4 einfache Wege, PDFs mit einem Passwort zu schützen

Wenn du per E-Mail ein wichtiges Dokument wie einen ausgefüllten Vertrag oder einen Kontoauszug erhältst, ist es in der Regel ein PDF. Wenn du ein PDF versendest, das sensible Informationen enthält, solltest du versuchen, den Zugriff durch Unbefugte zu verhindern. Es gibt dutzende Möglichkeiten, deine PDFs zu schützen, aber nicht alle sind einfach.

Dieser Artikel erklärt die vier einfachsten Wege, um ein PDF kostenlos auf PC und Mac mit einem Passwort zu schützen.

Warum PDFs mit einem Passwort schützen?

Adobe hat das PDF, oder „Portable Document File“, in den Anfangszeiten des Internets erfunden und das Format bis 2008 als proprietären Dateityp kontrolliert. Jetzt, da das PDF ein offener Standard ist, gibt es viele Apps zum Erstellen, Verwalten und Schützen von PDFs.

PDFs sind standardmäßig nicht sicher. Wenn du ein PDF erstellst und teilst, kann jeder auf dessen Inhalt und Metadaten zugreifen. Das kann für einige Anwendungsfälle ein Problem darstellen. Beispielsweise ist das PDF eines der bevorzugten Formate für den Umgang mit wichtigen Dokumenten.

Hier sind einige Fälle, in denen du dein PDF mit einem Passwort schützen möchtest:

• Beim Teilen von PDFs, die sensible Daten enthalten, wie Verträge, Identitätsdokumente oder Bankinformationen
• Beim Speichern von PDFs auf einem internen Dateiserver, die sensible Informationen enthalten, zu denen nicht jeder Zugangsberechtigung hat
• Um zu verhindern, dass jemand den Inhalt des PDFs ändert, kannst du ein Passwort festlegen, um Berechtigungen einzuschränken (obwohl, wie wir unten zeigen werden, diese Berechtigungen leicht umgangen werden können)
• Wenn du Datenschutzgesetze wie HIPAA oder GDPR einhalten musst, die eine Verschlüsselung von persönlichen Gesundheitsinformationen erfordern
• Um ein PDF mit einer digitalen Signatur zu verschlüsseln, die diese Version des Dokuments authentifiziert

Wie der Passwortschutz für PDFs funktioniert

Alle PDF-Apps bieten eine integrierte Methode, um ein Benutzerpasswort und ein Besitzerpasswort festzulegen. Obwohl die Namen gleich klingen, machen diese beiden Konfigurationen zwei sehr unterschiedliche Dinge.

• Benutzerpasswörter verschlüsseln das PDF mit 256-Bit-AES-Verschlüsselung und erfordern das Passwort, um das Dokument zu öffnen. Ein Benutzerpasswort kann entweder den Inhalt des Dokuments oder den Inhalt und die Metadaten, wie Dateigröße und Dateiname, verschlüsseln. Das Benutzerpasswort ist auch manchmal als „Dokument-Öffnungspasswort“ bekannt.

• Besitzerpasswörter verschlüsseln das PDF nicht, sondern legen bestimmte Berechtigungen fest, was mit dem Dokument gemacht werden kann, wie Drucken, Bearbeiten und Kopieren. Es gibt keine Garantie, dass die PDF-Software eines anderen Benutzers diese Einschränkungen respektiert. Das Besitzerpasswort wird auch manchmal als „Berechtigungspasswort“ oder „Hauptpasswort“ bezeichnet.

Einige Anmerkungen zur Sicherheit von PDF-Passwörtern

Wie wir bereits erwähnt haben, ist es wichtig, den Unterschied zwischen einem Benutzerpasswort und einem Besitzerpasswort zu beachten. Das Festlegen eines Besitzerpassworts allein wird das Dokument nicht verschlüsseln oder andere daran hindern, es zu öffnen. Nur durch das Setzen eines Benutzerpassworts wird dein PDF verschlüsselt.

Zweitens ist deine PDF-Sicherheit nur so stark wie dein Passwort. Um ein starkes Passwort zu erstellen, empfehlen wir die Verwendung eines Open-Source-Passwort-Managers, um zufällige Zeichenfolgen zu generieren, während du deinen Passwort-Manager mit einer Passphrase sicherst, die nur du kennst.

Schließlich wurde gezeigt, dass durch Passwörter geschützte PDFs anfällig für Angriffe sind. Sicherheitsforscher entdeckten 2019, dass die Verschlüsselungsmethoden von 27 der am weitesten verbreiteten PDF-Betrachter umgangen werden können(new window), indem zwei relativ einfache Techniken verwendet werden.

Ob du dir über diese Sicherheitsanfälligkeiten Gedanken machst, hängt von deinem Bedrohungsmodell ab, aber du kannst die Sicherheit deiner PDFs leicht erhöhen, indem du Proton Drive verwendest, um deine Dateien zu speichern und zu teilen. Wir zeigen dir im nächsten Abschnitt, wie das geht.

Wie man ein PDF mit einem Passwort schützt

Hier sind vier einfache Möglichkeiten, deine PDFs mit einem Passwort zu schützen:

1. Verwende das Adobe-Webtool, um ein Benutzerpasswort hinzuzufügen

Obwohl Adobe kein Monopol mehr auf das PDF-Format hat, produziert es immer noch eine der am weitesten verbreiteten PDF-Verwaltungs-Apps, Adobe Acrobat.

Wenn du ein PDF hast, das du mit einem Passwort verschlüsseln möchtest, kannst du dies kostenlos mit ihrem Drag-and-Drop-Webtool tun:

1. Besuche https://www.adobe.com/acrobat/online/password-protect-pdf.html(new window)
2. Ziehe ein PDF auf die Webseite oder klicke auf Datei auswählen, um eine von deinem Gerät zu wählen.
3. Lege ein Passwort fest, das Benutzer eingeben müssen, um das PDF anzusehen. Klicke dann auf Passwort festlegen.
4. Lade das PDF herunter.

Diese Methode verschlüsselt keine Metadaten und verwendet die zuvor diskutierte anfälligere Form der Verschlüsselung, die umgangen werden kann. Sie legt auch keine Berechtigungen fest.

2. Verwende den erweiterten Passwortschutz in Adobe Acrobat

Adobe Acrobat ermöglicht es dir, sowohl ein Benutzerpasswort, das das Dokument verschlüsselt, als auch ein Besitzerpasswort zum Verwalten von Dokumentberechtigungen festzulegen. Wir erklären die Schritte für beide Optionen.

So verschlüsselst du dein PDF mit einem Passwort:

1. Öffne das PDF in Acrobat und gehe zu Werkzeuge → Schützen → Weitere Optionen → Mit Passwort verschlüsseln.

2. Unter Dokument öffnen, markiere das Kästchen neben Ein Passwort ist erforderlich, um das Dokument zu öffnen. Gib ein starkes und eindeutiges Passwort ein.

3. Unter Optionen, wähle die Version von Acrobat aus, die benötigt wird, um das Dokument zu öffnen. Acrobat X verwendet die stärkste Art der Verschlüsselung, und diese Version wurde 2010 veröffentlicht, daher ist diese Version zu empfehlen.

4. Wähle dann aus, was verschlüsselt werden soll: der Inhalt oder der Inhalt und die Metadaten.

5. Klicke auf OK.

Diese Methode ist anfällig für Angriffe, die die Verschlüsselung brechen.

So legst du PDF-Berechtigungen mit einem Passwort fest:

1. Öffne das PDF in Acrobat und gehe zu Werkzeuge → Schützen → Weitere Optionen → Mit Passwort verschlüsseln.

2. Aktiviere das Kontrollkästchen neben Bearbeitung und Drucken des Dokuments einschränken.

3. Konfiguriere die Berechtigungen, die du Personen erteilen möchtest, die das Passwort kennen. Das Bearbeiten von Dokumenten ist bereits eingeschränkt, aber du kannst weiterhin verhindern, dass Personen dein PDF drucken, bestimmte Änderungen vornehmen oder Inhalte kopieren.

4. Lege ein Passwort fest und klicke dann auf OK.

Diese Methode verschlüsselt das Dokument nicht und schränkt andere nicht daran, das Dokument einzusehen. Apps von Drittanbietern können auch deine Berechtigungseinschränkungen umgehen.

3. Ein PDF in der Vorschau auf dem Mac mit einem Passwort schützen

Vorschau ist die Standard-PDF-Verwaltungssoftware, wenn du ein Mac-Gerät verwendest. So schützt du PDFs mit einem Passwort in der Vorschau:

1. Öffne das PDF in der Vorschau und gehe zu Datei → Exportieren.

2. Klicke auf Berechtigungen.

3. Wenn du das Dokument verschlüsseln möchtest, aktiviere das Kontrollkästchen neben Passwort zum Öffnen des Dokuments erforderlich und lege ein Benutzerpasswort fest.

4. Wenn du das Besitzerpasswort zum Vornehmen von Änderungen am Dokument benötigst, lasse alle Kästchen unter Berechtigungen deaktiviert. Wenn du einige Berechtigungen ohne das Besitzerpasswort erlauben möchtest, aktiviere die Kästchen neben den Berechtigungen, die du zulassen möchtest.

5. Wähle unter Besitzerpasswort ein Passwort. (Wenn du auch ein Passwort zum Öffnen des Dokuments festgelegt hast, kann dein Besitzerpasswort gleich oder unterschiedlich sein.)

6. Klicke auf Anwenden.

Diese Methode ist anfällig für einen der Angriffe, die 2019 entdeckt wurden und die Verschlüsselung brechen. Apps von Drittanbietern können auch deine Berechtigungseinschränkungen umgehen.

4. Ein PDF für die gemeinsame Nutzung mit einem Passwort schützen, indem du Proton Drive verwendest

Eine weitere Möglichkeit, ein PDF kostenlos mit einem Passwort zu schützen, ist es, es auf Proton Drive zu speichern und es mithilfe eines sicheren, passwortgeschützten Links zur Dateifreigabe zu teilen. Du kannst dies zusätzlich zu den oben aufgeführten Methoden tun.

Proton Drive ist ein verschlüsselter Dateispeicherdienst, mit dem du jede Art von Datei hochladen und sicher speichern kannst. Deine Dateien werden mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auf unseren Servern gespeichert, was bedeutet, dass nur du darauf zugreifen kannst. Sobald deine Dateien auf Proton Drive hochgeladen sind, kannst du sie von überall auf jedem Gerät verwalten, einschließlich deines Webbrowsers oder deines iPhone(new window) oder Android(new window).

Teile deine Dateien mit anderen, indem du sie auf Proton Drive hochlädst und einen teilbaren Link erstellst. Wenn du den teilbaren Link erstellst, kannst du ein Passwort hinzufügen, um deine Datei zu schützen.

Der Vorteil der Verwendung von Proton Drive anstelle von oder zusätzlich zu den integrierten PDF-Passwortschutzfunktionen liegt darin, dass deine Datei nicht anfällig für die Schwächen der PDF-Verschlüsselung ist. Proton Drive verwendet bewährte kryptografische Standards und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sodass niemand, nicht einmal Proton, ohne deine Erlaubnis auf deine Dateien zugreifen kann.

So kannst du deine PDFs oder andere Dateien mit Proton Drive in deinem Webbrowser passwortgeschützt machen:

Für Anleitungen für iPhone oder Android besuche unsere Supportseite unter passwortgeschütztem Dateiaustausch.

1. Erstelle ein kostenloses Proton Drive-Konto oder melde dich bei deinem Proton-Konto an und gehe zu drive.proton.me(new window).

2. Gehe zu Meine Dateien, wähle die Datei oder den Ordner aus, den du teilen möchtest, und klicke auf das Symbol Link abrufen. (Du kannst nicht mehrere Dateien oder Ordner auswählen, um sie mit einem einzigen Link zu teilen. Aber du kannst mehrere Dateien und Ordner in einen anderen Ordner verschieben und dann diesen Ordner mit einem Link teilen.)

3. Ein Fenster wird geöffnet mit deinem teilbaren Link. Klicke auf Datenschutzeinstellungen, aktiviere den Schalter Mit Passwort schützen und gib ein Passwort ein. Jeder, der dieses Passwort hat, wird in der Lage sein, deine Datei zu entschlüsseln.

4. Für zusätzliche Privatsphäre kannst du den Schalter Ablaufdatum festlegen aktivieren und ein Datum auswählen, nach dem die Datei über den teilbaren Link nicht mehr zugänglich sein wird.

5. Klicke auf Speichern, wenn du fertig bist. Dann klicke auf Link kopieren und teile ihn mit deinem Empfänger oder deinen Empfängern.