Quyết định nghỉ việc đã được đưa ra, nhưng phần khó khăn nhất vẫn chưa kết thúc. Viết email xin nghỉ việc là điều cần thiết để thông báo về sự ra đi một cách chuyên nghiệp trong quá trình offboarding. Email này giúp gửi thông báo chính thức tới người sử dụng lao động, xác nhận các chi tiết quan trọng như ngày làm việc cuối cùng, giảm thiểu hiểu nhầm về ngày tháng và kỳ vọng, đồng thời cung cấp bằng chứng bằng văn bản nếu phát sinh thắc mắc sau này. Email xin nghỉ việc cũng giúp công ty lên kế hoạch chuyển giao trách nhiệm, bảo vệ uy tín và duy trì mối quan hệ tốt đẹp cho các cơ hội hoặc thư giới thiệu trong tương lai.
Nhưng đâu là cách tốt nhất để viết email xin nghỉ việc và khi nào nên viết? Nếu đã có cuộc trao đổi với quản lý, có lẽ đã đến lúc gửi email.
Dưới đây là chuỗi các mẫu email xin nghỉ việc có thể tùy chỉnh, giúp tập trung vào sự nghiệp phía trước thay vì công việc đang để lại phía sau.
- Cách viết email xin nghỉ việc trong 6 bước đơn giản
- Các mẫu email xin nghỉ việc
- Nhận hỗ trợ viết email xin nghỉ việc
- Câu hỏi thường gặp
Cách viết email xin nghỉ việc trong 6 bước đơn giản
Một email xin nghỉ việc tốt nên ngắn gọn, tôn trọng và đi thẳng vào vấn đề. Không cần đưa vào các khiếu nại hoặc giải thích chi tiết. Dưới đây là một số mẹo đơn giản:
1. Chọn dòng chủ đề rõ ràng
Hãy làm cho nội dung email trở nên rõ ràng ngay lập tức. Một dòng chủ đề đơn giản như “Xin nghỉ việc – [Tên của bạn]” hoặc “Thông báo nghỉ việc” vừa chuyên nghiệp vừa dễ hiểu.
2. Nêu rõ việc xin nghỉ việc một cách trực tiếp
Bắt đầu email bằng cách nêu trực tiếp việc nghỉ việc khỏi vị trí hiện tại. Đề cập đến chức danh công việc để tránh nhầm lẫn. Không cần đưa ra lời giải thích dài dòng cho quyết định này.
3. Xác nhận ngày làm việc cuối cùng
Cung cấp ngày chính xác dự định nghỉ việc. Trước khi thực hiện, hãy kiểm tra hợp đồng lao động hoặc chính sách công ty để đảm bảo gửi thông báo trong khoảng thời gian quy định.
4. Cảm ơn người sử dụng lao động
Thêm một câu ngắn gọn thể hiện sự trân trọng đối với các cơ hội, kinh nghiệm hoặc sự hỗ trợ đã nhận được. Ngay cả khi trải nghiệm không hoàn toàn tích cực, việc giữ cho email thể hiện sự tôn trọng sẽ giúp bảo vệ uy tín chuyên nghiệp.
5. Sẵn sàng hỗ trợ quá trình chuyển giao
Đề cập đến việc sẵn sàng hỗ trợ bàn giao trách nhiệm, chuẩn bị ghi chú chuyển giao, hoàn thành các nhiệm vụ còn dở dang hoặc đào tạo người thay thế. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp quá trình nghỉ việc diễn ra suôn sẻ hơn.
6. Kết thúc email một cách chuyên nghiệp
Kết thúc bằng lời chào lịch sự như “Trân trọng,” hoặc “Kính thư,” sau đó là họ và tên đầy đủ.
Xem lại email trước khi gửi để đảm bảo văn phong tôn trọng và các chi tiết quan trọng là chính xác.
Mẫu email xin nghỉ việc
Dưới đây là một số mẫu thư xin nghỉ việc để sao chép và điều chỉnh cho phù hợp với tình huống cá nhân.
Mẫu email xin nghỉ việc đơn giản
Sử dụng email xin nghỉ việc đơn giản khi việc nghỉ việc không phức tạp và chỉ cần xác nhận các chi tiết thiết yếu bằng văn bản. Mẫu này phù hợp khi đã trao đổi với quản lý, có ngày làm việc cuối cùng rõ ràng và không cần giải thích chi tiết về quyết định của mình. Dưới đây là ví dụ về email xin nghỉ việc đơn giản:
Chủ đề: Xin nghỉ việc – [Tên của bạn]
Kính gửi [Tên quản lý],
Vui lòng nhận email này như lời thông báo chính thức về việc tôi xin nghỉ việc ở vị trí [Chức danh công việc] tại [Tên công ty]. Ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là [ngày].
Xin cảm ơn về những cơ hội và kinh nghiệm tôi đã có được trong thời gian làm việc tại đây. Tôi rất sẵn lòng hỗ trợ bàn giao công việc trước khi nghỉ.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Email xin nghỉ việc báo trước hai tuần
Thông báo trước hai tuần là điều phổ biến ở nhiều nơi làm việc, đặc biệt là ở Hoa Kỳ, nhưng không bắt buộc hoặc phù hợp trong mọi tình huống. Trước khi nghỉ việc, hãy kiểm tra hợp đồng lao động, sổ tay nhân viên và bất kỳ quy định nơi làm việc hiện hành nào để xác nhận thời gian cần báo trước. Khi có thể, hãy gửi thông báo bằng văn bản và nêu rõ ngày làm việc cuối cùng dự kiến.
Chủ đề: Thông báo xin nghỉ việc [Tên của bạn]
Kính gửi [Tên quản lý],
Tôi viết thư này để chính thức xin nghỉ vị trí [Chức danh công việc] và gửi thông báo trước hai tuần kể từ ngày [ngày]. Ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là [ngày].
Cảm ơn vì cơ hội được học hỏi và phát triển tại [Tên công ty]. Tôi rất trân trọng những trải nghiệm có được và biết rằng chúng sẽ tiếp tục định hình hành trình tương lai của tôi.
Vui lòng cho tôi biết cách tôi có thể hỗ trợ trong quá trình chuyển giao.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
Email xin nghỉ việc báo trước thời hạn ngắn
Có thể cần nghỉ việc với thời hạn báo trước ngắn hơn bình thường vì lý do cá nhân, sức khỏe, sự cố an toàn hoặc ngày bắt đầu công việc mới sớm hơn. Trước khi thực hiện, hãy kiểm tra hợp đồng lao động và chính sách công ty về các yêu cầu báo trước.
Chủ đề: Thông báo xin nghỉ việc [Tên của bạn]
Kính gửi [Tên quản lý],
Vui lòng nhận email này như lời thông báo chính thức về việc tôi xin nghỉ việc ở vị trí [Chức danh công việc] tại [Tên công ty]. Vì [lý do ngắn gọn tùy chọn], ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là [ngày].
Tôi xin lỗi vì thông báo gấp và rất mong nhận được sự thông cảm. Tôi trân trọng những cơ hội và kinh nghiệm có được khi làm việc cùng bạn và tập thể.
Vui lòng cho tôi biết làm thế nào tôi có thể hỗ trợ bàn giao công việc hoặc hoàn thành các nhiệm vụ ưu tiên trước khi nghỉ việc.
Cảm ơn,
[Tên của bạn]
Email xin nghỉ việc trang trọng
Một email xin nghỉ việc trang trọng mang tính chuyên nghiệp, được viết rõ ràng và tạo ra bản ghi chính thức về quyết định nghỉ việc. Đối với vai trò quản lý cấp cao, việc rời đi phức tạp hoặc tình huống liên quan đến các vấn đề hợp đồng hoặc pháp lý, một lá thư trang trọng chi tiết hơn sẽ phù hợp hơn. Trước khi gửi, nên kiểm tra hợp đồng và chính sách công ty về thời hạn báo trước hoặc quy trình xin nghỉ việc theo yêu cầu.
Chủ đề: Xin nghỉ việc trang trọng [Tên của bạn]
Kính gửi [Tên quản lý],
Vui lòng nhận email này như lời thông báo chính thức về việc tôi xin nghỉ việc ở vị trí [Chức danh công việc] tại [Tên công ty]. Theo quy định về thời hạn báo trước, ngày làm việc cuối cùng của tôi sẽ là [ngày].
Tôi rất trân trọng những cơ hội, kinh nghiệm và sự hỗ trợ đã nhận được trong thời gian làm việc tại công ty. Được làm việc cùng bạn và đội ngũ là một niềm vinh hạnh.
Tôi cam kết giúp quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Trong thời gian còn lại, tôi sẽ hỗ trợ hoàn thành công việc còn dở dang, ghi chép lại các trách nhiệm công việc và hỗ trợ quá trình bàn giao khi cần thiết.
Một lần nữa, xin cảm ơn vì những cơ hội tôi đã nhận được. Chúc bạn, đội ngũ và công ty gặt hái được nhiều thành công hơn nữa.
Trân trọng,
[Họ và tên]
[Chức danh công việc, tùy chọn]
[Thông tin liên hệ, tùy chọn]
Nhận hỗ trợ viết email xin nghỉ việc
Nếu cần hỗ trợ tìm từ ngữ phù hợp, Proton Scribe có thể giúp soạn thảo hoặc cải thiện email xin nghỉ việc ngay trong Proton Mail. Có thể sử dụng trợ lý viết lách riêng tư để rà soát lỗi thư, điều chỉnh văn phong, làm cho thư trang trọng hơn hoặc rút ngắn lại trước khi gửi. Luôn kiểm tra kỹ bản cuối cùng để xác nhận rằng thời hạn báo trước, ngày làm việc cuối cùng và các chi tiết quan trọng khác đều chính xác.
Cần hỗ trợ sắp xếp ý tưởng trước? Lumo, trợ lý AI riêng tư(cửa sổ mới), có thể giúp chuẩn bị các ý chính, lập kế hoạch bàn giao và quyết định nội dung cần nói.
Các câu hỏi thường gặp về việc viết email xin nghỉ việc
Gửi email xin nghỉ việc khi đã đưa ra quyết định chắc chắn về việc ra đi và biết ngày làm việc cuối cùng dự kiến.
Lý tưởng nhất, hãy gửi email:
– Sau khi trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại với quản lý, nếu có thể thực hiện.
– Vào đầu ngày làm việc để người sử dụng lao động có thời gian phản hồi.
– Trước thời hạn báo trước được quy định trong hợp đồng hoặc chính sách công ty.
– Càng sớm càng tốt khi thông báo trước thời hạn ngắn.
– Ngay lập tức khi cần có bản ghi bằng văn bản, chẳng hạn như khi làm việc từ xa hoặc khi không thể sắp xếp cuộc họp.
Trước khi gửi, hãy xác nhận thời hạn báo trước và ngày cuối cùng. Giữ email mang tính chuyên nghiệp, ngay cả khi ra đi vì một tình huống khó khăn.
Thông thường là không. Email xin nghỉ việc chỉ cần nêu rõ việc xin nghỉ và xác nhận ngày làm việc cuối cùng. Có thể đưa vào lời giải thích ngắn gọn, trung lập — chẳng hạn như theo đuổi cơ hội khác hoặc nghỉ vì lý do cá nhân — nhưng tránh chia sẻ nhiều hơn mức thoải mái. Nếu nghỉ việc vì bị quấy rối, phân biệt đối xử, điều kiện không an toàn hoặc sự cố hợp đồng nghiêm trọng, hãy cân nhắc tìm kiếm tư vấn chuyên môn trước khi giải thích hoàn cảnh bằng văn bản, vì cách dùng từ có thể đóng vai trò quan trọng.
Thông thường, tốt nhất nên giữ thư xin nghỉ việc ngắn gọn và dựa trên thực tế thay vì tường thuật chi tiết về mọi điều không hay đã xảy ra. Có thể nêu rõ lý do nghỉ việc là vì những lo ngại tại nơi làm việc hoặc trải nghiệm không tốt mà không cần đưa ra các cáo buộc, bình luận cảm tính hay liệt kê từng sự cố. Ví dụ: “Quyết định nghỉ việc của tôi xuất phát từ những lo ngại chưa được giải quyết liên quan đến môi trường làm việc, điều mà tôi đã trao đổi với cấp quản lý trước đó.”
Một đơn khiếu nại riêng, khiếu nại nhân sự hoặc mốc thời gian được ghi chép lại thường là nơi phù hợp hơn cho các lo ngại chi tiết. Hãy lưu bản sao các email, ngày tháng, thư và ghi chú liên quan ở nơi có thể truy cập hợp pháp sau khi nghỉ việc. Hướng dẫn tại nơi làm việc thường khuyến nghị giải quyết các vấn đề chưa được xử lý thông qua quy trình khiếu nại của người sử dụng lao động.
