Transférer des documents vers le cloud peut simplifier la manière dont votre équipe stocke, trouve et partage les fichiers. Mais sans une configuration adéquate, vous risquez de constater que le processus devient rapidement chaotique.

Les fichiers en double, le manque de clarté concernant leur propriété et les autorisations obsolètes sont importés depuis vos systèmes existants.

Dans ce guide, vous découvrirez la gestion de documents dans le cloud et les meilleures pratiques pour organiser vos documents dans le cloud afin que votre équipe puisse trouver, partager et contrôler l’accès aux fichiers plus efficacement.

Si vous vous demandez ce qu’est la gestion de documents de manière plus générale, consultez notre guide sur la gestion de documents.

Qu’est-ce que la gestion de documents dans le cloud ?

La gestion de documents dans le cloud est un système qui ajoute de la structure et du contrôle à votre solution d’espace de stockage dans le cloud.

Les services d’espace de stockage dans le cloud pour entreprises comme Proton Drive, Dropbox et Google Drive vous offrent un espace pour stocker et consolider des fichiers en ligne. Le processus de définition des règles de stockage, de partage, de dénomination et de traitement des documents est ce qui rend ces systèmes de gestion de documents efficaces.

Sans structure claire ni contrôles stricts, votre équipe passe plus de temps à rechercher des fichiers, risque de partager les mauvaises informations et perd en visibilité sur les personnes autorisées à accéder aux données sensibles.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un système de gestion de documents dans le cloud ?

Gérer efficacement les documents dans un environnement basé sur le cloud vous permet de :

  • Travailler de n’importe où : lorsque les documents sont stockés dans le cloud, le travail peut se poursuivre même si une personne n’est pas à son bureau ou n’utilise pas le bon appareil. De cette façon, votre équipe peut travailler efficacement, et personne n’est bloqué dans l’attente d’un fichier transféré.
  • Garantir la sécurité et la conformité des données sensibles : un système cloud centralisé vous permet d’appliquer des contrôles d’accès, un chiffrement et des journaux d’audit cohérents à tous les niveaux, des politiques de RH internes aux données financières des clients. C’est cette cohérence que recherchent les auditeurs et qu’attendent les organismes de réglementation.
  • S’adapter à l’évolution de vos besoins : le volume de documents a tendance à augmenter de manière imprévisible au fur et à mesure que de nouveaux produits sont lancés et que des audits se profilent. Les systèmes cloud vous permettent d’évoluer sans payer pour une capacité que vous n’utilisez pas encore, ni provisionner de nouvelles infrastructures.
  • Collaborer sur la même version : les systèmes basés sur le cloud incluent souvent des éditeurs de documents en ligne qui permettent à vos équipes de collaborer sur un fichier unique. Cela élimine la confusion liée aux différentes versions et évite qu’un collaborateur ne travaille sur un contrat obsolète.

Remarque sur la priorité accordée à la sécurité par rapport à la commodité

Les entreprises transfèrent leurs documents vers le cloud pour faciliter leur accès et leur partage. Mais bien trop souvent, la sécurité passe au second plan, ce qui peut entraîner des risques d’exposition des données ou de non-conformité.

Vérifiez la façon dont votre fournisseur gère le chiffrement et l’endroit où les données sont stockées. C’est particulièrement important si vous stockez des dossiers financiers, des données clients ou des contrats confidentiels, et cela vous permet de garantir la conformité avec le GDPR et les réglementations propres à votre secteur.

Si votre fournisseur peut accéder à vos fichiers, une faille de sécurité de son côté peut exposer vos données. Choisissez un fournisseur qui utilise le chiffrement de bout en bout (ce qui signifie que vous seul pouvez accéder à vos fichiers).

6 meilleures pratiques pour la gestion de documents dans le cloud

Une fois que vous avez sélectionné une solution, vous pouvez configurer des règles et des processus clairs afin que votre équipe puisse gérer les documents de manière sécurisée et cohérente.

  1. Faire du cloud l’espace de travail par défaut de votre équipe

Si votre équipe continue de stocker des fichiers localement, d’envoyer des pièces jointes par e-mail ou de considérer le cloud comme une simple sauvegarde, vous perdez en visibilité et en contrôle sur vos documents.

Prenez l’habitude de travailler dans le cloud. Créez-y et modifiez-y des fichiers, partagez des liens plutôt que des pièces jointes, et stockez vos documents dans des dossiers partagés, pas sur des appareils locaux.

Lors de l’intégration de nouveaux membres, faites-les travailler dans le cloud dès le premier jour et montrez-leur où trouver, stocker et partager les documents. Consultez nos listes de contrôle d’intégration pour en savoir plus sur la façon de créer une expérience fluide pour les nouveaux employés dès le premier jour et de vous assurer qu’ils comprennent le fonctionnement de votre système de gestion de documents dans le cloud.

Faire du cloud votre espace de travail par défaut garantit que votre équipe suit des processus cohérents, améliore la collaboration et assure la sécurité des documents.

  1. Comprendre comment votre équipe crée et collabore

Votre système de gestion des fichiers doit refléter la façon dont travaille votre équipe, et non la forcer à s’y adapter.

Commencez par identifier quelques types de documents courants, tels que des contrats, des factures ou des rapports internes. Pour chacun d’eux, définissez :

  • Où il est créé
  • Qui a besoin d’y accéder à chaque étape
  • Comment il est examiné et approuvé
  • Où il est stocké une fois finalisé

Utilisez ces informations pour configurer des dossiers, des autorisations et des règles de dénomination qui reflètent la façon dont travaille votre équipe.

  1. Créer une structure de dossiers et des directives faciles à utiliser et auxquelles il est aisé de se référer

Une structure efficace de gestion des fichiers aide votre équipe à trouver rapidement les bons documents, réduit les erreurs et protège les informations sensibles.

Commencez par une structure simple et prévisible basée sur le fonctionnement de votre équipe (par service, projet ou client), selon la façon dont vos collaborateurs recherchent naturellement les fichiers.

Utilisez des noms clairs et cohérents pour vos dossiers afin que la place de chaque document soit évidente. Par exemple :

Client–Projet–Type de document–Version–Date
AcmeCorp–WebsiteRedesign–Contract–v2–2026-04-20

Documentez quelques règles de base, telles que l’endroit où stocker les brouillons par rapport aux versions finales, et la manière de nommer les fichiers. Partagez ces directives avec votre équipe et appliquez-les de manière cohérente.

  • Maintenir un ordre cohérent pour tous les fichiers
  • Utiliser des noms clairs et descriptifs (éviter les abréviations, sauf si elles sont largement comprises)
  • Utiliser des numéros de version (v1, v2) au lieu de « final » ou « dernier »
  • Utiliser le format de date ISO (AAAA-MM-JJ) afin que les fichiers soient triés correctement
  • Utiliser des modèles de documents dès que cela est pertinent
  1. Considérer l’historique des versions comme une piste d’audit

Sans historique des versions, vous perdez en visibilité sur les personnes qui ont modifié un document, la nature des modifications et leur date. Il est alors plus difficile de corriger les erreurs, de résoudre les litiges ou de prouver la conformité.

Activez l’historique des versions par défaut pour les dossiers clés et évitez de télécharger des fichiers pour les modifier localement, car cela interrompt l’enregistrement des modifications.

Allez plus loin en laissant des commentaires ou des notes de version (si possible) pour expliquer les modifications importantes. Cela vous aide à comprendre pourquoi les mises à jour ont été effectuées, et pas seulement ce qui a changé.

  1. Vérifier régulièrement les accès

Selon une étude de Proton sur les pratiques de sécurité des feuilles de calcul des PME, 61 % des employés américains déclarent avoir ouvert des documents liés à un emploi, un projet ou une équipe précédente.

Les autorisations d’accès s’accumulent souvent avec le temps. Une personne est ajoutée à un dossier et, progressivement, d’anciens employés, des sous-traitants ou des collaborateurs externes finissent tous par avoir accès à des données sensibles.

Pour éviter les accès fantômes :

  • Ouvrez votre espace de stockage dans le cloud et accédez à un dossier ou un fichier partagé
  • Vérifiez les paramètres de Partage ou d’Accès
  • Vérifiez qui peut accéder et à quel niveau (consulter, commenter, modifier)
  • Retirez toute personne qui n’a plus besoin d’accéder aux documents
  • Examinez les liens partagés actifs et désactivez ou faites expirer ceux qui ne sont plus nécessaires

Définissez des autorisations basées sur les rôles dès le départ afin que chacun ne puisse accéder qu’à ce dont il a besoin. Planifiez ensuite des révisions régulières (par exemple, une fois par mois ou à la fin de chaque projet).

Les examens réguliers des accès vous aident à garder le contrôle de vos données sensibles et à réduire les risques d’accès non autorisé.

Gérez les documents de votre entreprise en toute sécurité avec Proton Drive

Proton Drive est un espace de stockage cloud professionnel(nouvelle fenêtre) conçu pour vous offrir les outils dont vous avez besoin sans faire de compromis sur la sécurité et sans vous obliger à lui faire confiance pour accéder à vos fichiers.

Grâce au chiffrement de bout en bout(nouvelle fenêtre) activé par défaut, vous pouvez avoir l’assurance que vos fichiers ne sont accessibles que par vous et les personnes avec qui vous les partagez.

Proton ne peut pas y accéder, nous n’avons donc rien à transmettre à qui que ce soit. Proton est également basée en Suisse, ce qui signifie que vos données seront protégées par des lois sur le respect de la vie privée parmi les plus strictes au monde.

Proton Drive est également certifié ISO 27001(nouvelle fenêtre) et facilite la conformité avec HIPAA(nouvelle fenêtre) et le GDPR(nouvelle fenêtre).

Utiliser Proton Drive comme espace de stockage cloud pour vos documents vous permet de :

Commencez à créer votre système sécurisé de gestion de documents cloud avec Proton Drive(nouvelle fenêtre).