網路安全政策是一份奠定基礎的文件，能讓您的小型企業以明確的方法向員工說明應如何保護公司的系統、帳號、裝置和數位資料。
透過回答哪些做法是允許的、員工應避免什麼、誰負責哪些決策，以及發生問題時該如何處理等問題，它能將安全防護從零散的建議轉化為共同的期望。
本指南為您的小型企業撰寫或審查網路安全政策提供了一個實用的架構。您可以將其作為初始範本，根據您的工具和風險調整每個章節，並將政策與運作控制措施連結，使其更容易遵守。
Proton Pass for Business 如何支援政策執行
什麼是網路安全政策？
網路安全政策是一份書面文件，定義了您的企業如何保護資訊、系統、裝置和帳號免受網路威脅(新視窗)。它應該說明員工和承包商（包括主管和管理員）在日常工作中被期望遵守的行為規範。
一份健全的政策應該要像是一個實用的參考指南，讓員工在面臨決策不明確的情況時，能夠確實參考使用。它應該回答以下問題：
- 哪些密碼和帳號需要額外保護？
- 員工可以使用個人裝置來工作嗎？
- 敏感資料應儲存在哪裡？
- 誰可以核准存取企業系統的權限？
- 如果懷疑發生了資料外洩，該怎麼辦？
- 政策多久會審查一次？
- 當有人離職時，其存取權限會如何處理？
對於中小型企業來說，最佳的網路安全政策應當簡短、清晰且足夠具體，以消除憑空猜測。
為什麼小型企業需要網路安全政策
網路安全政策可以從以下三個方面協助您的企業：
設定期望：員工能清楚知道哪些行為是允許的、哪些是必要的，以及哪些需要獲得核准。
建立問責制：如果存取、裝置、資料處理和事件應變都有明確的負責人，安全防護就不再只依賴個人的記憶。
支援合規與客戶信任：符合 GDPR 等數據法規要求您的企業使用適當的技術與組織措施安全地處理個人資料，包括風險分析、組織政策及技術措施。
書面的資訊安全政策有助於顯示您的企業已經考量過這些職責，並建立了用以降低風險的控制措施。
Proton 的中小型企業網路安全報告進一步印證了為什麼這對較小的團隊至關重要：中小型企業往往面臨真實的安全風險，卻沒有大型企業那樣的資源。實用的政策能讓這些團隊排定基本原則的優先順序，並使其能夠重複執行。
網路安全政策範本：9 個核心章節
請使用以下結構作為網路安全政策範本。您不需要把每個章節寫得過於冗長。其目標在於定義規則、分配職責，並說明員工應如何套用。
1. 政策目的與範圍
首先解釋政策存在的原因以及其適用對象。這個章節可以防止一個常見的問題：人們以為政策只適用於「IT 系統」或全職員工。
範本內文：
此網路安全政策定義了 [Company Name] 如何保護企業系統、帳號、裝置和資料。它適用於存取公司資訊或系統的員工、承包商、臨時工和第三方。
範圍應包括公司擁有的裝置、經核准的雲端服務、企業帳號、遠端工作環境、用於工作的個人裝置，以及供應商的存取權限。
2. 可接受使用政策
「可接受使用」章節說明了員工如何使用公司系統和帳號。
它應該涵蓋：
- 經核准的企業軟體和服務
- 對未授權應用程式或瀏覽器延伸功能的限制
- 下載檔案和軟體的規則
- 公司電子郵件和訊息傳遞的使用
- 公司裝置的個人使用
- 禁止的活動，例如未經核准共享帳號，或繞過安全控制措施
請保持這個章節的實用性。員工應該要能理解日常中的哪些選擇是可接受的，而無需解讀專業的技術性語言。
範本內文：
員工必須使用經核准的企業系統進行公司工作。除非獲得 [role/team] 核准，否則不得使用未經授權的應用程式、個人儲存空間帳號和未經授權的瀏覽器延伸功能來儲存、處理或共享公司資料。
3. 密碼與存取管理要求
將管理員控制權納入考量非常重要。政策可以定義誰應該擁有存取權限、何時需要雙重身分驗證 (2FA)，以及離職程序應如何運作，但團隊仍需要一種實際運作的方法來套用這些規則。像 Proton Pass for Business 這樣的企業密碼管理程式，可以透過其管理面板來支援這一點，讓您的團隊能在此管理存取、套用政策、審查活動，並減少對非正式密碼處理方式的依賴。
您的政策應指出：
- 工作密碼必須是高強度且不重複的。
- 密碼不得在企業帳號與個人帳號之間重複使用。
- 共享的憑證不得透過未核准的方式傳送，例如電子郵件、即時通訊、螢幕擷取畫面、工單或文件。
- 應在所有地方啟用雙重驗證，並從高風險帳號開始。
- 應根據角色和業務需求授予存取權限。
- 當有人變更角色或離職時，必須移除其存取權限。
- 例外情況必須記錄，包括目前還無法啟用雙重驗證的情況、暫時無法避免使用共享帳號、供應商需要具時間限制的高階存取權限，或是舊版系統無法符合標準密碼或存取要求。
Proton 的建立密碼政策指南可以為此章節提供支援，包含更多關於密碼規則、共享、存取管理和雙重身分驗證的詳細資料。
這也是政策需要營運支援之處。如果員工仍然需要手動建立並記住每個密碼，那麼「使用不重複的密碼」這條規則就顯得毫無約束力。
像 Proton Pass for Business 這樣的商用密碼管理程式能幫助團隊將密碼要求轉化為日常習慣：員工可以產生安全且不重複的密碼、將其儲存在已加密的保管庫中、使用自動填入，並安全地共享密碼，而無需使用不安全的頻道 — 這一切都只需在一個應用程式中完成。
範本內文：
工作密碼必須是不重複且強大的，並儲存在核准的商用密碼管理程式中。絕不能在個人與公司帳號之間重複使用密碼，也不得透過電子郵件、即時通訊、螢幕擷取畫面、工單或文件進行共享。高風險帳號必須啟用多重身分驗證，且必須根據角色和業務需求授予存取權限。當員工、約聘人員或供應商不再需要存取權限時，必須審查並移除其權限。
4. 資料分類與處理
網路安全政策應定義您企業處理的資訊類型，以及每種資訊類型應如何受到保護。以下是小型企業可以使用的三個等級，而不會讓事情變得複雜：
公開：核准供公開使用的資訊
內部：供員工和核准約聘人員使用的企業資訊，不適合對外共享
機密：客戶資料、財務資料、憑證、合約、員工記錄或敏感的營運資訊 — 任何一旦外洩就會造成損害的內容
範本內文：
機密資訊必須僅儲存在核准的系統中、與授權人員共享，並防止未授權的存取。員工不得將機密的企業資料儲存在個人帳號、未經管理的文件或未經核准的裝置中。
5. 安全事件回報與初步回應
您的政策應說明員工在發現或懷疑存在漏洞時必須採取的行動。這不需要是完整的安全事件應變方案，但應定義首要行動與負責歸屬。
包含以下範例：
使用 Proton 的企業資料外洩防護指南，以獲得關於在事件發生前降低外洩風險的進一步指引。
範本內文：
員工必須立即向 [角色/團隊/聯絡人] 回報可疑的安全事件。除非安全事件負責人指示，否則員工不得刪除證據、重設受影響的系統或對外溝通有關安全事件的資訊。
6. 遠端工作與自攜裝置 (BYOD) 規則
如果未妥善管理，企業網路中的遠端工作和個人裝置可能會帶來不必要的風險。您的網路安全政策應說明員工是否可以使用個人裝置、套用哪些安全要求（例如 BYOD 安全性），以及如果裝置遺失或有人離職時會發生什麼事。
包括：
- 核准的裝置和作業系統
- 螢幕鎖定和裝置加密
- 回報遺失或遭竊的裝置
- 使用公共 WiFi(新視窗)
- 從個人裝置存取公司系統
- 個人雲端儲存空間規則
- 對驗證應用程式和雙重驗證的要求
- 遠端員工的離職程序步驟
Proton 的遠端工作政策和 BYOD 政策指南可以為此章節提供支援，其中包含針對分散式團隊和員工自有裝置的更詳細規則。
範本內文：
員工僅能從符合安全要求且經核准的裝置存取公司系統。裝置遺失或遭竊必須立即回報。公司資料不得儲存在個人雲端帳號或未經管理的應用程式中。
7. 第三方供應商存取
小型企業通常依賴代理商、約聘人員、軟體提供商、會計師、顧問和託管服務提供商。決不能隨意看待供應商的存取，因為這可能會建立您企業無法完全控制的後門。
一個商用密碼管理程式可以透過幫助團隊保持供應商憑證處於限定範圍、受監控且在合作結束時易於撤銷，來讓該控制更加切合實際。
您的政策應定義：
- 誰可以核准供應商存取
- 供應商可以存取哪些系統
- 供應商帳號必須是獨立還是共享
- 存取權限持續多久
- 多久對供應商存取進行一次稽核
- 如何為每家供應商確定最小權限
- 合約結束時會發生什麼事
此部分也支援 供應鏈安全。英國國家網路安全中心（NCSC）的 10 個步驟(新視窗)將其列為管理網路風險的關鍵領域，這對於將部分 IT、財務、行銷或營運外包的小型企業尤為重要。
範本內文：
第三方存取必須經由 [角色/團隊] 批准，且僅限於工作所需的系統，並在合作結束時進行審查。不再需要廠商存取權限時，必須予以移除。
8. 員工培訓要求
如果員工只在入職培訓時看到網路安全政策，該政策將無法發揮作用。定期的安全意識培訓能確保您的政策得到確實遵守。
您的政策應說明：
- 員工何時接受安全培訓
- 培訓涵蓋哪些主題
- 複訓的頻率
- 誰必須完成培訓
- 如何傳達新風險或政策變更
培訓主題可包括網路釣魚、密碼管理、雙重驗證、安全檔案共享、數據處理、遠端工作、裝置安全和事件報告。
保持培訓內容簡短且實用。一份簡潔、附有核對清單並輔以簡短範例的五頁政策，通常比一份內容過多、冗長繁複的 40 頁文件更實用。
範本內文：
員工必須在入職培訓期間以及至少 [每年/一年兩次] 完成網路安全培訓。培訓將涵蓋密碼安全、網路釣魚、數據處理、裝置安全和事件報告。
9. 政策審查頻率
網路安全政策應隨著企業的變化而調整。新系統、遠端工作模式、廠商、法規和安全事件，都可能使舊規則不夠完善。
定義：
- 審查政策的頻率
- 網路安全政策審查的負責人
- 變更如何獲得批准
- 如何傳達更新內容
- 什麼情況會觸發非週期性審查
範本內文：
本政策將由 [負責人] 每 [六或 12 個月] 審查一次。在發生重大安全事件、重大系統變更、法規更新或業務營運發生實質變更後，也必須進行審查
為什麼企業的 IT 安全政策會失敗？
大多數網路安全政策失敗都是出於實際原因：
政策過於冗長：小型企業的網路安全政策不應試圖涵蓋所有可能的場景。如果政策變得太長，員工就不會再去使用。保持簡潔，並在需要時提供更深入程序的連結。
語言過於技術化：員工不需要具備安全背景也能遵守企業網路安全指南。請使用通俗易懂的語言，並在可能的情況下用日常解釋取代技術術語。
政策僅在入職培訓時提出：如果政策僅在入職培訓時提及一次，將無法規範日常行為。應透過培訓、提醒、快速參考指南以及流程變更時的更新來加強宣導。
政策從未進行審查：兩年前撰寫的政策可能無法反映當前的系統、遠端工作實踐、廠商存取或法規期望。請定期進行審查。
政策未被強制執行：這是最常見的失敗原因。政策可以規定密碼必須安全地儲存、必須啟用雙重驗證，或必須移除廠商的存取權限，但如果沒人監管，這些規則就形同虛設。強制執行意味著指派負責人、在可用之處使用管理員控制項、審查例外情況，並使安全行為比走捷徑更簡單。
在密碼與存取管理方面，Proton Pass for Business 可以在營運上協助支援政策的執行。它為團隊提供加密的保管庫、安全共享、密碼產生以及管理員能見度，讓您的企業不只是依靠理論。管理員還可以在不知道員工密碼的情況下，安全地監控整個組織的密碼堅固性、憑證重複使用情況以及暗網外洩暴露風險。
Proton Pass for Business 如何支援政策執行
網路安全政策只有在企業能夠將其實踐時才有用。密碼和存取規則就是一個很好的例子。您可以規定密碼必須是唯一的、安全地進行共享，並在人員離職時予以移除。但如果員工仍然使用瀏覽器、試算表、即時訊息或個人筆記，政策就很容易被忽視。
Proton Pass for Business 為員工提供安全的方式來產生、儲存、自動填入和共享憑證，同時讓管理員能更清楚地了解存取管理的情況。這使得政策中關於密碼和存取管理的部分更容易被遵守。
對於小型企業來說，其好處非常實用。您不需要龐大的安全團隊即可開始改善憑證衛生。企業密碼管理程式可為您的團隊提供一個集中管理工作憑證的地方，支援更安全的協作，並有助於降低密碼重複使用或不受管控共享的風險。
存取控制是將政策轉化為行動最切實可行的地方之一。當憑證更容易以安全的方式產生、儲存、共享和撤銷時，員工就越不可能依賴不安全的方法。主管也獲得了更清晰的方法，在日常營運中支援密碼和存取要求。
使用像 Proton Pass for Business 這樣安全的企業密碼管理程式來強制執行您的網路安全政策。
