Come segnalare violazioni dei dati nel Regno Unito: i requisiti dell’ICO spiegati

Secondo il sondaggio Cyber Security Breaches Survey 2025(nuova finestra), oltre il 93% delle aziende e il 95% degli enti di beneficenza (che si definiscono un’organizzazione) sono stati bersaglio di attacchi di phishing nel 2025, con molte di loro colpite in più occasioni.

A livello globale, i tipi di dati che subiscono una perdita più frequentemente sono i nomi e l’indirizzo email (in 9 violazioni su 10), seguiti dai numeri di telefono, dalle password e da dati sensibili, in accordo con la ricerca condotta per il nostro Data Breach Observatory.

Le piccole imprese sono particolarmente vulnerabili: 1 su 4 subisce attacchi hacker nonostante le misure di cybersicurezza adottate.

Alla luce di tutto ciò, le aziende e i professionisti della sicurezza devono essere preparati e consapevoli dei propri obblighi di segnalazione per mantenere le operazioni sicure e conformi.

Nel Regno Unito, segnalare le violazioni dei dati personali all’Information Commissioner’s Office (ICO) è più di un dovere legale; è una procedura chiave che modella la fiducia pubblica, protegge gli individui e influenza l’esito di una violazione dei dati per un’organizzazione interessata.

In questa guida esploreremo cosa si qualifica come una delle possibili violazioni da segnalare, come queste vengono regolamentate nel Regno Unito e i passaggi pratici (basati sull’esperienza nel mondo reale) per aiutare le aziende ad affrontare la segnalazione in modo diretto.

Cosa si qualifica come una delle possibili violazioni dei dati nel Regno Unito?

Quando e come segnalare eventuali violazioni dei dati all’ICO

Quali sono le sfide comuni nella segnalazione delle violazioni dei dati?

Quali sono le migliori pratiche per prepararsi alla segnalazione delle violazioni?

Come Proton Pass for Business può ridurre i rischi legati a eventuali violazioni

Mantieni la tua attività preparata

Cosa si qualifica come una delle possibili violazioni dei dati nel Regno Unito?

Le violazioni dei dati nel Regno Unito si riferiscono a qualsiasi incidente di sicurezza che comporti la perdita accidentale o illegale, la distruzione, l’alterazione, la divulgazione non autorizzata o il semplice accedere senza permesso ai dati. Secondo le linee guida dell’ICO, una violazione si verifica quando i dati sono stati un qualcosa di archiviato in modo scadente o messi a rischio, indipendentemente dal fatto che un evento sia stato causato da un errore umano, da difetti tecnici o da atti criminali.

Alcune delle situazioni che possono portare a delle violazioni dei dati includono:

• Un’email Inviata per inviare inavvertitamente informazioni sensibili a un destinatario sbagliato
• Lo smarrimento o il furto di un dispositivo che contenga dettagli personali non crittografato o scarsamente protetto
• L’eliminazione accidentale o il danneggiamento di un File importante
• Infezioni da malware(nuova finestra) che permettono a persone esterne di accedere ai registri dei dipendenti
• Smarrire o lasciare un File in aree pubbliche

Queste situazioni sono un promemoria importante del fatto che le violazioni non si limitano agli incidenti di hacking. Nella pratica, un semplice errore, come una fattura smarrita o una lettera con un indirizzo sbagliato, può essere altrettanto grave per la legge.

In altre parole, l’impatto non si limita a un grande evento. Se si presenta un rischio reale per i diritti o le libertà delle persone, come il furto di identità, una frode o un danno alla reputazione, è probabile che tu debba avere a che fare con una delle violazioni da segnalare. Dunque, anche una piccola svista può avere un impatto significativo.

Quando e come segnalare eventuali violazioni dei dati all’ICO

In base ai requisiti dell’ICO(nuova finestra), eventuali violazioni dei dati personali che rischino di compromettere i diritti e le libertà delle persone devono essere segnalate entro 72 ore dal momento in cui se ne viene a conoscenza. La mancata segnalazione può comportare multe fino al 2% del fatturato mondiale. Inoltre, la multa massima per una violazione dei dati nel Regno Unito è del 4%.

Per un’organizzazione che agisce come fornitore di servizi fiduciari secondo la normativa eIDAS del Regno Unito(nuova finestra), è necessario applicare regole specifiche(nuova finestra): se le violazioni hanno un impatto significativo sui servizi forniti, l’ICO deve essere informato entro 24 ore e ogni Utente deve esserne messo a conoscenza il prima possibile.

Ma come fai a sapere se una delle violazioni raggiunge la soglia di segnalazione? Il test chiave è il rischio. Chiediti: questo incidente potrebbe causare danni fisici, materiali o non materiali agli individui? Se la risposta è “forse”, è necessario agire.

Ecco come segnalare eventuali violazioni dei dati nel Regno Unito passo dopo passo:

1. Identifica e contieni rapidamente le violazioni. Agisci immediatamente per ridurre a icona i danni: ad esempio, usa l’opzione revocare per accedere a sistemi che rischiano di subire danni isolandoli, oppure sfrutta l’opportunità di reimpostare le credenziali esposte.
2. Valuta il rischio. Chi è coinvolto e come? Considera il tipo e la quantità di dati personali coinvolti, quanto sia facile identificare le persone e le possibili conseguenze.
3. Tieni traccia di tutto. Anche se decidi di non segnalare, sei obbligato per legge a conservare un registro delle violazioni, delle tue indagini e delle motivazioni alla base della tua decisione.
4. Compila il modulo di segnalazione online dell’ICO. Vengono richieste le seguenti informazioni:
   • Una descrizione di quanto accaduto e di come è stato rilevato
   • Data e ora della scoperta delle violazioni
   • Le categorie e il numero approssimativo di individui e record coinvolti
   • I probabili esiti e le azioni intraprese per affrontare il problema con successo all’indirizzo opportuno
   • Le misure preventive in atto
   • I dettagli di contatto del tuo Data Protection Officer (DPO) o del responsabile della gestione delle segnalazioni
5. Comunica con le persone interessate se vi è un rischio elevato per i loro diritti o libertà. Questa non è solo una best practice: il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) e il Data Protection Act ti impongono di intraprendere questa azione.

Trattandosi di un requisito legale, le aziende non devono esitare a segnalare un simile evento, anche se ritengono che la situazione possa essere risolta. Indipendentemente dal tipo di violazioni e dalla loro Estensione, una notifica tempestiva può effettivamente Mostra all’ICO che la tua azienda prende sul serio la responsabilità e la mitigazione. Inoltre, la conformità ai requisiti di segnalazione dell’ICO aiuta la tua azienda a costruire fiducia, sia con i clienti che con gli enti regolatori.

La pagina dell’ICO dedicata alla segnalazione delle violazioni dei dati personali(nuova finestra) copre tutte le sfumature e potrebbe aiutarti a identificare una situazione critica e agire di conseguenza.

Quali sono le sfide comuni nella segnalazione delle violazioni dei dati?

Nonostante i requisiti legali si sforzino di pulire e chiarire la situazione per i più, le aziende spesso vacillano per gli stessi motivi. Ecco da dove di solito iniziano i problemi:

• Segnalazioni ritardate o mancate. A volte, i team non sono sicuri di chi sia il responsabile della segnalazione, o non scoprono le violazioni fino a quando non è già troppo tardi. Il risultato? Sanzioni da parte dell’ICO e credibilità compromessa.
• Mancanza di informazioni complete. Segnalare troppo presto — senza raccogliere fatti chiave — può lasciare lacune nel report o innescare domande di follow-up da parte dell’ICO.
• Scarsa comunicazione interna. Un problema sensibile può rimanere “bloccato” in un dipartimento, anziché essere inoltrato al contatto appropriato o al DPO.
• Registri inadeguati. Alcune aziende hanno poche o nessuna prova di come si è scelto di gestire (Handle) le violazioni, anche dopo aver affrontato il problema principale all’indirizzo del guasto. Questo le lascia esposte allo scrutinio normativo.
• Incertezza del personale o mancanza di formazione. Se i dipendenti non sanno cosa qualifica le violazioni o se sono insicuri sulle procedure di segnalazione, gli incidenti possono passare inosservati.

Ogni incidente si presenta in modo leggermente diverso, ma l’assenza di un quadro di risposta si è soliti pulire e chiarire ogni dubbio per evitare che le cose peggiorino. Per questo un protocollo strutturato per le segnalazioni è importante quanto i controlli tecnici. Inoltre, vale la pena ricordare che la preparazione batte il panico, sempre.

Quali sono le migliori pratiche per prepararsi alla segnalazione delle violazioni nel Regno Unito?

Le pratiche seguenti (insieme ad alcuni strumenti scelti) pongono solide basi, rendendo la conformità normativa meno simile a un’esercitazione antincendio e più a un processo controllato.

1. Istituisci processi per il rilevamento e la documentazione degli incidenti

Tutto inizia con la consapevolezza. Puoi configurare avvisi per attività sospette e incoraggiare i dipendenti a segnalare immediatamente eventuali email dubbie, dati mancanti o se qualcuno cerca di accedere senza autorizzazione. Una volta che si sospetta un incidente:

• Documenta chi, cosa, dove, quando e come
• Conserva log e screenshot per i tuoi archivi
• Conserva le prove, anche se in seguito si scopre che si trattava di un falso allarme

Documentare i dettagli il prima possibile ti garantisce una solida base per la reportistica e l’analisi post-incidente.

2. Tieni sotto revisione l’uso di credenziali e la volontà di accedere

Poiché password e token di accesso possono aprire la porta a dati sensibili, controllare le credenziali è uno dei modi più rapidi per rilevare le violazioni e limitare i danni. Audit regolari rivelano password condivise o riutilizzate, 2FA mancante, account inattivi o escalation dei privilegi non autorizzata.

Tali revisioni prima di accedere dovrebbero essere:

• Pianificate regolarmente, non ad hoc
• Complete, riguardando sistemi dell’amministratore, sul cloud, locali e ogni account del fornitore
• Supportate da uno strumento che tenga traccia dell’utilizzo, delle modifiche e dell’attività delle credenziali con log dettagliati

Proton Pass for Business è un gestore di password aziendale sicuro che offre diverse funzionalità per aiutare le aziende a prevenire queste violazioni, tra cui il Monitoraggio tramite la funzionalità Stato di integrità della password, una Policy di squadra personalizzabile e avvisi tempestivi.

Questo approccio, con gli strumenti giusti, riduce il rischio di violazioni legate alle credenziali e aiuta a identificare rapidamente cosa è andato storto in caso si verifichi un incidente.

3. Decidi di configurare flussi di lavoro per le segnalazioni interne

Una comunicazione in grado di pulire ogni incomprensione batte il caos, e un percorso semplice per l’escalation degli incidenti è la risposta di cui la tua azienda ha bisogno per una segnalazione efficiente delle problematiche. Ecco un esempio di un flusso di lavoro fluido:

• Tutto il personale segnala gli incidenti sospetti a una casella email di sicurezza centrale o a un responsabile incaricato
• Con le informazioni inviate, gli incidenti vengono analizzati e classificati rapidamente da un team dedicato
• In seguito, una persona designata, come il DPO, prende la decisione finale sulla segnalazione

Un semplice diagramma di flusso degli incidenti, che si è soliti condividere durante l’inserimento o come promemoria, fa miracoli. Rendi la segnalazione facile e implementa una cultura libera da pregiudizi, perché se i membri del team temono ripercussioni, decideranno di nascondere gli errori anziché segnalarli.

4. Investi nella consapevolezza del personale e in una formazione regolare

Il sondaggio Cyber Security Breaches Survey 2025(nuova finestra) ha scelto di confermare che il phishing rimane la causa principale delle violazioni (sperimentato dall’85% delle aziende intervistate). Per affrontare questa realtà, addestrare i dipendenti a individuare i campanelli d’allarme, dalle email sospette ai tentativi di ingegneria sociale, è una delle azioni più economiche ed efficaci.

Un approccio graduale che abbia il supporto di esempi concreti può migliorare la tua formazione. Inoltre, scegli di aggiornare i tuoi contenuti formativi il più spesso possibile ed evita di fare affidamento su corsi generici che non sono applicabili al tuo settore o alla tua configurazione organizzativa.

5. Valuta e registra oggettivamente l’impatto delle violazioni

Il miglior modo (in termini di routing) per stabilire se una delle violazioni è segnalabile è la valutazione dei rischi. È fondamentale documentare:

• I tipi di dati persi, e se si tratta di dati sensibili (salute, finanza, dati dei minori, ecc.)
• Con quanta facilità potrebbero essere identificati gli individui colpiti
• I danni che potrebbero derivarne (furto d’identità, imbarazzo, perdita finanziaria, ecc.)

Agire tempestivamente e mettere per iscritto la tua valutazione Mostra all’ICO che hai preso la situazione sul serio.

6. Fai delle simulazioni in risposta a eventuali violazioni

Per inscenare violazioni fittizie, un tradizionale esercizio a tavolino si rivela in grado di fare una vera differenza. Mette in luce le lacune che si è soliti nascondere, rivela gli intoppi nel flusso di lavoro e testa il processo di escalation prima che si verifichi un evento reale.

Il risultato? Non solo un rafforzamento della conformità, ma anche un team che sa cosa fare (e perché) sotto pressione.

7. Sfrutta la gestione sicura prima di accedere e degli strumenti incentrati sulla prevenzione

La password compromessa rimane il rischio principale. Ecco perché un gestore di password sicuro è la parte principale della prevenzione e della risposta agli incidenti. Soluzioni come Proton Pass for Business limitano notevolmente l’esposizione durante le violazioni automatizzando la rotazione delle credenziali, eseguendo il Monitoraggio tramite la funzionalità Stato di integrità della password e rendendo molto più difficile il successo del phishing.

Puoi esplorare ulteriori strategie e spiegazioni degli strumenti nelle risorse di cybersicurezza di Proton, specialmente se stai riesaminando il tuo toolkit.

Come Proton Pass for Business può ridurre i rischi per eventuali violazioni

Aziende di qualsiasi dimensione sono vulnerabili a eventuali violazioni dei dati. Infatti, secondo la ricerca condotta da Proton, le PMI potrebbero essere le più vulnerabili di tutte. Ma con gli strumenti giusti, qualsiasi azienda può ridurre i rischi legati a queste violazioni e farvi fronte a questo indirizzo: Proton Pass for Business risolve sfide sia tecniche che di conformità.

• La crittografia end-to-end protegge le credenziali di ogni Utente sia a riposo che in transito. Anche se un’infrastruttura si va a compromettere, i dati rimangono inaccessibili agli aggressori.
• La funzionalità Stato di integrità della password migliora la sicurezza della rete aziendale. Le password deboli o riutilizzate vengono identificate e notificate per migliorare la sicurezza.
• Il Monitoraggio del Dark Web tiene traccia delle credenziali che subiscono una perdita e inviare un avviso. La scansione attiva in tutto il web oscuro (il dark web) ti consente di identificare le violazioni e ridurre i danni potenziali.
• Una Policy di team personalizzabile e applicabile stabilisce una gestione più solida della password. Una Policy rigorosa e adattabile per password, 2FA e condivisione dei dati impone la sicurezza per accedere in base alle esigenze della tua organizzazione.
• Strumenti centrali dell’amministratore, reportistica automatizzata e controlli di condivisione delle credenziali significano che i cambiamenti possono essere implementati in pochi minuti, non giorni.
• Il codice open source e i regolari audit indipendenti costruiscono la fiducia. I controlli di sicurezza non sono solo affermazioni: possono essere verificati da chiunque.
  

Puntando sull’empowerment per l’Utente, su una sicurezza aperta e su una facile implementazione, Proton si allinea con un approccio incentrato sulla privacy. Questo ti aiuta a costruire una cultura sul posto di lavoro in cui la resilienza a eventuali violazioni è radicata nei tuoi flussi di lavoro quotidiani.

Per un’organizzazione pronta a passare a una gestione sicura per accedere come parte di un programma di preparazione alle violazioni, il gestore di password aziendale di Proton è la scelta ideale; specialmente se conformità, usabilità e trasparenza si posizionano in alto nella tua lista di priorità.

Ad esempio, Novalytica sceglie di condividere molti login con i clienti e stava cercando un modo sicuro per eseguire questa operazione. Proton Pass for Business ha risolto all’indirizzo specifico le loro necessità offrendo una soluzione completa per condividere informazioni e login con i clienti, garantendo sicurezza e tracciabilità.

Se sei interessato a consigli pratici per l’introduzione di credenziali sicure e la segnalazione delle violazioni su larga scala, esplora anche alcuni esempi dettagliati sulla pagina Proton delle risorse aziendali per la cybersicurezza.

Mantieni la tua attività preparata

Sapere come creare un File per denunciare le violazioni dei dati nel Regno Unito è fondamentale per la conformità, la fiducia e la sopravvivenza dell’azienda. La differenza tra un disastro rovinoso e un incidente facile da gestire (Handle) spesso si riduce alla preparazione, alla comunicazione e all’utilizzo del giusto mix di persone, processi e tecnologie sicure.

Costruire flussi di lavoro interni per pulire ogni traccia dei problemi e con direttive chiare, fare esercitazioni pratiche sugli incidenti, nonché dare priorità a strumenti sicuri come Proton Pass for Business, sono azioni potenti che aiutano a rispettare le scadenze di segnalazione o a evitare multe. Inoltre, queste buone pratiche rafforzano la governance a ogni livello, costruiscono un senso di responsabilità e rassicurano sia i tuoi clienti che l’ICO sul fatto che sei serio nel fare la cosa giusta, anche nei momenti difficili.

Se vuoi rimanere un passo avanti, scegli l’opzione scopri di più per conoscere la missione di Proton per la libertà digitale e scoprire come strumenti incentrati sulla privacy possono aiutare la tua attività. Ti invitiamo a esplorare le nostre soluzioni per le aziende e a unirti a un movimento che mette le persone — e non solo i profitti — al centro della cybersicurezza.

Domande frequenti (FAQ) sulle violazioni dei dati nel Regno Unito

Cosa sono le violazioni dei dati nel Regno Unito?

Nel Regno Unito, le violazioni dei dati si riferiscono a qualsiasi incidente in cui i dati personali vengono persi, divulgati, alterati o a cui un malintenzionato decida di accedere senza autorizzazione, sia che ciò avvenga accidentalmente, tramite attacco informatico o per disattenzione. Ciò che conta è se sussiste un rischio per i diritti o le libertà delle persone: questa è la soglia che stabilisce se devi segnalare l’incidente all’Information Commissioner’s Office (ICO).

Come segnalo eventuali violazioni dei dati all’ICO?

Devi usare il modulo di segnalazione online dell’ICO, fornendo i dettagli chiave sulle violazioni: cosa è successo, quando, quante persone e quanti record sono stati coinvolti, e quali misure hai adottato o un piano delle mosse da intraprendere per contenere le conseguenze. Il Responsabile della protezione dei dati dell’organizzazione o un altro funzionario responsabile dovrebbe solitamente inviare il report entro 72 ore dalla scoperta (24 ore per un’organizzazione che funge da fornitore di servizi fiduciari ai sensi del regolamento eIDAS del Regno Unito).

Quando dovrei notificare eventuali violazioni all’ICO?

Dovresti notificare l’ICO il prima possibile, e non oltre 72 ore dopo aver preso coscienza delle violazioni, se è probabile che l’incidente metta a rischio i diritti e le libertà delle persone. Il mancato rispetto di questa scadenza può comportare sanzioni normative aggiuntive e la perdita della fiducia pubblica.

Quali informazioni sono necessarie per segnalare delle violazioni?

L’ICO richiede una descrizione completa delle violazioni, ora e data della scoperta, natura e volume dei dati personali coinvolti, numero degli individui o dei record interessati, i potenziali danni che ne possono derivare e le azioni intraprese per contenere le violazioni. Viene richiesto anche un punto di contatto per i dettagli e per il follow-up. Se non tutte le informazioni sono disponibili entro 72 ore, dovresti comunque inviare il report, con l’opzione aggiornare l’ICO in un secondo momento non appena avrai maggiori dettagli.

Tutte le violazioni dei dati sono segnalabili all’ICO?

No, non ogni violazione deve essere segnalata. Devi segnalare solo quegli incidenti in cui sono coinvolti dati personali e in cui vi è un rischio reale per i diritti o le libertà delle persone. Tuttavia, anche le violazioni non segnalabili devono essere inserite nei log internamente nel caso in cui l’ICO esamini i tuoi registri in futuro.