Spostare i documenti nel cloud può semplificare il modo in cui il tuo team archivia, trova e condivide i file. Ma senza la giusta configurazione, potresti scoprire che il processo diventa rapidamente disordinato.

File duplicati, proprietà non chiara e autorizzazioni obsolete vengono ereditati dai tuoi sistemi esistenti.

In questa guida imparerai a conoscere la gestione dei documenti nel cloud e le migliori pratiche per organizzare i tuoi documenti nel cloud, in modo che il tuo team possa trovare, condividere e controllare l’accesso ai file in modo più efficace.

Se ti stai chiedendo cosa sia, più in generale, la gestione documentale, dai un’occhiata alla nostra guida sulla gestione documentale.

Cos’è la gestione dei documenti in cloud?

La gestione dei documenti in cloud è un sistema che aggiunge struttura e controllo alla tua soluzione di archiviazione in cloud.

I servizi di archiviazione in cloud per le aziende come Proton Drive, Dropbox e Google Drive ti offrono un posto per archiviare e consolidare i file online. Il processo di definizione delle regole su come i documenti vengono archiviati, condivisi, nominati e modificati è ciò che rende efficaci questi sistemi di gestione documentale.

Senza una struttura chiara e controlli solidi, il tuo team trascorre più tempo a cercare i file, rischia di condividere le informazioni sbagliate e perde visibilità su chi può accedere ai dati sensibili.

Perché le aziende hanno bisogno di un sistema di gestione documentale in cloud?

Gestire i documenti in modo efficace in un ambiente basato su cloud ti consente di:

  • Lavorare da ovunque: quando i documenti sono archiviati nel cloud, il lavoro può continuare anche se qualcuno non è alla propria scrivania o non usa il dispositivo corretto. In questo modo, il tuo team può lavorare in modo efficiente e nessuno è bloccato in attesa di un file inoltrato.
  • Mantenere i dati sensibili sicuri e conformi: un sistema cloud centralizzato ti consente di applicare controlli di accesso coerenti, crittografia e log di audit su tutto, dalle policy interne sulle risorse umane ai dati finanziari dei clienti. Questa coerenza è ciò che cercano i revisori e ciò che si aspettano le autorità di regolamentazione.
  • Crescere in base alle tue esigenze: il volume dei documenti tende a crescere in modo imprevedibile con il lancio di nuovi prodotti e l’avvicinarsi dei controlli di audit. I sistemi in cloud ti consentono di scalare senza dover pagare per una capacità che non utilizzi ancora o dover predisporre una nuova infrastruttura.
  • Collaborare sulla stessa versione: i sistemi basati su cloud spesso includono editor di documenti online che consentono ai tuoi team di lavorare insieme su un singolo file. In questo modo si elimina la confusione tra le versioni e il rischio che qualcuno lavori su un contratto obsoleto.

Una nota sulla priorità da dare alla sicurezza rispetto alla praticità

Le aziende spostano i documenti nel cloud per facilitarne l’accesso e la condivisione. Ma troppo spesso la sicurezza diventa una preoccupazione secondaria, il che può portare all’esposizione dei dati o a rischi di conformità.

Verifica in che modo il tuo fornitore gestisce la crittografia e dove vengono archiviati i dati. Questo è particolarmente importante se conservi registri finanziari, dati dei clienti o contratti riservati, e ti consente di garantire la conformità al GDPR e alle normative specifiche del settore.

Se il tuo fornitore può accedere ai tuoi file, una violazione da parte sua può esporre i tuoi dati. Scegli un fornitore che utilizzi la crittografia end-to-end (il che significa che solo tu puoi accedere ai tuoi file).

6 best practice per la gestione dei documenti in cloud

Una volta selezionata una soluzione, puoi configurare regole e processi chiari affinché il tuo team possa gestire i documenti in modo sicuro e coerente.

  1. Rendi il cloud lo spazio di lavoro predefinito del tuo team

Se il tuo team continua ad archiviare i file localmente, a usare allegati email o a considerare il cloud come un backup, perdi visibilità e controllo sui tuoi documenti.

Stabilisci la regola che il lavoro avvenga nel cloud. Crea e modifica i file lì, condividi link invece di allegati e archivia i documenti in cartelle condivise, non su dispositivi locali.

Quando inserisci nuovi membri nel team, falli iniziare a lavorare in cloud fin dal primo giorno e mostra loro dove trovare, archiviare e condividere i documenti. Dai un’occhiata alle nostre checklist per l’onboarding per ulteriori informazioni su come creare un’esperienza fluida per i nuovi dipendenti fin dal primo giorno e assicurarti che sappiano come funziona il tuo sistema di gestione documentale in cloud.

Rendere il cloud il tuo spazio di lavoro predefinito assicura che il tuo team segua processi coerenti, migliora la collaborazione e mantiene i documenti al sicuro.

  1. Comprendi come il tuo team crea e collabora

Il tuo sistema di gestione dei file dovrebbe riflettere il modo in cui lavora il tuo team, non costringere il team ad adattarsi ad esso.

Inizia individuando alcuni tipi di documenti comuni, come contratti, fatture o report interni. Per ciascuno di essi, definisci:

  • Dove viene creato
  • Chi ha bisogno di accedere in ogni fase
  • Come viene esaminato e approvato
  • Dove viene archiviato una volta finalizzato

Usa queste informazioni per configurare cartelle, autorizzazioni e regole di denominazione che riflettano il modo in cui lavora il tuo team.

  1. Crea una struttura di cartelle e linee guida che siano facili da usare e da consultare

Una struttura efficace di gestione dei file aiuta il tuo team a trovare rapidamente i documenti giusti, riduce gli errori e protegge le informazioni sensibili.

Inizia con una struttura semplice e prevedibile basata su come lavora il tuo team (per reparto, progetto o cliente), a seconda di ciò che rispecchia il modo in cui le persone cercano normalmente i file.

Usa una denominazione chiara e coerente per le cartelle, in modo che sia ovvio cosa va inserito in ciascuna di esse. Ad esempio:

Cliente–Progetto–Tipo di documento–Versione–Data
AcmeCorp–WebsiteRedesign–Contract–v2–2026-04-20

Documenta alcune regole di base, come dove archiviare le bozze rispetto alle versioni finali e come denominare i file. Condividi queste linee guida con il tuo team e applicale in modo coerente.

  • Mantieni l’ordine coerente in tutti i file
  • Usa nomi chiari e descrittivi (evita le abbreviazioni a meno che non siano ampiamente comprese)
  • Usa i numeri di versione (v1, v2) invece di “finale” o “più recente”
  • Usa il formato data ISO (AAAA-MM-GG) in modo che i file vengano ordinati correttamente
  • Usa i modelli di documento ogni volta che è opportuno
  1. Considera la cronologia delle versioni come un registro di controllo

Senza la cronologia delle versioni, perdi visibilità su chi ha modificato un documento, cosa è cambiato e quando. Questo rende più difficile correggere gli errori, risolvere le controversie o dimostrare la conformità.

Attiva la cronologia delle versioni come impostazione predefinita per le cartelle principali ed evita di scaricare i file per modificarli localmente, poiché ciò interrompe la registrazione delle modifiche.

Fai un passo in più lasciando commenti o note di versione (se disponibili) per spiegare le modifiche significative. Questo ti aiuta a capire perché sono stati apportati gli aggiornamenti, non solo cosa è cambiato.

  1. Controlla regolarmente gli accessi

Secondo una ricerca di Proton sulle pratiche di sicurezza dei fogli di calcolo delle PMI, il 61% dei dipendenti statunitensi dichiara di aver aperto documenti di un precedente lavoro, progetto o team.

Le autorizzazioni di accesso spesso si accumulano nel tempo. Qualcuno viene aggiunto a una cartella e, gradualmente, ex dipendenti, collaboratori esterni o fornitori finiscono per avere tutti accesso a dati sensibili.

Per evitare gli accessi fantasma:

  • Apri la tua archiviazione in cloud e vai a una cartella o file condiviso
  • Controlla le impostazioni di Condivisione o Accesso
  • Controlla chi ha l’accesso e a quale livello (visualizzazione, commento, modifica)
  • Rimuovi chiunque non abbia più bisogno di accedere
  • Verifica i link condivisi attivi e disattiva o fai scadere quelli non più necessari

Imposta autorizzazioni basate sui ruoli fin dall’inizio, in modo che le persone abbiano accesso solo a ciò di cui hanno bisogno. Quindi pianifica verifiche regolari (ad esempio, una volta al mese o alla fine di ogni progetto).

Le revisioni periodiche degli accessi ti aiutano a mantenere il controllo sui dati sensibili e a ridurre il rischio di accessi non autorizzati.

Gestisci in modo sicuro i tuoi documenti aziendali con Proton Drive

Proton Drive è uno spazio di archiviazione cloud aziendale(nuova finestra) creato per offrirti gli strumenti di cui hai bisogno senza scendere a compromessi sulla sicurezza o richiederti di fidarti di loro per accedere ai tuoi file.

Con la crittografia end-to-end(nuova finestra) attiva per impostazione predefinita, hai la certezza che i tuoi file siano accessibili solo da te e da coloro con cui li condividi.

Proton non può accedervi, quindi non abbiamo nulla da consegnare a nessuno. Inoltre, Proton ha sede in Svizzera, il che significa che i tuoi dati saranno protetti da alcune delle leggi sulla privacy più severe al mondo.

Proton Drive è anche certificato ISO 27001(nuova finestra) e supporta la conformità con HIPAA(nuova finestra) e GDPR(nuova finestra).

Usare Proton Drive per l’archiviazione di documenti sul cloud significa che puoi:

Inizia a creare il tuo sistema sicuro di gestione dei documenti cloud con Proton Drive(nuova finestra).