Outlook 附件大小限制：如何透過電子郵件傳送大型檔案

沒有什麼比一封卡著超大附件的電子郵件(新視窗)更能快速破壞原本井然有序的一天了。當截止日期步步逼近時，您最不想遇到的事就是還要為「如何傳送附件超出允許大小限制的電子郵件」進行疑難排解。

本指南將介紹 Outlook 的附件限制究竟為何、達到限制時會發生什麼情況，以及如何輕鬆傳送大型檔案(新視窗)。

Outlook 附件大小限制是多少？

Outlook 的附件大小限制取決於您使用的服務版本。以下是簡單的說明：

此限制涵蓋整封電子郵件，包含附件、訊息及任何內崁影像。即使電子郵件看起來低於限制，仍可能被阻擋，因為電子郵件在傳送過程中大小有時會增加，或是收件者的電子郵件伺服器設有較低的上限。

達到大小限制時會發生什麼事？

如果您夾帶的檔案超出了附件大小限制，Outlook 將會停止傳送該訊息，並向您顯示如下的錯誤訊息：

附件大小超過允許的限制。

有時 Outlook 不會預先標記這個問題。Microsoft 伺服器有時會在您點擊傳送後退回電子郵件，並向您傳送退信通知。當退信通知進入您的收件匣時，可能已經太遲了。

對企業而言，這可能意味著合約永遠無法寄出而告吹；在個人層面，這可能意味著您的求職申請在截止日期前未能送達招聘人員手中。

您能增加 Outlook 附件大小限制嗎？

技術上是可以的，但您需要熟悉技術設定。在 Windows 裝置上，您可以透過編輯 Windows 登錄檔來提高個人 Outlook 帳號的限制 — 但除非您真的知道自己在做什麼，否則我們不建議這樣做，因為變更可能會影響您的電腦。

如果您使用的是 Microsoft 365 或 Exchange 帳號，該限制是在伺服器端控制的，因此只有您的 IT 系統管理員才能進行變更。

話雖如此，這並非可靠的解決方法。如果收件者的電子郵件服務不支援大型附件，他們可能就無法接收您的檔案。對大多數人來說，尋找更聰明的方法來傳送大型檔案是更實際的途徑；讓我們來一探究竟。

如何透過電子郵件傳送大型檔案

如果 Outlook 的檔案大小限制阻礙了您，您仍然有一些不錯的選擇。

壓縮您的檔案

將檔案壓縮為 .zip 資料夾可減少其整體大小，並將所有內容整齊地收納在同一個地方。您可以直接從 Windows 或 Mac 壓縮檔案，因此無需額外安裝任何程式：

• 在 Windows 上：右鍵按一下 → 傳送到 → 壓縮 (zipped) 資料夾
• 在 Mac 上：按住 Control 鍵並按一下 → 壓縮

這種方法非常適合用於文件和資料夾，但也有其限制。已經壓縮過的格式（例如 JPEG 和 MP4）不會縮減太多，而且更大的檔案也無法透過壓縮使其大小低於 Outlook 的限制。

對於企業而言，僅靠壓縮很少能解決問題；在個人用途方面，壓縮相片和影片可能會導致畫質受損。

優點：

• 可離線工作，且無需第三方工具
• 可將多個檔案和資料夾封裝成單一 .zip 檔案

缺點：

• 對於大型或已經壓縮的檔案幾乎沒有影響
• 壓縮可能會降低某些檔案的品質
• 您的 .zip 檔案隱私受限於您電子郵件提供者的安全性模型

使用檔案傳輸服務

檔案傳輸服務(新視窗)可讓您上載檔案並共享下載連結，而無需直接夾帶任何內容。其使用速度很快，且大多數不需要帳號即可開始使用。

但其取捨值得您預先了解。在免費方案中，您無法得知點擊傳送後會發生什麼事 — 您無法查看誰下載了您的檔案，也無法在傳錯人時撤銷存取權。某些服務還會在重新加密之前，先在他們的伺服器上解密檔案，這意味著您的資料會短暫存在於未受保護的狀態，使該服務能夠存取。

對於受監管行業的企業而言，這可能會對 GDPR 或 HIPAA 等法規產生實際的合規問題。對於個人用途，值得注意的是，您的檔案可能會經過第三方擁有某種程度存取權限的伺服器。

優點：

• 快速且簡單，在大多數服務上均無需帳號
• 即使是免費方案，也提供寬鬆的大小限制

缺點：

• 傳送後無法追蹤下載或撤銷存取權
• 加密標準(新視窗)不盡相同，且可能無法滿足合規性要求
• 密碼保護(新視窗)通常僅保留給付費方案

使用雲端儲存空間

使用雲端儲存空間(新視窗)共享檔案意味著只需上載檔案、產生可共享的連結並將其放入您的電子郵件中即可；無需擔心附件大小限制。

對於已經身處 Microsoft 生態系統中的 Outlook 使用者來說，OneDrive 是很自然的起點。它直接與 Outlook 整合並使共享變得簡單，但其免費儲存空間有限，且是由您的 Microsoft 帳號共享，而且您必須遵守 Microsoft 的資料收集政策。這可能會讓人遲疑，尤其是在共享個人和機密檔案時。

在尋找 OneDrive 替代方案(新視窗) 時，值得思考一下您的資料是如何被處理的。某些平台（例如 OneDrive）可以存取您儲存在其中的檔案，而其他平台則會使用 端對端加密(新視窗) 來保護您的檔案，如此一來，只有您和與您共享的人才能看見這些檔案。

對企業而言，與不合規的提供商合作可能會讓您的組織面臨監管處罰和信譽受損的風險。對個人使用者來說，問題雖然比較簡單，但仍然值得深思：您希望提供商將您的檔案用於其自身目的嗎？

優點：

• 透過共享連結繞過附件大小限制
• 即使您更新了原始檔案，連結也會保持最新狀態
• 某些提供商提供端對端加密和進階的共享控制功能

缺點：

• 不同提供商之間的隱私和安全性存在顯著差異
• 免費儲存空間方案往往受限，且很快就會裝滿
• 設定錯誤的共享權限可能會使檔案洩露給非預期的收件者

使用 Proton Drive 透過電子郵件安全傳送大檔案

當 Outlook 阻擋您的附件時，Proton Drive 能毫無妥協地將檔案送達收件者手中——不受大小或格式限制，且品質完全不打折扣。

對於任何重視隱私和存取控制的企業來說，大多數共享選項都伴隨著一些限制。Proton Drive 則不同。我們使用端對端加密技術來保護您的所有檔案，因此只有您和與您共享的人可以存取這些檔案，就連 Proton 也無法存取。

您可以隨時為連結設定密碼保護(新視窗)、設定到期日、追蹤下載次數並撤銷存取權限，讓您完全控制誰可以存取您的檔案以及存取多久。此外，由於 Proton 的總部位於瑞士，您的資料受到世界上一些最嚴格的隱私法保護。

對企業(新視窗)而言，Proton Drive 支援符合 HIPAA(新視窗) 和 GDPR(新視窗) 等法規，使其成為受監管行業值得信賴的選擇。對於其他所有人來說，它只是一種在線上共享檔案時更私密且安全的方式。