De fleste bedrifter innser ikke at de har et passordproblem før et problem tvinger dem til å innse det, som for eksempel et administratorpassord som oppbevares i et regneark, eller påloggingsinformasjon som fortsatt er aktiv for teammedlemmer som sluttet i bedriften din for flere år siden.

Dette er en vanlig forekomst. I Storbritannia viste myndighetenes Cyber Security Breaches Survey 2024(nytt vindu) at 50 % av bedriftene identifiserte et cybersikkerhetsbrudd eller -angrep i de foregående 12 månedene, økende til 70 % av mellomstore bedrifter og 74 % av store bedrifter.

I denne situasjonen er en passordrevisjon et av de mest verdifulle tiltakene bedriften din kan gjøre for å være trygg. Det er en praktisk måte å avdekke risiko knyttet til påloggingsinformasjon på, som har en tendens til å bygge seg opp i det stille i bakgrunnen gjennom svake passord, uautorisert tilgang, inaktive kontoer og pålogginger lagret utenfor godkjente systemer.

Spesielt for små og mellomstore organisasjoner kan denne typen gjennomgang bidra til å gjøre betydelige sikkerhetsforbedringer uten å bruke penger eller gjennomføre et komplekst endringsprogram.

Denne artikkelen forklarer hvordan du utfører en passordrevisjon for bedriften din, hva du skal se etter, og hvordan du gjør prosessen om fra en engangsrydding til en mer konsekvent sikkerhetspraksis.

Hva er en passordrevisjon?

En passordrevisjon er en systematisk gjennomgang av passordene, kontoene og tilgangsrettighetene som brukes i en bedrift. Formålet er å identifisere risiko knyttet til påloggingsinformasjon, som svake passord, gjenbrukte passord, utdaterte pålogginger, inaktive kontoer, overflødig tilgang og påloggingsinformasjon lagret utenfor godkjente systemer.

I praksis handler en passordrevisjon om mer enn å bare sjekke om et passord er sterkt nok. Den ser også på:

  • Hvordan passord administreres i organisasjonen din
  • Hvem som har tilgang til hva, og om denne tilgangen fortsatt er nødvendig
  • Hvordan passord lagres og deles
  • Om bedriften din har god nok siktbarhet til å oppdage risiko før det blir et sikkerhetsproblem

Dette brede omfanget er det som gjør en passordrevisjon nyttig. I de fleste organisasjoner oppstår ikke risiko knyttet til påloggingsinformasjon på grunn av et enkelt dårlig passord. Den bygger seg gradvis opp gjennom små mangler i tilsyn, inkonsekvente tilgangskontroller, dårlige lagringsvaner og kontoer som forblir aktive lenge etter at de burde ha blitt gjennomgått eller fjernet.

En effektiv passordrevisjon bidrar til å bringe disse problemene frem i lyset. Den gir bedrifter en klarere forståelse av deres nåværende passordhygiene og skaper et praktisk grunnlag for å forbedre tilgangskontrollen, stramme inn administrasjon av påloggingsinformasjon og redusere unngåelig eksponering over tid. Denne typen gjennomgang er mye enklere å utføre når du bruker en passordapp for bedrifter med administratorverktøy som støtter siktbarhet, tilgangsgjennomgang og håndheving av retningslinjer.

Slik utfører du en sikkerhetsrevisjon av passord: en praktisk femtrinnsmodell

En nyttig passordrevisjon behøver ikke å begynne med en perfekt oversikt over hver eneste konto, verktøy og tilgangsbane i bedriften. Den trenger bare en tydelig struktur og et kontrollert system for å administrere påloggingsinformasjon. Uten disse to tingene kan prosessen fort bli for omfattende og altfor enkel å utsette.

Måten å bryte sirkelen med å unngå passordrevisjoner på, er å sentralisere passordadministrasjon, definere eierskap og gjennomgå tilgang gjennom én godkjent arbeidsflyt.

Her er en grundig guide til å utføre din egen passordrevisjon:

Trinn 1: Opprett en fullstendig oversikt over påloggingsinformasjon

Start med å bygge opp en fungerende oversikt over systemene bedriften din er avhengig av. Det inkluderer de åpenbare kjerneplattformene, som:

  • E-post
  • Økonomiverktøy
  • Skylagring
  • Samarbeidsprogramvare
  • CRM-systemer
  • Administrasjonskonsoller
  • Alle miljøer som inneholder bedrifts- eller kundedata

Det bør også inkludere mindre åpenbare verktøy og tjenester som opererer i nettverket ditt:

  • Delte sosiale medier-kontoer
  • Inaktive SaaS-abonnementer
  • Konsulentverktøy
  • Testmiljøer
  • Tjenester som er tatt i bruk av enkelte team uten sentralt tilsyn

Det er viktig å katalogisere hvert verktøy, fordi mesteparten av risikoen knyttet til påloggingsinformasjon starter med mangelfull siktbarhet. Hvis du ikke vet hvilke verktøy som er i bruk, kan du heller ikke gjennomgå hvordan tilgangen administreres i dem.

Bedrifter som allerede bruker en passordapp for bedrifter som Proton Pass for Business, starter passordrevisjonen med en praktisk fordel fordi påloggingsinformasjonen ligger i krypterte hvelv.

Trinn 2: Kartlegg tilgang opp mot bedriftens behov

Når du har en tydeligere oversikt over systemene dine, er neste trinn å undersøke tilgang. Du må vurdere om de riktige personene fortsatt har riktig tilgangsnivå til de riktige verktøyene.

Start med å se på hvert enkelt nøkkelsystem og spør hvem som har tilgang i dag, om det gjenspeiler deres nåværende ansvarsområder, og om noen kontoer har mer omfattende tillatelser enn nødvendig.

I mange bedrifter utvides tilgangen gradvis over tid. Omfattende administratorrettigheter kan for eksempel tildeles av praktiske årsaker og aldri fjernes. Konsulenter kan beholde tilgangen etter at et prosjekt er avsluttet, eller teammedlemmer kan endre roller og beholde tillatelser fra tidligere roller.

Den typen gradvise endringer øker risikoen selv når selve passordet er sterkt. NCSCs veiledning(nytt vindu) om tilgangskontroll anbefaler å tilordne kontoer kun til autoriserte personer, og gi brukere minimums-tilgangen og rettighetene de trenger, ettersom hvem som helst kan utgjøre en risiko. En passordrevisjon bør derfor undersøke begrunnelsen bak hvert tilgangsnivå.

Trinn 3: Utfør en sjekk av passordhelse

Denne fasen av passordrevisjonen handler om å identifisere gjenbrukte eller svake passord, inaktiv tofaktorautentisering (2FA), utdaterte pålogginger og usikre lagringsvaner som gjør kompromittering mer sannsynlig.

På dette stadiet bør gjennomgangen fokusere på noen få praktiske spørsmål:

  • Er passordene unike for hver konto?
  • Er noen av passordene svake eller enkle å gjette?
  • Er gammel påloggingsinformasjon fortsatt i bruk uten å være registrert?,
  • Skriver ansatte ned passordene sine i nettleserlagring eller notat-apper i stedet for i systemer som er godkjent av bedriften?
  • Er 2FA aktivert alle steder der det er mulig?

Proton Pass for Business hjelper deg med Pass Monitor, som inkluderer:

  • Verktøy for sjekk av passordhelse som automatisk oppdager gjentatte eller svake passord og inaktiv 2FA
  • Overvåking av det mørke nettet for å varsle deg hvis påloggingsinformasjonen din er involvert i brudd
  • Proton Sentinel for å oppdage og blokkere mistenkelig påloggingsaktivitet som kan føre til kontoovertakelse

Trinn 4: Gjennomgå inaktive kontoer

En av de raskeste måtene å redusere risiko knyttet til påloggingsinformasjon på, er rett og slett å fjerne det som ikke lenger trenger å eksistere. De fleste bedrifter samler opp inaktive kontoer over tid. For eksempel:

  • Tidligere ansatte som fortsatt har tilgang til bedriftens verktøy
  • Gamle SaaS-plattformer som forblir knyttet til gyldig påloggingsinformasjon for bedriften lenge etter at bruken har avtatt
  • Delte kontoer som er laget for kortsiktig bruk, men som ender opp med å forbli aktive i måneder eller år fordi ingen vet hvem som eier dem

Disse kontoene tiltrekker seg mindre oppmerksomhet enn aktive, noe som gjør dem spesielt enkle å overse. Denne gjennomgangen er også tett knyttet til et bredere arbeid med etterlevelse.

En grundig gjennomgang av bedriftens passord må inkludere en målrettet innsats for å:

  • Fjerne inaktiv tilgang
  • Lukke foreldede kontoer
  • Bekrefte tydelig eierskap for systemene som gjenstår

Proton Pass for Business bidrar til å redusere friksjonen som ofte holder disse kontoene i live, ved å gjøre eierskapet tydeligere, tilgangen enklere å gjennomgå og endringer i påloggingsinformasjon enklere å administrere når folk slutter eller roller endres.

Trinn 5: Utbedre og standardisere

Det siste trinnet er å omsette det du fant til handling. En passordrevisjon forbedrer bare organisasjonens sikkerhet dersom problemene den avdekker, håndteres på en strukturert måte.

Når du har identifisert mangler, kan du legge en plan som er systematisk i stedet for reaktiv. Her er en enkel sjekkliste for passordrevisjon:

  • Endre svak eller eksponert påloggingsinformasjon umiddelbart.
  • Erstatt gjenbrukte passord med unike.
  • Aktiver 2FA overalt, og start med kritiske kontoer.
  • Fjern inaktive eller unødvendige kontoer.
  • Tilbakekall overflødige privilegier.
  • Flytt påloggingsinformasjon ut av regneark, dokumenter eller nettleserlagring.
  • Samle passordlagring i et godkjent bedriftssystem.
  • Oppdater passord- og tilgangsretningslinjene dine.

Dette er også det rette øyeblikket for å samkjøre tekniske tiltak med retningslinjene. Hvis de nåværende passordretningslinjene dine er utydelige, ikke håndheves eller er urealistiske, vil revisjonen bare avdekke de samme problemene igjen om seks måneder.

Passordrevisjoner og passordretningslinjer fungerer svært godt sammen: Protons veiledning til å opprette passordretningslinjer er en god ressurs. Og du kan enkelt komme i gang med vår mal for passordretningslinjer.

Utbedringen må prioriteres etter risiko, ikke etter hvor ryddig det ser ut. Start med administratorkontoer, systemer som inneholder sensitive data, eksternt eksponerte tjenester og delt påloggingsinformasjon med utydelig eierskap. Jobb deg deretter utover.

Hvorfor hopper bedrifter over passordrevisjoner?

Hvis passordrevisjoner er så nyttige, hvorfor bryr ikke flere bedrifter seg med å gjennomføre dem? Prosessen kan føles vanskeligere å starte enn den faktisk er.

I mange organisasjoner er påloggingsinformasjon lagret på altfor mange steder til at det er enkelt å gå gjennom dem. Noen ansatte lagrer passord i nettlesere. Andre har dem i regneark, delte dokumenter, notat-apper eller interne meldinger.

Ulike team kan bruke sine egne verktøy, kjøpe programvare uavhengig av hverandre eller administrere tilgang uformelt. Som et resultat kan bedriften miste oversikten over hvilke systemer som er i bruk og hvem som har tilgang til dem, hvilket gjør det vanskelig å identifisere og håndtere sikkerhetsrisikoer.

Mangelen på et sentralisert system gjør dette enda vanskeligere. Uten ett enkelt sted for å administrere bedriftens påloggingsinformasjon, kan selv en grunnleggende revisjon av passordsikkerheten bli en manuell oppgave basert på gjetting, skjermbilder og individuelle minner. Mange små og mellomstore bedrifter utsetter å gjennomgå passordpraksisen sin fordi de antar at det vil kreve et fullskala sikkerhetsprosjekt. I virkeligheten er det første trinnet rett og slett å skape struktur rundt det som allerede eksisterer.

Passordrevisjoner blir også ofte oversett fordi risiko knyttet til påloggingsinformasjon har en tendens til å bygge seg opp i det stille. I motsetning til et programvareavbrudd eller en nettfisking-hendelse, er ikke dårlig passordhygiene alltid åpenbar. Svake passord, unødvendig tilgang, inaktive kontoer og uformell delingspraksis kan forbli på plass i måneder uten å tiltrekke seg oppmerksomhet. Innen de blir oppdaget, er de ofte dypt integrert i den daglige driften.

En passordrevisjon bringer denne skjulte risikoen frem i lyset. Den samler bevis og gir en organisasjon den synligheten og det eierskapet den trenger for å styrke tilgangskontrollen, forbedre lagringspraksisen og ta mer konsekvente sikkerhetsbeslutninger.

Gjør passordrevisjonen din til en kontinuerlig kontroll

En passordrevisjon blir langt mer verdifull når den er en del av en kontinuerlig praksis fremfor en engangs gjennomgang. Risiko knyttet til påloggingsinformasjon fortsetter å vokse hvis den ikke håndteres. Tilgangen endres etter hvert som folk begynner, slutter, bytter roller, tar i bruk nye verktøy eller samarbeider med eksterne partnere i begrensede perioder. Hvis en gjennomgang bare skjer én gang, begynner funnene å bli utdaterte nesten umiddelbart.

Sentralisert passordadministrasjon er din beste investering. Det gir IT-team mer enn bare et sikkert sted å lagre påloggingsinformasjon. Det skaper den synligheten og kontrollen som trengs for å gjennomgå tilgang mer konsekvent, håndheve strengere standarder og reagere raskere når noe krever oppmerksomhet.

Å velge en passordapp for IT-team støtter denne driftsmodellen gjennom effektive kontrollpaneler for administratorer, sentralisert administrasjon, retningslinjer for team, rollebasert tilgang, SCIM-klargjøring, SSO og revisjonslogger, noe som gjør passordadministrasjon til en sterkere drifts- og etterlevelseskontroll.