสนอแนะ
หัวเรื่อง: ขอรับข้อเสนอแนะภายในวันที่ [วันที่]
สวัสดีคุณ [ชื่อ],
ได้แนบฉบับร่างของ [ชื่อโครงการ] มาพร้อมกับอีเมลฉบับนี้ และยินดีอย่างยิ่งหากจะได้รับข้อเสนอแนะกลับมา สะดวกที่จะตรวจสอบและแชร์ความคิดเห็นกลับมาภายในวันที่ [วันที่] หรือไม่?
ขอขอบคุณ,
[ชื่อและลายเซ็นของคุณ]
4. การกำหนดเวลาประชุม
หัวเรื่อง: การกำหนดเวลาพูดคุยทางโทรศัพท์ในสัปดาห์นี้
สวัสดีคุณ [ชื่อ],
สะดวกพูดคุยทางโทรศัพท์เพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่อง [หัวข้อ] ในสัปดาห์นี้หรือไม่? โดยเวลาที่สะดวกคือ [แทรกวันที่และเวลา]
โปรดแจ้งให้ทราบถึงวันเวลาที่เหมาะสมที่สุด เนื่องจากสามารถปรับเปลี่ยนเวลาตามความสะดวกได้
ขอขอบคุณ,
[ชื่อและลายเซ็นของคุณ]
5. การแนะนำตัวทั่วไป
หัวเรื่อง: ทักทายจาก [ชื่อของคุณ]
สวัสดีคุณ [ชื่อ],
ชื่อ [ชื่อของคุณ] และเป็น [ตำแหน่ง] ที่บริษัท [ชื่อบริษัท] ได้พบที่อยู่อีเมลในระหว่างที่ค้นคว้าเกี่ยวกับเรื่อง [หัวเรื่อง] และต้องการแนะนำตัวให้ทราบ
มีความสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเข้ามามีส่วนร่วมในเรื่อง [หัวเรื่อง] สะดวกให้ติดต่อผ่านช่องทางนี้หรือไม่?
ขอแสดงความนับถือ,
[ชื่อและลายเซ็นของคุณ]
คำถามที่พบบ่อย: การเขียนอีเมลให้ดียิ่งขึ้น
- อีเมลควรมีความยาวเท่าใด?
ข้อความอีเมลโดยปกติควรสั้นและตรงประเด็น โปรดจำไว้ว่า โดยเฉลี่ยแล้วคนทั่วไปจะใช้เวลาน้อยกว่า 15 วินาทีในการอ่านอีเมลหนึ่งฉบับ หากข้อความยาวเกินไป ก็อาจจะไม่ได้รับการเปิดอ่านได้ - สามารถใช้อีโมจิหรือเครื่องหมายอัศเจรีย์ได้หรือไม่?
หากใช้น้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการและรู้จักกลุ่มผู้ฟังดี การใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์และอีโมจิก็อาจไม่ใช่ปัญหา แต่สำหรับอีเมลแบบมืออาชีพ ควรข้ามการใช้อีโมติคอนและเครื่องหมายอัศเจรีย์ที่ไม่จำเป็น เนื่องจากอาจทำให้ดูเหมือนกระตือรือร้นมากเกินไปหรือไม่เป็นทางการจนเกินไป - สิ่งใดบ้างที่ควรหลีกเลี่ยงในอีเมลแบบมืออาชีพ?
ตามที่ได้ระบุไว้ก่อนหน้านี้ ควรหลีกเลี่ยงการใช้อีโมจิและเครื่องหมายอัศเจรีย์ในการตั้งค่าอีเมลแบบมืออาชีพ นอกจากนี้ ยังควรหลีกเลี่ยงการใช้คำสแลงและคำขึ้นต้นหรือคำลงท้ายที่ไม่เป็นทางการจนเกินไปด้วย - จะพัฒนาทักษะการเขียนอีเมลให้ดีขึ้นได้อย่างไร?
มีคำกล่าวที่ว่า การฝึกฝนทำให้เกิดความเชี่ยวชาญ แต่การเขียนอีเมลก็อาจเป็นเรื่องท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากกำลังรู้สึกประหม่าเกี่ยวกับการสมัครงานหรือการขอสิ่งสำคัญอย่างการขึ้นเงินเดือน การใช้เครื่องมืออย่าง Proton Scribe สามารถช่วยลดความกดดันได้ในช่วงที่เพิ่งเริ่มเรียนรู้วิธีเขียนอีเมล โดยจะช่วยแนะนำรูปแบบการเขียนอีเมลที่ถูกต้อง การตรวจทาน และอื่นๆ อีกมากมาย
เขียนอีเมลได้ดีขึ้น — และปลอดภัยขึ้น — ด้วย Proton
การเรียนรู้วิธีเขียนอีเมลเป็นทักษะที่สำคัญ — แต่จะทราบวิธีดูแลรักษาข้อมูลให้ปลอดภัยและมั่นคงได้อย่างไร? นั่นคือสิ่งสำคัญที่สุด
ผู้คนและธุรกิจต่างๆ ทั่วโลกกว่า 100 ล้านรายต่างให้ความไว้วางใจ Proton Mail ในการสื่อสารและการติดต่อทางธุรกิจที่สำคัญในทุกๆ วัน
สร้างขึ้นโดยนักวิทยาศาสตร์นิวเคลียร์ที่เล็งเห็นถึงความจำเป็นในการมีแพลตฟอร์มอีเมลที่ให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวเป็นอันดับแรก Proton เป็นผู้ให้บริการอีเมลที่ตั้งอยู่ในสวิตเซอร์แลนด์และมีการเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทาง ซึ่งได้รับการสนับสนุนโดยกฎหมายความเป็นส่วนตัวที่เข้มงวดที่สุดในโลกแห่งหนึ่ง
แตกต่างจากผู้ให้บริการอีเมลรายอื่นที่ขายข้อมูลให้กับบริษัทการตลาด เมื่อใช้ Proton Mail จะไม่มีใครสามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลได้ยกเว้นผู้ใช้เอง แม้แต่ผู้ให้บริการเองก็ตาม
และพร้อมมองหาช่องทางในการพัฒนาปรับปรุงอยู่เสมอ — ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอเครื่องมือที่จะช่วยให้เขียนอีเมลได้ดียิ่งขึ้นอย่าง Scribe — หรือชุดผลิตภัณฑ์ที่เน้นความเป็นส่วนตัวเป็นหลัก เช่น Proton Drive (พื้นที่จัดเก็บที่เข้ารหัสเพื่อรักษาความปลอดภัยของไฟล์) และ Proton Calendar (เพื่อปกป้องกำหนดการและการนัดหมายที่สำคัญ)
หากพร้อมที่จะก้าวเข้าสู่อนาคตแห่งความเป็นส่วนตัวบนอินเทอร์เน็ตและทวงคืนการควบคุมข้อมูลของตนเอง สามารถลงทะเบียนใช้งานบัญชี Proton Mail ฟรีได้ตั้งแต่วันนี้
