写好一封出色的 电子邮件 并非总是难事，但在开始之前确实需要掌握一定的技巧。
这是因为正式与非正式电子邮件的写法因人而异。想一想： 您向老板要求加薪时写的电子邮件，肯定不会和给垒球联盟发邮件通知击球练习后团队聚餐活动的写法相同
在动笔之前，了解如何针对合适的受众 撰写电子邮件 非常重要，同时要考虑沟通对象是谁，以及希望您的消息传达出怎样的效果
无论是申请工作、跟进同事、为一套复古收藏扑克牌讨价还价，还是与保险经纪人通信，懂得如何撰写电子邮件都能帮助您高效沟通，并快速获得所需。
但在撰写电子邮件之前，您需要了解基本的 电子邮件写作格式，即构成一封有效电子邮件的各种要素。毕竟，您希望收件人真正打开——并且愿意 阅读 您的消息。
本文涵盖撰写规范电子邮件的所有要点：引人注目的主题行、有力的开场白、简洁的邮件正文，以及自信而友好的结尾——所有这些都遵循 电子邮件礼仪规则。
为方便起见，我们还提供了适用于常见情境的可自定义电子邮件模板，帮助您快速上手
从合适的电子邮件地址开始
在开始写电子邮件时，电子邮件地址是最需要考虑的事项之一。如果您习惯使用 soccerguy312@hotmail.com 这类过于随意的个人电子邮件地址，那么是时候换一个自定义电子邮件域了
这是因为您的电子邮件地址会极大地影响他人对您的看法，尤其是在求职或就正式事务给客户发邮件时。即使您的邮件并非正式邮件，如果发件地址听起来足够专业，收件人也可能更加重视您的消息。因此，请告别高中时代的邮箱，获取您自己的自定义电子邮件域。
撰写清晰有力的主题行
在典型的电子邮件写作格式中，主题行是收件人对您和您的消息的第一印象。鉴于主题行的影响力，它应当简洁、直接，并给读者一个打开您消息的充分理由。
撰写主题时，如有需要，不妨加入简短的行动号召或期望收到回复的时间。与其只写“跟进”，不如考虑写成“会议跟进：请于 [日期] 前回复”。
撰写主题行时，请记住：
- 主题保持在 10 个词以内。
- 明确说明主题。是跟进？求职咨询？还是向同事提问？
- 如有需要，添加行动号召或回复截止日期。
- 尽量具体，以免您的电子邮件被淹没在其他邮件之中。
示例：
- “报告审阅：请于周五前提供反馈”
- “跟进：周二会议记录”
- “想约周一或周二聊一聊”
以礼貌的问候开场
撰写电子邮件时，始终应以礼貌的问候开头。如果您知道收件人的姓名和头衔，此处正是使用它们的地方。如果不知道，可以使用通用但专业的开场白。
示例：
- “尊敬的 Smith 博士：”
- “你好，Maggie：”
- “致客户支持团队：”
- “尊敬的招聘经理：”
自我介绍（如有需要）
如果电子邮件收件人不认识您，请简要介绍自己。包括您的姓名、头衔，并用简短的一句话说明您是谁以及为何联系对方
如果您与对方已经见过面，可能无需自我介绍；但如果只是与收件人有过短暂接触，在进入正题之前重新介绍自己通常是较为得体的做法
示例：
“我叫王琳，是一名来自亚利桑那州图森市的平面设计师。我写信是想咨询兽医助理的职位空缺。”
说明撰写电子邮件的目的
没有人喜欢迟迟不入正题的电子邮件。规范的电子邮件写作应在开头几行就让读者知道您联系他们的原因
您了解收件人吗？对方是上级、朋友还是客户？电子邮件的写法可能因对象而异，但最好尽早确定语气和目的。
以下示例展示了如何在邮件正文开头快速说明目的，写出一封规范的电子邮件：
一般性问题：“我今天写这封电子邮件是想咨询周二的截止日期…”
自我介绍：“我想介绍一下自己，我是团队新入职的成员…”
提供信息：“我写信是想向您提供您的商业贷款的最新进展…”
跟进：“我想跟进一下我们上周的通话…”
请求：“不知您能否写一封推荐信…”
请记住，邮件开头设定的语气可能决定收件人是及时阅读并回复您的电子邮件——还是将其移入废件箱
加入清晰的行动号召 (CTA)
您的电子邮件收件人可能要处理数百封电子邮件，其中就包括您的。根据电子邮件营销公司 Litmus 的数据，普通人阅读一封电子邮件的时间在 九秒到 14 秒（新窗口） 之间。想让您的消息传达到位，这点时间并不充裕
如果您发邮件给对方有具体请求，请明确告诉读者接下来需要做什么。没必要写冗长乏味的电子邮件——直接说明您想要什么（即您的行动号召），并尽早点明 CTA。缺少行动号召，您的邮件可能会显得漫无目的，读者也可能干脆不作回应。
示例：
- “您本周有空通个电话吗？请告知。”
- “请审阅报告，并于周五前发送反馈。”
- “我是否可以继续推进这个项目？”
以友好的结语收尾
结尾是您留下的最终印象——也是争取获得收件人回应的最后机会。感谢读者抽出时间，再次提醒您的 CTA，并以符合电子邮件语气的结束语收尾。
常用结束语：
- 谨致问候，
- 感谢您抽出时间，
- 期待您的回复，
- 谨致谢意，
- 此致敬礼，
添加专业的电子邮件签名
有效的签名能让读者知道您是谁以及如何联系您。请务必始终包含：
- 您的姓名
- 职位
- 公司
- 联系信息
点击发送前仔细校对
电子邮件中很容易出现错别字——而更容易的是将其忽略。因此，在发送电子邮件之前仔细校对至关重要，尤其是 在职场环境中。请务必检查拼写、语法以及收件人的姓名。拼错别人的名字是让您得不到期望回应的最快方式之一
使用您的个人写作助手 Proton Scribe
像 Proton Scribe 这样的工具可以帮助您检查电子邮件的语气，并及时捕捉错别字。它甚至可以帮助您排版消息并找到恰当的措辞，让您快速学会如何写出规范的电子邮件。Proton Mail 内置的助手 Scribe 可以帮助您：
- 撰写清晰专业的电子邮件
- 发现语法和拼写错误
- 让消息全文的语气保持一致
- 节省起草和编辑的时间
最重要的是，Proton Scribe 的设计充分考虑了您的隐私。与其他写作助手不同，Scribe 可以在本地运行，因此您的敏感信息绝不会离开您的笔记本电脑。
5 个即用型电子邮件模板
1. 会议跟进
主题：跟进：会议总结和后续步骤
你好，[姓名]，
感谢您参加上周的团队会议。我已附上会议简要总结，并需要在周一进行最终的项目评审
请查看这份列表，如有任何想补充的内容，请在此之前告知我。
谨致问候，
[您的姓名和签名]
2. 求职申请
主题：应聘 [职位]
尊敬的 [公司名称]，
我叫 [姓名]，写信是想表达我对 [公司] [职位] 职位的兴趣。我已附上简历和营销作品集，供您审阅。
如需任何补充信息，请随时告知。我非常期待进一步了解这个机会。
此致敬礼，
[您的姓名和签名]
3. 请求反馈
主题：请于 [日期] 前提供反馈
你好，[姓名]，
我已附上 [项目名称] 的草稿，希望能得到一些反馈。您能否在方便时查看，并于 [日期] 前分享您的想法？
谢谢，
[您的姓名和签名]
4. 安排会议
主题：约本周通话
你好，[姓名]，
您本周是否有空通个电话讨论 [主题]？我在 [插入日期和时间] 有空。
请告知什么时间对您最合适，我的时间比较灵活。
谢谢，
[您的姓名和签名]
5. 一般性自我介绍
主题：来自 [您的姓名] 的问候
你好，[姓名]，
我叫 [您的姓名]，是 [公司] 的 [职位]。我在研究 [主题] 时偶然看到您的电子邮件地址，想借此机会自我介绍。
我很想进一步了解您是如何涉足 [主题] 领域的。通过这个方式联系您方便吗？
顺颂时祺，
[您的姓名和签名]
常见问题：撰写更好的电子邮件
- 电子邮件应该写多长？
电子邮件消息通常应简短扼要。请记住，普通人阅读一封电子邮件的时间不到 15 秒。如果消息太长，很可能不会被阅读。 - 可以使用表情符号或感叹号吗？
如果语气是非正式的，并且您了解受众，使用表情符号和感叹号通常没有问题。但在专业电子邮件中，最好避免使用表情符号和不必要的感叹号，因为它们可能显得过于急切或随意。 - 专业电子邮件中应避免什么？
如前所述，在专业电子邮件中应避免使用表情符号和感叹号。同时，最好避免使用俚语以及过于随意的问候和结语。 - 如何提高电子邮件写作水平？
俗话说： 熟能生巧。但写电子邮件可能颇具挑战，尤其是当您为求职或提出加薪等重要请求而感到紧张时。在您刚开始学习如何撰写电子邮件时，使用 Proton Scribe 等工具可以在电子邮件写作格式、校对等方面为您提供协助，从而减轻压力。
使用 Proton 写出更好、更安全的电子邮件
学会撰写电子邮件是一项重要技能——但懂得如何保障数据安全？那才必不可少。
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我们始终在寻求改进之道——无论是通过 Scribe 等帮助您写出更好电子邮件的工具，还是通过我们的一系列隐私优先产品，例如 Proton Drive（加密存储空间，保障您的文件安全）和 Proton Calendar（保护您的重要日程和预约）
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