Лимит на размер вложений в Outlook: как отправлять большие файлы по электронной почте

Ничто так быстро не рушит планы на день, как застрявшее электронное письмо(новое окно) с вложением слишком большого размера. Когда приближается дедлайн, меньше всего вам хочется заниматься устранением неполадок при попытке отправить электронное письмо с вложением, превышающим допустимый предел размера.

В этом руководстве рассказывается о том, каков реальный размер ограничений на вложения в Outlook, что происходит при их превышении и как отправить большие файлы(новое окно) без лишних хлопот.

Каков лимит на размер вложений в Outlook?

Лимит на размер вложений в Outlook зависит от версии сервиса, которую вы используете. Вот простая разбивка:

Этот лимит распространяется на все электронное письмо целиком: от вложений до самого сообщения и любых встроенных изображений. Даже если кажется, что ваше электронное письмо не превышает лимит, его все равно могут заблокировать, поскольку при доставке размер писем иногда увеличивается, либо если на почтовом сервере получателя установлено более строгое ограничение.

Что происходит, когда вы достигаете лимита на размер?

Если вы вложили файл, размер которого превышает лимит на размер вложений, Outlook заблокирует отправку сообщения и покажет сообщение об ошибке, подобное следующему:

Размер вложения превышает допустимый предел.

Иногда Outlook не сообщает о проблеме сразу. Серверы Microsoft могут отклонить ваше электронное письмо и отправить уведомление о недоставке уже после того, как вы нажмете кнопку отправки. К тому времени, когда это уведомление поступит в ваш почтовый ящик, может быть уже слишком поздно.

Для бизнеса это может означать, что договор так и не будет отправлен и сделка сорвется, а на личном уровне — что ваша заявка на вакансию не дойдет до рекрутера вовремя.

Можно ли увеличить лимит на размер вложений в Outlook?

Технически да, но для этого нужно хорошо разбираться в технических настройках. На устройстве с Windows вы можете увеличить лимит личного аккаунта Outlook, изменив реестр Windows, однако мы не рекомендуем делать это, если вы точно не знаете, что делаете, так как изменения могут повлиять на работу компьютера.

Если вы используете аккаунт Microsoft 365 или Exchange, лимит контролируется на уровне сервера, поэтому изменить его может только ваш ИТ-администратор.

Тем не менее, это не самое надежное решение. Получатель может не принять ваш файл, если его почтовая служба не поддерживает вложения большого размера. Для большинства людей более практичным решением будет найти более разумный способ отправки больших файлов. Давайте рассмотрим возможные варианты.

Как отправлять большие файлы по электронной почте

Если лимит Outlook на размер файлов мешает вам работать, у вас все еще есть несколько отличных вариантов.

Сжимайте файлы

Сжатие файлов в zip-папку уменьшает их общий размер и позволяет упорядочить все в одном месте. Вы можете сжимать файлы прямо в Windows или Mac, поэтому вам не придется устанавливать дополнительные программы:

• В Windows: нажмите правой кнопкой мыши → Отправить → Сжатая ZIP-папка
• На Mac: щелкните, удерживая клавишу Control → Сжать

Этот метод отлично подходит для документов и папок, но у него есть свои ограничения. Уже сжатые форматы файлов, такие как JPEG и MP4, практически не уменьшатся в размере, а файлы очень большого размера не удастся сжать настолько, чтобы они соответствовали лимиту Outlook.

Для бизнеса одного сжатия редко бывает достаточно, а при личном использовании сжатие фотографий и видео может привести к потере качества.

Плюсы:

• Работает в режиме офлайн и без использования сторонних инструментов
• Несколько файлов и папок можно упаковать в один zip-файл

Минусы:

• Малоэффективно для файлов большого размера или уже сжатых файлов
• Сжатие потенциально может ухудшить качество некоторых файлов
• Конфиденциальность ваших zip-файлов ограничена моделью безопасности вашего провайдера электронной почты

Используйте сервис передачи файлов

Сервисы передачи файлов(новое окно) позволяют загрузить файл и поделиться ссылкой для его скачивания вместо того, чтобы прикреплять его напрямую. Они быстры в использовании, и для работы с большинством из них не требуется аккаунт.

Однако об их компромиссах стоит узнать заранее. На бесплатных тарифах вы не контролируете происходящее после нажатия кнопки отправки: вы не видите, кто скачал ваш файл, и не можете отозвать доступ, если отправили его не тому человеку. Некоторые сервисы также расшифровывают файлы на своих серверах перед их повторным шифрованием. Это означает, что ваши данные некоторое время находятся в незащищенном состоянии, и у сервиса есть к ним доступ.

Для компаний в регулируемых секторах это может создать реальные проблемы с соблюдением таких правовых норм, как GDPR или HIPAA. При личном использовании стоит учитывать, что ваши файлы могут проходить через серверы, к которым сторонние лица имеют определенный уровень доступа.

Плюсы:

• Быстро и просто, для большинства сервисов аккаунт не требуется
• Большие лимиты на размер файлов даже на бесплатных тарифах

Минусы:

• Нет возможности отслеживать скачивания или отозвать доступ после отправки
• Стандарты шифрования(новое окно) различаются и могут не соответствовать нормативным требованиям
• Защита паролем(новое окно), как правило, доступна только на платных тарифах

Используйте облачное хранилище

Использование облачного хранилища(новое окно) для обмена файлами означает, что вы просто загружаете файл, создаете ссылку для общего доступа и добавляете ее в свое электронное письмо — и вам не нужно беспокоиться о лимитах на размер вложений.

Для пользователей Outlook, которые уже находятся в экосистеме Microsoft, облако OneDrive является логичной отправной точкой. Оно интегрируется напрямую с Outlook и упрощает обмен файлами, хотя его бесплатное пространство ограничено и распределяется между сервисами вашего аккаунта Microsoft, к тому же на вас распространяется политика сбора данных Microsoft. Это может заставить задуматься, особенно когда вы делитесь личными и конфиденциальными файлами.

При поиске альтернативы OneDrive(новое окно) стоит задуматься о том, как обрабатываются ваши данные. Некоторые платформы, такие как OneDrive, могут получать доступ к файлам, которые вы в них храните, в то время как другие защищают ваши файлы с помощью сквозного шифрования(новое окно), так что видеть их можете только вы и люди, с которыми вы ими делитесь.

Для бизнеса работа с провайдером, не соответствующим нормативным требованиям, может повлечь за собой штрафы со стороны регулирующих органов и репутационный ущерб для вашей организации. Для обычных пользователей вопрос проще, но его все же стоит задать: хотите ли вы, чтобы ваш провайдер использовал ваши файлы в собственных целях?

Плюсы:

• Обход лимитов на размер вложений с помощью ссылок общего доступа
• Ссылки остаются актуальными, даже если вы обновите исходный файл
• Некоторые провайдеры предлагают сквозное шифрование и расширенные настройки совместного доступа

Минусы:

• Конфиденциальность и безопасность существенно различаются у разных провайдеров
• Бесплатные тарифные планы для хранения, как правило, ограничены и быстро заполняются
• Неправильно настроенные права совместного доступа могут открыть файлы нежелательным получателям

Безопасно отправляйте большие файлы по электронной почте с помощью Proton Drive

Когда Outlook блокирует ваше вложение, Proton Drive доставит ваш файл получателю без компромиссов — без ограничений по размеру и формату и без потери качества при сжатии.

Для любого бизнеса, заботящегося о конфиденциальности и контроле доступа, большинство способов совместного доступа имеют свои недостатки. Proton Drive работает иначе. Мы защищаем все ваши файлы с помощью сквозного шифрования, поэтому получить доступ к ним можете только вы и те, с кем вы ими делитесь, — даже Proton не может этого сделать.

Вы можете защитить ссылки паролем(новое окно), установить срок действия, отслеживать скачивания и отозвать доступ в любое время, что дает вам полный контроль над тем, кто и как долго может получить доступ к вашим файлам. И поскольку Proton находится в Швейцарии, ваши данные защищены одними из самых строгих в мире законов о конфиденциальности.

Для бизнеса(новое окно) Proton Drive обеспечивает соответствие таким правовым нормам, как HIPAA(новое окно) и GDPR(новое окно), что делает его надежным выбором для регулируемых отраслей. Для всех остальных это просто более конфиденциальный и безопасный способ поделиться файлами онлайн.