根據 2025 年網路安全漏洞調查(新視窗)，在 2025 年，有超過 93% 的企業和 95% 的慈善機構成為網路釣魚攻擊的目標，其中許多組織多次受到影響。
根據為我們的資料外洩觀察站進行的研究，在全球範圍內，最常外洩的資料類型是姓名和電子郵件地址（在十分之九的資料外洩中），其次是電話號碼、密碼和敏感資料。
小型企業特別容易受到攻擊：儘管採取了網路安全措施，但仍有四分之一的企業被駭客攻擊。
有鑑於這一切，企業和安全專業人員必須做好準備並了解其報告義務，以保持營運的安全性和合規性。
在英國，向資訊專員辦公室 (ICO) 報告個人資料外洩不僅僅是一項法律義務；它也是一個塑造公眾信任、保護個人，並影響受影響組織資料外洩結果的關鍵程序。
在本指南中，我們將探討什麼符合可報告的資料外洩、英國如何監管資料外洩，以及（根據現實世界經驗）協助企業正面處理報告的實際步驟。
Proton Pass for Business 如何降低您的資料外洩風險
什麼符合英國的資料外洩？
在英國，資料外洩是指導致意外或非法遺失、破壞、變更、未經授權揭露或存取資料的任何安全事件。根據 ICO 的指導，當資料被不良地已儲存或面臨風險時，無論該事件是由人為錯誤、技術故障還是犯罪行為所引起，都會發生資料外洩。
可能導致資料外洩的一些情況包含：
- 包含敏感資訊的電子郵件被傳送給錯誤的收件者
- 儲存解密個人詳細資料的裝置遺失或被盜
- 意外刪除或損壞重要的檔案
- 允許外部人士存取員工記錄的惡意軟體(新視窗)感染
- 實體檔案在公共區域遺失或被留下
這些情況是一個重要的提醒，即資料外洩不僅限於駭客事件。在實務中，像是放錯地方的發票或寫錯位址的信件等簡單的錯誤，在法律下可能同樣嚴重。
也就是說，影響並不限於大事件。如果對人們的權利或自由產生了任何真正的風險（如身分盜竊、欺詐或聲譽受損），您就可能正在處理一起可報告的資料外洩。換句話說，即使是小小的疏忽也可能產生巨大的影響。
何時以及如何向 ICO 報告資料外洩
根據 ICO 的需求(新視窗)，可能會對人們的權利和自由產生風險的個人資料外洩，必須在發現後的 72 小時內報告。未報告可能導致高達全球營業額 2% 的未報告罰款。此外，在英國，資料外洩的最高罰款為 4%。
對於在 UK eIDAS(新視窗) 下擔任信任服務提供商的組織，套用特定的規則(新視窗)：如果資料外洩對提供的服務產生了重大影響，則必須在 24 小時內通知 ICO，並儘快通知使用者。
但您如何知道資料外洩是否達到了報告的門檻？關鍵測試是風險。問問自己：此事件是否會對個人造成身體、物質或非物質的傷害？如果答案是「可能」，那就必須採取行動。
以下是如何逐步在英國報告資料外洩：
- 快速識別並控制資料外洩。 立即採取行動以最小化傷害——例如，撤銷存取、隔離受影響的系統，或重設暴露的憑證。
- 評估風險。 誰受到影響以及如何受到影響？考慮涉及的個人資料類型和數量、識別個人的難易程度，以及任何可能的後果。
- 記錄所有內容。 即使您決定不報告，法律也要求您保留資料外洩、您的調查以及決定背後的理由記錄。
- 填寫 ICO 的線上報告表單。需要提供以下資訊：
- 事件的發生經過及偵測方式描述
- 發現資料外洩的日期和時間
- 涉及的個人和紀錄的類別及大約數量
- 為解決此問題所採取的可能結果與行動
- 已實施的預防措施
- 您的資料保護主管 (DPO) 或主要報告處理人員的聯絡詳細資訊
- 如果對受影響個人的權利或自由構成高風險，請與他們溝通。這不僅是最佳實務 —《一般資料保護規則》(GDPR) 和《資料保護法》也要求您採取此行動。
由於這是法律要求，企業在報告這些事件時絕不能猶豫，即使他們認為情況可能已經解決。無論資料外洩的類型及其延伸功能為何，及時通知實際上可以向 ICO 顯示您的公司認真對待問責制和緩解措施。此外，遵守 ICO 的報告要求有助於您的企業與客戶和監管機構建立信任。
ICO 的 個人資料外洩報告(新視窗) 頁面涵蓋了所有細節，可能會幫助您識別危急情況並採取相應行動。
資料外洩報告中常見的挑戰是什麼？
儘管有明確的法律要求，企業經常因為相同的原因而遭遇困難。這通常是麻煩開始的地方：
- 延遲或遺漏報告。有時候，團隊不確定誰負責報告，或者直到為時已晚才發現資料外洩。結果呢？ICO 罰款和信譽受損。
- 缺乏完整資訊。過早報告（未收集關鍵事實）可能會在報告中留下漏洞，或引發 ICO 的後續問題。
- 內部溝通不良。敏感問題可能會「卡」在一個部門，而不是升級給適當的聯絡人或 DPO。
- 紀錄不充分。有些企業即使在解決主要問題之後，也幾乎沒有或完全沒有證據證明資料外洩是如何處理的。這使他們面臨監管審查。
- 員工不確定或缺乏訓練。如果員工不知道什麼情況構成資料外洩，或者如果不確定報告程序，事件就可能成為漏網之魚。
每個事件看起來都有點不同，但缺乏明確的回應框架總是會讓事情變得更糟。這就是為什麼結構化的報告劇本與技術控制同樣重要。此外，請記住，有備無患。
在英國準備資料外洩報告的最佳實務是什麼？
以下實務（以及一些精選工具）奠定了堅實的基礎，讓法規遵循不再像是消防演習，而更像是一個受控的流程。
1. 建立事件偵測與文件紀錄
一切都從意識開始。為可疑活動設定警報，並鼓勵員工立即報告任何奇怪的電子郵件、遺失的資料或未經授權的存取。一旦懷疑發生事件：
- 紀錄人、事、時、地、物
- 保留日誌和螢幕擷取畫面以供紀錄
- 保留證據，即使您後來發現是虛驚一場
儘早紀錄詳細資料可確保您為報告和事件後分析奠定堅實的基礎。
2. 持續審查存取和憑證使用情況
因為密碼和存取權杖可以打開通往 敏感資料 的大門，控制憑證是偵測資料外洩和限制損害的最快方法之一。定期稽核會揭露被共享或重複使用的密碼、遺失的雙重驗證、閒置帳號或未經授權的權限提升。
這些存取審查應當：
- 定期排程，而非臨時起意
- 全面性，涵蓋管理員、雲端、本機系統和供應商帳號
- 有能追蹤憑證使用、變更和活動並附有詳細日誌的工具作為後盾
Proton Pass for Business 是一款 安全的企業密碼管理程式，提供多項功能幫助企業預防這些資料外洩，包含密碼堅固性監控、可自訂的團隊政策和外洩警報。
採用正確的工具，此方法可降低與憑證相關的資料外洩風險，並有助於在發生事件時快速找出問題所在。
3. 設定內部報告工作流程
明確的溝通勝過混亂，而簡單的事件升級路徑正是貴公司進行有效資料外洩報告所需的回應。這是一個順暢工作流程的範例：
- 所有員工將可疑事件報告至中央安全電子郵件信箱或負責主管
- 根據提交的資訊，由專責團隊快速對事件進行調查和分類
- 然後，由指定人員（例如 DPO）決定是否進行最終的報告通報
一個簡單的事件流程圖，在入職和提醒中被共享，會產生奇效。讓報告變得容易並實施無污名化的文化，因為如果團隊成員害怕受到牽連，他們會隱藏錯誤而不是報告錯誤。
4. 投資員工意識和定期訓練
2025 年網路安全資料外洩調查(新視窗) 確認，網路釣魚仍然是資料外洩的主要原因（受訪企業中有 85% 曾遭遇過）。面對這個現實，訓練員工發現危險信號（從可疑的電子郵件到社交工程嘗試）是最便宜且最有效的行動之一。
由現實世界範例支援的簡短學習方法可以增強您的訓練。此外，請盡可能頻繁地更新您的訓練內容，並避免依賴不適用於您的行業或組織設定的通用課程。
5. 客觀地評估和紀錄資料外洩的影響
判斷資料外洩是否需要報告的最佳途徑是風險評估。必須紀錄以下事項：
- 遺失的資料類型，以及是否敏感（健康、財務、未成年人資料等）
- 識別受影響個人的難易度
- 可能導致什麼危害（身分盜用、尷尬、財務損失等）
及早採取行動並寫下您的評估，向 ICO 顯示您認真對待該情況。
6. 練習資料外洩回應演習
舉辦模擬資料外洩是一項老式的桌上演習，但能夠產生真正的影響。它突顯了隱藏的漏洞，揭露了工作流程的阻礙，並在真實情況發生前測試了升級流程。
結果呢？不僅是強化了法規遵循，而且還有一個在壓力下知道該做什麼（以及為什麼要這樣做）的團隊。
7. 利用安全的存取管理和著重預防的工具
被破解的密碼仍然是一個主要風險。這就是為什麼安全的 密碼管理 不是事件預防和回應的核心部分。像 Proton Pass for Business 這樣的解決方案透過自動化憑證輪替、監控密碼堅固性，並使網路釣魚更難成功，從而大大限制了資料外洩期間的暴露。
您可以在 Proton 網路安全資源 中探索進一步的策略和工具說明，特別是如果您正在檢閱自己的工具套件。
Proton Pass for Business 如何降低您的資料外洩風險
各種大小的企業都容易受到資料外洩的影響。事實上，根據 Proton 進行的研究，中小型企業 可能是最脆弱的。但只要擁有合適的工具，任何企業都可以降低其資料外洩風險：Proton Pass for Business 可處理技術和合規性挑戰。
- 端對端加密可保護使用者處於靜態和傳輸中的憑證。即使基礎設施遭到入侵，攻擊者仍然無法存取資料。
- 密碼堅固性檢查可提高企業網路的安全性。識別並通知弱密碼或重複使用的密碼，以增強安全性。
- 暗網監控會追蹤外洩的憑證並傳送警報。整個暗網的主動掃描可讓您識別資料外洩並減少潛在損失。
- 可自訂、可執行的團隊政策建立了更強大的密碼管理。嚴格且具適應性的密碼、雙重驗證和資料共享政策可根據您組織的需求強制執行存取安全。
- 集中式管理員工具、自動化報告和憑證共享控制意味著可以在幾分鐘（而不是幾天）內實施變更。
- 開放原始碼代碼和定期的獨立稽核建立了信任。安全控制不僅僅是聲明 – 任何人都可以對其進行驗證。
透過專注於使用者賦權、開放安全和易於部署，Proton 契合隱私優先的方法。這有助於您建立一種將資料外洩復原能力融入日常工作流程的職場文化。
對於準備好邁向安全的 存取管理 作為防範資料外洩計畫一部分的組織而言，Proton 的 企業密碼管理程式 是天作之合；尤其是如果法規遵循、易用性和透明度在您的檢查清單上名列前茅。
例如，Novalytica 與客戶共享大量登入資訊，並一直在尋找執行此任務的安全方法。Proton Pass for Business 透過與客戶共享資訊和登入資訊的完整解決方案解決了他們的需求，確保了安全性和可追溯性。
如果您對大規模導入安全憑證和資料外洩報告的實用技巧感興趣，也可在 Proton 網路安全商業資源 頁面上探索一些詳細範例。
讓您的企業做好準備
了解如何在英國提交資料外洩報告對於企業合規性、信任和生存至關重要。破壞性災難和受管理的事件之間的區別，通常歸結為準備、溝通，以及使用人員、流程和 安全技術 的正確組合。
建立明確的內部工作流程、實踐事件演習，以及優先使用像 Proton Pass for Business 這樣的安全工具，都是有助於滿足報告截止日期或避免罰款的有力行動。此外，這些良好的實務做法在各個層面上加強了治理、建立了問責制，並向您的客戶和 ICO 保證您認真對待做正確的事，即使在困難時刻也是如此。
如果您想保持領先一步，請進一步瞭解 Proton 的使命（為了數位自由），並了解隱私優先的工具如何幫助您的企業。我們邀請您探索我們的企業解決方案，並加入一場將人（而不僅僅是利潤）置於網路安全中心的運動。
關於英國資料外洩的常見問題
在英國，什麼是資料外洩？
英國的資料外洩是指在未經授權的情況下遺失、揭露、變更或存取個人資料的任何事件，無論是透過意外、網路攻擊還是粗心大意發生的。如果對人民的權利或自由構成風險，這一點很重要：這是決定您是否必須將資料外洩報告給資訊專員辦公室 (ICO) 的門檻。
我該如何向 ICO 報告資料外洩？
您必須使用 ICO 的線上報告表單，提供有關資料外洩的關鍵詳細資料：發生了什麼、何時發生、涉及多少人和紀錄，以及您已採取或方案採取的步驟以遏制後果。組織的資料保護主管或其他負責官員通常應在發現後 72 小時內提交報告（對於在英國 eIDAS 下充當信賴服務提供者的組織，則為 24 小時）。
我應該何時通知 ICO 發生資料外洩？
如果事件可能危及人民的權利和自由，您應該盡快通知 ICO，且不遲於意識到資料外洩後的 72 小時。未能在此期限內完成可能會導致額外的監管罰款並失去公眾信任。
報告資料外洩需要哪些資訊？
ICO 要求完整描述資料外洩情況、發現的時間和日期、受影響的個人資料性質和數量、受影響的個人或紀錄數量、可能導致什麼危害，以及為遏制資料外洩所採取的行動。還要求提供後續聯絡人。如果無法在 72 小時內獲得所有資訊，您仍應提交報告，稍後在掌握更多詳細資料時更新 ICO。
所有資料外洩都需要向 ICO 報告嗎？
不，並非每起資料外洩事件都需要通報。您只需通報涉及個人資料，且對人們的權利或自由構成實質風險的事件。然而，即使是不需通報的資料外洩，也必須在內部留下日誌記錄，以防 ICO 未來審查您的記錄。
