Không có gì phá hỏng một ngày làm việc hiệu quả nhanh hơn một email(cửa sổ mới) bị kẹt với một tập tin đính kèm quá khổ. Khi thời hạn đang cận kề, điều không mong muốn nhất là phải xử lý sự cố cách gửi một email có tập tin đính kèm vượt quá giới hạn kích thước cho phép.

Hướng dẫn này đề cập đến các giới hạn tập tin đính kèm thực tế của Outlook, điều gì xảy ra khi vượt quá giới hạn và cách gửi các tệp lớn(cửa sổ mới) mà không gặp rắc rối.

Giới hạn kích thước tập tin đính kèm Outlook là bao nhiêu?

Giới hạn kích thước tập tin đính kèm của Outlook phụ thuộc vào phiên bản dịch vụ đang sử dụng. Dưới đây là bảng phân tích đơn giản:

Outlook dành cho Microsoft 36535 MB mỗi email
Outlook 2013-202420 MB mỗi email
Các tài khoản Outlook cá nhân25 MB mỗi email
Các tài khoản Outlook trường học hoặc công việc25 MB mỗi email
Exchange (on-premises)10 MB mỗi email

Giới hạn này áp dụng cho toàn bộ email, từ tập tin đính kèm đến thư và bất kỳ hình ảnh được nhúng nào. Ngay cả khi email có vẻ như dưới giới hạn, email đó vẫn có thể bị chặn vì kích thước email đôi khi tăng lên khi được phân phối, hoặc nếu máy chủ thư của người nhận có giới hạn thấp hơn.

Điều gì xảy ra khi đạt đến giới hạn kích thước?

Nếu đã đính kèm một tệp vượt quá giới hạn kích thước tập tin đính kèm, Outlook sẽ chặn gửi thư và đưa ra một thư báo lỗi như:

Kích thước tập tin đính kèm vượt quá giới hạn cho phép.

Đôi khi, Outlook không cảnh báo sự cố ngay lập tức. Các máy chủ Microsoft đôi khi từ chối email và gửi thông báo trả về sau khi nhấn gửi. Khi thông báo trả về đến hộp thư đến, có thể đã quá muộn.

Đối với các doanh nghiệp, điều đó có thể đồng nghĩa với việc hợp đồng không bao giờ được gửi đi và bị hủy bỏ, còn ở góc độ cá nhân, điều đó có thể đồng nghĩa với việc đơn ứng tuyển không bao giờ đến được tay nhà tuyển dụng trước thời hạn.

Có thể tăng giới hạn kích thước tập tin đính kèm Outlook không?

Về mặt kỹ thuật là có, nhưng cần thành thạo với các cài đặt kỹ thuật. Trên thiết bị Windows, có thể tăng giới hạn của tài khoản Outlook cá nhân bằng cách chỉnh sửa Windows Registry — nhưng khuyến nghị không nên làm điều này trừ khi thực sự hiểu rõ, vì các thay đổi có thể ảnh hưởng đến máy tính.

Nếu đang sử dụng tài khoản Microsoft 365 hoặc Exchange, giới hạn này được kiểm soát ở cấp máy chủ, vì vậy quản trị viên CNTT là người duy nhất có thể thay đổi giới hạn đó.

Tuy nhiên, đây không phải là giải pháp đáng tin cậy. Người nhận có thể không nhận được tệp nếu dịch vụ email không hỗ trợ tập tin đính kèm lớn. Đối với hầu hết mọi người, tìm kiếm một cách thông minh hơn để gửi tệp lớn là lộ trình thiết thực hơn; hãy cùng tìm hiểu.

Cách gửi tệp lớn qua email

Nếu giới hạn kích thước tệp của Outlook gây cản trở, vẫn có một vài lựa chọn tốt.

Nén các tệp

Việc nén các tệp vào một thư mục .zip sẽ giảm kích thước tổng thể và giữ mọi thứ gọn gàng ở một nơi. Có thể nén các tệp trực tiếp từ Windows hoặc Mac, vì vậy không cần cài đặt thêm gì:

  • Trên Windows: Nhấp chuột phải → Gửi đến → Thư mục nén (zipped)
  • Trên Mac: Nhấp giữ phím Control và bấm chuột → Nén

Phương pháp này hoạt động tốt đối với tài liệu và thư mục, nhưng có giới hạn. Các định dạng đã nén sẵn như JPEG và MP4 sẽ không giảm dung lượng nhiều, và các tệp lớn hơn nhiều sẽ không thể nén xuống dưới giới hạn của Outlook.

Đối với các doanh nghiệp, chỉ riêng việc nén tệp hiếm khi giải quyết được vấn đề, và đối với mục đích cá nhân, việc nén ảnh và video có thể làm giảm chất lượng.

Ưu điểm:

  • Hoạt động ngoại tuyến và không cần các công cụ của bên thứ ba
  • Nhiều tệp và thư mục có thể được đóng gói vào một tệp .zip duy nhất

Nhược điểm:

  • Ít mang lại khác biệt đối với các tệp lớn hoặc tệp đã được nén sẵn
  • Việc nén có khả năng làm giảm chất lượng của một số tệp
  • Quyền riêng tư của các tệp .zip bị giới hạn bởi mô hình bảo mật của nhà cung cấp email

Sử dụng dịch vụ chuyển tệp

Các dịch vụ chuyển tệp(cửa sổ mới) cho phép tải lên một tệp và chia sẻ liên kết tải xuống thay vì đính kèm trực tiếp. Các dịch vụ này sử dụng nhanh chóng và hầu hết không yêu cầu tài khoản để bắt đầu.

Tuy nhiên, cần biết trước những điểm đánh đổi này. Ở các gói miễn phí, người dùng không thể theo dõi những gì xảy ra sau khi gửi — không thể biết ai đã tải xuống tệp hoặc thu hồi quyền truy cập nếu gửi nhầm người. Một số dịch vụ cũng giải mã các tệp trên máy chủ trước khi mã hóa lại, nghĩa là dữ liệu tạm thời tồn tại ở trạng thái không được bảo vệ, cho phép dịch vụ truy cập dữ liệu đó.

Đối với các doanh nghiệp trong các lĩnh vực được quản lý, điều này có thể gây ra các sự cố tuân thủ thực tế đối với các quy định như GDPR hoặc HIPAA. Đối với mục đích sử dụng cá nhân, cần lưu ý rằng các tệp có thể đi qua các máy chủ nơi bên thứ ba có một mức độ truy cập nhất định.

Ưu điểm:

  • Nhanh chóng và đơn giản, hầu hết các dịch vụ không yêu cầu tài khoản
  • Giới hạn kích thước lớn ngay cả trên các gói miễn phí

Nhược điểm:

Sử dụng lưu trữ đám mây

Sử dụng lưu trữ đám mây(cửa sổ mới) để chia sẻ tệp có nghĩa là chỉ cần tải lên một tệp, tạo liên kết có thể chia sẻ và dán vào email; không cần lo lắng về giới hạn kích thước tập tin đính kèm.

Đối với người dùng Outlook đã ở trong hệ sinh thái Microsoft, OneDrive là điểm khởi đầu tự nhiên. OneDrive tích hợp trực tiếp với Outlook và giúp việc chia sẻ trở nên đơn giản, mặc dù dung lượng lưu trữ miễn phí bị hạn chế và được chia sẻ trên tài khoản Microsoft, đồng thời người dùng phải tuân theo các chính sách thu thập dữ liệu của Microsoft. Điều này có thể gây e ngại, đặc biệt là khi chia sẻ các tệp cá nhân và bảo mật.

Khi tìm kiếm giải pháp thay thế OneDrive(cửa sổ mới), việc cân nhắc cách xử lý dữ liệu là rất quan trọng. Một số nền tảng, như OneDrive, có thể truy cập các tệp được lưu trữ, trong khi các nền tảng khác bảo vệ tệp bằng mã hóa đầu cuối(cửa sổ mới) để chỉ người dùng và những người được chia sẻ mới có thể xem.

Đối với các doanh nghiệp, việc hợp tác với một nhà cung cấp không tuân thủ có thể khiến tổ chức phải đối mặt với các hình phạt pháp lý và tổn hại danh tiếng. Đối với người dùng cá nhân, câu hỏi đơn giản hơn nhưng vẫn đáng cân nhắc: có muốn nhà cung cấp sử dụng các tệp cho mục đích riêng của họ không?

Ưu điểm:

  • Bỏ qua giới hạn kích thước tập tin đính kèm bằng các liên kết chia sẻ
  • Các liên kết vẫn giữ nguyên trạng thái mới nhất ngay cả khi cập nhật tệp gốc
  • Một số nhà cung cấp cung cấp tính năng mã hóa đầu cuối và các kiểm soát chia sẻ nâng cao

Nhược điểm:

  • Quyền riêng tư và bảo mật có sự khác biệt đáng kể giữa các nhà cung cấp
  • Các gói lưu trữ miễn phí có xu hướng bị giới hạn và nhanh đầy
  • Các quyền chia sẻ bị cấu hình sai có thể làm lộ tệp cho những người nhận không mong muốn

Gửi tệp lớn một cách an toàn qua email bằng Proton Drive

Khi Outlook chặn tập tin đính kèm, Proton Drive sẽ chuyển tệp đến người nhận mà không có bất kỳ sự xâm phạm nào — không hạn chế về kích thước hoặc định dạng, và không làm giảm chất lượng do nén.

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào quan tâm đến quyền riêng tư và kiểm soát truy cập, hầu hết các tùy chọn chia sẻ đều đi kèm với các cảnh báo. Proton Drive thì khác. Tất cả các tệp đều được bảo vệ bằng mã hóa đầu cuối, vì vậy chỉ người dùng và những người được chia sẻ mới có thể truy cập, ngay cả Proton cũng không thể.

Có thể bảo vệ các liên kết bằng mật khẩu(cửa sổ mới), thiết lập ngày hết hạn, theo dõi lượt tải xuống và thu hồi quyền truy cập bất kỳ lúc nào, giúp kiểm soát hoàn toàn việc ai có thể truy cập tệp và trong bao lâu. Và vì Proton có trụ sở tại Thụy Sĩ, dữ liệu được bảo vệ bởi một số luật về quyền riêng tư nghiêm ngặt nhất thế giới.

Đối với các doanh nghiệp(cửa sổ mới), Proton Drive hỗ trợ tuân thủ các quy định như HIPAA(cửa sổ mới) and GDPR(cửa sổ mới), khiến đây trở thành sự lựa chọn đáng tin cậy cho các ngành chịu sự quản lý. Đối với những đối tượng khác, đây chỉ đơn giản là một cách riêng tư và an toàn hơn để chia sẻ tệp trực tuyến.

Có thể bắt đầu với 5 GB dung lượng lưu trữ miễn phí