您已決定離職，但最艱難的部分尚未結束。在離職流程中，撰寫離職電子郵件對於以專業方式溝通您的離開至關重要。這能給予您的雇主正式通知，確認諸如最後工作日等關鍵詳細資料，減少對日期和期望的誤解，並在日後出現問題時提供書面證明。離職信電子郵件也能協助公司規劃您職責過渡的方案、保護您的聲譽，並為未來的推薦或機會保持良好的關係。
但撰寫離職電子郵件的最佳方式是什麼？您又應該何時撰寫？如果您已經與主管進行過對話，現在可能就是傳送電子郵件的時候了。
我們準備了一系列可自訂的離職電子郵件範本，讓您可以專注於眼前的職涯，而非即將離開的職涯。
透過 6 個簡單步驟撰寫離職電子郵件
好的離職信電子郵件應簡明扼要、充滿敬意且直接。不需要包含詳細的抱怨或解釋。以下是一些簡單的技巧：
1. 選擇明確的主旨
讓收件人能立刻明白該電子郵件的主旨內容。簡單的主旨，例如「離職 – [您的姓名]」或「離職通知」，既專業又易於理解。
2. 直接表明您的離職
在電子郵件開頭直接說明您將辭去職務。提及您的職稱，以免產生混淆。您不需要為自己的決定提供冗長的解釋。
3. 確認您的最後工作日
包含您打算離職的確切日期。在此之前，請檢查您的聘僱合約或公司政策，確保您在預期的時間範圍內提出通知。
4. 感謝您的雇主
加入簡短的一句話，對您獲得的機會、經驗或支援顯示感謝。即使您的經歷並非完全正面，保持電子郵件的尊重大體也有助於維持您的專業聲譽。
5. 主動提供支援過渡期
提及您願意協助交接職責、準備過渡交接清單、完成未竟工作或培訓接替人員。這能顯示專業態度，並有助於讓您的離職更加順利。
6. 專業地結束電子郵件
以禮貌的結尾祝詞結束，例如「祝好」、「此致」或「敬上」，後附您的全名。
傳送電子郵件前請先進行檢查，確保語氣尊重且重要詳細資料無誤。
離職電子郵件範本
以下是幾份離職信範本，您可以複製並根據自身情況進行修改。
簡潔的離職電子郵件範本
當您的離職情況簡單明瞭且僅需以書面形式確認必要詳細資料時，請使用簡潔的離職電子郵件。這非常適合您已與主管溝通、有明確的最後工作日且不需要詳細解釋決定時使用。以下是簡潔的離職電子郵件範例：
主旨：離職 – [您的姓名]
親愛的 [主管姓名]，
請接受此電子郵件作為我辭去 [公司名稱] 的 [職務名稱] 職位的正式通知。我的最後工作日將為 [日期]。
感謝我在這裡工作期間獲得的機會與經驗。我很樂意在離職前協助交接我的職責。
順頌時祺，
[您的姓名]
提前兩週通知的離職電子郵件
提前兩週通知在許多職場（尤其是美國）非常普遍，但並非在所有情況下都是強制或合適的。在提出離職前，請檢查您的聘僱合約、員工手冊及任何適用的職場規則，以確認您應提供多久的提前通知。可能的話，請以書面形式提出通知，並清楚說明預計的最後工作日。
主旨：離職通知 [您的姓名]
親愛的 [主管姓名]，
我特此寫信正式辭去 [職務名稱] 一職，並自 [日期] 起提供提前兩週通知。我的最後工作日將為 [日期]。
感謝在 [公司名稱] 學習與成長的機會。我很感激這段經歷，並相信這將持續指引我未來的發展。
請告知我在過渡期間可以如何提供協助。
如果您有任何問題，請告訴我。期待很快能再次合作。
[您的姓名]
短期通知離職電子郵件
由於個人因素、健康隱憂、安全問題或新工作的入職日期提前，您可能需要以低於正常預期的通知期限提出離職。在此之前，請檢查您的聘僱合約和公司政策中的任何通知要求。
主旨：離職通知 [您的姓名]
親愛的 [主管姓名]，
請接受此電子郵件作為我辭去 [公司名稱] 的 [職務名稱] 職位的正式通知。由於 [可選的簡短原因]，我的最後工作日將為 [日期]。
對於通知時間較短我深表抱歉，並感謝您的理解。我很感謝與您及團隊共事所獲得的機會和經驗。
請告知我在離職前可以如何協助交接職責或完成任何優先任務。
謝謝，
[您的姓名]
正式離職電子郵件
正式的離職電子郵件具備專業性、書寫清晰，並能建立離職決定的官方記錄。對於資深角色職務、複雜的離職或涉及合約或法律隱憂的情況，更詳細的正式信函可能更為合適。在送出前，您應該檢查合約和公司政策，了解任何要求的通知期限或離職程序。
主旨：正式離職通知 [您的姓名]
親愛的 [主管姓名]，
請接受此電子郵件作為我辭去 [公司名稱] 的 [職務名稱] 職位的正式通知。根據我所要求的通知期限，我的最後工作日將為 [日期]。
我很感激在公司任職期間獲得的機會、經驗與支援。很高興能與您和團隊共事。
我致力於讓過渡期儘可能順利。在剩餘的時間裡，我將協助完成未竟工作、記錄我的職責，並在需要時協助進行交接流程。
再次感謝給予我的機會。祝您、團隊和公司持續取得成功。
敬上，
[全名]
[職務名稱，可選]
[聯絡資訊，可選]
取得撰寫離職電子郵件的協助
如果您需要協助斟酌字句，Proton Scribe 可以直接在 Proton Mail 中協助您擬定草稿或改善離職電子郵件。您可以使用我們的私有寫作助手來校對訊息、調整語氣、使其更加正式或在傳送前縮短內容。請務必仔細審閱最終版本，以確認您的通知期限、最後工作日和其他重要詳細資料均準確無誤。
需要先整理想法嗎？我們的私有 AI 助手(新視窗) Lumo 能協助您準備談話要點、規劃交接方案，並決定該說些什麼。
關於撰寫離職電子郵件的常見問題
一旦您堅定決定離職並確定了預計的最後工作日，即可傳送離職電子郵件。
理想情況下傳送時間：
– 在可行情況下，與您的主管親自或透過電話交談之後。
– 在工作日早些時候，以便您的雇主有時間做出回應。
在合約或公司政策規定的通知截止日期之前。
– 在提供短期通知時儘快傳送。
– 需要書面記錄時立即傳送，例如在遠端工作期間或無法安排會議時。
在傳送前，請確認您的通知期限和最後日期。即使您是因為困境而離職，也請保持電子郵件的專業性。
通常不需要。離職電子郵件只需清楚說明您將辭職並確認您的最後工作日即可。您可以包含簡短、中立的解釋 — 例如尋求其他機會或因個人原因離職 — 但請避免共享超出您感到舒適範圍的內容。如果您是因為騷擾、歧視、不安全條件或嚴重的合約問題而辭職，請考慮在以書面形式解釋情況之前尋求專業建議，因為用字遣詞可能非常重要。
通常最好讓離職信保持簡短且符合事實，而不是詳細說明發生的所有問題。您可以說明您是因為職場隱憂或不良經歷而離職，而無需列出指控、情緒化言論或每起事件。例如：「我決定辭職是因為對工作環境存在未解決的疑慮，我先前已向管理層提出此問題。」
個別的申訴、人資投訴或記錄的時間軸通常是處理詳細問題更好的途徑。將相關電子郵件、日期、訊息和筆記的副本存放在您離職後依法可以存取的地方。職場指南通常建議透過雇主的申訴管道提出未解決的問題。
