Att skriva ett bra e-postmeddelande är inte alltid svårt, men det kräver en viss mängd kunskap innan du börjar.

Det beror på att sättet du skulle skriva ett formellt och informellt e-postmeddelande på varierar mycket från person till person. Tänk på det: Du skulle inte skriva ett e-postmeddelande där du ber din chef om löneförhöjning på samma sätt som du skulle skicka e-post till din softbolliga om lagets happy hour efter slagträningen.

Det är viktigt att veta hur man skriver ett e-postmeddelande för rätt publik, och att överväga vem du kommunicerar med, och hur du vill att ditt meddelande ska uppfattas, innan du ens börjar.

Oavsett om du söker jobb, följer upp med en kollega, försöker förhandla fram ett avtal om en vintageuppsättning samlarkort eller korresponderar med din försäkringsagent, kan kunskap om hur man skriver ett e-postmeddelande hjälpa dig att kommunicera och få det du behöver snabbt och effektivt.

Men innan du skriver ditt e-postmeddelande måste du förstå grundläggande format för e-postskrivande, det vill säga alla de olika element som ingår i att konstruera ett effektivt e-postmeddelande. När allt kommer omkring vill du att läsaren faktiskt ska öppna – och, tja, läsa – ditt meddelande.

Denna artikel täcker alla väsentligheter om hur man skriver ett korrekt e-postmeddelande: att skriva en uppmärksamhetsfångande ämnesrad, en stark inledning, kortfattad e-posttext och en självsäker men vänlig avslutning.

För att göra saker enklare har vi också inkluderat anpassningsbara e-postmallar för vanliga situationer för att hjälpa dig komma igång.

Börja med rätt e-postadress

Din e-postadress är en av de viktigaste sakerna att tänka på när du kommer igång med e-postskrivande. Om du är van vid att använda en kitschig personlig e-postadress som fotbollskille312@hotmail.com är det dags för en ny anpassad e-postdomän.

Det beror på att din e-postadress kan göra en enorm skillnad i hur du uppfattas, särskilt om du söker jobb eller skickar e-post till kunder om officiella affärer. Även om ditt e-postmeddelande inte är formellt, kommer din mottagare sannolikt att se ditt meddelande med mer brådska om det kommer från en professionellt klingande e-postadress. Så dumpa gymnasie-e-posten och skaffa din egen anpassade e-postdomän.

Skriv en tydlig, befallande ämnesrad

I ett typiskt format för e-postskrivande är din ämnesrad mottagarens första intryck av dig och ditt meddelande. Med tanke på kraften din ämnesrad har bör den vara kortfattad, direkt och ge läsaren en stark anledning att öppna ditt meddelande.

När du skriver ett ämne kan det vara fördelaktigt att inkludera en kort uppmaning till handling eller en tidpunkt då du förväntar dig ett svar, om det behövs. Istället för att bara skriva ”Uppföljning”, överväg något i stil med ”Mötesuppföljning: Svar behövs senast [datum]”.

När du skriver din ämnesrad, kom ihåg att:

  • Hålla den under 10 ord.
  • Göra ditt ämne tydligt. Är det en uppföljning? En jobbförfrågan? En fråga till en kollega?
  • Lägga till en uppmaning till handling eller svarsdatum om det behövs.
  • Vara specifik så att ditt e-postmeddelande inte begravs bland de andra.

Exempel:

  • ”Rapportgranskning: Feedback behövs senast fredag”
  • ”Uppföljning: Anteckningar från tisdagsmötet”
  • ”Förfrågan om ett samtal mån eller tis”

Öppna med en artig hälsning

I e-postskrivande bör du alltid börja ditt e-postmeddelande med en artig hälsning. Om du vet mottagarens namn och titel är detta platsen att använda det. Om inte, använd en allmän men professionell inledning.

Exempel:

  • ”Bästa Dr. Smith,”
  • ”Hej Maggie,”
  • ”Till teamet för kundsupport,”
  • ”Bästa anställande chef,”

Presentera dig själv (om det behövs)

Om din e-postmottagare inte vet vem du är, presentera dig snabbt. Inkludera ditt namn, din titel och en kort mening som förklarar vem du är och varför du kontaktar dem.

Om ni redan har träffats kanske du inte behöver presentera dig själv; men om du bara har träffat mottagaren som hastigast är det i allmänhet god ton att återpresentera dig själv innan du går in på ditt meddelande.

Exempel:

”Mitt namn är Stacey Williams, och jag är grafisk designer från Tucson, AZ. Jag hör av mig angående jobböppningen för en veterinärassistent.”

Ange syftet med att skriva ditt e-postmeddelande

Ingen gillar ett e-postmeddelande som tar för lång tid att komma till saken. Korrekt e-postskrivande bör låta läsaren veta varför du kontaktar dem inom de första raderna.

Känner du din mottagare? Är de en överordnad, vän eller klient? Sättet du skriver ditt e-postmeddelande på kan ändras beroende på din publik, men det är klokt att fastställa din ton och ditt syfte tidigt.

Nedan följer några exempel på hur man skriver ett korrekt e-postmeddelande som fastställer ditt syfte snabbt i början av din e-posttext:

Allmän fråga: ”Jag skickar e-post idag för att fråga om tisdagens deadline…”

Introduktion: ”Jag ville presentera mig själv som teamets senaste nyanställda…”

Tillhandahålla information: ”Jag skriver för att ge dig en uppdatering om ditt företagslån…”

Uppföljning: ”Jag ville följa upp vårt telefonsamtal från förra veckan…”

Förfrågan: ”Jag undrade om du kunde skriva ett rekommendationsbrev…”

Kom ihåg att hur du sätter tonen i början av e-postmeddelandet kan avgöra huruvida din mottagare läser ditt e-postmeddelande och svarar i rätt tid – eller flyttar det till papperskorgen.

Inkludera en tydlig uppmaning till handling (CTA)

Din e-postmottagare har sannolikt hundratals e-postmeddelanden att sålla igenom, inklusive ditt. Enligt e-postmarknadsföringsföretaget Litmus spenderar den genomsnittliga personen någonstans mellan nio och 14 sekunder på att läsa ett e-postmeddelande(nytt fönster). Det är inte mycket tid att få fram ditt meddelande.

Om du skickar e-post till någon med en specifik förfrågan, låt din läsare veta specifikt vad de behöver göra härnäst. Det är inte nödvändigt att skriva ett ordrikt, tröttsamt e-postmeddelande – var direkt om vad du vill (även känt som din uppmaning till handling), och kom till din CTA så tidigt som möjligt. Utan det kan ditt e-postmeddelande kännas riktningslöst, och din läsare kan avstå från att svara helt och hållet.

Exempel:

  • ”Är du ledig för ett samtal den här veckan? Låt mig veta.”
  • ”Vänligen granska rapporten och skicka eventuell feedback senast fredag.”
  • ”Har jag ditt godkännande att gå vidare med detta projekt?”

Knyt ihop det med en vänlig avslutning

Din avslutning är ditt sista intryck – den sista chansen att göra ditt avtryck som förhoppningsvis kommer att locka fram ett svar från din mottagare. Tacka läsaren för deras tid, påminn dem om din CTA och stäng med en avslutning som passar ditt e-postmeddelandes ton.

Vanliga avslutningar:

  • Vänligen,
  • Tack för din tid,
  • Ser fram emot ditt svar,
  • Med tacksamhet,
  • Vänliga hälsningar,

Lägg till en professionell e-postsignatur

En effektiv signatur låter läsaren veta vem du är och hur man kontaktar dig. Se till att alltid inkludera:

  • Ditt för- och efternamn
  • Jobbtitel
  • Företag
  • Kontaktinformation

Korrekturläs innan du trycker på skicka

Det är lätt att inkludera ett stavfel i ditt e-postmeddelande – och det är ännu lättare att förbise dem. Det är därför det är avgörande att korrekturläsa innan du skickar ditt e-postmeddelande, särskilt i en professionell miljö. Se till att kontrollera din stavning, grammatik och namnet på personen du skriver till. Att felstava någons namn är ett av de snabbaste sätten att inte få det svar du önskar.

Använd Proton Scribe, din personliga skrivassistent

Verktyg som Proton Scribe kan hjälpa dig att dubbelkolla tonen i ditt e-postmeddelande och fånga stavfel innan det är för sent. Det kan till och med hjälpa dig att formatera ditt meddelande och hitta precis rätt ord, så att du kan lära dig hur man skriver ett korrekt e-postmeddelande på nolltid. Proton Mails inbyggda assistent, Scribe, kan hjälpa dig att:

  • Skriva tydliga och professionella e-postmeddelanden
  • Fånga grammatik- och stavfel
  • Hålla din ton konsekvent genom hela meddelandet
  • Spara tid på att skriva utkast och redigera

Viktigast av allt, Proton Scribe designades med din integritet i åtanke. Till skillnad från andra skrivassistenter kan Scribe köras lokalt, så din känsliga information lämnar aldrig din bärbara dator.

5 e-postmallar redo att användas

1. Mötesuppföljning

Ämne: Uppföljning: Mötessammanfattning och nästa steg

Hej [namn],

Tack för att du deltog i förra veckans teammöte. Jag har bifogat en snabb sammanfattning av mötet och kommer att behöva ha en slutlig projektgranskning på måndag.

Vänligen titta igenom listan och låt mig veta om det är något du vill lägga till innan dess.

Vänligen,
[Ditt namn och signatur]

2. Jobbansökningar

Ämne: Ansökan för [titel]

Bästa [företagsnamn],

Mitt namn är [namn], och jag skriver för att uttrycka mitt intresse för tjänsten [titel] på [företag]. Jag har bifogat mitt CV och marknadsföringsportfölj för din granskning.

Vänligen meddela mig om du behöver någon ytterligare information. Jag är ivrig att höra mer om denna möjlighet.

Vänliga hälsningar,
[Ditt namn och signatur]

3. Begäran om feedback

Ämne: Feedback begärd senast [datum]

Hej [namn],

Jag har bifogat ett utkast av [projektnamn] och skulle uppskatta lite feedback. Skulle du kunna ta en titt när det passar dig och dela eventuella tankar senast [datum]?

Tack,
[Ditt namn och signatur]

4. Schemalägga ett möte

Ämne: Schemalägga ett samtal för denna vecka

Hej [namn],

Är du ledig den här veckan för att hoppa på ett samtal och diskutera [ämne]? Jag är tillgänglig på [infoga datum och tider].

Låt mig veta vad som fungerar bäst för dig, jag kan vara flexibel.

Tack,
[Ditt namn och signatur]

5. Allmänna introduktioner

Ämne: Hälsningar från [ditt namn]

Hej [namn],

Mitt namn är [ditt namn], och jag är [titel] på [företag]. Jag stötte på din e-postadress när jag gjorde lite research om [ämne] och ville presentera mig själv.

Jag är intresserad av att lära mig mer om hur du blev involverad i [ämne]. Är detta ett okej sätt att nå dig?

Vänliga hälsningar,
[Ditt namn och signatur]

Vanliga frågor: Skriva bättre e-postmeddelanden

  1. Hur långt ska ett e-postmeddelande vara?
    Dina e-postmeddelanden ska vanligtvis vara korta och sakliga. Kom ihåg att den genomsnittliga personen spenderar mindre än 15 sekunder på att läsa ett e-postmeddelande. Om ditt meddelande är för långt är det troligt att det inte blir läst.
  2. Kan jag använda emojis eller utropstecken?
    Om tonen är informell och du känner din publik är emojis och utropstecken förmodligen okej. Men för professionella e-postmeddelanden vill du hoppa över smileys och onödiga utropstecken, eftersom de kan läsas som alltför ivriga eller avslappnade.
  3. Vad ska jag undvika i ett professionellt e-postmeddelande?
    Som tidigare nämnts bör emojis och utropstecken undvikas i professionella e-postmiljöer. Det är klokt att också undvika slang och alltför avslappnade hälsningar och avslutningar.
  4. Hur kan jag bli bättre på att skriva e-post?
    Du kan ordspråket: Övning ger färdighet. Men att skriva ett e-postmeddelande kan vara utmanande, särskilt om du är nervös för att få ett jobb eller be om något viktigt, som en löneförhöjning. Att använda verktyg som Proton Scribe kan hjälpa till att lätta på trycket när du precis lär dig hur man skriver ett e-postmeddelande, genom att hjälpa dig med korrekt format för e-postskrivande, korrekturläsning och mer.

Skriv bättre – och säkrare – e-postmeddelanden med Proton

Att lära sig hur man skriver ett e-postmeddelande är en viktig färdighet – men att veta hur man håller sina data säkra och trygga? Det är avgörande.

Mer än 100 miljoner människor och företag runt om i världen litar på Proton Mail med sin vardagliga kommunikation och viktiga affärskorrespondens.

Skapat av kärnfysiker som såg behovet av en integritetsfrämjande e-postplattform, är Proton en schweiziskbaserad e-postleverantör med end-to-end-kryptering som stöds av några av världens starkaste integritetslagar.

Till skillnad från andra e-postleverantörer som säljer dina data till marknadsföringsföretag, har ingen åtkomst till din personliga information utom du när du använder Proton Mail. Inte ens vi.

Och vi letar alltid efter sätt att förbättra – oavsett om det är genom verktyg som kan hjälpa dig att skriva bättre e-postmeddelanden, som Scribe – eller med vår svit av integritetsfrämjande produkter som Proton Drive (krypterad lagring för att hålla dina filer säkra och trygga), och Proton Calendar (för att skydda dina viktiga scheman och möten).

Om du är redo att ansluta dig till framtiden för internetintegritet och ta tillbaka kontrollen över dina data, registrera dig för ett konto med gratis e-post hos Proton Mail idag.