Escribir un gran correo electrónico no siempre es difícil, pero requiere una cierta cantidad de conocimientos antes de comenzar.
Eso es porque la forma en que escribiría un correo electrónico formal e informal varía mucho de una persona a otra. Piénselo: no le escribiría un correo electrónico pidiéndole un aumento a su jefe de la misma manera que le enviaría un correo electrónico a su liga de sóftbol sobre la hora feliz del equipo después de la práctica de bateo.
Es importante saber como escribir un correo electrónico profesional para la audiencia adecuada, y considerar con quién se está comunicando y cómo desea que se transmita su mensaje, antes de comenzar.
Ya sea que esté solicitando un trabajo, haciendo un seguimiento con un colega, tratando de negociar un trato sobre un juego antiguo de cartas coleccionables o manteniendo correspondencia con su agente de seguros, saber cómo escribir un correo electrónico puede ayudarle a comunicarse y obtener lo que necesita de manera rápida y eficiente.
Pero antes de escribir su correo electrónico, necesita comprender el formato de redacción de correo electrónico básico, es decir, todos los diferentes elementos que intervienen en la construcción de un correo electrónico efectivo. Después de todo, quiere que el lector realmente abra y, bueno, lea su mensaje.
Este artículo cubre todos los aspectos esenciales de cómo escribir un correo electrónico adecuado: escribir una línea de asunto que llame la atención, una apertura sólida, un cuerpo de correo electrónico sucinto y una despedida segura pero amistosa.
Para facilitar las cosas, también hemos incluido plantillas de correo electrónico personalizables para situaciones comunes para ayudarle a comenzar.
Comience con la dirección de correo electrónico correcta
Su dirección de correo electrónico es una de las cosas más importantes a considerar al comenzar a escribir correos electrónicos. Si está acostumbrado a usar una dirección de correo electrónico personal cursi como chicofutbol312@hotmail.com, es hora de un nuevo dominio de correo electrónico personalizado.
Eso es porque su dirección de correo electrónico puede marcar una gran diferencia en cómo se le percibe, especialmente si está solicitando un trabajo o enviando correos electrónicos a clientes sobre asuntos oficiales. Incluso si su correo electrónico no es formal, es probable que su destinatario vea su mensaje con más urgencia si proviene de una dirección de correo electrónico que suene profesional. Así que deshazte del correo electrónico de la escuela secundaria y obtenga su propio dominio de correo electrónico personalizado.
Escriba una línea de asunto clara y dominante
En un formato de redacción de correo electrónico típico, su línea de asunto es la primera impresión que el destinatario tiene de usted y de su mensaje. Teniendo en cuenta el poder que tiene su línea de asunto, debe ser concisa, directa y dar al lector una razón sólida para abrir su mensaje.
Al escribir un asunto, puede ser beneficioso incluir una breve llamada a la acción o un momento en el que espera una respuesta, si es necesario. En lugar de simplemente escribir «Seguimiento», considere algo como: «Seguimiento de la reunión: Respuesta necesaria para el [fecha]».
Al escribir su línea de asunto, recuerde:
- Manténgala por debajo de 10 palabras.
- Haga que su tema sea claro. ¿Es un seguimiento? ¿Una consulta de trabajo? ¿Una pregunta para un colega?
- Agregue una llamada a la acción o una fecha de respuesta si es necesario.
- Sea específico para que su correo electrónico no quede enterrado entre los demás.
Ejemplos:
- «Revisión del informe: Se necesitan comentarios para el viernes»
- «Seguimiento: Notas de la reunión del martes»
- «Solicitud de charla el lunes o martes»
Abra con un saludo cortés
En la redacción de correos electrónicos, siempre debe comenzar su correo electrónico con un saludo cortés. Si conoce el nombre y el cargo del destinatario, este es el lugar para usarlo. Si no, use una apertura general pero profesional.
Ejemplos:
- «Estimado Dr. Smith,»
- «Hola Maggie,»
- «Para el equipo de soporte al cliente,»
- «Estimado gerente de contratación,»
Preséntese (si es necesario)
Si el destinatario de su correo electrónico no sabe quién es usted, preséntese rápidamente. Incluya su nombre, su título y una breve frase explicando quién es usted y por qué se pone en contacto con ellos.
Si ya se conocen, es posible que no necesite presentarse; sin embargo, si solo ha conocido al destinatario brevemente, generalmente es de buena educación volver a presentarse antes de comenzar su mensaje.
Ejemplo:
«Mi nombre es Stacey Williams y soy diseñadora gráfica de Tucson, AZ. Me comunico con respecto a la vacante de trabajo para asistente veterinario».
Indique el propósito de escribir su correo electrónico
A nadie le gusta un correo electrónico que tarda demasiado en ir al grano. La redacción adecuada de un correo electrónico debe informar al lector por qué se está comunicando con él en las primeras líneas.
¿Conoce a su destinatario? ¿Es un superior, amigo o cliente? La forma en que escriba su correo electrónico puede cambiar según su audiencia, pero es aconsejable establecer su tono y propósito desde el principio.
A continuación se presentan algunos ejemplos de cómo escribir un correo electrónico adecuado que establezca su propósito rápidamente al comienzo del cuerpo del correo electrónico:
Pregunta general: «Le escribo hoy para consultar sobre la fecha límite del martes…»
Introducción: «Quería presentarme como la nueva contratación reciente del equipo…»
Proporcionar información: «Le escribo para darle una actualización sobre su préstamo comercial…»
Seguimiento: «Quería hacer un seguimiento de nuestra llamada telefónica de la semana pasada…»
Solicitud: «Me preguntaba si podría escribir una carta de recomendación…»
Recuerde, cómo establezca el tono al comienzo del correo electrónico puede determinar si su destinatario lee su correo electrónico y responde de manera oportuna, o si lo mueve a la papelera.
Incluya una llamada a la acción (CTA) clara
Es probable que el destinatario de su correo electrónico tenga cientos de correos electrónicos para examinar, incluido el suyo. Según la firma de marketing por correo electrónico Litmus, la persona promedio pasa entre nueve y 14 segundos leyendo un correo electrónico(nueva ventana). No es mucho tiempo para transmitir su mensaje.
Si está enviando un correo electrónico a alguien con una solicitud específica, hágale saber a su lector específicamente qué debe hacer a continuación. No es necesario escribir un correo electrónico verboso y tedioso: sea directo sobre lo que quiere (también conocido como su llamada a la acción) y llegue a su CTA lo antes posible. Sin él, su correo electrónico puede parecer sin rumbo y su lector puede renunciar a responder por completo.
Ejemplos:
- «¿Está libre para una llamada esta semana? Hágamelo saber.»
- «Por favor revise el informe y envíe cualquier comentario antes del viernes.»
- «¿Tengo su aprobación para seguir adelante con este proyecto?»
Átelo todo con un cierre amistoso
Su cierre es su impresión final: la última oportunidad de dejar su marca que, con suerte, provocará una respuesta de su destinatario. Agradezca al lector por su tiempo, recuérdele su CTA y cierre con una despedida que se ajuste al tono de su correo electrónico.
Despedidas comunes:
- Cordialmente,
- Gracias por su tiempo,
- Esperando su respuesta,
- Con gratitud,
- Atentamente,
Agregue una firma de correo electrónico profesional
Una firma efectiva le permite saber al lector quién es usted y cómo contactarlo. Asegúrese de incluir siempre:
- Su nombre y apellido
- Título del trabajo
- Empresa
- Información de contacto
Revise antes de presionar enviar
Es fácil incluir un error tipográfico en su correo electrónico, y es aún más fácil pasarlos por alto. Por eso es crucial corregir antes de enviar su correo electrónico, especialmente en un entorno profesional. Asegúrese de revisar su ortografía, gramática y el nombre de la persona a la que le está escribiendo. Escribir mal el nombre de alguien es una de las formas más rápidas de no obtener la respuesta que desea.
Use Proton Scribe, su asistente de escritura personal
Herramientas como Proton Scribe pueden ayudarle a verificar dos veces el tono de su correo electrónico y detectar errores tipográficos antes de que sea demasiado tarde. Incluso puede ayudarle a formatear su mensaje y encontrar las palabras adecuadas, para que pueda aprender a escribir un correo electrónico adecuado en poco tiempo. El asistente integrado de Proton Mail, Scribe, puede ayudarle a:
- Redactar correos electrónicos claros y profesionales
- Detectar errores gramaticales y ortográficos
- Mantener su tono consistente a lo largo de su mensaje
- Ahorrar tiempo en la redacción y edición
Lo más importante es que Proton Scribe fue diseñado teniendo en cuenta su privacidad. A diferencia de otros asistentes de escritura, Scribe se puede ejecutar localmente, por lo que su información confidencial nunca sale de su computadora portátil.
5 plantillas de correo electrónico listas para usar
1. Seguimiento de reunión
Asunto: Seguimiento: Resumen de la reunión y próximos pasos
Hola [nombre],
Gracias por asistir a la reunión del equipo de la semana pasada. Adjunté un resumen rápido de la reunión y necesitaré tener una revisión final del proyecto el lunes.
Por favor revise la lista y hágame saber si hay algo que quiera agregar antes de esa fecha.
Cordialmente,
[Su nombre y firma]
2. Solicitudes de empleo
Asunto: Solicitud para [título]
Estimado [nombre de la empresa],
Mi nombre es [nombre] y le escribo para expresar mi interés en el puesto de [título] en [empresa]. Adjunté mi currículum y portafolio de marketing para su revisión.
Por favor, hágame saber si necesita alguna información adicional. Estoy ansioso por saber más sobre esta oportunidad.
Atentamente,
[Su nombre y firma]
3. Solicitud de comentarios
Asunto: Comentarios solicitados para el [fecha]
Hola [nombre],
Adjunté un borrador de [nombre del proyecto] y agradecería algunos comentarios. ¿Podría echar un vistazo cuando le convenga y compartir cualquier opinión antes del [fecha]?
Gracias,
[Su nombre y firma]
4. Programar una reunión
Asunto: Programar una llamada para esta semana
Hola [nombre],
¿Está disponible esta semana para una llamada y discutir [tema]? Estoy disponible en [insertar fechas y horarios].
Hágame saber qué le funciona mejor, puedo ser flexible.
Gracias,
[Su nombre y firma]
5. Introducciones generales
Asunto: Saludos de [su nombre]
Hola [nombre],
Mi nombre es [su nombre] y soy un [título] en [empresa]. Encontré su dirección de correo electrónico mientras investigaba sobre [tema] y quería presentarme.
Estoy interesado en aprender más sobre cómo se involucró en [tema]. ¿Es esta una buena manera de contactarlo?
Atentamente,
[Su nombre y firma]
Preguntas frecuentes: Escribir mejores correos electrónicos
- ¿Qué longitud debe tener un correo electrónico?
Sus mensajes de correo electrónico deben ser típicamente cortos y directos. Recuerde, la persona promedio pasa menos de 15 segundos leyendo un correo electrónico. Si su mensaje es demasiado largo, es probable que no se lea. - ¿Puedo usar emojis o signos de exclamación?
Si el tono es informal y conoce a su audiencia, los emojis y los signos de exclamación probablemente estén bien. Pero para los correos electrónicos profesionales, querrá omitir los emoticonos y los signos de exclamación innecesarios, ya que pueden leerse como demasiado ansiosos o informales. - ¿Qué debo evitar en un correo electrónico profesional?
Como se indicó anteriormente, los emojis y los signos de exclamación deben evitarse en entornos de correo electrónico profesional. También es aconsejable evitar la jerga y los saludos y despedidas demasiado informales. - ¿Cómo puedo mejorar en la redacción de correos electrónicos?
Ya conoce el dicho: La práctica hace al maestro. Pero escribir un correo electrónico puede ser un desafío, especialmente si está nervioso por conseguir un trabajo o pedir algo importante, como un aumento. El uso de herramientas como Proton Scribe puede ayudar a aliviar la presión cuando recién está aprendiendo a escribir un correo electrónico, asistiéndole con el formato adecuado de redacción de correo electrónico, la corrección de pruebas y más.
Escriba correos electrónicos mejores y más seguros con Proton
Aprender a escribir un correo electrónico es una habilidad importante, pero ¿saber cómo mantener sus datos seguros y protegidos? Eso es esencial.
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A diferencia de otros proveedores de correo electrónico que venden sus datos a empresas de marketing, cuando utiliza Proton Mail, nadie tiene acceso a su información personal excepto usted. Ni siquiera nosotros.
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