文档管理系统（DMS）相当于办公室文件柜的软件版本。企业可在其中存储、分类、整理或保护机密文档。您可能已经在使用这样一套系统。

它可能是 Google 云端硬盘、SharePoint，或您自建的内部企业云存储空间系统。您可能正在用它收集合同、发票、银行对账单、员工记录或产品手册。但您管理这些文档的方式，也可能正是导致您面临巨额经济损失、行业处罚和监管行动的原因。

为什么？因为 DMS 系统的设计初衷是让文档井然有序，而非保护数据免受近年来出现的种种威胁。

下面将介绍真正的安全文档管理是什么样的，以及您当前使用的系统为何可能并未做到这一点。

什么是文档管理系统？

文档管理系统是指用作中央存储库、用于存储、跟踪和分发数字文档的软件。采用恰当的存储空间管理实践，DMS 可以移除对纸质文件的需求，并让难以追踪的存档文件触手可及。

DMS 可以帮助您：：

  • 存储并整理文件：将曾经散落在文件夹、电子邮件附件和实体文件中的所有文档集中到一个位置，无论由谁在何时创建，都可通过一次搜索进行访问和搜索。
  • 跟踪文件的查看者和贡献者：您可以以结构化视图查看整个签核流程，仔细核对文档的修改。通过权限和凭证管理设置，您还可以限制内部接触范围，妥善保管敏感记录。
  • 维护可经得起审查的审计跟踪：预定义规则可帮助您在特定期限后存档或删除文档，从而满足合规标准。您还可以跟踪每一次查看、编辑或下载，向监管机构证明自身合规。
  • 自动执行审批工作流：通知和提醒可引导文档依次经过审批请求、签核环节和审核周期等各个阶段，无需您亲自四处催办。

三种最常见的文档管理系统——以及它们为何无法保护您的数据

以下三个平台专为协作和规模化而构建，且二者兼备。但企业对 DMS 的期望应不止于此。

数据泄露每天都在发生，中小企业面临的风险尤为突出。去年有多达 25% 的中小企业遭遇过泄露或网络攻击。即使您的企业未遭受泄露，也可能因违反 GDPR、HIPAA 等法规而失去合规性，或未能通过 ISO 27001 等标准的审计，因为这些标准要求采取主动的数据保护措施。仅是存在漏洞本身就足以构成受罚的理由。

出于安全考虑，我们将分析许多 IT 管理者和 CEO 默认选择的平台。

Microsoft SharePoint

为何它是办公默认选择：SharePoint 深度嵌入 Microsoft 365 生态系统，对于已经在使用 Outlook、Teams 或 Excel 的企业而言，这是阻力最小的路径。它能够处理大量文档，支持精细的权限设置，并且无需额外配置即可与 Microsoft 生态系统的其他组件集成。对于完全依赖 Microsoft 365 的团队来说，它确实好用。

它如何带来安全风险：SharePoint 的漏洞在很大程度上是结构性的。它在 Microsoft 广泛的数据访问模式下运行——这意味着 Microsoft 保留访问您已存储内容的能力，用途包括提供服务、合规以及配合执法请求。系统应用了加密，但密钥掌握在 Microsoft 手中。您的文档可以免受外部攻击者的侵害，却无法防范平台本身。SharePoint 还存在配置问题史：过于宽松的分享设置很容易设置也很容易被遗忘，而内部数据蔓延——跨团队分享且无明确所有者或到期时间的文档——是常见的合规失败模式。

应该寻找什么替代方案： 选择一家服务提供商在设计上而非仅凭策略就无法访问您内容的系统。寻找由您掌控密钥的端到端加密、明确的数据驻留承诺，以及默认最小权限而非开放访问的分享设置。

Google 云端硬盘

为何它是办公默认选择： 对于已处于 Google 生态系统的企业来说，Google 云端硬盘是默认之选——包括 Gmail、Docs、Sheets 和 Meet。它设置快捷，无需 IT 投入，其实时协作功能也确实是同类最佳。对于需要快速行动的小团队而言，它能胜任工作。

它如何带来安全风险： Google 的商业模式建立在数据之上。即使签订了 Google Workspace 协议，Google 仍保留处理您内容的广泛权利——用于服务改进、广告基础设施以及配合法律请求。与 SharePoint 一样，加密是标配，但密钥掌握在 Google 手中。还存在数据蔓延的问题：Drive 让对外分享文档变得毫不费力，这意味着敏感文件可能悄然变得任何持有链接的人都能访问，而原所有者往往毫不知情。

应该寻找什么替代方案： 选择一个将您的文档视为您的专属财产——而非待处理数据——的平台。零访问加密确保服务提供商在任何情况下都无法读取您的文件，同时对外分享控制需要经过审慎操作，而非一键完成。

Dropbox

为何它是办公默认选择： Dropbox 以简洁著称。它可在各设备间即时同步文件，与第三方工具配合良好，学习门槛低，因此深受小团队和自由职业者欢迎。对于简单的文件存储空间与分享需求，其实用性无可挑剔。

它如何带来安全风险： Dropbox 会对传输中和静态存储的文件进行加密——但同样，加密密钥由其自行掌握。这意味着 Dropbox 员工，乃至配合政府请求，都可以访问您的内容。它还有一段显著的泄露历史：2012 年的一起事件泄露了 68,000,000 名用户的凭证，而该平台因迟迟未披露此次泄露的规模而备受批评。对于处理受监管数据的企业来说，Dropbox 的合规覆盖也比企业级替代方案薄弱，可能造成与 GDPR 或 HIPAA 要求之间的差距。

应该寻找什么替代方案： 从零开始为网络安全合规打造的存储空间——具备端到端加密、有据可查的数据驻留，并且服务提供商的架构使您的文件在技术上无法被访问，而不仅是合同上被禁止。

真正的安全文档管理是什么样的

上述三个平台并非偶然存在安全缺陷。它们专为协作和规模化而构建，且二者兼备。安全并不是这些服务提供商所要解决的问题。

如果数据安全对您的企业至关重要，以下这些功能正是真正安全的 DMS 与徒有其表的系统之间的区别所在。

  • 零知识加密： 您的 DMS 应在文档离开您的设备之前对其进行加密。这意味着服务提供商永远无法访问您的内容——无论是为了提供服务，还是响应法律请求。如果服务提供商持有加密密钥，您就必须信任其策略。如果其架构决定其无法持有密钥，您就无需信任。
  • 开放源码架构与独立审计： 安全声明说来容易。应寻找架构开放源码——即任何人都可以审查——并且安全态势经独立第三方审计验证，而不仅是内部声称的服务提供商。
  • 公认的合规认证： ISO 27001、SOC 2 Type II 和 HIPAA 认证不只是走过场。它们证明服务提供商的安全控制措施已对照外部标准接受过检验。如果您所在行业受监管，这些认证必不可少。
  • 司法管辖权与数据驻留： 服务提供商总部所在地决定了哪些政府可以强制访问您的数据。位于美国的平台受 CLOUD Act 约束。请务必清楚您的文档受哪个国家的法律管辖——以及这对您的企业而言是否可以接受。
  • 隐私安全的 AI： 如果您的 DMS 包含 AI 功能，请确认 AI 在无法查看文档内容的情况下运行——并且您的数据不会被用于训练底层模型。

选择真正能保护您数据的 DMS

您选择的文档管理系统决定了在文件保留期间，谁可以看到您企业最敏感的文件。Proton Workspace 将安全的文档存储空间与团队协作工具相结合，让您的企业获得所需的协作功能，同时无需将数据的密钥交到服务提供商手中。