Intet ødelægger en struktureret dag hurtigere end en e-mail(nyt vindue), der sidder fast, med en for stor vedhæftning. Når en deadline nærmer sig, er det sidste, du ønsker, at skulle foretage fejlfinding af, hvordan du sender en e-mail med en vedhæftning, der overskrider den tilladte størrelsesgrænse.

Denne vejledning dækker, hvad Outlooks grænser for vedhæftninger rent faktisk er, hvad der sker, når De rammer dem, og hvordan De sender Deres store filer(nyt vindue) uden besvær.

Hvad er Outlooks størrelsesgrænse for vedhæftninger?

Outlooks størrelsesgrænse for vedhæftninger afhænger af, hvilken version af tjenesten De bruger. Her er en enkel oversigt:

Outlook til Microsoft 36535 MB pr. e-mail
Outlook 2013-202420 MB pr. e-mail
Personlige Outlook-konti25 MB pr. e-mail
Outlook-konti til skole eller arbejde25 MB pr. e-mail
Exchange (on-premises)10 MB pr. e-mail

Denne grænse dækker hele Deres e-mail, fra Deres vedhæftninger til Deres besked, samt eventuelle indlejrede billeder. Selvom Deres e-mail ser ud til at være under grænsen, kan den stadig blive blokeret, da e-mails nogle gange vokser i størrelse, når de leveres, eller hvis Deres modtagers mailserver har en lavere grænse.

Hvad sker der, når De når størrelsesgrænsen?

Hvis De har vedhæftet en fil, der overskrider størrelsesgrænsen for vedhæftninger, vil Outlook forhindre afsendelsen af beskeden og give Dem en fejlmeddelelse som:

Størrelsen på vedhæftningen overskrider den tilladte grænse.

Nogle gange gør Outlook ikke opmærksom på problemet med det samme. Microsoft-servere afviser nogle gange Deres e-mail og sender Dem en fejlmeddelelse om afvisning (bounce-back), efter De har trykket på send. Når denne fejlmeddelelse lander i Deres indbakke, kan det allerede være for sent.

For virksomheder kan det betyde, at en kontrakt aldrig bliver sendt og i stedet falder til jorden, og på det personlige plan kan det betyde, at Deres jobansøgning aldrig nåede frem til rekrutteringsmedarbejderen inden deadlinen.

Kan De øge Outlooks størrelsesgrænse for vedhæftninger?

Teknisk set ja, men De skal være fortrolig med tekniske indstillinger. På en Windows-enhed kan De øge grænsen for en personlig Outlook-konto ved at redigere registreringsdatabasen i Windows — men vi vil fraråde dette, medmindre De virkelig ved, hvad De gør, da ændringer kan påvirke Deres computer.

Hvis De bruger en Microsoft 365- eller Exchange konto, styres grænsen på serverniveau, så Deres IT-administrator er den eneste, der kan ændre den.

Når det er sagt, er dette ikke en pålidelig løsning. Deres modtager kan muligvis ikke modtage Deres fil, hvis vedkommendes e-mailtjeneste ikke understøtter store vedhæftninger. For de fleste mennesker er det mere praktisk at finde en smartere måde at sende store filer på; lad os undersøge det nærmere.

Sådan sender De store filer via e-mail

Hvis Outlooks filstørrelsesgrænse står i vejen, har De stadig et par gode muligheder.

Komprimer Deres filer

Komprimering af filer til en .zip-mappe reducerer deres samlede størrelse og holder orden på alt på ét sted. De kan komprimere filer direkte fra Deres Windows eller Mac, så der er ikke noget ekstra, der skal installeres:

  • På Windows: Højreklik → Send til → Komprimeret (zippet) mappe
  • På Mac: Control-klik → Komprimer

Denne metode fungerer godt til dokumenter og mapper, men den har sine grænser. Allerede komprimerede formater som JPEG- og MP4-filer vil ikke krympe ret meget, og meget større filer kan ikke komprimeres nok til at komme under Outlooks grænse.

For virksomheder er komprimering alene sjældent nok, og til personlig brug kan komprimering af fotos og videoer føre til kvalitetstab.

Fordele:

  • Fungerer offline og uden brug af tredjepartsværktøjer
  • Flere filer og mapper kan pakkes i en enkelt .zip-fil

Ulemper:

  • Gør stort set ingen forskel for store eller allerede komprimerede filer
  • Komprimering kan potentielt forringe kvaliteten af visse filer
  • Fortroligheden af Deres .zip-filer er begrænset af Deres mailudbyders sikkerhedsmodel

Brug en filoverførselstjeneste

Filoverførselstjenester(nyt vindue) giver Dem mulighed for at uploade en fil og dele et downloadlink i stedet for at vedhæfte noget direkte. De er hurtige at bruge, og de fleste kræver ikke en konto for at komme i gang.

Men det er værd at kende ulemperne på forhånd. På gratis abonnementer har De intet overblik over, hvad der sker, efter De har trykket på send — De kan ikke se, hvem der har downloadet Deres fil, eller tilbagekalde adgangen, hvis den blev sendt til den forkerte person. Nogle tjenester dekrypterer også filer på deres servere, før de genkrypterer dem, hvilket betyder, at Deres data kortvarigt findes i en ubeskyttet tilstand, hvor tjenesten har adgang til dem.

For virksomheder i regulerede sektorer kan dette skabe reelle overholdelsesproblemer med regulativer som GDPR eller HIPAA. Til personlig brug er det værd at vide, at Deres filer kan passere gennem servere, hvor tredjeparter har en vis form for adgang.

Fordele:

  • Hurtigt og enkelt, uden krav om en konto på de fleste tjenester
  • Generøse størrelsesgrænser selv på gratis abonnementer

Ulemper:

Brug skylager

Brug af skylager(nyt vindue) til at dele filer betyder blot, at De uploader en fil, genererer et delbart link og indsætter det i Deres e-mail; der er ingen størrelsesgrænser for vedhæftninger at bekymre sig om.

For Outlook-brugere, der allerede befinder sig i Microsofts økosystem, er OneDrive det naturlige udgangspunkt. Det integreres direkte med Outlook og gør deling ukompliceret, selvom den gratis lagerplads er begrænset og deles på tværs af Deres Microsoft-konto, og De er underlagt Microsofts dataindsamlingspolitikker. Dette kan give anledning til eftertanke, især når De deler personlige og fortrolige filer.

Når De leder efter et OneDrive-alternativ(nyt vindue), er det værd at overveje, hvordan Deres data håndteres. Nogle platforme, som OneDrive, kan få adgang til de filer, De gemmer hos dem, mens andre beskytter Deres filer med end-to-end-kryptering(nyt vindue), så kun De og de personer, De deler med, kan se dem.

For virksomheder kan samarbejdet med en udbyder, der ikke overholder reglerne, udsætte Deres organisation for regulatoriske sanktioner og skade på omdømmet. For personlige brugere er spørgsmålet enklere, men stadig værd at stille: Ønsker De, at Deres udbyder skal bruge Deres filer til egne formål?

Fordele:

  • Omgå grænser for vedhæftningsstørrelse med delingslinks
  • Links forbliver opdaterede, selvom De opdaterer den oprindelige fil
  • Nogle udbydere tilbyder end-to-end-kryptering og avancerede delingsindstillinger

Ulemper:

  • Privatliv og sikkerhed varierer betydeligt mellem udbydere
  • Gratis lagerpladsniveauer har tendens til at være begrænsede og bliver hurtigt fyldt op
  • Forkert konfigurerede delingstilladelser kan eksponere filer for utilsigtede modtagere

Send store filer sikkert via e-mail med Proton Drive

Når Outlook blokerer Deres vedhæftning, leverer Proton Drive Deres fil til Deres modtager uden kompromiser – ingen begrænsninger på størrelse eller format og ingen kvalitetskomprimering.

For enhver virksomhed, der går op i privatliv og adgangskontrol, følger der forbehold med de fleste delingsmuligheder. Proton Drive er anderledes. Vi beskytter alle Deres filer med end-to-end-kryptering, så kun De og de personer, De deler med, kan få adgang til dem – ikke engang Proton kan.

De kan adgangskodebeskytte links(nyt vindue), angive udløbsdatoer, spore downloads og tilbagekalde adgang til enhver tid, hvilket giver Dem fuld kontrol over, hvem der kan få adgang til Deres filer, og hvor længe. Og fordi Proton er baseret i Schweiz, er Deres data beskyttet af some af verdens strengeste privatlivslove.

For virksomheder(nyt vindue) understøtter Proton Drive overholdelse af regulativer som HIPAA(nyt vindue) og GDPR(nyt vindue), hvilket gør det til et pålideligt valg for regulerede brancher. For alle andre er det simpelthen en mere privat og sikker måde at dele filer online på.

De kan komme gratis i gang med 5 GB lagerplads