La mayoría de las empresas no se dan cuenta de que tienen un problema de contraseñas hasta que un problema las obliga a reconocerlo, como tener una contraseña de administrador guardada en una hoja de cálculo o credenciales de inicio de sesión que siguen activas para miembros del equipo que dejaron tu empresa hace años.

Esta es una incidencia habitual. En el Reino Unido, la Encuesta sobre vulneraciones de seguridad cibernética de 2024(ventana nueva) del gobierno reveló que el 50 % de las empresas identificó una vulneración o ataque de seguridad cibernética en los 12 meses anteriores, una cifra que asciende al 70 % en las medianas empresas y al 74 % en las grandes empresas.

En esta situación, realizar una auditoría de contraseñas es una de las acciones más valiosas que puede llevar a cabo tu empresa para mantenerse segura. Es una forma práctica de descubrir los riesgos de credenciales que suelen acumularse silenciosamente en segundo plano debido al uso de contraseñas débiles, un acceso no autorizado, cuentas inactivas e inicios de sesión almacenados fuera de los sistemas aprobados.

En particular, para las organizaciones pequeñas y medianas, este tipo de revisión puede ayudar a realizar mejoras significativas de seguridad sin gastar dinero ni llevar a cabo un complejo programa de transformación.

Este artículo explica cómo realizar una auditoría de contraseñas para tu empresa, qué buscar y cómo convertir este proceso de una limpieza puntual en una práctica de seguridad más constante.

¿Qué es una auditoría de contraseñas?

Una auditoría de contraseñas es una revisión sistemática de las contraseñas, las cuentas y los permisos de acceso que se utilizan en una empresa. Su objetivo es identificar riesgos relacionados con las credenciales, como contraseñas débiles o reutilizadas, inicios de sesión desactualizados, cuentas inactivas, accesos excesivos y credenciales almacenadas fuera de los sistemas aprobados.

En la práctica, una auditoría de contraseñas va más allá de comprobar si una contraseña es lo suficientemente segura. También analiza:

  • Cómo se administran las contraseñas en tu organización
  • Quién tiene acceso a qué y si ese acceso sigue siendo necesario
  • Cómo se almacenan y comparten las contraseñas
  • Si tu empresa tiene suficiente visibilidad para detectar los riesgos antes de que se conviertan en un problema de seguridad

Este amplio alcance es lo que hace que una auditoría de contraseñas sea útil. En la mayoría de las organizaciones, el riesgo de las credenciales no se debe a una única contraseña insegura, sino que se acumula gradualmente a través de pequeños fallos de supervisión, controles de acceso incoherentes, malos hábitos de almacenamiento y cuentas que siguen activas mucho tiempo después de que deberían haber sido revisadas o eliminadas.

Una auditoría de contraseñas eficaz ayuda a sacar a la luz estos problemas. Ofrece a las empresas una visión más clara de la higiene actual de sus contraseñas y sienta una base práctica para mejorar el control de acceso, reforzar la gestión de credenciales y reducir la exposición evitable a lo largo del tiempo. Este tipo de revisión es mucho más fácil de realizar si utilizas un gestor de contraseñas para empresas con herramientas de administración que facilitan la visibilidad, la revisión de accesos y la aplicación de políticas.

Cómo realizar una auditoría de seguridad de contraseñas: una estructura práctica en cinco pasos

Una auditoría de contraseñas útil no tiene por qué empezar con un mapa perfecto de cada cuenta, herramienta y ruta de acceso de la empresa. Solo necesita una estructura clara y un sistema controlado para administrar las credenciales. Sin estas dos cosas, el proceso puede volverse demasiado amplio rápidamente y ser fácil de posponer.

La forma de romper el ciclo de evitar las auditorías de contraseñas es centralizar la gestión de contraseñas, definir las responsabilidades y revisar el acceso mediante un único flujo de trabajo aprobado.

Aquí tienes una guía detallada para realizar tu propia auditoría de contraseñas:

Paso 1: Crea un inventario completo de credenciales

Empieza por crear un inventario de trabajo de los sistemas de los que depende tu empresa. Eso incluye las plataformas principales obvias, como:

También debería incluir herramientas y servicios menos obvios que funcionen en tu red:

  • Cuentas compartidas de redes sociales
  • Suscripciones SaaS inactivas
  • Herramientas para contratistas
  • Entornos de prueba
  • Servicios adoptados por equipos individuales sin una supervisión centralizada

Catalogar cada herramienta es importante porque la mayor parte del riesgo de las credenciales comienza con una visibilidad incompleta. Si no sabes qué herramientas se están utilizando, no puedes revisar cómo se administra el acceso a ellas.

Las empresas que ya utilizan un gestor de contraseñas para empresas como Proton Pass for Business comienzan su auditoría de contraseñas con una ventaja práctica, ya que las credenciales se guardan en cajas fuertes cifradas.

Paso 2: Asocia los accesos con las necesidades de la empresa

Una vez que tengas una visión más clara de tus sistemas, el siguiente paso es examinar el acceso. Tienes que revisar si las personas adecuadas siguen teniendo el nivel de acceso correcto a las herramientas adecuadas.

Empieza por examinar cada sistema clave y pregúntate quién tiene acceso actualmente, si refleja sus responsabilidades actuales y si alguna cuenta tiene permisos más amplios de lo necesario.

En muchas empresas, el acceso se amplía gradualmente con el tiempo. Por ejemplo, se pueden conceder permisos de administrador amplios por comodidad y no eliminarlos nunca. Los contratistas pueden conservar el acceso una vez finalizado un proyecto, o los miembros del equipo pueden cambiar de rol y mantener los permisos de los anteriores.

Ese tipo de desajustes aumenta el riesgo incluso cuando la propia contraseña es segura. Las directrices de la NCSC(ventana nueva) sobre el control de acceso recomiendan asignar cuentas únicamente a personas autorizadas, y dar a los usuarios el acceso y los permisos mínimos que necesiten, ya que cualquiera puede convertirse en un riesgo. Por lo tanto, una auditoría de contraseñas debe examinar el motivo de cada nivel de acceso.

Paso 3: Realiza un análisis del estado de las contraseñas

Esta fase de la auditoría de contraseñas sirve para identificar las contraseñas reutilizadas o débiles, la autenticación de dos factores (2FA) inactiva, los inicios de sesión obsoletos y los hábitos de almacenamiento poco seguros que hacen que sea más probable que las contraseñas se vean comprometidas.

Llegados a este punto, la revisión debería centrarse en unas pocas preguntas prácticas:

  • ¿Las contraseñas son únicas para cada cuenta?
  • ¿Hay contraseñas débiles o fáciles de adivinar?
  • ¿Se siguen utilizando credenciales antiguas sin control?,
  • ¿Anotan los empleados sus contraseñas en el almacenamiento del navegador o en aplicaciones de notas en lugar de en sistemas aprobados por la empresa?
  • ¿Está activada la 2FA siempre que es posible?

Proton Pass for Business te ayuda con Pass Monitor, que incluye:

  • Herramientas de análisis del estado de las contraseñas para detectar automáticamente contraseñas repetidas o débiles y el 2FA inactivo
  • Monitoreo de la Dark Web para alertarte si tus credenciales se ven implicadas en vulneraciones
  • Proton Sentinel para detectar y bloquear actividades de inicio de sesión sospechosas que puedan dar lugar al robo de cuentas

Paso 4: Revisa las cuentas inactivas

Una de las formas más rápidas de reducir el riesgo de las credenciales es, simplemente, eliminar lo que ya no es necesario que exista. La mayoría de las empresas acumulan cuentas inactivas con el tiempo. Por ejemplo:

  • Exempleados que todavía tienen acceso a las herramientas de tu empresa
  • Plataformas SaaS antiguas que siguen vinculadas a credenciales válidas de la empresa mucho tiempo después de que su uso haya disminuido
  • Cuentas compartidas diseñadas para un uso a corto plazo que acaban permaneciendo activas durante meses o años porque nadie sabe a quién pertenecen

Estas cuentas atraen menos atención que las activas, lo que hace que sea especialmente fácil pasarlas por alto. Esta revisión también está estrechamente alineada con una disciplina de cumplimiento normativo más amplia.

Una revisión sólida de las contraseñas empresariales debe incluir un esfuerzo deliberado para:

  • Eliminar el acceso inactivo
  • Cerrar las cuentas obsoletas
  • Confirmar una propiedad clara de los sistemas restantes

Proton Pass for Business ayuda a reducir las fricciones que a menudo mantienen activas estas cuentas al hacer que la propiedad sea más clara, el acceso sea más fácil de revisar y los cambios de credenciales sean más fáciles de administrar cuando las personas se van o los roles cambian.

Paso 5: Corregir y estandarizar

El último paso consiste en poner en práctica lo que has encontrado. Una auditoría de contraseñas solo mejora la seguridad de tu organización si los problemas que descubre se abordan de manera estructurada.

Una vez que hayas identificado las deficiencias, puedes trazar un plan sistemático en lugar de reactivo. Aquí tienes una lista de verificación sencilla para la auditoría de contraseñas:

  • Cambiar inmediatamente las credenciales débiles o expuestas.
  • Reemplazar las contraseñas reutilizadas por otras únicas.
  • Activar el 2FA en todas partes, empezando por las cuentas críticas.
  • Eliminar las cuentas inactivas o innecesarias.
  • Revocar los privilegios excesivos.
  • Sacar las credenciales de las hojas de cálculo, documentos o del almacenamiento del navegador.
  • Consolidar el almacenamiento de contraseñas en un sistema empresarial autorizado.
  • Actualizar tus políticas de contraseñas y de acceso.

Este también es el momento adecuado para alinear las medidas técnicas con la política. Si tu política de contraseñas actual es vaga, no se aplica o es poco realista, tu auditoría simplemente volverá a sacar a la luz los mismos problemas dentro de seis meses.

Las auditorías y las políticas de contraseñas funcionan muy bien juntas: la guía de Proton para crear una política de contraseñas es un excelente recurso complementario. Y puedes empezar fácilmente con nuestra plantilla de política de contraseñas.

La subsanación debe priorizar según el riesgo, no según el orden. Empieza con las cuentas de administrador, los sistemas que contengan datos confidenciales, los servicios expuestos externamente y las credenciales compartidas con una propiedad poco clara. Luego, ve ampliando el enfoque.

¿Por qué las empresas omiten las auditorías de contraseñas?

Si las auditorías de contraseñas son tan útiles, ¿por qué tantas empresas no se molestan en realizarlas? El proceso puede parecer más difícil de empezar de lo que realmente es.

En muchas organizaciones, las credenciales se almacenan en demasiados lugares como para revisarlas fácilmente. Algunos empleados guardan las contraseñas en los navegadores. Otros las conservan en hojas de cálculo, documentos compartidos, aplicaciones de notas o mensajes internos.

Es posible que los diferentes equipos utilicen sus propias herramientas, compren software de forma independiente o gestionen el acceso de manera informal. Como resultado, la empresa puede perder el control de qué sistemas se están utilizando y quién tiene acceso a ellos, lo que dificulta identificar y abordar los riesgos de seguridad.

La falta de un sistema centralizado lo hace aún más difícil. Sin un único lugar para gestionar las credenciales de la empresa, incluso una auditoría básica de seguridad de contraseñas puede convertirse en un ejercicio manual basado en conjeturas, capturas de pantalla y la memoria de cada persona. Muchas pymes posponen la revisión de sus prácticas de contraseñas porque asumen que requerirá un proyecto de seguridad a gran escala. En realidad, el primer paso consiste simplemente en estructurar lo que ya existe.

Las auditorías de contraseñas también se suelen pasar por alto porque el riesgo de las credenciales tiende a aumentar de forma silenciosa. A diferencia de una caída del software o de un incidente de suplantación de identidad (phishing), una mala higiene de las contraseñas no siempre es obvia. Las contraseñas débiles, el acceso innecesario, las cuentas inactivas y las prácticas de uso compartido informal pueden mantenerse durante meses sin llamar la atención. Para cuando se detectan, a menudo ya están profundamente arraigadas en las operaciones del día a día.

Una auditoría de contraseñas saca a la superficie este riesgo oculto. Recopila pruebas y le da a la organización la visibilidad y el control que necesita para reforzar el control de acceso, mejorar las prácticas de almacenamiento y tomar decisiones de seguridad más coherentes.

Convierte tu auditoría de contraseñas en un control continuo

Una auditoría de contraseñas adquiere mucho más valor cuando forma parte de una práctica continua en lugar de ser una revisión única. El riesgo de las credenciales sigue aumentando si no se aborda. El acceso cambia a medida que las personas se incorporan, se van, cambian de rol, adoptan nuevas herramientas o colaboran con socios externos durante períodos limitados. Si la revisión solo se hace una vez, las conclusiones empiezan a quedar obsoletas casi de inmediato.

La gestión centralizada de contraseñas es tu mejor inversión. Ofrece a los equipos de TI algo más que un lugar seguro para almacenar credenciales: proporciona la visibilidad y el control necesarios para revisar el acceso de forma más coherente, aplicar normas más estrictas y responder más rápido cuando algo requiere atención.

Elegir un gestor de contraseñas para equipos de TI respalda este modelo operativo mediante paneles de administración eficaces, administración centralizada, políticas de equipo, acceso basado en roles, aprovisionamiento SCIM, SSO e historiales de auditoría, lo que convierte la gestión de contraseñas en un control operativo y de conformidad más sólido.