Å skrive en god e-post er ikke alltid vanskelig, men det krever en viss kunnskap før du begynner.
Det er fordi måten du skriver en formell og uformell e-post på varierer veldig fra person til person. Tenk over det: Du ville ikke skrevet en e-post til sjefen for å be om lønnsforhøyelse på samme måte som du ville sendt en e-post til softbal-laget om happy hour etter trening.
Det er viktig å vite hvordan skrive en e-post for riktig publikum, og å vurdere hvem du kommuniserer med, og hvordan du vil at meldingen din skal fremstå, før du i det hele tatt begynner.
Enten du søker på en jobb, følger opp en kollega, prøver å forhandle frem en avtale på et vintage samlesett med spillkort, eller korresponderer med forsikringsagenten din, kan det å vite hvordan man skriver en e-post hjelpe deg med å kommunisere og få det du trenger raskt og effektivt.
Men før du skriver e-posten, må du forstå grunnleggende format for å skrive e-post, det vil si alle de forskjellige elementene som inngår i å konstruere en effektiv e-post. Tross alt vil du at leseren faktisk skal åpne – og vel, lese – meldingen din.
Denne artikkelen dekker alt det vesentlige for hvordan du skriver en skikkelig e-post: å skrive et oppmerksomhetsvekkende emnefelt, en sterk åpning, en kortfattet e-posttekst, og en selvsikker, men vennlig avslutning.
For å gjøre det enklere, har vi også inkludert tilpassbare e-postmaler for vanlige situasjoner for å hjelpe deg i gang.
Begynn med riktig e-postadresse
E-postadressen din er noe av det viktigste å vurdere når du kommer i gang med å skrive e-post. Hvis du er vant til å bruke en kitschy personlig e-postadresse som fotballfyr312@hotmail.com, er det på tide med et nytt, tilpasset e-postdomene.
Det er fordi e-postadressen din kan utgjøre en enorm forskjell for hvordan du blir oppfattet, spesielt hvis du søker på en jobb eller sender e-post til kunder om offisielle forretninger. Selv om e-posten din ikke er formell, er det sannsynlig at mottakeren vil se på meldingen din som mer presserende hvis den kommer fra en profesjonelt klingende e-postadresse. Så dropp e-posten fra videregående, og få ditt eget tilpassede e-postdomene.
Skriv et klart, befalende emnefelt
I et typisk format for e-post er emnefeltet mottakerens første inntrykk av deg og meldingen din. Tatt i betraktning makten emnefeltet har, bør det være kortfattet, direkte, og gi leseren en sterk grunn til å åpne meldingen din.
Når du skriver et emne, kan det være fordelaktig å inkludere en kort oppfordring til handling eller en frist for når du forventer svar, om nødvendig. Istedenfor å bare skrive «Oppfølging», kan du vurdere noe slikt som «Oppfølging fra møte: Svar nødvendig innen [dato]».
Når du skriver emnefeltet, husk å:
- Hold det under 10 ord.
- Gjør emnet klart. Er det en oppfølging? En forespørsel om jobb? Et spørsmål til en kollega?
- Legg til en oppfordring til handling eller svardato ved behov.
- Vær spesifikk slik at e-posten din ikke blir begravd blant de andre.
Eksempler:
- «Gjennomgang av rapport: Tilbakemelding nødvendig innen fredag»
- «Oppfølging: Notater fra tirsdagens møte»
- «Forespørsel om en prat man eller tirs»
Åpne med en høflig hilsen
Når du skriver e-post, bør du alltid begynne e-posten med en høflig hilsen. Hvis du kjenner mottakerens navn og tittel, er det her du skal bruke dem. Hvis ikke, bruk en generell, men profesjonell åpning.
Eksempler:
- «Kjære Dr. Smith,»
- «Hei Maggie,»
- «Til kundestøtteteamet,»
- «Kjære ansettelsesansvarlig,»
Introduser deg selv (om nødvendig)
Hvis e-postmottakeren ikke vet hvem du er, introduser deg selv raskt. Inkluder navnet ditt, tittelen din, og en kort setning som forklarer hvem du er og hvorfor du kontakter dem.
Hvis dere allerede har møttes, trenger du kanskje ikke å introdusere deg selv. Men hvis du bare har møtt mottakeren kort, er det generelt en god skikk å introdusere deg selv på nytt før du går i gang med meldingen.
Eksempel:
«Mitt navn er Stacey Williams, og jeg er en grafisk designer fra Tucson, AZ. Jeg tar kontakt angående den ledige stillingen som veterinærassistent.»
Oppgi grunnen til at du skriver e-posten
Ingen liker en e-post som tar for lang tid før den kommer til poenget. Skikkelig e-postskriving bør la leseren få vite hvorfor du kontakter dem innen de første linjene.
Kjenner du mottakeren? Er de en overordnet, venn, eller kunde? Måten du skriver e-posten på kan endre seg avhengig av hvem du skriver til, men det er lurt å etablere tonen og formålet tidlig.
Nedenfor er noen eksempler på hvordan du skriver en skikkelig e-post som etablerer formålet raskt i begynnelsen av e-postteksten:
Generelt spørsmål: «Jeg sender e-post i dag for å spørre om tirsdagens frist …»
Introduksjon: «Jeg ville introdusere meg selv som teamets nylig ansatte …»
Gi informasjon: «Jeg skriver for å gi deg en oppdatering på bedriftslånet ditt …»
Oppfølging: «Jeg ønsket å følge opp telefonsamtalen vår fra forrige uke …»
Forespørsel: «Jeg lurte på om du kunne skrive et anbefalingsbrev …»
Husk, hvordan du setter tonen i begynnelsen av e-posten kan avgjøre om mottakeren din leser e-posten din og svarer i tide – eller flytter den til papirkurven.
Inkluder en klar oppfordring til handling (CTA)
E-postmottakeren din har sannsynligvis hundrevis av e-poster å sile gjennom, inkludert din. Ifølge e-postmarkedsføringsfirmaet Litmus, bruker gjennomsnittspersonen et sted mellom ni og 14 sekunder på å lese en e-post(nytt vindu). Det er ikke mye tid til å få frem meldingen din.
Hvis du sender e-post til noen med en spesifikk forespørsel, la leseren få vite spesifikt hva de må gjøre videre. Det er ikke nødvendig å skrive en ordrik, kjedelig e-post – vær direkte om hva du vil (også kjent som oppfordring til handling), og kom til din CTA så tidlig som mulig. Uten den kan e-posten føles retningsløs, og leseren din kan kanskje droppe å svare i det hele tatt.
Eksempler:
- «Er du ledig for en samtale denne uken? Gi meg beskjed.»
- «Vennligst se gjennom rapporten og send eventuelle tilbakemeldinger innen fredag.»
- «Har jeg din godkjenning til å gå videre med dette prosjektet?»
Knyt det sammen med en vennlig avslutning
Din avslutning er ditt siste inntrykk – den siste sjansen til å sette ditt preg som forhåpentligvis vil fremkalle et svar fra mottakeren din. Takk leseren for tiden deres, minn dem på din CTA, og lukk med en hilsen som passer til tonen i e-posten.
Vanlige hilsener:
- Vennlig hilsen,
- Takk for tiden din,
- Ser frem til svar,
- Med takknemlighet,
- Vennlig hilsen,
Legg til en profesjonell e-postsignatur
En effektiv signatur lar leseren få vite hvem du er og hvordan de kan kontakte deg. Pass på å alltid inkludere:
- Fornavn og etternavn
- Jobbtittel
- Selskap
- Kontaktinformasjon
Les korrektur før du trykker på send
Det er fort gjort å få en skrivefeil i e-posten din – og det er enda enklere å overse dem. Derfor er det avgjørende å lese korrektur før du sender e-posten, spesielt i en profesjonell setting. Pass på å sjekke stavingen, grammatikken, og navnet på personen du skriver til. Å stave noens navn feil er en av de raskeste måtene å ikke få svaret du ønsker.
Bruk Proton Scribe, din personlige skriveassistent
Verktøy som Proton Scribe kan hjelpe deg med å dobbeltsjekke tonen i e-posten og fange opp skrivefeil før det er for sent. Den kan til og med hjelpe deg med å formatere meldingen og finne akkurat de rette ordene, slik at du kan lære å skrive en skikkelig e-post på kort tid. Proton Mails innebygde assistent, Scribe, kan hjelpe deg med å:
- Skrive klare og profesjonelle e-poster
- Fange opp grammatikk- og stavefeil
- Holde en konsekvent tone gjennom hele meldingen
- Spare tid på utkast og redigering
Viktigst av alt er at Proton Scribe ble utformet med personvernet ditt i tankene. I motsetning til andre skriveassistenter kan Scribe kjøres lokalt, slik at den sensitive informasjonen din aldri forlater den bærbare datamaskinen.
5 e-postmaler klare til bruk
1. Oppfølging av møte
Emne: Oppfølging: Oppsummering av møtet og neste trinn
Hei [navn],
Takk for at du deltok på forrige ukes teammøte. Jeg har lagt ved en kort oppsummering av møtet, og vil trenge å ta en siste prosjektgjennomgang på mandag.
Vennligst se over listen og gi meg beskjed hvis det er noe du vil legge til innen da.
Vennlig hilsen,
[Ditt navn og signatur]
2. Jobbsøknader
Emne: Søknad på [tittel]
Kjære [firmanavn],
Mitt navn er [navn], og jeg skriver for å uttrykke min interesse for stillingen som [tittel] hos [selskap]. Jeg har lagt ved min CV og markedsføringsportefølje til gjennomsyn.
Gi meg beskjed hvis du trenger mer informasjon. Jeg er ivrig etter å høre mer om denne muligheten.
Vennlig hilsen,
[Ditt navn og signatur]
3. Forespørsel om tilbakemelding
Emne: Ber om tilbakemelding innen [dato]
Hei [navn],
Jeg har lagt ved et utkast av [prosjektnavn] og vil sette pris på tilbakemelding. Kunne du tatt en titt når det passer for deg og dele eventuelle tanker innen [dato]?
Takk,
[Ditt navn og signatur]
4. Planlegge et møte
Emne: Planlegge en samtale for denne uken
Hei [navn],
Er du tilgjengelig denne uken for å ta en samtale og diskutere [emne]? Jeg er tilgjengelig på [sett inn datoer og klokkeslett].
Gi meg beskjed om hva som fungerer best for deg, jeg kan være fleksibel.
Takk,
[Ditt navn og signatur]
5. Generelle introduksjoner
Emne: Hilsen fra [ditt navn]
Hei [navn],
Mitt navn er [your name], og jeg er [title] i [company]. Jeg kom over e-postadressen din mens jeg gjorde noen undersøkelser om [subject], og ønsket å introdusere meg selv.
Jeg er interessert i å finne ut mer om hvordan du ble involvert i [subject]. Er dette en grei måte å nå deg på?
Med vennlig hilsen,
[Your name and signature]
Vanlige spørsmål: Å skrive bedre e-poster
- Hvor lang bør en e-post være?
E-postmeldingene dine bør vanligvis være korte og konsise. Husk at gjennomsnittspersonen bruker mindre enn 15 sekunder på å lese én e-post. Hvis meldingen din er for lang, er det sannsynlig at den ikke blir lest. - Kan jeg bruke emojier eller utropstegn?
Hvis tonen er uformell og du kjenner publikummet ditt, er emojier og utropstegn sannsynligvis greit. Men for profesjonelle e-poster vil du gjerne hoppe over uttrykksikoner og unødvendige utropstegn, da de kan virke for ivrige eller uformelle. - Hva bør jeg unngå i en profesjonell e-post?
Som tidligere nevnt, bør emojier og utropstegn unngås i profesjonelle e-postinnstillinger. Det er også lurt å unngå slang og overdrevent uformelle hilsener og avslutninger. - Hvordan kan jeg bli bedre til å skrive e-post?
Du kjenner uttrykket: Øvelse gjør mester. Men å skrive en e-post kan være utfordrende, spesielt hvis du er nervøs for å få en jobb eller spørre om noe viktig, for eksempel lønnsøkning. Å bruke verktøy som Proton Scribe kan bidra til å ta av presset når du bare lærer hvordan du skriver en e-post, ved å hjelpe deg med riktig e-postformat, korrekturlesing og mer.
Skriv bedre – og sikrere – e-poster med Proton
Å lære å skrive en e-post er en viktig ferdighet – men å vite hvordan du holder dataene dine trygge og sikre? Det er essensielt.
Mer enn 100 millioner mennesker og bedrifter over hele verden stoler på Proton Mail med sin daglige kommunikasjon og viktige forretningskorrespondanse.
Proton er opprettet av atomforskere som så behovet for en e-postplattform der personvern kommer først. Proton er en sveitsisk-basert, ende-til-ende-kryptert e-postleverandør som støttes av noen av verdens sterkeste personvernlover.
I motsetning til andre e-postleverandører som selger dataene dine til markedsføringsselskaper, har ingen tilgang til dine personopplysninger bortsett fra deg når du bruker Proton Mail. Ikke en gang vi.
Og vi leter alltid etter måter å forbedre oss på – enten det er gjennom verktøy som kan hjelpe deg med å skrive bedre e-poster, som Scribe – eller med vår pakke med personvern-først-produkter som Proton Drive (kryptert lagring for å holde filene dine trygge og sikre), og Proton Calendar (for å beskytte dine viktige tidsplaner og avtaler).
Hvis du er klar for å bli med i fremtiden for personvern på internett og ta tilbake kontrollen over dataene dine, kan du registrere deg for en gratis Proton Mail-konto i dag.
