ドキュメントをクラウドに移行することで、チームによるファイルの保管、検索、および共有方法をシンプルにすることができます。しかし、適切なセットアップを行わなければ、そのプロセスがすぐに煩雑になってしまう可能性があります。
重複ファイル、不明確な所有権、そして古くなった権限が、既存のシステムからそのまま引き継がれてしまいます。
このガイドでは、クラウド文書管理と、チームがファイルをより効果的に検索、共有、アクセス制御できるように、クラウド内の文書を整理するためのベストプラクティスについて説明します。
文書管理について、より広い意味での定義をお知りになりたい場合は、弊社の文書管理ガイドをご覧ください。
クラウドドキュメント管理とは何ですか？
クラウド文書管理は、お客様のクラウドストレージソリューションに構造と管理機能を追加するシステムです。
ビジネス向けクラウドストレージサービス（Proton Drive、Dropbox、Google Driveなど）は、オンラインでファイルを保管して整理する場所をお客様に提供します。ドキュメントの保管、共有、命名、および作業に関するルールを定義するプロセスこそが、これらの文書管理システムを効果的なものにします。
明確な構造と強力な管理機能がなければ、お客様のチームはファイルの検索により多くの時間を費やすことになり、誤った情報を共有するリスクが生じ、誰が機密データにアクセスできるかの可視性が失われます。
なぜビジネスにはクラウド文書管理システムが必要なのでしょうか？
クラウドベースの環境でドキュメントを効果的に管理することにより、お客様は以下のことが可能になります：
- どこからでも作業可能：ドキュメントがクラウドに保管されていると、デスクにいなかったり、適切なデバイスを手元に持っていなかったりしても、作業を継続できます。これにより、お客様のチームは効率的に作業を行うことができ、転送されたファイルを待つために作業が中断されることもなくなります。
- 機密データの安全性とコンプライアンスの維持：一元化されたクラウドシステムにより、社内の人事ポリシーからクライアントの財務データに至るまで、すべてに対して一貫したアクセス制御、暗号化、および監査ログ記録を適用できます。この一貫性こそが、監査人が求め、規制当局が期待するものです。
- ニーズの拡大に合わせたスケーリング：新製品の発売や監査の接近に伴い、ドキュメントの量は予測できないほど増加する傾向があります。クラウドシステムを使用すると、まだ使用していない容量にお金を払ったり、新しいインフラを構築したりすることなく、拡張できます。
- 同一のバージョンで共同作業：クラウドベースのシステムには、チームが1つのファイルで共同作業できるオンラインドキュメントエディターが含まれていることがよくあります。これにより、バージョンの混乱や、古い契約書に基づいて作業してしまうリスクを排除できます。
利便性よりもセキュリティを優先することについての注意点
企業がドキュメントをクラウドに移行するのは、アクセスや共有を容易にするためです。しかし、セキュリティが後回しになることがあまりにも多く、これがデータ漏洩やコンプライアンス上のリスクにつながる可能性があります。
プロバイダーが暗号化をどのように処理し、データがどこに保管されているかを確認してください。これは、財務記録、顧客データ、または極秘の契約書を保管する場合に特に重要であり、GDPRや業界特有の規制へのコンプライアンスを確保することを可能にします。
プロバイダーがお客様のファイルにアクセスできる場合、プロバイダー側で侵害が発生すると、お客様のデータが漏洩する可能性があります。エンドツーエンド暗号化（お客様だけがファイルにアクセスできることを意味します）を使用しているプロバイダーを選択してください。
クラウドベースの文書管理における6つのベストプラクティス
ソリューションを選択したら、お客様のチームが安全かつ一貫してドキュメントを管理できるように、明確なルールとプロセスを設定できます。
- クラウドをお客様のチームのデフォルトのワークスペースにする
お客様のチームが引き続きファイルをローカルに保存したり、メールに添付したり、クラウドを単なるバックアップとして扱ったりしていると、ドキュメントに対する可視性と管理機能が失われます。
作業はクラウド上で行うものという共通認識を設定してください。そこでファイルの作成や編集を行い、添付ファイルの代わりにリンクを共有し、ローカルデバイスではなく共有フォルダーにドキュメントを保管します。
新しいチームメンバーをオンボーディングする際は、初日からクラウドでの作業を開始してもらい、ドキュメントの検索、保管、共有の場所を説明します。初日から新しい従業員にスムーズな体験を提供し、クラウド文書管理システムの仕組みを確実に理解してもらう方法の詳細については、Protonのオンボーディングチェックリストをご覧ください。
クラウドをデフォルトのワークスペースにすることで、チームが一貫したプロセスに従い、共同作業を向上させ、ドキュメントを安全に保つことができます。
- チームがどのように作成し、共同作業しているかを把握する
ファイル管理システムはお客様のチームの働き方を反映するものであるべきであり、チームにシステムへの適応を強いるものであってはなりません。
まず、契約書、請求書、社内レポートなど、一般的なドキュメントの種類をいくつか特定することから始めます。それぞれについて、以下を定義します：
- どこで作成されるか
- 各段階で誰がアクセスを必要とするか
- どのようにレビューされ、承認されるか
- 最終確定後にどこに保管されるか
これを利用して、お客様のチームの働き方を反映したフォルダー、権限、および命名規則を設定します。
- ユーザーフレンドリーで参照しやすいフォルダー構造とガイドラインを構築する
効果的なファイル管理構造は、お客様のチームが適切なドキュメントを素早く見つけ、エラーを減らし、機密情報を保護するのに役立ちます。
部署別、プロジェクト別、クライアント別など、お客様のチームの働き方に基づいた、シンプルで予測可能な構造から始めましょう。メンバーが自然にファイルを検索する方法を反映しているものを選択してください。
何がどこにあるか一目でわかるように、明確で一貫したフォルダーの命名規則を使用します。例：
クライアント–プロジェクト–ドキュメントタイプ–バージョン–日付
AcmeCorp–WebsiteRedesign–Contract–v2–2026-04-20
下書きと最終バージョンの保管場所や、ファイルの命名方法など、いくつかの基本的なルールを文書化します。これらのガイドラインをお客様のチームと共有し、一貫して適用してください。
- すべてのファイルで順序を一定に保つ
- 明確で内容が伝わる名前を使用する（広く理解されている場合を除き、略語は避ける）
- 「最終」や「最新」の代わりにバージョン番号（v1、v2）を使用する
- ファイルを正しくソートできるように、ISO日付形式（YYYY-MM-DD）を使用する
- 関連する場合はいつでもドキュメントテンプレートを使用する
- バージョン履歴を監査証跡として扱う
バージョン履歴がなければ、誰が、何を、いつ変更したのかという可視性が失われます。これにより、ミスの修正、紛争の解決、またはコンプライアンスの証明がより困難になります。
主要なフォルダーではデフォルトでバージョン履歴を有効にし、ローカルで編集するためにファイルをダウンロードすることは避けてください。変更履歴の記録が途切れてしまうためです。
重要な変更を説明するために、バージョンのコメントやメモ（利用可能な場合）を残すよう一歩踏み込んでみてください。これにより、何が変更されたかだけでなく、なぜ更新が行われたのかを理解するのに役立ちます。
- 定期的にアクセスを確認する
中小企業（SMB）のスプレッドシートセキュリティの実態に関するProtonの調査によると、米国の従業員の61%が以前の職場、プロジェクト、またはチームのドキュメントを開いたことがあると回答しています。
アクセス権限は時間の経過とともに蓄積されがちです。誰かがフォルダーに追加され、徐々に元従業員、請負業者、または社外の共同作業者全員が機密データにアクセスできるようになってしまいます。
ゴーストアクセスを避けるためには、以下を行います：
- クラウドストレージを開き、共有フォルダーまたはファイルに移動します
- [共有]または[アクセス]設定を確認します
- 誰が、どのようなレベル（閲覧、コメント、編集）のアクセス権を持っているかを確認します
- アクセスが不要になった人を削除します
- 有効な共有リンクを確認し、不要になったものは無効にするか、有効期限切れにします
最初から役割に基づいた権限を設定し、必要なものだけにアクセスできるようにします。その後、定期的な見直し（たとえば、月に1回や、各プロジェクトの終了時など）をスケジュールします。
定期的なアクセスレビューは、お客様が機密データの管理を維持し、不正アクセスのリスクを軽減するのに役立ちます。
Proton Driveでお客様のビジネスドキュメントを安全に管理
Proton Driveは、セキュリティを侵害することなく、またファイルへのアクセスにおいてプロバイダーを信頼する必要もなく、お客様に必要なツールを提供するよう構築されたビジネス向けクラウドストレージ(新しいウィンドウ)です。
デフォルトで有効になっているエンドツーエンド暗号化(新しいウィンドウ)により、ファイルにはお客様と、お客様が共有した相手のみがアクセスできるため、安心です。
Protonがこれらにアクセスすることはできないため、誰かに引き渡すものは何もありません。また、Protonはスイスに拠点を置いているため、お客様のデータは世界で最も強力なプライバシー法によって保護されます。
Proton DriveはISO 27001(新しいウィンドウ)認証も取得しており、HIPAA(新しいウィンドウ)およびGDPR(新しいウィンドウ)への準拠をサポートしています。
クラウド文書ストレージとしてProton Driveを使用することで、次のことが可能になります：
- ファイルまたはフォルダーレベルで権限を設定し、中央の管理パネルからチームのアクセス権を管理できます。
- ファイルを最大10年間追跡し、コンプライアンスで要求される長期的な監査証跡を提供します。
- パスワードで保護されたリンク(新しいウィンドウ)を使用して誰とでもファイルを共有し、有効期限を設定し、いつでもアクセス権を失効させることができます。
- Proton DocsとSheetsを使用して、チームとリアルタイムでドキュメント(新しいウィンドウ)やスプレッドシート(新しいウィンドウ)を作成および編集できます。
- 使いやすいアプリ(新しいウィンドウ)を使用して、任意のデバイスからファイルにアクセスできます。
Proton Drive(新しいウィンドウ)で、安全なクラウドドキュメント管理システムの構築を始めましょう。
