Loistavan sähköpostin kirjoittaminen ei ole aina vaikeaa, mutta se vaatii tietyn määrän tietotaitoa ennen aloittamista.
Se johtuu siitä, että tapa, jolla kirjoittaisitte muodollisen ja epämuodollisen sähköpostin, vaihtelee suuresti henkilöstä toiseen. Ajatelkaa sitä: Ette kirjoittaisi sähköpostia, jossa pyydätte pomoltanne palkankorotusta, samalla tavalla kuin lähettäisitte sähköpostia softball-liigallenne joukkueen happy hourista lyöntiharjoitusten jälkeen.
On tärkeää tietää, miten kirjoittaa sähköposti oikealle yleisölle, ja harkita kenen kanssa viestitte ja miten haluatte viestinne välittyvän, ennen kuin edes aloitatte.
Olipa kyseessä työpaikan hakeminen, yhteydenotto kollegaan, yritys neuvotella kaupasta vintage-keräilykorttisarjasta tai kirjeenvaihto vakuutusasiamiehen kanssa, sähköpostin kirjoittamisen osaaminen voi auttaa teitä viestimään ja saamaan tarvitsemanne nopeasti ja tehokkaasti.
Mutta ennen kuin kirjoitatte sähköpostinne, teidän on ymmärrettävä sähköpostin kirjoittamisen perusmuotoilu, eli kaikki eri elementit, jotka kuuluvat tehokkaan sähköpostin rakentamiseen. Loppujen lopuksi haluatte lukijan todella avaavan – ja, no, lukevan – viestinne.
Tämä artikkeli kattaa kaikki olennaiset asiat siitä, miten kirjoittaa kunnollinen sähköposti: huomiota herättävän aiherivin, vahvan avauksen, ytimekkään sähköpostin rungon ja itsevarman mutta ystävällisen lopetuksen kirjoittaminen.
Tehdäksemme asioista helpompia, olemme myös sisällyttäneet muokattavia sähköpostimalleja yleisiin tilanteisiin auttamaan teitä alkuun.
Aloittakaa oikealla sähköpostiosoitteella
Sähköpostiosoitteenne on yksi tärkeimmistä huomioon otettavista asioista aloittaessanne sähköpostin kirjoittamisen. Jos olette tottuneet käyttämään kitchiä henkilökohtaista sähköpostiosoitetta, kuten soccerguy312@hotmail.com, on aika hankkia uusi mukautettu sähköpostin verkkotunnus.
Se johtuu siitä, että sähköpostiosoitteenne voi tehdä valtavan eron siinä, miten teidät nähdään, erityisesti jos haette työpaikkaa tai lähetätte sähköpostia asiakkaille virallisista asioista. Vaikka sähköpostinne ei olisi muodollinen, vastaanottajanne suhtautuu viestiinne todennäköisesti kiireellisemmin, jos se tulee ammattimaiselta kuulostavasta sähköpostiosoitteesta. Joten hylätkää lukioaikainen sähköposti ja hankkikaa oma mukautettu sähköpostin verkkotunnus.
Kirjoittakaa selkeä, hallitseva aiherivi
Tyypillisessä sähköpostin kirjoitusmuodossa aiherivinne on vastaanottajan ensivaikutelma teistä ja viestistänne. Ottaen huomioon aiherivinne voiman, sen tulisi olla ytimekäs, suora ja antaa lukijalle vahva syy avata viestinne.
Kirjoitettaessa aihetta voi olla hyödyllistä sisällyttää lyhyt toimintakehotus tai aika, johon mennessä odotatte vastausta, jos tarpeen. Sen sijaan, että kirjoittaisitte vain “Seuranta”, harkitkaa jotain kuten “Kokouksen seuranta: Vastaus tarvitaan [päivämäärä] mennessä”.
Kun kirjoitatte aiheriviänne, muistakaa:
- Pitäkää se alle 10 sanassa.
- Tehkää aiheestanne selkeä. Onko se seuranta? Työtiedustelu? Kysymys kollegalle?
- Lisätkää toimintakehotus tai vastauspäivämäärä tarvittaessa.
- Olkaa täsmällisiä, jotta sähköpostinne ei hautaudu muiden joukkoon.
Esimerkkejä:
- “Raportin tarkistus: Palaute tarvitaan perjantaihin mennessä”
- “Seuranta: Tiistain kokousmuistiinpanot”
- “Pyyntö keskustelulle ma tai ti”
Avatkaa kohteliaalla tervehdyksellä
Sähköpostia kirjoittaessa teidän tulisi aina aloittaa sähköpostinne kohteliaalla tervehdyksellä. Jos tiedätte vastaanottajan nimen ja tittelin, tämä on paikka käyttää sitä. Jos ette, käyttäkää yleistä mutta ammattimaista avausta.
Esimerkkejä:
- “Hyvä tohtori Smith,”
- “Hei Maggie,”
- “Asiakaspalvelutiimille,”
- “Hyvä rekrytointipäällikkö,”
Esitelkää itsenne (tarvittaessa)
Jos sähköpostin vastaanottaja ei tiedä kuka olette, esitelkää itsenne nopeasti. Sisällyttäkää nimenne, tittelinne ja lyhyt lause, joka selittää kuka olette ja miksi otatte heihin yhteyttä.
Jos olette jo tavanneet, teidän ei ehkä tarvitse esitellä itseänne; kuitenkin, jos olette tavanneet vastaanottajan vain lyhyesti, on yleensä hyvää käytöstä esitellä itsenne uudelleen ennen viestiinne siirtymistä.
Esimerkki:
“Nimeni on Stacey Williams, ja olen graafinen suunnittelija Tucsonista, Arizonasta. Otan yhteyttä koskien eläinlääkäriavustajan avointa työpaikkaa.”
Ilmoittakaa sähköpostin kirjoittamisen tarkoitus
Kukaan ei pidä sähköpostista, jolla kestää liian kauan päästä asiaan. Kunnollisen sähköpostin kirjoittamisen tulisi antaa lukijan tietää, miksi otatte häneen yhteyttä, ensimmäisten rivien aikana.
Tunnetteko vastaanottajanne? Onko hän esimies, ystävä vai asiakas? Tapa, jolla kirjoitatte sähköpostinne, voi muuttua yleisöstänne riippuen, mutta on viisasta määrittää sävynne ja tarkoituksenne ajoissa.
Alla on joitakin esimerkkejä siitä, miten kirjoittaa kunnollinen sähköposti, joka määrittää tarkoituksenne nopeasti sähköpostin rungon alussa:
Yleinen kysymys: “Lähetän sähköpostia tänään tiedustellakseni tiistain määräajasta…”
Esittely: “Halusin esitellä itseni tiimin tuoreena uutena työntekijänä…”
Tietojen antaminen: “Kirjoitan antaakseni teille päivityksen yrityslainastanne…”
Seuranta: “Halusin palata puheluumme viime viikolta…”
Pyyntö: “Mietin, voisitteko kirjoittaa suosituskirjeen…”
Muistakaa, että se, miten asetatte sävyn sähköpostin alussa, voi määrittää, lukeeko vastaanottaja sähköpostinne ja vastaako siihen ajoissa – vai siirtääkö sen roskakoriin.
Sisällyttäkää selkeä toimintakehotus (CTA)
Sähköpostin vastaanottajallanne on todennäköisesti satoja sähköposteja käytävänä läpi, mukaan lukien teidän. Sähköpostimarkkinointiyritys Litmusin mukaan keskimääräinen henkilö käyttää jossain yhdeksän ja 14 sekunnin välillä yhden sähköpostin lukemiseen(uusi ikkuna). Se ei ole paljoa aikaa viestinne perille saamiseen.
Jos lähetätte sähköpostia jollekulle, jolla on tietty pyyntö, kertokaa lukijallenne tarkalleen, mitä hänen on tehtävä seuraavaksi. Ei ole tarpeen kirjoittaa monisanaista, pitkäveteistä sähköpostia – olkaa suora siitä, mitä haluatte (tunnetaan myös toimintakehotuksena), ja siirtykää CTA:hanne mahdollisimman aikaisin. Ilman sitä sähköpostinne voi tuntua suunnatonta, ja lukijanne saattaa jättää vastaamatta kokonaan.
Esimerkkejä:
- “Oletteko vapaa puhelulle tällä viikolla? Ilmoittakaa minulle.”
- “Tarkistakaa ystävällisesti raportti ja lähettäkää mahdolliset palautteet perjantaihin mennessä.”
- “Onko minulla hyväksyntänne edetä tämän projektin kanssa?”
Sitokaa se yhteen ystävällisellä lopetuksella
Lopetuksenne on viimeinen vaikutelmanne – viimeinen mahdollisuus jättää jälkenne, joka toivottavasti saa vastauksen vastaanottajaltanne. Kiittäkää lukijaa hänen ajastaan, muistuttakaa häntä CTA:stanne ja lopettakaa allekirjoituksella, joka sopii sähköpostinne sävyyn.
Yleiset lopetukset:
- Ystävällisesti,
- Kiitos ajastanne,
- Odotan vastaustanne,
- Kiitollisuudella,
- Kunnioittavasti,
Lisätkää ammattimainen sähköpostin allekirjoitus
Tehokas allekirjoitus kertoo lukijalle, kuka olette ja miten teihin saa yhteyden. Varmistakaa, että sisällytätte aina:
- Etunimenne ja sukunimenne
- Työnimike
- Yritys
- Yhteystiedot
Oikolukekaa ennen kuin painatte lähetä
On helppoa sisällyttää kirjoitusvirhe sähköpostiinne – ja ne on vielä helpompi jättää huomiotta. Siksi on ratkaisevan tärkeää oikolukea ennen kuin lähetätte sähköpostinne, erityisesti ammatillisessa ympäristössä. Varmistakaa oikeinkirjoitus, kielioppi ja sen henkilön nimi, jolle kirjoitatte. Jonkun nimen väärinkirjoittaminen on yksi nopeimmista tavoista olla saamatta haluamaanne vastausta.
Käyttäkää Proton Scribeä, henkilökohtaista kirjoitusavustajaanne
Työkalut, kuten Proton Scribe, voivat auttaa tarkistamaan sähköpostinne sävyn ja havaitsemaan kirjoitusvirheet ennen kuin on liian myöhäistä. Se voi jopa auttaa muotoilemaan viestinne ja löytämään juuri oikeat sanat, jotta voitte oppia kirjoittamaan kunnollisen sähköpostin hetkessä. Proton Mailin sisäänrakennettu avustaja, Scribe, voi auttaa teitä:
- Laatimaan selkeitä ja ammattimaisia sähköposteja
- Havaitsemaan kielioppi- ja oikeinkirjoitusvirheet
- Pitämään sävynne yhtenäisenä koko viestinne ajan
- Säästämään aikaa luonnostelussa ja muokkaamisessa
Mikä tärkeintä, Proton Scribe on suunniteltu yksityisyytenne huomioiden. Toisin kuin muut kirjoitusavustajat, Scribe voidaan suorittaa paikallisesti, joten arkaluonteiset tietonne eivät koskaan poistu kannettavalta tietokoneeltanne.
5 käyttövalmista sähköpostimallia
1. Kokouksen seuranta
Aihe: Seuranta: Kokouksen yhteenveto ja seuraavat vaiheet
Hei [nimi],
Kiitos osallistumisesta viime viikon tiimikokoukseen. Olen liittänyt nopean yhteenvedon kokouksesta ja tarvitsen lopullisen projektikatselmuksen maanantaina.
Katsokaa lista läpi ja ilmoittakaa minulle, jos on jotain, mitä haluatte lisätä siihen mennessä.
Ystävällisesti,
[Nimenne ja allekirjoitus]
2. Työhakemukset
Aihe: Hakemus [titteli]
Hyvä [yrityksen nimi],
Nimeni on [nimi], ja kirjoitan ilmaistakseni kiinnostukseni [titteli]-tehtävään [yrityksessä]. Olen liittänyt ansioluetteloni ja markkinointiportfolioni tarkistettavaksenne.
Ilmoittakaa minulle, jos tarvitsette lisätietoja. Olen innokas kuulemaan lisää tästä mahdollisuudesta.
Kunnioittavasti,
[Nimenne ja allekirjoitus]
3. Palautepyyntö
Aihe: Palaute pyydetty [päivämäärä] mennessä
Hei [nimi],
Olen liittänyt luonnoksen [projektin nimi] ja arvostaisin palautetta. Voisitteko katsoa sen sopivana ajankohtana ja jakaa ajatuksia [päivämäärä] mennessä?
Kiitos,
[Nimenne ja allekirjoitus]
4. Kokouksen aikatauluttaminen
Aihe: Puhelun aikatauluttaminen tälle viikolle
Hei [nimi],
Oletteko käytettävissä tällä viikolla hypätäksenne puheluun ja keskustellaksenne [aiheesta]? Olen käytettävissä [lisää päivämäärät ja ajat].
Ilmoittakaa minulle, mikä sopii teille parhaiten, voin joustaa.
Kiitos,
[Nimenne ja allekirjoitus]
5. Yleiset esittelyt
Aihe: Terveisiä [nimenne]
Hei [nimi],
Nimeni on [nimenne], ja olen [titteli] [yrityksessä]. Törmäsin sähköpostiosoitteeseenne tehdessäni tutkimusta [aiheesta] ja halusin esitellä itseni.
Olen kiinnostunut oppimaan lisää siitä, miten päädyitte mukaan [aiheeseen]. Onko tämä ok tapa tavoittaa teidät?
Ystävällisin terveisin,
[Nimenne ja allekirjoitus]
UKK: Parempi sähköpostien kirjoittaminen
- Kuinka pitkä sähköpostin tulisi olla?
Sähköpostiviestienne tulisi tyypillisesti olla lyhyitä ja ytimekkäitä. Muistakaa, että keskimääräinen henkilö käyttää alle 15 sekuntia yhden sähköpostin lukemiseen. Jos viestinne on liian pitkä, on todennäköistä, ettei sitä lueta. - Voinko käyttää emojeita tai huutomerkkejä?
Jos sävy on epämuodollinen ja tunnette yleisönne, emojit ja huutomerkit ovat luultavasti hienoja. Mutta ammattimaisissa sähköposteissa teidän kannattaa jättää hymiöt ja tarpeettomat huutomerkit väliin, koska ne voidaan tulkita liian innokkaiksi tai rennoiksi. - Mitä minun pitäisi välttää ammattimaisessa sähköpostissa?
Kuten aiemmin todettu, emojeita ja huutomerkkejä tulisi välttää ammattimaisissa sähköpostiympäristöissä. On viisasta välttää myös slangia ja liian rentoja tervehdyksiä ja lopetuksia. - Miten voin tulla paremmaksi sähköpostin kirjoittamisessa?
Tiedätte sanonnan: Harjoitus tekee mestarin. Mutta sähköpostin kirjoittaminen voi olla haastavaa, varsinkin jos jännitätte työpaikan saamista tai tärkeän asian, kuten palkankorotuksen, pyytämistä. Työkalujen, kuten Proton Scriben, käyttäminen voi auttaa vähentämään painetta, kun vasta opitte sähköpostin kirjoittamista, avustamalla teitä oikeassa sähköpostin kirjoitusmuodossa, oikoluvussa ja muussa.
Kirjoittakaa parempia – ja turvallisempia – sähköposteja Protonilla
Sähköpostin kirjoittamisen oppiminen on tärkeä taito – mutta tietäminen, miten pitää tietonne turvassa? Se on olennaista.
Yli 100 miljoonaa ihmistä ja yritystä ympäri maailmaa luottaa Proton Mailiin jokapäiväisessä viestinnässään ja tärkeässä liikekirjeenvaihdossa.
Ydintutkijoiden luoma, jotka näkivät tarpeen yksityisyyden ensisijaistavalle sähköpostialustalle, Proton on sveitsiläinen, päästä päähän -salattu sähköpostipalvelu, jota tukevat jotkut maailman vahvimmista tietosuojalaeista.
Toisin kuin muut sähköpostipalvelut, jotka myyvät tietojanne markkinointiyrityksille, kun käytätte Proton Mailia, kenelläkään ei ole pääsyä henkilötietoihinne paitsi teillä. Edes meillä.
Ja etsimme aina tapoja parantaa – olipa kyse työkaluista, jotka voivat auttaa teitä kirjoittamaan parempia sähköposteja, kuten Scribe – tai yksityisyyden ensisijaistavien tuotteidemme valikoimalla, kuten Proton Drive (salattu tallennustila tiedostojenne pitämiseksi turvassa) ja Proton Calendar (tärkeiden aikataulujenne ja tapaamisten suojaamiseksi).
Jos olette valmiita liittymään internetin yksityisyyden tulevaisuuteen ja ottamaan takaisin tietojenne hallinnan, rekisteröikää ilmainen Proton Mail -tili tänään.
