Los mensajes que envía con la mayoría de los proveedores de correo electrónico no son seguros, pero hay formas de enviar información sensible por correo electrónico.
La mayoría de los servicios de correo electrónico se crearon por conveniencia, no por confidencialidad. Sin embargo, sigue siendo una herramienta de comunicación central en los negocios.
Pero si trabaja en una industria regulada o maneja datos personales, financieros o legales, compartir información sensible (como detalles bancarios de clientes, números de la Seguridad Social [SSN] e información de facturación confidencial de clientes) enviándola por correo electrónico es intrínsecamente arriesgado.
La intercepción, el acceso no autorizado y la exposición accidental son amenazas probables. Pero cuando la confianza es parte de su modelo de negocio, cómo maneja la información sensible importa tanto como lo que entrega.
Estamos aquí para ayudar. Siga leyendo si es un líder empresarial que busca comprender:
- Qué califica como información sensible
- Qué tipos de datos requieren protección adicional cuando se comparten por correo electrónico
- Por qué el correo electrónico estándar no es un canal seguro para la información sensible
- 4 formas de enviar información sensible por correo electrónico
- Cómo se puede usar el correo electrónico cifrado para enviar datos sensibles de forma segura
¿Qué es la información sensible?
La información sensible es cualquier dato que podría hacer que un individuo o empresa sea vulnerable al fraude, robo de identidad, pérdida financiera o exposición legal.
Estos datos se consideran sensibles porque, si se exponen, pueden ser explotados para suplantar a individuos, acceder a cuentas o cometer fraude financiero.
En la práctica, las empresas comparten rutinariamente material sensible. Podrían ser informes financieros, contratos, registros de empleados o datos de clientes.
Enviar esta información por correo electrónico estándar expone a las organizaciones a fallos de cumplimiento, multas y daños a la reputación.
¿Qué tipos de datos requieren protección adicional cuando se comparten por correo electrónico?
La mayoría de las personas y empresas manejan información comercial personal y confidencial a diario, a menudo sin darse cuenta de lo expuesta que puede estar en los flujos de trabajo de correo electrónico estándar. Los datos que deben protegerse por razones de privacidad o seguridad se agrupan comúnmente en tres categorías, según a quién pertenecen los datos y el impacto de su exposición:
Información personal
Qué incluye:
• SSN, extractos bancarios, solicitudes de empleo, CV, detalles de contacto, documentos de viaje.
• Datos altamente sensibles como historial médico, orientación sexual, religión o afiliaciones políticas.
Por qué importa:
• Identifica a un individuo y puede usarse para el robo de identidad.
• Algunos atributos pueden llevar a la discriminación o el acoso.
Información comercial confidencial
Qué incluye:
• Secretos comerciales, datos financieros, planes de productos.
• Datos de clientes y consumidores, registros de empleados.
Por qué importa:
• Las vulneraciones pueden causar demandas, multas y daños a la reputación.
• Requerido para ser protegido bajo leyes como el RGPD.
Información clasificada por el gobierno
Qué incluye:
• Datos protegidos por seguridad nacional o relaciones exteriores.
• Incluye niveles de clasificación (Confidencial, Secreto, Alto Secreto) y SCI.
Por qué importa:
• El mal manejo puede poner en peligro vidas y dañar las relaciones diplomáticas.
• Se aplican sanciones legales severas.
¿Por qué el correo electrónico estándar no es un canal seguro para la información sensible?
El correo electrónico estándar no es un canal seguro para la información sensible porque nunca fue diseñado para entregar información, no para proteger los datos dentro de ellos.
¿Qué pasa con los proveedores de correo electrónico que anuncian cifrado? La mayoría de los proveedores confían en el cifrado de transporte básico, como TLS, que solo protege los mensajes mientras están en tránsito.
Una vez que un correo electrónico llega a los servidores del proveedor, generalmente se almacena en una forma a la que el proveedor puede acceder, lo que hace que su información sensible sea legible fuera del control del remitente y del destinatario.
Los controles de acceso subyacentes a menudo no coinciden con la sensibilidad de la información que se comparte.
Incluso cuando hay opciones de seguridad más avanzadas disponibles, pueden ser complejas de configurar y gestionar. Las empresas pueden necesitar asumir la gestión manual de claves, políticas personalizadas o experiencia técnica para la que no tienen capacidad.
Esta brecha, entre la sensibilidad de los datos y la seguridad que la mayoría de los sistemas de correo electrónico realmente aplican, a menudo introduce riesgos de cumplimiento para las empresas que manejan regularmente información sensible.
Entonces, ¿es posible compartir información de forma segura a través del correo electrónico? Sí, pero solo con las salvaguardias adecuadas en su lugar.
1. Use correo electrónico cifrado de extremo a extremo
La forma más privada y segura de enviar información sensible por correo electrónico es usar cifrado de extremo a extremo.
El correo electrónico cifrado de extremo a extremo garantiza que los mensajes se cifren en el dispositivo del remitente y solo puedan ser descifrados por el destinatario previsto. Esto significa que el contenido del correo electrónico permanece ilegible para cualquier otra persona, incluido el proveedor de servicios de correo electrónico, intermediarios, anunciantes o terceros.
A diferencia del cifrado de transporte básico, el cifrado de extremo a extremo protege los mensajes tanto en tránsito como en reposo, reduciendo significativamente el riesgo de intercepción, acceso no autorizado o exposición en caso de una vulneración.
Uso personal seguro
El correo electrónico cifrado permite a las personas compartir de forma segura información personal altamente sensible, como números de la Seguridad Social, detalles bancarios o documentos de identidad, sin exponer esos datos a riesgos innecesarios.
Uso empresarial seguro
Para las empresas, el correo electrónico cifrado proporciona una forma de enviar información confidencial, incluidos informes financieros, registros de empleados, contratos y datos de clientes, al tiempo que respalda los requisitos de privacidad y protección de datos. Al limitar el acceso al contenido de los mensajes, el cifrado ayuda a las organizaciones a reducir el riesgo de cumplimiento cuando los datos sensibles deben compartirse electrónicamente.
Más información sobre el cifrado de extremo a extremo
2. Proteja con contraseña sus correos electrónicos comerciales
Para enviar información sensible a alguien que no usa un servicio de correo electrónico cifrado, use un correo electrónico protegido con contraseña.
En lugar de entregar el contenido del mensaje directamente a la bandeja de entrada del destinatario, los correos electrónicos protegidos con contraseña requieren que el destinatario ingrese una contraseña antes de poder leer el mensaje.
Esto agrega una capa de protección si un correo electrónico es interceptado, entregado incorrectamente o accedido a través de una cuenta comprometida.
Cómo funcionan los correos electrónicos protegidos con contraseña
Si bien los pasos exactos varían según el proveedor, el proceso general es el siguiente:
- Redacte su correo electrónico como de costumbre.
- Active la protección con contraseña o el intercambio seguro de mensajes antes de enviar.
- Comparta la contraseña con el destinatario a través de un canal seguro separado (como una llamada telefónica o una aplicación de mensajería cifrada).
Use la protección con contraseña solo cuando no haya un cifrado más fuerte disponible. Siempre comparta la contraseña a través de un canal seguro separado. Nunca envíe la contraseña en el mismo correo electrónico que el mensaje; hacerlo anula la seguridad adicional.
Más información sobre la protección de correos electrónicos con contraseña
3. Proteja con contraseña sus archivos adjuntos
Proteger los archivos adjuntos con contraseña suele ser suficiente cuando el cuerpo del correo electrónico en sí no contiene información sensible y el riesgo reside principalmente en el archivo, como un informe, formulario o documento independiente.
Proteger el archivo en sí agrega una capa importante de seguridad. Al enviar un documento sensible, aplique protección con contraseña antes de adjuntarlo a su correo electrónico. La mayoría de los tipos de archivos comunes, incluidos Microsoft Word, Excel, PowerPoint y PDF, admiten la protección con contraseña incorporada.
Cree su archivo, establezca una contraseña o frase de contraseña segura y luego adjúntelo a su correo electrónico.
Nota: La fuerza del cifrado varía según el tipo de archivo, y los destinatarios deben tener un software compatible para abrir archivos protegidos. Si el mensaje de correo electrónico en sí incluye detalles sensibles o información contextual, proteger solo el archivo adjunto puede no ser suficiente; en esos casos, proteger todo el mensaje es la opción más segura.
Aprenda cómo enviar documentos de forma segura por correo electrónico
4. Use almacenamiento cifrado en la nube
Los servicios de correo electrónico a menudo limitan el tamaño de los archivos adjuntos, lo que dificulta el envío de archivos grandes o documentos múltiples a la vez.
En estos casos, usar un servicio seguro de almacenamiento en la nube con enlaces de intercambio cifrados es una alternativa más segura y práctica. En lugar de adjuntar archivos directamente a un correo electrónico, los carga en un espacio de almacenamiento seguro y comparte un enlace con el destinatario.
Este enfoque funciona bien para compartir archivos personales, carpetas de proyectos grandes, entregables de clientes o documentos técnicos, sin exponer los archivos en sí en una bandeja de entrada.
Cómo funciona el intercambio seguro de enlaces
Si bien los pasos exactos varían según el proveedor, el proceso general es:
- Cargue sus archivos a un servicio seguro de almacenamiento en la nube.
- Genere un enlace de intercambio privado o cifrado para los archivos o carpetas seleccionados.
- Agregue el enlace a su correo electrónico y envíelo al destinatario.
- El destinatario utiliza el enlace para descargar o acceder de forma segura a los archivos.
El intercambio seguro de enlaces es más efectivo cuando se combina con controles de acceso adicionales, como protección con contraseña, fechas de expiración o restricciones de descarga. Estos controles ayudan a limitar quién puede acceder a los archivos, y por cuánto tiempo, reduciendo el riesgo de acceso no autorizado si el enlace se reenvía o expone.
Cuando se combina con un cifrado fuerte, los enlaces seguros para compartir archivos permiten a los equipos colaborar e intercambiar información sensible sin depender de los archivos adjuntos de correo electrónico.
Puede proteger su enlace para compartir archivos con una contraseña o establecer una fecha de expiración después de la cual el enlace se desactivará.
Más información sobre el intercambio seguro de archivos
La forma más fácil de enviar datos sensibles de forma segura por correo electrónico
Incluso con Slack, herramientas seguras para compartir archivos y portales de clientes, el correo electrónico sigue siendo una parte inevitable del trabajo diario. Si maneja información personal, financiera o confidencial, el riesgo no es que use el correo electrónico, sino cómo lo usa.
Con las salvaguardias adecuadas, puede seguir utilizando el correo electrónico sin sacrificar la confidencialidad o la confianza. Pero estas medidas son soluciones temporales aceptables, no un sistema que sea seguro por defecto.
En lugar de depender de soluciones alternativas, decisiones manuales o un comportamiento perfecto del usuario, el correo electrónico cifrado de extremo a extremo protege los mensajes automáticamente, cada vez que se envían.
Proton Mail está diseñado en torno a este principio. Los mensajes están cifrados por defecto, el acceso al contenido se limita estrictamente al remitente y al destinatario, y la seguridad no depende de compartir contraseñas, cambiar de herramientas o agregar fricción a los flujos de trabajo diarios.
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