Keputusan untuk berhenti bekerja telah dibuat, tetapi bagian tersulit belum berakhir. Menulis email pengunduran diri sangat penting untuk menyampaikan pengunduran diri secara profesional selama proses offboarding. Surat ini memberikan pemberitahuan formal kepada pemberi kerja, mengonfirmasi rincian penting seperti hari kerja terakhir, mengurangi kesalahpahaman tentang tanggal dan ekspektasi, serta memberikan bukti tertulis jika timbul pertanyaan di kemudian hari. Email surat pengunduran diri juga membantu perusahaan merencanakan transisi tanggung jawab, melindungi reputasi, dan menjaga hubungan baik untuk referensi atau peluang di masa depan.

Namun, apa cara terbaik untuk menulis email pengunduran diri, dan kapan harus menulisnya? Jika sudah melakukan percakapan dengan manajer, mungkin inilah saatnya untuk mengirimkannya.

Berbagai templat email pengunduran diri yang dapat disesuaikan telah disiapkan, sehingga fokus dapat ditujukan pada karier di masa depan, bukan yang ditinggalkan.

Cara menulis email pengunduran diri dalam 6 langkah mudah

Email surat pengunduran diri yang baik harus singkat, sopan, dan langsung pada intinya. Tidak perlu menyertakan keluhan atau penjelasan terperinci. Berikut beberapa tips mudah:

1. Pilih subjek yang jelas

Pastikan maksud email langsung terlihat jelas. Baris subjek yang sederhana seperti “Pengunduran Diri – [Nama Anda]” atau “Pemberitahuan Pengunduran Diri” bersifat profesional dan mudah dipahami.

2. Sampaikan pengunduran diri secara langsung

Mulailah email dengan menyampaikan secara langsung bahwa Anda mengundurkan diri dari jabatan Anda. Sebutkan judul pekerjaan agar tidak menimbulkan kebingungan. Penjelasan panjang mengenai keputusan tersebut tidak perlu diberikan.

3. Konfirmasi hari kerja terakhir

Sertakan tanggal pasti kepindahan/pengunduran diri. Sebelum melakukannya, periksa kontrak kerja atau kebijakan perusahaan untuk memastikan pemberitahuan diberikan sesuai jangka waktu yang diharapkan.

4. Ucapkan terima kasih kepada pemberi kerja

Tambahkan kalimat singkat yang menampilkan apresiasi atas kesempatan, pengalaman, atau dukungan yang diterima. Meskipun pengalaman tidak sepenuhnya positif, menjaga email tetap sopan membantu mempertahankan reputasi profesional.

5. Tawarkan dukungan untuk transisi

Sampaikan kesediaan untuk membantu serah terima tanggung jawab, menyiapkan catatan transisi, menyelesaikan tugas yang belum selesai, atau melatih pengganti. Hal ini menampilkan profesionalisme dan membantu proses pengunduran diri berjalan lebih lancar.

6. Tutup email secara profesional

Akhiri dengan penutup yang sopan seperti “Salam hangat,” “Salam,” atau “Hormat saya,” diikuti nama lengkap.

Tinjau email sebelum mengirimkannya untuk memastikan bahasanya sopan dan rincian penting sudah benar.

Templat email pengunduran diri

Di bawah ini terdapat beberapa templat surat pengunduran diri untuk disalin dan disesuaikan dengan situasi masing-masing.

Templat email pengunduran diri sederhana

Gunakan email pengunduran diri sederhana jika proses pengunduran diri tergolong lugas dan hanya perlu mengonfirmasi rincian penting secara tertulis. Templat ini cocok jika sudah berbicara dengan manajer, memiliki hari kerja terakhir yang jelas, dan tidak perlu menjelaskan keputusan secara terperinci. Berikut contoh email pengunduran diri sederhana:

Subjek: Pengunduran Diri – [Nama Anda]

Kepada Yth. [Nama Manajer],

Mohon terima email ini sebagai pemberitahuan formal pengunduran diri saya dari posisi sebagai [Jabatan] di [Nama perusahaan]. Hari kerja terakhir saya adalah [tanggal].

Terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang saya dapatkan selama bekerja di sini. Saya dengan senang hati akan membantu proses serah terima tanggung jawab saya sebelum saya keluar.

Salam hangat,

[Nama Anda]

Email pengunduran diri dengan pemberitahuan dua minggu

Pemberitahuan dua minggu adalah hal umum di banyak tempat kerja, khususnya di Amerika Serikat, tetapi tidak diwajibkan atau sesuai untuk semua situasi. Sebelum mengundurkan diri, periksa kontrak kerja, buku panduan karyawan, dan aturan tempat kerja yang berlaku untuk mengonfirmasi berapa lama pemberitahuan yang harus diberikan. Jika memungkinkan, berikan pemberitahuan secara tertulis dan nyatakan dengan jelas hari kerja terakhir yang direncanakan.

Subjek: Pemberitahuan pengunduran diri [Nama Anda]

Kepada Yth. [Nama Manajer],

Saya menulis surat ini untuk mengundurkan diri secara resmi dari posisi saya sebagai [Jabatan] dan memberikan pemberitahuan dua minggu terhitung sejak [tanggal]. Hari terakhir saya adalah [tanggal].

Terima kasih atas kesempatan untuk belajar dan berkembang di [Nama perusahaan]. Saya bersyukur atas pengalaman saya dan tahu bahwa hal ini akan terus berharga bagi langkah saya di masa depan.

Beri tahu saya bagaimana saya dapat membantu selama masa transisi.

Salam hormat,

[Nama Anda]

Email pengunduran diri dengan pemberitahuan singkat

Pengunduran diri dengan waktu pemberitahuan yang lebih singkat dari biasanya mungkin diperlukan karena alasan pribadi, masalah kesehatan, isu keselamatan, atau tanggal mulai bekerja yang lebih awal di tempat baru. Sebelum melakukannya, periksa kontrak kerja dan kebijakan perusahaan untuk mengetahui persyaratan pemberitahuan.

Subjek: Pemberitahuan pengunduran diri [Nama Anda]

Kepada Yth. [Nama Manajer],

Mohon terima email ini sebagai pemberitahuan formal pengunduran diri saya dari posisi sebagai [Jabatan] di [Nama perusahaan]. Berhubung [alasan singkat opsional], hari kerja terakhir saya adalah [tanggal].

Saya memohon maaf atas pemberitahuan yang mendadak ini dan menghargai pengertian Anda. Saya bersyukur atas kesempatan dan pengalaman yang telah saya dapatkan dari bekerja bersama Anda dan.

Beri tahu saya bagaimana saya dapat membantu menyerahkan tanggung jawab saya atau menyelesaikan tugas-tugas prioritas sebelum kepindahan saya.

Terima kasih,

[Nama Anda]

Email pengunduran diri formal

Email pengunduran diri formal bersifat profesional, ditulis secara jelas, dan membuat catatan resmi tentang keputusan untuk keluar. Untuk peran senior, proses pengunduran diri yang rumit, atau situasi yang melibatkan masalah kontraktual maupun hukum, surat formal yang lebih terperinci mungkin lebih sesuai. Sebelum mengajukannya, periksa kontrak dan kebijakan perusahaan untuk mengetahui periode pemberitahuan atau prosedur pengunduran diri yang diwajibkan.

Subjek: Pengunduran diri formal [Nama Anda]

Kepada Yth. [Nama Manajer],

Mohon terima email ini sebagai pemberitahuan formal pengunduran diri saya dari posisi sebagai [Jabatan] di [Nama perusahaan]. Sesuai dengan masa pemberitahuan yang diwajibkan, hari kerja terakhir saya adalah [tanggal].

Saya bersyukur atas kesempatan, pengalaman, dan dukungan yang saya terima selama bekerja di perusahaan ini. Merupakan suatu kehormatan dapat bekerja bersama Anda dan tim.

Saya berkomitmen untuk membuat masa transisi berjalan selancar mungkin. Selama sisa waktu saya, saya akan membantu menyelesaikan pekerjaan yang belum selesai, mendokumentasikan tanggung jawab saya, dan membantu proses serah terima jika diperlukan.

Sekali lagi terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan. Saya mendoakan kesuksesan yang berkelanjutan untuk Anda, tim, dan perusahaan.

Hormat saya,

[Nama lengkap]

[Jabatan, opsional]

[Informasi kontak, opsional]

Dapatkan bantuan untuk menulis email pengunduran diri

Jika memerlukan bantuan untuk menemukan kata-kata yang tepat, Proton Scribe dapat membantu menyusun draf atau menyempurnakan email pengunduran diri secara langsung di Proton Mail. Asisten penulisan pribadi kami dapat digunakan untuk memeriksa ulang pesan, menyesuaikan nada bahasa, membuatnya lebih formal, atau mempersingkatnya sebelum dikirim. Selalu tinjau versi akhir dengan cermat untuk mengonfirmasi bahwa periode pemberitahuan, hari kerja terakhir, dan rincian penting lainnya sudah akurat.

Dapatkan email dengan asisten penulisan pribadi

Perlu bantuan merapikan pikiran terlebih dahulu? Lumo, asisten AI pribadi(jendela baru) kami, dapat membantu menyiapkan poin-poin pembicaraan, merencanakan serah terima, dan menentukan hal yang perlu disampaikan.

Pertanyaan yang sering diajukan tentang cara menulis email pengunduran diri

Kapan harus mengirimkan email pengunduran diri?

Kirimkan email pengunduran diri setelah keputusan untuk mengundurkan diri sudah bulat dan hari kerja terakhir yang direncanakan telah diketahui.
Idealnya, kirimkan email tersebut:

– Setelah berbicara dengan manajer secara langsung atau melalui telepon, jika memungkinkan.
– Di awal hari kerja agar pemberi kerja memiliki waktu untuk merespons.
Sebelum batas waktu pemberitahuan yang tercantum dalam kontrak atau kebijakan perusahaan.
– Sesegera mungkin saat memberikan pemberitahuan singkat.
– Segera ketika catatan tertulis diperlukan, seperti saat bekerja secara jarak jauh atau ketika rapat tidak dapat diatur.

Sebelum mengirimkannya, konfirmasi periode pemberitahuan dan tanggal terakhir. Jaga agar email tetap profesional, meskipun pengunduran diri dilakukan karena situasi yang sulit.

Apakah perlu menyebutkan alasan pengunduran diri dalam email pengunduran diri?

Biasanya tidak. Email pengunduran diri hanya perlu menyatakan dengan jelas bahwa Anda mengundurkan diri dan mengonfirmasi hari kerja terakhir. Penjelasan singkat dan netral dapat disertakan — seperti mengejar peluang lain atau mengundurkan diri karena alasan pribadi — tetapi hindari membagikan lebih banyak hal dari yang membuat Anda nyaman. Jika mengundurkan diri karena pelecehan, diskriminasi, kondisi tidak aman, atau isu kontraktual yang serius, pertimbangkan untuk meminta saran profesional sebelum menjelaskan situasinya secara tertulis, karena penyusunan kata dapat menjadi hal yang penting.

Pengalaman yang dialami cenderung negatif. Haruskah situasi tersebut dijelaskan dalam surat pengunduran diri?

Biasanya, yang terbaik adalah menjaga surat pengunduran diri tetap singkat dan faktual daripada memberikan penjelasan terperinci tentang semua hal yang serba salah. Keterangan dapat diberikan bahwa pengunduran diri dilakukan karena kekhawatiran di tempat kerja atau pengalaman negatif tanpa merinci tuduhan, komentar emosional, atau setiap insiden. Misalnya, “Keputusan saya untuk mengundurkan diri didasari oleh masalah yang belum terselesaikan terkait lingkungan kerja saya, yang sebelumnya telah saya sampaikan kepada manajemen.”

Keluhan terpisah, pengaduan HR, atau kronologi yang terdokumentasi sering kali merupakan tempat yang lebih baik untuk menyampaikan kekhawatiran secara terperinci. Simpan salinan email, tanggal, pesan, dan catatan relevan di tempat yang dapat diakses secara sah setelah keluar. Panduan tempat kerja umumnya merekomendasikan untuk menyampaikan masalah yang belum terselesaikan melalui proses keluhan pemberi kerja.