Escribir un gran correo electrónico no siempre es difícil, pero sí requiere cierta cantidad de conocimientos antes de comenzar.
Eso es porque la forma en que escribirías un correo electrónico formal e informal varía mucho de persona a persona. Piénsalo: no escribirías un correo electrónico pidiéndole un aumento a tu jefe de la misma manera que enviarías un correo electrónico a tu liga de softball sobre la hora feliz del equipo después de la práctica de bateo.
Es importante saber cómo escribir un correo electrónico para la audiencia adecuada, y considerar con quién te estás comunicando y cómo quieres que se transmita tu mensaje, antes de que siquiera empieces.
Ya estés solicitando un trabajo, haciendo un seguimiento con un colega, tratando de negociar un trato sobre un conjunto vintage de cartas coleccionables, o te estés escribiendo con tu agente de seguros, saber cómo escribir un correo electrónico puede ayudarte a comunicarte y obtener lo que necesitas de manera rápida y eficiente.
Pero antes de escribir tu correo electrónico, necesitas entender el formato de escritura de correo electrónico básico, es decir, todos los diferentes elementos que intervienen en la construcción de un correo electrónico efectivo. Después de todo, quieres que el lector realmente abra (y, bueno, lea) tu mensaje.
Este artículo cubre todos los elementos esenciales de cómo escribir un correo electrónico adecuado: escribir una línea de asunto que llame la atención, una apertura fuerte, un cuerpo de correo electrónico sucinto y una despedida segura pero amistosa.
Para facilitar las cosas, también hemos incluido plantillas de correo electrónico personalizables para situaciones comunes para ayudarte a empezar.
Empieza con la dirección de correo electrónico correcta
Tu dirección de correo electrónico es una de las cosas más importantes a considerar al comenzar con la escritura de correos electrónicos. Si estás acostumbrado a usar una dirección de correo electrónico personal cursi como soccerguy312@hotmail.com, es hora de un nuevo dominio de correo electrónico personalizado.
Eso es porque tu dirección de correo electrónico puede marcar una gran diferencia en cómo te perciben, especialmente si estás solicitando un trabajo o enviando correos electrónicos a clientes sobre negocios oficiales. Incluso si tu correo electrónico no es formal, es probable que tu destinatario vea tu mensaje con más urgencia si es de una dirección de correo electrónico que suene profesional. Así que deshazte del correo electrónico de la escuela secundaria y consigue tu propio dominio de correo electrónico personalizado.
Escribe una línea de asunto clara y dominante
En un formato de escritura de correo electrónico típico, tu línea de asunto es la primera impresión que el destinatario tiene de ti y de tu mensaje. Teniendo en cuenta el poder que tiene tu línea de asunto, debe ser concisa, directa y dar al lector una razón sólida para abrir tu mensaje.
Al escribir un asunto, puede ser beneficioso incluir una breve llamada a la acción o un momento en el que esperas una respuesta, si es necesario. En lugar de simplemente escribir “Seguimiento”, considera algo como, “Seguimiento de reunión: Respuesta necesaria para el [fecha]”.
Al escribir tu línea de asunto, recuerda:
- Mantenla por debajo de 10 palabras.
- Haz que tu tema sea claro. ¿Es un seguimiento? ¿Una consulta de trabajo? ¿Una pregunta para un colega?
- Añade una llamada a la acción o fecha de respuesta si es necesario.
- Sé específico para que tu correo electrónico no quede enterrado entre los demás.
Ejemplos:
- “Revisión de informe: Comentarios necesarios para el viernes”
- “Seguimiento: Notas de la reunión del martes”
- “Solicitud de charla Lun o Mar”
Abre con un saludo cortés
En la escritura de correos electrónicos, siempre debes comenzar tu correo electrónico con un saludo cortés. Si conoces el nombre y título del destinatario, este es el lugar para usarlo. Si no, usa una apertura general pero profesional.
Ejemplos:
- “Estimado Dr. Smith,”
- “Hola Maggie,”
- “Al equipo de atención al cliente,”
- “Estimado gerente de contratación,”
Preséntate (si es necesario)
Si el destinatario de tu correo electrónico no sabe quién eres, preséntate rápidamente. Incluye tu nombre, tu título y una breve frase explicando quién eres y por qué te estás poniendo en contacto con ellos.
Si ya os habéis conocido, puede que no necesites presentarte; sin embargo, si solo has conocido al destinatario brevemente, generalmente es buena forma volver a presentarte antes de lanzarte a tu mensaje.
Ejemplo:
“Me llamo Stacey Williams y soy diseñadora gráfica de Tucson, AZ. Me pongo en contacto con respecto a la vacante de trabajo para asistente veterinario”.
Indica el propósito de escribir tu correo electrónico
A nadie le gusta un correo electrónico que tarda demasiado en llegar al punto. La escritura adecuada de correos electrónicos debe hacer saber al lector por qué te estás poniendo en contacto con ellos en las primeras líneas.
¿Conoces a tu destinatario? ¿Es un superior, amigo o cliente? La forma en que escribas tu correo electrónico puede cambiar dependiendo de tu audiencia, pero es prudente establecer tu tono y propósito temprano.
A continuación se muestran algunos ejemplos de cómo escribir un correo electrónico adecuado que establezca tu propósito rápidamente al comienzo del cuerpo de tu correo electrónico:
Pregunta general: “Te escribo hoy para consultar sobre la fecha límite del martes…”
Introducción: “Quería presentarme como la reciente nueva contratación del equipo…”
Proporcionar información: “Te escribo para darte una actualización sobre tu préstamo comercial…”
Seguimiento: “Quería hacer un seguimiento de nuestra llamada telefónica de la semana pasada…”
Solicitud: “Me preguntaba si podrías escribir una carta de recomendación…”
Recuerda, cómo establezcas el tono al comienzo del correo electrónico puede determinar si tu destinatario lee tu correo electrónico y responde de manera oportuna, o lo mueve a la papelera.
Incluye una llamada a la acción (CTA) clara
Es probable que el destinatario de tu correo electrónico tenga cientos de correos electrónicos que examinar, incluido el tuyo. Según la firma de marketing por correo electrónico Litmus, la persona promedio pasa entre nueve y 14 segundos leyendo un correo electrónico(ventana nueva). Eso no es mucho tiempo para transmitir tu mensaje.
Si estás enviando un correo electrónico a alguien con una solicitud específica, hazle saber a tu lector específicamente qué necesita hacer a continuación. No es necesario escribir un correo electrónico prolijo y tedioso; sé directo sobre lo que quieres (también conocido como tu llamada a la acción) y llega a tu CTA lo antes posible. Sin ella, tu correo electrónico puede parecer sin dirección y tu lector puede renunciar a responder por completo.
Ejemplos:
- “¿Estás libre para una llamada esta semana? Házmelo saber”.
- “Por favor, revisa el informe y envía cualquier comentario para el viernes”.
- “¿Tengo tu aprobación para seguir adelante con este proyecto?”.
Únelo todo con un cierre amistoso
Tu cierre es tu impresión final: la última oportunidad de dejar tu marca que con suerte provocará una respuesta de tu destinatario. Agradece al lector por su tiempo, recuérdale tu CTA y cierra con una despedida que se ajuste al tono de tu correo electrónico.
Despedidas comunes:
- Cordialmente,
- Gracias por su tiempo,
- Esperando su respuesta,
- Con gratitud,
- Sinceramente,
Añade una firma de correo electrónico profesional
Una firma efectiva permite al lector saber quién eres y cómo contactarte. Asegúrate de incluir siempre:
- Tu nombre y apellido
- Título del trabajo
- Empresa
- Información de contacto
Revisa antes de pulsar enviar
Es fácil incluir una errata en tu correo electrónico, y es aún más fácil pasarlas por alto. Es por eso que es crucial revisar antes de enviar tu correo electrónico, especialmente en un entorno profesional. Asegúrate de verificar tu ortografía, gramática y el nombre de la persona a la que estás escribiendo. Escribir mal el nombre de alguien es una de las formas más rápidas de no obtener la respuesta que deseas.
Usa Proton Scribe, tu asistente personal de escritura
Herramientas como Proton Scribe pueden ayudarte a verificar dos veces el tono de tu correo electrónico y detectar erratas antes de que sea demasiado tarde. Incluso puede ayudarte a formatear tu mensaje y encontrar las palabras justas, para que puedas aprender a escribir un correo electrónico adecuado en poco tiempo. El asistente integrado de Proton Mail, Scribe, puede ayudarte a:
- Redactar correos electrónicos claros y profesionales
- Detectar errores gramaticales y ortográficos
- Mantener tu tono consistente a lo largo de tu mensaje
- Guardar tiempo en la redacción y edición
Lo más importante, Proton Scribe fue diseñado teniendo en cuenta tu privacidad. A diferencia de otros asistentes de escritura, Scribe se puede ejecutar localmente, por lo que tu información confidencial nunca sale de tu ordenador portátil.
5 plantillas de correo electrónico listas para usar
1. Seguimiento de reunión
Asunto: Seguimiento: Resumen de la reunión y próximos pasos
Hola [nombre],
Gracias por asistir a la reunión de equipo de la semana pasada. He adjuntado un resumen rápido de la reunión y necesitaré tener una revisión final del proyecto el lunes.
Por favor, revisa la lista y hazme saber si hay algo que quieras añadir para entonces.
Cordialmente,
[Tu nombre y firma]
2. Solicitudes de empleo
Asunto: Solicitud para [título]
Estimado [nombre de la empresa],
Mi nombre es [nombre], y escribo para expresar mi interés en el puesto de [título] en [empresa]. He adjuntado mi currículum y cartera de marketing para su revisión.
Por favor, hágame saber si necesita alguna información adicional. Estoy ansioso por escuchar más sobre esta oportunidad.
Sinceramente,
[Tu nombre y firma]
3. Solicitud de comentarios
Asunto: Comentarios solicitados para el [fecha]
Hola [nombre],
He adjuntado un borrador del [nombre del proyecto] y agradecería algunos comentarios. ¿Podrías echar un vistazo cuando te convenga y compartir cualquier pensamiento para el [fecha]?
Gracias,
[Tu nombre y firma]
4. Programación de una reunión
Asunto: Programación de una llamada para esta semana
Hola [nombre],
¿Estás disponible esta semana para entrar en una llamada y discutir [tema]? Estoy disponible en [insertar fechas y horas].
Hazme saber qué te funciona mejor, puedo ser flexible.
Gracias,
[Tu nombre y firma]
5. Introducciones generales
Asunto: Saludos de [tu nombre]
Hola [nombre],
Mi nombre es [tu nombre], y soy [título] en [empresa]. Me encontré con tu dirección de correo electrónico mientras investigaba un poco sobre [asunto] y quería presentarme.
Estoy interesado en aprender más sobre cómo te involucraste en [asunto]. ¿Es esta una buena manera de contactarte?
Saludos cordiales,
[Tu nombre y firma]
Preguntas frecuentes: Escribir mejores correos electrónicos
- ¿Cuán largo debe ser un correo electrónico?
Tus mensajes de correo electrónico deben ser típicamente cortos y directos. Recuerda, la persona promedio pasa menos de 15 segundos leyendo un correo electrónico. Si tu mensaje es demasiado largo, es probable que no se lea. - ¿Puedo usar emojis o signos de exclamación?
Si el tono es informal y conoces a tu audiencia, los emojis y los signos de exclamación probablemente estén bien. Pero para correos electrónicos profesionales, querrás omitir los emoticonos y los signos de exclamación innecesarios, ya que pueden leerse como demasiado ansiosos o informales. - ¿Qué debo evitar en un correo electrónico profesional?
Como se indicó anteriormente, los emojis y los signos de exclamación deben evitarse en entornos de correo electrónico profesional. Es prudente también evitar la jerga y los saludos y despedidas demasiado informales. - ¿Cómo puedo mejorar en la redacción de correos electrónicos?
Ya conoces el dicho: La práctica hace al maestro. Pero escribir un correo electrónico puede ser un desafío, especialmente si estás nervioso por conseguir un trabajo o pedir algo importante, como un aumento. Usar herramientas como Proton Scribe puede ayudar a quitar la presión cuando recién estás aprendiendo a escribir un correo electrónico, asistiéndote con el formato adecuado de redacción de correo electrónico, revisión y más.
Escribe correos electrónicos mejores, y más seguros, con Proton
Aprender a escribir un correo electrónico es una habilidad importante, pero ¿saber cómo mantener tus datos seguros y protegidos? Eso es esencial.
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