Nic nezkazí zorganizovaný den rychleji než zaseknutý e-mail(nové okno) s příliš velkou přílohou. Když se blíží uzávěrka, to poslední, co si přejete, je řešit problémy s tím, jak odeslat e-mail s přílohou, která překračuje povolený limit velikosti.
Tato příručka se zabývá tím, jaké jsou skutečné limity příloh v Outlooku, co se stane, když jich dosáhnete, a jak odesílat velké soubory(nové okno) bez zbytečných starostí.
Jaký je limit velikosti přílohy v Outlooku?
Limit velikosti přílohy v Outlooku závisí na tom, kterou verzi služby používáte. Zde je jednoduchý přehled:
| Outlook pro Microsoft 365 | 35 MB na e-mail |
| Outlook 2013–2024 | 20 MB na e-mail |
| Osobní účty Outlook | 25 MB na e-mail |
| Školní nebo pracovní účty Outlook | 25 MB na e-mail |
| Exchange (on-premises) | 10 MB na e-mail |
Tento limit se vztahuje na celý váš e-mail, od příloh po samotnou zprávu a veškeré vložené obrázky. I když se zdá, že váš e-mail limit splňuje, může být přesto zablokován, protože velikost e-mailů se během doručování někdy zvětší, případně pokud má e-mailový server příjemce nastaven nižší limit.
Co se stane, když dosáhnete limitu velikosti?
Pokud připojíte soubor, který překračuje limit velikosti přílohy, Outlook zprávu neodešle a zobrazí chybovou zprávu typu:
Velikost přílohy překračuje povolený limit.
Outlook někdy na problém neupozorní předem. Servery Microsoftu mohou váš e-mail odmítnout a odeslat vám oznámení o nedoručitelnosti až poté, co kliknete na odeslat. V době, kdy toto oznámení dorazí do vaší doručené pošty, už může být pozdě.
Pro firmy to může znamenat, že smlouva nebude nikdy odeslána a obchod selže, a v osobní rovině to může znamenat, že vaše žádost o zaměstnání nedorazí k personalistovi před uzávěrkou.
Lze limit velikosti přílohy v Outlooku zvýšit?
Technicky vzato ano, ale musíte se orientovat v technickém nastavení. Na zařízení se systémem Windows můžete zvýšit limit osobního účtu Outlook úpravou registru systému Windows – to však nedoporučujeme, pokud přesně nevíte, co děláte, protože změny mohou ovlivnit váš počítač.
Pokud používáte účet Microsoft 365 nebo Exchange, limit je řízen na úrovni serveru, takže jej může změnit pouze váš správce IT.
To však není spolehlivé řešení. Příjemce nemusí být schopen váš soubor přijmout, pokud jeho e-mailová služba nepodporuje velké přílohy. Pro většinu lidí je praktičtější cestou najít chytřejší způsob odesílání velkých souborů; pojďme se na ně podívat.
Jak odesílat velké soubory e-mailem
Pokud vám limit velikosti souborů v Outlooku překáží, stále máte několik dobrých možností.
Komprimujte své soubory
Komprimace souborů do složky .zip zmenší jejich celkovou velikost a udrží vše přehledně na jednom místě. Soubory můžete komprimovat přímo v systému Windows nebo Mac, takže nemusíte nic instalovat:
- V systému Windows: Klikněte pravým tlačítkem → Odeslat → Komprimovaná složka (metoda ZIP)
- Na Macu: Klikněte se stisknutou klávesou Control → Komprimovat
Tato metoda funguje dobře pro dokumenty a složky, ale má své limity. Již komprimované formáty, jako jsou JPEG a MP4, se příliš nezmenší a mnohem větší soubory se komprimací pod limit Outlooku nedostanou.
Pro firmy samotná komprimace stačí jen zřídka a při osobním použití může komprimace fotek a videí vést ke ztrátě kvality.
Výhody:
- Funguje offline a bez nástrojů třetích stran
- Do jednoho souboru .zip lze zabalit více souborů a složek
Nevýhody:
- U velkých nebo již komprimovaných souborů přináší jen malý rozdíl
- Komprimace může potenciálně snížit kvalitu některých souborů
- Soukromí vašich souborů .zip je omezeno bezpečnostním modelem vašeho poskytovatele e-mailu
Použijte službu pro přenos souborů
Služby pro přenos souborů(nové okno) vám umožňují nahrát soubor a sdílet odkaz ke stažení, místo abyste cokoli připojovali přímo. Jejich použití je rychlé a většina z nich pro začátek nevyžaduje účet.
Je však dobré předem vědět, jaké jsou jejich nevýhody. V bezplatných tarifech nemáte přehled o tom, co se stane po odeslání – nevidíte, kdo si váš soubor stáhl, ani nemůžete odebrat přístup, pokud byl odeslán nesprávné osobě. Některé služby také soubory na svých serverech dešifrují soubory na svých serverech předtím, než je znovu zašifrují, což znamená, že vaše data krátkodobě existují v nechráněném stavu a služba k nim má přístup.
Pro firmy v regulovaných odvětvích to může způsobit reálné problémy se souladem s předpisy, jako jsou GDPR nebo HIPAA. Při osobním použití je dobré vědět, že vaše soubory mohou procházet servery, k nimž mají třetí strany určitou úroveň přístupu.
Výhody:
- Rychlé a jednoduché, u většiny služeb není vyžadován účet
- Velkorysé limity velikosti i v bezplatných tarifech
Nevýhody:
- Není možné sledovat stahování ani po odeslání odebrat přístup
- Standardy šifrování(nové okno) se liší a nemusí splňovat požadavky na shodu s předpisy
- Ochrana heslem(nové okno) je obvykle vyhrazena pro placené plány
Použijte cloudové úložiště
Použití cloudového úložiště(nové okno) ke sdílení souborů znamená jednoduše nahrát soubor, vygenerovat odkaz ke sdílení a vložit jej do e-mailu – nemusíte se tak obávat žádných limitů velikosti příloh.
Pro uživatele Outlooku, kteří se již pohybují v ekosystému Microsoftu, je přirozeným výchozím bodem OneDrive. Integruje se přímo s Outlookem a usnadňuje sdílení, ačkoli jeho bezplatné úložiště je omezené a sdílené v rámci vašeho účtu Microsoft a vztahují se na vás zásady sběru dat společnosti Microsoft. To může vést k zamyšlení, zejména při sdílení osobních a důvěrných souborů.
Při hledání alternativy k OneDrive(nové okno) stojí za to zamyslet se nad tím, jak se nakládá s vašimi daty. Některé platformy, jako například OneDrive, mohou přistupovat k souborům, které si u nich ukládáte, zatímco jiné chrání vaše soubory koncovým šifrováním(nové okno), takže je můžete vidět pouze vy a lidé, se kterými je sdílíte.
Pro firmy může práce s poskytovatelem, který nedodržuje předpisy, vystavit vaši organizaci sankcím ze strany regulačních orgánů a poškození dobrého jména. Pro osobní uživatele je otázka jednodušší, ale přesto stojí za to si ji položit: chcete, aby váš poskytovatel používal vaše soubory pro své vlastní účely?
Výhody:
- Obcházejte limity velikosti příloh pomocí odkazů ke sdílení
- Odkazy zůstávají aktuální, i když původní soubor aktualizujete
- Někteří poskytovatelé nabízejí koncové šifrování a pokročilé ovládací prvky sdílení
Nevýhody:
- Soukromí a bezpečnost se mezi jednotlivými poskytovateli výrazně liší
- Bezplatné úrovně úložiště bývají omezené a rychle se zaplní
- Nesprávně nakonfigurovaná oprávnění ke sdílení mohou vystavit soubory nezamýšleným příjemcům
Odesílejte bezpečně velké soubory e-mailem pomocí Proton Drive
Když Outlook zablokuje vaši přílohu, Proton Drive doručí váš soubor příjemci bez kompromisů – bez omezení velikosti či formátu a bez komprese kvality.
Pro jakoukoli firmu, které záleží na soukromí a kontrole přístupu, má většina možností sdílení svá úskalí. Proton Drive je jiný. Všechny vaše soubory chráníme koncovým šifrováním, takže k nim můžete přistupovat pouze vy a lidé, se kterými je sdílíte – a přístup nemá ani Proton.
Můžete chránit odkazy heslem(nové okno), nastavit datum vypršení platnosti, sledovat stahování a kdykoli odvolat přístup, což vám dává plnou kontrolu nad tím, kdo a na jak dlouho může k vašim souborům přistupovat. A protože Proton sídlí ve Švýcarsku, jsou vaše data chráněna jedněmi z nejpřísnějších zákonů na ochranu soukromí na světě.
Pro firmy(nové okno) podporuje Proton Drive soulad se směrnicemi jako HIPAA(nové okno) a GDPR(nové okno), což z něj činí spolehlivou volbu pro regulovaná odvětví. Pro všechny ostatní je to prostě soukromější a bezpečnější způsob, jak sdílet soubory online.
