Nichts ruiniert einen gut durchorganisierten Tag schneller als eine blockierte E-Mail(neues Fenster) mit einem zu großen Anhang. Wenn eine Deadline näher rückt, ist das Letzte, was du willst, eine Fehlerbehebung durchzuführen, um eine E-Mail mit einem Anhang zu senden, der das zulässige Größenlimit überschreitet.
In dieser Anleitung erfährst du, wie hoch die Grenzwerte für Outlook-Anhänge tatsächlich sind, was passiert, wenn du sie erreichst, und wie du deine großen Dateien sendest(neues Fenster), ganz ohne Kopfschmerzen.
Wie hoch ist das Größenlimit für Outlook-Anhänge?
Das Größenlimit für Outlook-Anhänge hängt davon ab, welche Version des Dienstes du verwendest. Hier ist eine einfache Übersicht:
| Outlook für Microsoft 365 | 35 MB pro E-Mail |
| Outlook 2013-2024 | 20 MB pro E-Mail |
| Persönliche Outlook-Konten | 25 MB pro E-Mail |
| Outlook-Konten für Schule oder Arbeit | 25 MB pro E-Mail |
| Exchange (lokal) | 10 MB pro E-Mail |
Dieses Limit gilt für deine gesamte E-Mail, von deinen Anhängen über deine Nachricht bis hin zu eingebetteten Bildern. Selbst wenn deine E-Mail so aussieht, als läge sie unter dem Limit, kann sie dennoch blockiert werden, da E-Mails bei der Zustellung manchmal an Größe zunehmen oder der Mailserver deines Empfängers ein niedrigeres Limit hat.
Was passiert, wenn du das Größenlimit erreichst?
Wenn du eine Datei angehängt hast, die das Größenlimit für Anhänge sprengt, verhindert Outlook das Senden der Nachricht und gibt dir eine Fehlermeldung wie:
Die Anhangsgröße überschreitet das zulässige Limit.
Manchmal weist Outlook nicht sofort auf das Problem hin. Microsoft-Server lehnen deine E-Mail manchmal ab und senden dir eine Unzustellbarkeitsnachricht, nachdem du auf Senden geklickt hast. Bis diese Benachrichtigung in deinem Posteingang landet, kann es bereits zu spät sein.
Für Unternehmen kann das bedeuten, dass ein Vertrag niemals gesendet wird und stattdessen scheitert, und auf persönlicher Ebene könnte es bedeuten, dass deine Bewerbung den Personalverantwortlichen nicht vor Ablauf der Frist erreicht.
Kannst du das Größenlimit für Outlook-Anhänge erhöhen?
Technisch gesehen ja, aber du musst dich mit technischen Einstellungen auskennen. Auf einem Windows-Gerät kannst du das Limit eines persönlichen Outlook-Kontos erhöhen, indem du die Windows-Registrierung bearbeitest – wir würden jedoch davon abraten, es sei denn, du weißt wirklich, was du tust, da sich Änderungen auf deinen Computer auswirken können.
Wenn du ein Microsoft 365- oder Exchange-Konto verwendest, wird das Limit auf Serverebene gesteuert, sodass dein IT-Administrator der Einzige ist, der es ändern kann.
Dennoch ist dies keine zuverlässige Lösung. Dein Empfänger kann deine Datei möglicherweise nicht empfangen, wenn sein E-Mail-Dienst keine großen Anhänge unterstützt. Für die meisten Menschen ist es der praktischere Weg, eine intelligentere Methode zum Versenden großer Dateien zu finden; sehen wir uns das mal an.
So sendest du große Dateien per E-Mail
Wenn dir das Dateigrößenlimit von Outlook im Weg steht, hast du immer noch ein paar gute Optionen.
Komprimiere deine Dateien
Das Komprimieren von Dateien in einen .zip-Ordner reduziert deren Gesamtgröße und sorgt dafür, dass alles ordentlich an einem Ort bleibt. Du kannst Dateien direkt auf deinem Windows-PC oder Mac komprimieren, sodass du nichts extra installieren musst:
- Unter Windows: Rechtsklick → Senden an → ZIP-komprimierter Ordner
- Auf dem Mac: Control-Klick → Komprimieren
Diese Methode eignet sich gut für Dokumente und Ordner, hat aber ihre Grenzen. Bereits komprimierte Formate wie JPEGs und MP4s lassen sich kaum weiter verkleinern, und sehr große Dateien lassen sich nicht so weit komprimieren, dass sie das Limit von Outlook unterschreiten.
Für Unternehmen reicht eine reine Komprimierung selten aus, und im privaten Bereich kann das Komprimieren von Fotos und Videos zu Qualitätsverlusten führen.
Vorteile:
- Funktioniert offline und ohne Tools von Drittanbietern
- Mehrere Dateien und Ordner können in eine einzige .zip-Datei gepackt werden
Nachteile:
- Macht bei großen oder bereits komprimierten Dateien kaum einen Unterschied
- Die Komprimierung kann möglicherweise die Qualität einiger Dateien beeinträchtigen
- Die Privatsphäre deiner .zip-Dateien ist durch das Sicherheitsmodell deines E-Mail-Anbieters eingeschränkt
Nutze einen Dateiübertragungsdienst
Dateiübertragungsdienste(neues Fenster) ermöglichen es dir, eine Datei hochzuladen und einen Download-Link zu teilen, anstatt etwas direkt anzuhängen. Sie sind schnell zu nutzen und die meisten erfordern kein Konto, um loszulegen.
Doch diese Kompromisse solltest du im Vorfeld kennen. Bei kostenlosen Tarifen hast du keinen Einblick darin, was nach dem Senden passiert – du kannst weder sehen, wer deine Datei heruntergeladen hat, noch den Zugriff widerrufen, wenn sie an die falsche Person ging. Einige Dienste entschlüsseln Dateien zudem auf ihren Servern, bevor sie sie erneut verschlüsseln. Das bedeutet, dass deine Daten kurzzeitig in einem ungeschützten Zustand vorliegen und der Dienst somit Zugriff darauf hat.
Für Unternehmen in regulierten Branchen kann dies zu echten Compliance-Problemen mit Vorschriften wie der GDPR oder dem HIPAA führen. Für den privaten Gebrauch ist es wichtig zu wissen, dass deine Dateien möglicherweise Server passieren, auf denen Dritte ein gewisses Maß an Zugriff haben.
Vorteile:
- Schnell und unkompliziert, bei den meisten Diensten ist kein Konto erforderlich
- Großzügige Größenlimits selbst bei kostenlosen Tarifen
Nachteile:
- Keine Möglichkeit, Downloads zu verfolgen oder den Zugriff nach dem Senden zu widerrufen
- Die Verschlüsselungsstandards(neues Fenster) variieren und erfüllen möglicherweise nicht die Compliance-Anforderungen
- Der Passwortschutz(neues Fenster) ist in der Regel kostenpflichtigen Abonnements vorbehalten
Nutze Cloud-Speicher
Die Verwendung von Cloud-Speicher(neues Fenster) zum Teilen von Dateien bedeutet, dass du einfach eine Datei hochlädst, einen teilbaren Link erstellst und diesen in deine E-Mail einfügst – ohne dass du dir Sorgen über Größenlimits für Anhänge machen musst.
Für Outlook-Benutzer, die sich bereits im Microsoft-Ökosystem befinden, ist OneDrive der naheliegende Ausgangspunkt. Es lässt sich direkt in Outlook integrieren und macht das Teilen unkompliziert, obwohl der kostenlose Speicherplatz begrenzt ist, für dein gesamtes Microsoft-Konto gilt und du den Datenerfassungsrichtlinien von Microsoft unterliegst. Das kann einen zum Nachdenken bringen, insbesondere beim Teilen persönlicher und vertraulicher Dateien.
Wenn du nach einer OneDrive-Alternative(neues Fenster) suchst, lohnt es sich darüber nachzudenken, wie deine Daten gehandhabt werden. Einige Plattformen wie OneDrive können auf die Dateien zugreifen, die du bei ihnen speicherst, während andere deine Dateien mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung(neues Fenster) schützen, sodass nur du und die Personen, mit denen du sie teilst, sie sehen können.
Für Unternehmen kann die Zusammenarbeit mit einem nicht konformen Anbieter deine Organisation regulatorischen Strafen und Reputationsschäden aussetzen. Für private Benutzer ist die Frage einfacher, aber dennoch eine Überlegung wert: Möchtest du, dass dein Anbieter deine Dateien für seine eigenen Zwecke verwendet?
Vorteile:
- Umgehe Größenbeschränkungen für Anhänge mit Freigabelinks
- Links bleiben aktuell, selbst wenn du die Originaldatei aktualisierst
- Einige Anbieter bieten eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und erweiterte Freigabesteuerungen
Nachteile:
- Privatsphäre und Sicherheit variieren erheblich zwischen den Anbietern
- Kostenlose Speicherstufen sind in der Regel begrenzt und füllen sich schnell
- Falsch konfigurierte Freigabeberechtigungen können Dateien für unbeabsichtigte Empfänger offenlegen
Sende große Dateien mit Proton Drive sicher per E-Mail
Wenn Outlook deinen Anhang blockiert, bringt Proton Drive deine Datei ohne Kompromisse zu deinem Empfänger – ohne Größen- oder Formatbeschränkungen und ohne Qualitätskomprimierung.
Für jedes Unternehmen, dem Privatsphäre und Zugriffskontrolle wichtig sind, sind die meisten Freigabeoptionen mit Haken verbunden. Proton Drive ist anders. Wir schützen all deine Dateien mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sodass nur du und die Personen, mit denen du sie teilst, darauf zugreifen können – nicht einmal Proton kann das.
Du kannst Links mit einem Passwort schützen(neues Fenster), Ablaufdaten festlegen, Downloads verfolgen und den Zugriff jederzeit widerrufen. So hast du die volle Kontrolle darüber, wer wie lange auf deine Dateien zugreifen kann. Und da Proton seinen Sitz in der Schweiz hat, sind deine Daten durch einige der strengsten Datenschutzgesetze der Welt geschützt.
Für Unternehmen(neues Fenster) unterstützt Proton Drive die Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA(neues Fenster) und GDPR(neues Fenster), was es zu einer zuverlässigen Wahl für regulierte Branchen macht. Für alle anderen ist es einfach eine privatere und sicherere Art, Dateien online zu teilen.
